檔案信息化建設(shè)的意義和策略

劉 瑛

（大連大學(xué) 檔案館, 遼寧 大連 116622）

檔案信息化建設(shè)的意義和策略

劉 瑛

（大連大學(xué) 檔案館, 遼寧 大連 116622）

檔案信息化是新世紀(jì)我國檔案工作重大戰(zhàn)略決策，對社會信息化和檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展具有重大意義。為探索檔案信息化建設(shè)的有效途徑，在分析當(dāng)前我國檔案信息化建設(shè)奮斗目標(biāo)的基礎(chǔ)上，從我國目前檔案信息化建設(shè)的實際情況出發(fā)，提出了檔案信息化是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必由之路；是開發(fā)檔案資源的科學(xué)手段和提高檔案服務(wù)水平的必然選擇。同時在加快檔案信息化建設(shè)的對策方面，進行了有益的探討。

檔案；信息化；策略

2002年國家檔案局頒發(fā)《全國檔案信息化實施綱要》，又于2011年1月14日發(fā)布了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，根據(jù)上述文件概括出我國檔案信息化建設(shè)的奮斗目標(biāo)如下：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案數(shù)字化和數(shù)字檔案館建設(shè)，加快推進檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化體系（各種管理系統(tǒng)、格式、標(biāo)準(zhǔn)，如檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、文書類檔案長期保存格式等）、安全保障體系、（安全保密體制、法制、技術(shù)防范、設(shè)備設(shè)施與道德建設(shè)）等和人才隊伍建設(shè)。檔案部門建設(shè)使用內(nèi)部局域網(wǎng)，基本實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化和辦公自動化；依托當(dāng)?shù)仉娮诱?wù)建設(shè)工程，建立為各級黨政機關(guān)服務(wù)的檔案目錄信息中心，構(gòu)建中國檔案文獻數(shù)據(jù)庫；依托公眾信息網(wǎng)，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺，構(gòu)建全國檔案工作信息網(wǎng)[1]。

經(jīng)過多年建設(shè)，檔案信息化取得一定成效。但是發(fā)展速度不夠快，成果不顯著。為此有必要進一步提高對檔案信息化建設(shè)意義的認(rèn)識，并且采取積極措施，推進檔案信息化健康快速發(fā)展。

1 實現(xiàn)檔案信息化意義重大、深遠(yuǎn)

檔案信息化是新世紀(jì)我國檔案工作重大戰(zhàn)略決策。對社會信息化和檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展具有重大意義。

1.1 信息化是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必由之路

人類社會正在由工業(yè)化時代向信息化時代發(fā)展。知識呈爆炸式飛躍增長。國內(nèi)、國際競爭的勝負(fù)在很大程度上取決于對信息的掌握。信息成為重要的資源和財富，影響著經(jīng)濟和社會的發(fā)展。檔案事業(yè)要跟上時代發(fā)展的步伐，適應(yīng)社會發(fā)展的需要，必須實現(xiàn)信息化。檔案信息化是社會信息化的重要組成部分，檔案信息化建設(shè)滯后，社會信息化就不可能實現(xiàn)，影響我國社會主義現(xiàn)代化宏偉目標(biāo)的實現(xiàn)。比如，各地已經(jīng)著手進行的電子政務(wù)建設(shè)，是國家管理工作現(xiàn)代化和政治體制改革的重要舉措，而檔案信息化則在電子政務(wù)中承擔(dān)著重要的使命。

因此，檔案工作者必須解放思想、轉(zhuǎn)變觀念。過去多數(shù)人認(rèn)為檔案部門不是主要職能部門，不是生產(chǎn)第一線，在本機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位中處于次要地位，只能當(dāng)配角，作輔助工作。這些認(rèn)識影響了檔案信息服務(wù)處于被動消極的狀態(tài)。現(xiàn)在信息成為社會與經(jīng)濟發(fā)展資源和財富，檔案館（室）是各機關(guān)、團體、單位的信息中心，在信息社會中，檔案事業(yè)成為社會支柱行業(yè)。檔案工作者必須振作精神積極進取，成為信息化建設(shè)的主力軍。

1.2 檔案信息化是開發(fā)檔案資源的科學(xué)手段

檔案存入庫房，處于靜止?fàn)顟B(tài)，只有通過檔案信息開發(fā)工作把死檔案變成活的資料，并且經(jīng)過信息加工形成數(shù)據(jù)庫、技術(shù)庫、文化庫等，檔案中蘊藏的信息價值就變大、變活，成為財富。由之，檔案館（室）的地位和作用就發(fā)生了根本性變化。傳統(tǒng)檔案管理是人用手工管理，主要是紙質(zhì)檔案，加上照片、錄像帶、光盤、實物等。工具只有裁紙刀、鉆孔機等。檔案管理現(xiàn)代化要求把紙質(zhì)檔案，照片等通過數(shù)碼相機、掃描儀等實現(xiàn)數(shù)字化，新生檔案往往是利用計算機在網(wǎng)上接收。檔案的整理、存儲、統(tǒng)計、檢索、編研、傳輸?shù)雀鞴ぷ鳝h(huán)節(jié)都在計算機和網(wǎng)上進行，速度快、質(zhì)量好、效益高，實現(xiàn)了機械化、自動化，從而大幅度提高了檔案部門的現(xiàn)代化水平和社會服務(wù)功能。

1.3 檔案信息化是提高檔案服務(wù)水平的必然選擇

檔案館（室）的利用服務(wù)多數(shù)是在規(guī)定的時間（工作日）、專門地點（閱檔室）、按照身份（是否有資格查閱各種檔案）查閱指定范圍的檔案。檔案查閱利用制度偏重于保密。檔案員多是坐等上門來才提供服務(wù)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)談不上為公眾服務(wù)。檔案信息化則是讓廣大公眾享有獲得檔案信息的權(quán)利。發(fā)達國家大多頒布《信息自由法》。不屬保密范圍的一般的檔案信息可以向公眾提供。鼓勵面向社會公眾提供信息服務(wù)。如英國議會是根據(jù)為公眾提供信息服務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量來決定每年向國家檔案館撥款額度。美國國家檔案館發(fā)展聯(lián)機在線服務(wù)系統(tǒng)，面向社會用戶提供1000萬條的永久性電子記錄，另外還提供其它在線系統(tǒng)不能提供的100萬條電子記錄[2]。我國是社會主義國家，人民是國家的主人，理應(yīng)享有獲得檔案信息的權(quán)利。檔案信息化要求建立檔案信息網(wǎng)，社會組織和公眾不受時間、地點、身份等限制想要查閱檔案信息就可以上網(wǎng)查閱，為社會、經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)。大連市長?？h檔案局同農(nóng)（漁）業(yè)科技研究機構(gòu)和高校合作，建立縣、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、農(nóng)（漁）業(yè)生產(chǎn)大戶三級科技檔案信息網(wǎng)，引導(dǎo)漁民從海洋捕撈轉(zhuǎn)為海底養(yǎng)殖，漁民積極響應(yīng)。大連市長?？h的海底養(yǎng)殖海參、鮑魚、扇貝、海膽等海珍品變成海洋牧場，從此全縣農(nóng)民人均年收入一直處于遼寧省各縣之首。大連市農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院把農(nóng)科網(wǎng)送到全市農(nóng)村，農(nóng)民通過設(shè)在村里的網(wǎng)絡(luò)終端觸摸屏或咨詢電話就可以查閱、咨詢農(nóng)業(yè)技術(shù)問題。大連市檔案局把市檔案信息網(wǎng)也掛在這個網(wǎng)上，面向全市農(nóng)民服務(wù)，成為遼寧省檔案信息化的先行者。這是檔案信息化為社會和經(jīng)濟高效服務(wù)的生動事例。

2 加快檔案信息化建設(shè)的對策

2.1 解放思想，轉(zhuǎn)變觀念

解放思想的核心是堅持實事求是的思想路線，破除舊思想、舊觀念、舊習(xí)慣的束縛。中國明代末期以來500年間錯失世界四次科技革命機遇，使中國由世界經(jīng)濟、政治、技術(shù)一流大國一落千丈，淪落為一窮二白、被列強欺凌的地步。第五次科技革命我國起步晚，對社會經(jīng)濟發(fā)展促進力度較大，但是沒有重大突破性貢獻[3]。國家提出建設(shè)創(chuàng)新型國家的發(fā)展戰(zhàn)略，旨在奮起直追，在信息化社會建設(shè)中早日進入世界前列。檔案界諸多干部、群眾習(xí)慣于紙質(zhì)為主的傳統(tǒng)檔案管理的思維定式，對信息化重大意義認(rèn)識不高、決策理論理念理解不透，人力、財力、物力投入不大，缺乏魄力。他們既不針對檔案信息化發(fā)展深層次矛盾進行大膽剖析，找出癥結(jié)，獲得規(guī)律性的認(rèn)識；又不借鑒國內(nèi)外檔案信息化先進經(jīng)驗，不斷克服困難障礙取得突破性發(fā)展；也不放手發(fā)動群眾，大膽改革創(chuàng)新，因此要推動我國檔案信息化建設(shè)的健康發(fā)展，有必要在全國檔案界進行一次普遍性思想大討論教育活動。沒有思想上的革命，就難以加快檔案信息建設(shè)的深入發(fā)展。

2.2 加強統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo) 建設(shè)理論體系

檔案信息化建設(shè)是有史以來一場大的檔案管理革命。我國是大國，行業(yè)多，情況千差萬別，若沒有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、有效協(xié)調(diào)，以及不斷及時發(fā)現(xiàn)問題并制定對策，檔案信息化建設(shè)無從談起。應(yīng)當(dāng)在國家檔案局及各省、市（地）、縣中設(shè)立常設(shè)機構(gòu)，專門負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作。

再有，應(yīng)加強檔案信息化理論創(chuàng)新工作的領(lǐng)導(dǎo)，成立領(lǐng)導(dǎo)小組。比如，以中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院和檔案理論科研院所為骨干力量，組織全國檔案理論拔尖人才，分工協(xié)作，對檔案信息化理論體系及其組成部分進行攻關(guān)研究，形

成成熟的檔案信息化理論體系，并統(tǒng)一各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和專用軟件等。

2.3 加強隊伍建設(shè) 提高人員素質(zhì)

檔案信息化是一場長時期攻堅戰(zhàn)。首先，要選拔得力領(lǐng)軍人物。從中央到縣應(yīng)當(dāng)把最優(yōu)秀、最得力的干部抽調(diào)出來，牽頭組建起檔案信息領(lǐng)導(dǎo)班子。其次，選拔檔案信息化科技人才，爭取黨政領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)?shù)厣鐣畔⒒块T的支持，像選錢三強、錢學(xué)森等搞兩彈一星那樣，從國內(nèi)外聚集優(yōu)秀拔尖人才。第三，提高檔案人員素質(zhì)，經(jīng)過全面考核分析后，有的到高校讀研深造，有的到信息化先進單位實踐學(xué)習(xí)，有的在職按計劃進行系統(tǒng)的培訓(xùn)。在規(guī)定時間內(nèi)取得上崗資格證書。經(jīng)過反復(fù)培訓(xùn)仍然不能合格的調(diào)離檔案工作崗位。

2.4 健全法規(guī)制度 規(guī)范管理工作

我國社會主義檔案法規(guī)建設(shè)以檔案法為標(biāo)志分兩個階段：1987年檔案法公布前，檔案法規(guī)建設(shè)表現(xiàn)在制定檔案行政法規(guī)和行政規(guī)章方面；檔案法頒布后，以檔案法為核心的檔案法規(guī)體系日趨完善，檔案法規(guī)建設(shè)步入新的歷史階段[4]。建立健全檔案信息化法規(guī)規(guī)章體系，使檔案信息化工作納入法制化框架之內(nèi)。要嚴(yán)格執(zhí)行法規(guī)制度，建立考核評估辦法和指標(biāo)體系，定期考評，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，獎優(yōu)罰劣，防止瀆職和違規(guī)，造成檔案安全事故和檔案信息化建設(shè)受阻。

2.5 提高利用效益，爭取社會支持

檔案信息化建設(shè)是社會信息化建設(shè)核心工程之一。檔案信息化不僅為國家政治、經(jīng)濟、文化、科技、教育、體育、衛(wèi)生等事業(yè)發(fā)展服務(wù)，而且也是為了使人民群眾享有信息知情權(quán)、利用權(quán)的民生工程。目前多數(shù)人民群眾不知道檔案工作是干什么的，以為檔案只是每人一袋子的人事檔案。他們不知道從中央到基層單位各行各業(yè)每天工作形成的原始記錄具有保存價值的都作為檔案保存起來了。如新建亭臺樓閣、鐵路、廣場、地下管線等建筑技術(shù)材料形成基建檔案；所有財務(wù)會計的帳簿、憑證形成會計檔案；所有科技研究方案、立項、研發(fā)、鑒定、應(yīng)用材料形成科技檔案，所有機關(guān)、團體、企事業(yè)單位工作材料形成文書檔案等，各類檔案有幾十種。

檔案價值在于利用，要把不屬保密范圍的檔案早日加工上網(wǎng)。為社會經(jīng)濟發(fā)展服務(wù)，使廣大公眾可以不受時間、空間等限制充分利用檔案信息，為工作、生活服務(wù)。從而爭取廣泛的社會支持幫助。特別要取得相關(guān)團體、企業(yè)、事業(yè)單位的支持。只有這樣，才能克服困難、提升信心、增強動力，實現(xiàn)各個階段信息化奮斗的目標(biāo)，總之，檔案信息化建設(shè)應(yīng)在為社會各行業(yè)、單位的信息化工作提供支持的同時，實現(xiàn)共同發(fā)展。

[1] 全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃[S]. 國家檔案局, 2011.1.

[2] 侯英. 美國國家檔案館新動態(tài)[J]. 蘭臺世界, 2011(3).

[3] 何傳啟. 第六次科技革命的機遇與挑戰(zhàn)[N]. 學(xué)習(xí)時報, 2011-06-13（7）.

[4] 孫成德. 檔案法制與檔案職業(yè)道德[M]. 遼寧人民出版社, 2003, 3.

The Significance and Strategy of File Informationization Construction

LIU Ying

(Archives of Dalian University, Dalian 116622, China)

File informationization is a great strategic policy of our country’s archive work in the new era, which is of great significance to the social informationization and archival modernization development. Based on the analysis of goals of the file informationization construction, this paper explores the effective ways to achieve them, proceeds from the real conditions, and then proposes that file informationization is not only the only route for archive work to adapt to the times and social development, but also a scientific means to explore the archival material and an inevitable choice to improve archival service. Meanwhile, this article carries out the beneficial discussion as to the solutions to speed up the informationization construction of files.

archives; informationization; strategy

G27

A

1008-2395(2012)03-0104-03

2012-02-27

劉瑛（1973-），女，館員，研究方向：檔案信息化建設(shè)和檔案管理。