淺談醫(yī)院物資資產(chǎn)管理中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)管理

黃山市人民醫(yī)院財務(wù)科 劉永文

公立醫(yī)院作為為人民健康提供預防、保健、醫(yī)療服務(wù)的機構(gòu)，必須努力加強內(nèi)部管理，降低運行成本，減輕病人醫(yī)藥費負擔，方能實現(xiàn)上述目標。資產(chǎn)物資作為醫(yī)院成本主要構(gòu)成部分，主要包括為開展業(yè)務(wù)活動而儲存的醫(yī)用設(shè)備、藥品、衛(wèi)生材料、低值易耗品、其他材料等。加強醫(yī)院物資各環(huán)節(jié)管理，對降低醫(yī)院運行成本、減輕病人醫(yī)藥費負擔、保證醫(yī)院國有資產(chǎn)保值增值有著十分重要的意義。筆者認為應從以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)加強醫(yī)院的物資管理。

一、組織機構(gòu)和制度環(huán)節(jié)管理

醫(yī)院應建立健全物資資產(chǎn)采購管理委員會和詢價招標小組，并明確相應職責。采購委員會負責審議醫(yī)院物資及資產(chǎn)管理部門提出的物資、設(shè)備采購管理年度計劃，每季度應至少召開一次會議，及時研究醫(yī)院采購工作中遇到的問題。如年度計劃外物資、設(shè)備采購的審批、新型材料能否在臨床應用等。詢價招標采購小組成員應由申請采購科室、采購中心、設(shè)備科、財務(wù)科、審計科、紀檢等部門負責人組成。根據(jù)院部審批后的物資及設(shè)備采購計劃，按照《中華人民共和國招標投標法》《政府采購法》及院部規(guī)定的采購程序，具體負責物資及設(shè)備的詢價采購工作。同時醫(yī)院應建立較為完善的物資、資產(chǎn)管理制度，如物資采購制度、出入庫管理制度、設(shè)備資產(chǎn)編號管理制度、庫存物資報廢制度、清查盤點制度等。各部門要嚴格按制度管理、使用各項物資及資產(chǎn)。組織機構(gòu)健全、管理制度完善并能得到有效執(zhí)行可以為做好醫(yī)院物資管理提供了組織保障和制度保證。

二、采購流程環(huán)節(jié)管理

凡按《中華人民共和國招標投標法》《政府采購法》規(guī)定應屬政府采購的物資、設(shè)備，必須由政府集中招標采購或委托有資質(zhì)的招標代理機構(gòu)進行招標采購。對于醫(yī)院可自主詢價招標采購的物資設(shè)備，筆者認為，應按以下規(guī)范程序和流程進行公開透明的陽光采購，可有效制止購銷活動中的不正之風。一是使用科室申請：年初使用科室根據(jù)開展工作實際需要，提出使用申請；二是可行性論證：由物資管理部門和采購部門對使用科室提出的申請進行可行性論證和效益分析；三是集體討論：針對提交的可行性報告，由院長辦公會進行集體討論，決定是否進行采購；四是詢價招標：根據(jù)院辦會意見，制訂詢價招標文書，進入詢價招標程序；五是定價談判：根據(jù)詢價招標結(jié)果，詢價招標小組初步選擇擬中標單位，在采購物資的性能、價格、服務(wù)等方面進行第一輪談判，分管院長進行第二輪談判，必要時由院長親自參加第三輪談判，確定詢價結(jié)果；六是集體決定：根據(jù)定價談判結(jié)果，院辦會進行討論，集體決定通過詢價招標結(jié)果；七是簽訂合同：根據(jù)院辦會決議，與中標單位簽訂合同和廉政協(xié)議；八是計劃采購：采購部門根據(jù)科室工作需要和招標詢價結(jié)果合理制定采購計劃，實施采購；九是驗收建檔：合同簽訂后，根據(jù)采購計劃，由相關(guān)部門負責辦理采購、驗收、付款及建檔工作。對實行政府招標的物資及設(shè)備，除詢價招標方式不同外，其他采購環(huán)節(jié)仍可按上述流程管理。加強物資采購環(huán)節(jié)的管理，規(guī)范采購流程，對降低物資采購成本、抵制商業(yè)賄賂行為、減輕病人醫(yī)藥費負擔等方面有著舉足輕重的作用。

三、驗收入庫環(huán)節(jié)管理

藥品庫、器械庫、設(shè)備庫等物資保管人員在物資入庫前要檢查其數(shù)量、質(zhì)量、品種、規(guī)格等是否與合同規(guī)定相符，認真清點驗收。如發(fā)現(xiàn)異常，應及時通知采購人員與供貨單位聯(lián)系。同時庫房財務(wù)人員應對所采購的物資價格進行審核，并應簽蓋價格審核章。只有當發(fā)票單據(jù)、數(shù)量和質(zhì)量、價格驗收無誤后方可辦理物資電腦入庫手續(xù)。月終，庫房工作人員應將物資電腦入庫單連同發(fā)票等交至采購部門進行二次復核后報財務(wù)部門。財務(wù)科再次審核采購發(fā)票、驗收單、入庫單、合同等有關(guān)憑證，檢查其真實性、完整性、合法性，按規(guī)定及時辦理入賬報批手續(xù)。加強物資、設(shè)備驗收入庫環(huán)節(jié)的管理，是保證物資質(zhì)量安全的關(guān)鍵。

四、領(lǐng)用出庫環(huán)節(jié)管理

醫(yī)院在實行物資信息化管理的前提下，筆者認為：對可以收費的物資，其領(lǐng)用管理可以采用物資消耗收費后自動減少庫存的方法進行管理。首先使用科室根據(jù)工作需要，填寫電腦物資使用申請單，經(jīng)科主任、護士長授權(quán)后，領(lǐng)用信息傳遞到院部一級庫房或手術(shù)室供應室等二級庫房，各庫房接到申請后確認發(fā)貨，領(lǐng)用的物資信息記入使用科室三級庫房，由病人使用的物資，相關(guān)費用記賬后自動減少科室三級庫房數(shù)額。對物資領(lǐng)用采取“消耗扣庫”的方法，不僅能保證收入的完整，又能節(jié)省人力，減少物資浪費。對不可收費的物資，院部應結(jié)合各科室收治病人數(shù)量，制定合理消耗定額進行控制管理。要求做到盡量減少消耗，合理使用，人人參與管理，樹立節(jié)約意識。各科室領(lǐng)用的物資應全部計入科室成本并與科室績效掛鉤，以提高各科室的成本意識、節(jié)約意識。對設(shè)備的領(lǐng)用，資產(chǎn)管理部門在制定資產(chǎn)卡片、及時登記科室資產(chǎn)三級賬的同時，要對資產(chǎn)的二級賬進行備查登記，進一步建立健全設(shè)備等資產(chǎn)的三賬一卡管理。加強物資及設(shè)備領(lǐng)用出庫環(huán)節(jié)的管理，直接關(guān)系到醫(yī)院運行成本的降低、醫(yī)院效益的提高及資產(chǎn)的安全完整。

五、盤點報廢環(huán)節(jié)管理

醫(yī)院庫存物資、設(shè)備應建立定期盤點和報廢管理制度。各庫房每月應對所保管的物資進行盤點，年終醫(yī)院應組織相關(guān)部門對所保管的物資及設(shè)備進行全面清查。以便及時發(fā)現(xiàn)物資在保管中存在的問題，對異常情況應分析原因，找出管理中的薄弱環(huán)節(jié)，并按規(guī)定程序進行賬務(wù)處理，確保醫(yī)院物資賬賬、賬實相符。對因需要報廢、調(diào)撥、變賣的物資，必須制定規(guī)范流程，按規(guī)定審批權(quán)限，經(jīng)批準后方可辦理銷賬調(diào)撥處置手續(xù)。同時對物資及資產(chǎn)的報廢殘值收入應及時足額上交財務(wù)部門，不得截留私用。強化物資盤點報廢環(huán)節(jié)的管理，可以保證醫(yī)院國有資產(chǎn)的真實完整。

六、效益分析及核查環(huán)節(jié)管理

合同的有效執(zhí)行和物資使用效益分析以及核查環(huán)節(jié)的管理，往往是大多數(shù)醫(yī)院最易忽視的，易形成重采購輕管理、物資重復盲目購置、合同未得到全部執(zhí)行、醫(yī)院的資金浪費金等現(xiàn)象。筆者認為醫(yī)院應從以下方面強化該環(huán)節(jié)的管理：一是建立大額合同執(zhí)行情況檢查制度。對超過一定限額的每份合同，應由審計部門或相關(guān)管理部門檢查合同條款有無全部得到落實，合同有無超過有效期，合同物資采購價格的調(diào)整有無依據(jù)等。二是建立物資使用效益定期分析制度。采購的物資使用情況如何、效益如何，資產(chǎn)管理部門應會同使用科室定期進行效益分析。對使用異常、效益不佳的物資，應專題分析提交院部決策。三是物資收費記賬領(lǐng)用核查制度。醫(yī)院物價及審計部門應對物資領(lǐng)用和收費情況進行專項核查，對不能收費的物資領(lǐng)用，要檢查有無超定額使用等異常現(xiàn)象。四是內(nèi)部審計制度。對物資的領(lǐng)用、資產(chǎn)的報廢殘值收入等進行專項審計，加強監(jiān)管。醫(yī)院應重視物資效益分析及核查環(huán)節(jié)管理，以進一步達到節(jié)約醫(yī)院資金，保證國有資產(chǎn)保值增值的目的。

楊麗峰.2009.加強醫(yī)院醫(yī)療物資管理的幾點意見.現(xiàn)

代醫(yī)院.2。