關(guān)于《秘書學(xué)》實(shí)踐教學(xué)的探索

張?jiān)谥?/p>

（河南機(jī)電高等專科學(xué)校，河南 新鄉(xiāng) 453002）

《秘書學(xué)》是文秘專業(yè)的主干課程，在專業(yè)課程體系中占有重要地位。它是一門理論與實(shí)踐并重的課程，實(shí)踐教學(xué)能否組織得恰當(dāng)有效在很大程度上決定了教學(xué)的最終效果的優(yōu)劣。我從事《秘書學(xué)》教學(xué)工作已有六年，在教學(xué)中我一直思考如何把理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)有機(jī)結(jié)合起來，逐漸在教學(xué)中摸索到了一些方法。

先說一下我在實(shí)踐教學(xué)中的組織方式。我校文秘專業(yè)每屆招收一個(gè)班，學(xué)生人數(shù)在30至40之間，《秘書學(xué)》開設(shè)在大二第一學(xué)期。在給學(xué)生上第一節(jié)課時(shí)，我會(huì)把班里學(xué)生分成5或6個(gè)小組，每組約6名同學(xué)，選出一名組長，負(fù)責(zé)本組任務(wù)的組織、分配和匯報(bào)等工作。通常，我布置下的教學(xué)任務(wù)以小組為單位去完成。這樣的好處很多，小組之間可以保持一種競爭的態(tài)勢，學(xué)生的參與積極性很高，小組內(nèi)部通過成員間的討論和協(xié)作增進(jìn)彼此了解，提高任務(wù)完成的質(zhì)量，有助于培養(yǎng)他們的團(tuán)隊(duì)精神。

下面我從四個(gè)方面來談?wù)劷陙碓凇睹貢鴮W(xué)》課程實(shí)踐教學(xué)方面的嘗試。

一、理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)有機(jī)結(jié)合

《秘書學(xué)》理論知識(shí)相當(dāng)豐富，但又易流于表面。老師講起來洋洋灑灑，學(xué)生聽起來卻不感興趣，總覺得秘書工作無非是些程序性的東西，類似某種電器的使用說明或使用手冊，看看就懂，不需要下工夫。知易行難，眼高手低，是學(xué)生易犯的毛病。當(dāng)然，單靠說教是不夠的。我總是想方設(shè)法讓學(xué)生把書本上的知識(shí)運(yùn)用到實(shí)際中，讓他們體會(huì)到做好秘書工作不是件易事。

以“調(diào)研工作”為例，調(diào)研工作是秘書工作的一部分，在講這部分內(nèi)容時(shí)，時(shí)間上正好與我校每年冬季舉辦的畢業(yè)生供需洽談會(huì)相鄰，且在周末舉行，于是我決定讓學(xué)生做一個(gè)實(shí)地調(diào)研——“文秘類崗位需求狀況調(diào)查”。這個(gè)調(diào)查很有意義，學(xué)生可以提前了解秘書職業(yè)的就業(yè)形勢、崗位要求、薪酬待遇等信息，對學(xué)習(xí)和就業(yè)都有參考價(jià)值，同時(shí)，又把書本上的理論知識(shí)與實(shí)際工作聯(lián)系起來，達(dá)到鍛煉提高自己的目的，這次活動(dòng)分三步來做。

（一）調(diào)查前的準(zhǔn)備工作

在畢業(yè)生供需洽談會(huì)開始前一周，講完“調(diào)查研究”一節(jié)內(nèi)容，要求全班同學(xué)以組為單位，擬定一份詳細(xì)的調(diào)查方案，并設(shè)計(jì)出統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)用的表格。各組在課堂上公布本組的方案和表格樣式，我再對各組提交的方案和表格做點(diǎn)評，指出各自的優(yōu)點(diǎn)與不足。然后，在比較和匯總各組材料的基礎(chǔ)上，我和學(xué)生共同擬定出比較完美的調(diào)查方案和表格，打印出來后發(fā)到各組。這樣，學(xué)生看到的調(diào)查方案和表格是經(jīng)歷了認(rèn)真思考和比較之后制作出來的，他們親身參與了方案和表格的制作過程，有參與的樂趣，能體會(huì)到一種成就感。

（二）實(shí)施調(diào)查

畢業(yè)生供需洽談會(huì)舉辦那天，由于前來招聘的單位很多，我們把招聘單位按分布區(qū)域劃成若干片，每組調(diào)查一片，由組長具體負(fù)責(zé)。然后，學(xué)生們手拿調(diào)查表和筆，進(jìn)入招聘會(huì)現(xiàn)場進(jìn)行調(diào)查。在此過程中，他們要看招聘單位開列的招聘信息，與招聘人員進(jìn)行交談，以獲取所需的信息。他們在擁擠的人群中行進(jìn)，要隨時(shí)察看情況，既不能與應(yīng)聘的同學(xué)爭擠，影響招聘工作，又要完成調(diào)查任務(wù)，這對他們是一種非常真實(shí)的體驗(yàn)，他們的觀察、判斷、溝通、應(yīng)變等各種能力都得到實(shí)際鍛煉。

（三）信息匯總與撰寫調(diào)查報(bào)告

在調(diào)查工作完成之后，我會(huì)統(tǒng)一安排，讓各小組長把本組調(diào)查信息錄入設(shè)計(jì)好的電子表格中，最后把調(diào)查來的數(shù)據(jù)匯總在一個(gè)總表里。

最后一步是撰寫調(diào)查報(bào)告。我安排全班同學(xué)到機(jī)房，對調(diào)查數(shù)據(jù)進(jìn)行閱讀和分析，要求每名同學(xué)都要寫。寫成后，各小組在組內(nèi)對各位同學(xué)的報(bào)告進(jìn)行交流、討論、修改，最后形成一份報(bào)告上交，作為本組的正式報(bào)告。這個(gè)環(huán)節(jié)比較費(fèi)時(shí)，有些困難。學(xué)生以前沒寫過調(diào)研報(bào)告，在動(dòng)筆前我會(huì)先把調(diào)研報(bào)告的格式和要求講一遍，然后找一篇范文給他們作參考。但是，在寫作過程中，可以看出學(xué)生寫得很吃力，因?yàn)樗麄円獙Υ罅康男畔⑦M(jìn)行分類概括，還要對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行仔細(xì)分析、認(rèn)真思考并得出結(jié)論。

在各組完成調(diào)研報(bào)告后，我會(huì)安排一次課，讓各組長當(dāng)眾宣讀本組的報(bào)告，學(xué)生和我分別對報(bào)告的優(yōu)點(diǎn)、存在的問題進(jìn)行點(diǎn)評。最后，在此基礎(chǔ)上老師親自撰寫一份調(diào)研報(bào)告，打印出來分發(fā)給學(xué)生，供觀摩學(xué)習(xí)。此時(shí)，這次調(diào)研實(shí)踐才真正結(jié)束。

通過這次活動(dòng)，學(xué)生會(huì)對調(diào)研工作有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)和真實(shí)的感受，許多方面的能力得到實(shí)實(shí)在在的鍛煉，他們也真正認(rèn)識(shí)到做好秘書工作的不易。

二、增加實(shí)踐學(xué)時(shí)，加大寫作訓(xùn)練

按原來的培養(yǎng)計(jì)劃，《秘書學(xué)》是30個(gè)學(xué)時(shí)，且全為理論學(xué)時(shí)。為提高學(xué)生實(shí)踐方面的能力，我們修改了培養(yǎng)計(jì)劃，在原有理論學(xué)時(shí)不變的基礎(chǔ)上，增加了18個(gè)實(shí)踐學(xué)時(shí)。

在培養(yǎng)計(jì)劃中我們開設(shè)的寫作課程有基礎(chǔ)寫作、公文寫作，在秘書學(xué)課程的教學(xué)目標(biāo)中，寫作能力也是重要的一塊。寫作能力是秘書最核心的能力，寫作能力的培養(yǎng)需要多管齊下，長時(shí)期才能見到效果。因此，在實(shí)踐學(xué)時(shí)的分配上，我把訓(xùn)練的重點(diǎn)放在了寫作能力上。為了教學(xué)的方便，在向教務(wù)處說明后，我將上課的地點(diǎn)作了調(diào)整，理論學(xué)時(shí)在普通教室上，實(shí)踐學(xué)時(shí)改在機(jī)房。在電腦上寫作既能鍛煉與提高學(xué)生的計(jì)算機(jī)操作能力，又便于寫作中的修改，節(jié)省時(shí)間和物質(zhì)成本，也方便了教學(xué)。

練習(xí)的文種主要是秘書工作中經(jīng)常用到的那些，比如通知、通報(bào)、請示、發(fā)言稿、會(huì)議計(jì)劃、會(huì)議簡報(bào)、工作總結(jié)、市場調(diào)查報(bào)告等。通常的教學(xué)程序是，我先告訴學(xué)生本次練習(xí)的文種，扼要講一下此文種的適用范圍、特點(diǎn)、結(jié)構(gòu)，然后布置寫作任務(wù)。任務(wù)一般包括寫作的背景知識(shí)、相關(guān)材料和具體要求。學(xué)生拿到任務(wù)后，先要閱讀、分析材料，在掌握了材料和寫作要求之后再動(dòng)手寫。寫作過程中，老師會(huì)在學(xué)生中隨時(shí)察看，及時(shí)解決學(xué)生遇到的問題。學(xué)生寫完后，將作業(yè)上傳到老師電腦上指定的文件夾里。課下我會(huì)評閱學(xué)生交上來的作業(yè)，將作業(yè)中出現(xiàn)的問題進(jìn)行歸納，然后在下次上課時(shí)進(jìn)行評講，指出作業(yè)中存在的具有普遍性的問題，并要求學(xué)生結(jié)合評講內(nèi)容，對原來的作業(yè)進(jìn)行修改。為確保完成質(zhì)量，我要求學(xué)生將修改后的作業(yè)再次交上來抽查并存檔，并告知學(xué)生這是他們這門課平時(shí)成績的重要依據(jù)。

在寫作訓(xùn)練中，學(xué)生會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。比如文章標(biāo)題不準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)不清晰，段落之間缺少過渡，語言不簡潔，落款單位和時(shí)間出錯(cuò)等。我感受最深的是學(xué)生文章的結(jié)構(gòu)問題，大多數(shù)學(xué)生不注意文章的結(jié)構(gòu)，段落間沒有層次，稍長一些的文章看起來就非常吃力。我告訴他們，將來你們做秘書，文章主要是寫給領(lǐng)導(dǎo)看的，領(lǐng)導(dǎo)時(shí)間很緊，你必須讓他在很短的時(shí)間內(nèi)把握文章要點(diǎn)，否則，秘書的助手作用如何體現(xiàn)出來？我告訴他們一個(gè)簡單的方法，毎個(gè)段落寫一個(gè)問題，各段落間用小標(biāo)題概括，學(xué)會(huì)使用“一、……；二、……；三……”這樣的表示法。這些看似很簡單的問題，卻需要老師不厭其煩地強(qiáng)調(diào)，慢慢地，學(xué)生才形成自覺意識(shí)。通過反復(fù)練習(xí)各種文種的寫作，學(xué)生逐漸體會(huì)到秘書寫作的特點(diǎn)，寫作水平才能逐步提高。

寫作的作業(yè)是沒有標(biāo)準(zhǔn)答案的。為了能講到點(diǎn)子上，每篇作業(yè)，學(xué)生寫，我也寫，這樣，對寫作材料的認(rèn)識(shí)、寫作中易出現(xiàn)的問題和偏差才能有切身體會(huì)。在自己寫成后，我再去批改學(xué)生的作業(yè)，感覺就不一樣，很快就能看出學(xué)生作業(yè)中的優(yōu)點(diǎn)和不足，講給學(xué)生聽時(shí)，學(xué)生也很認(rèn)同。

三、精心設(shè)計(jì)，做好“文秘業(yè)務(wù)模擬實(shí)習(xí)”

文秘業(yè)務(wù)模擬實(shí)習(xí)是我校文秘專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃中安排的實(shí)踐環(huán)節(jié)，與秘書學(xué)安排在同一學(xué)期，一直由我來指導(dǎo)。這個(gè)實(shí)習(xí)是《秘書學(xué)》進(jìn)行集中實(shí)踐訓(xùn)練的大好時(shí)間，我將這個(gè)實(shí)習(xí)放在課程的理論部分基本講完之后，以便實(shí)習(xí)內(nèi)容更加豐富。

幾年來，文秘業(yè)務(wù)模擬實(shí)習(xí)的內(nèi)容經(jīng)歷了不斷調(diào)整和完善的過程，下面介紹最近的一次實(shí)習(xí)。實(shí)習(xí)內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分。

（一）秘書基本功訓(xùn)練

包括站、走、坐姿的訓(xùn)練；電話接打；遞接名片、握手、為人介紹等練習(xí)。這些內(nèi)容平時(shí)課堂上都講過，囿于場地限制，還停留在“知”的層面，沒有落實(shí)到“行”。所以，特別安排了這方面的訓(xùn)練。還有一層考慮，學(xué)生大多來自農(nóng)村，他們對這些方面幾乎沒有概念，很需要強(qiáng)調(diào)一下，因?yàn)檫@些內(nèi)容對提升秘書的氣質(zhì)和修養(yǎng)大有好處。他們是未來的秘書，將來到了工作場合，言談舉止，一舉一動(dòng)，都反映出一個(gè)人的素質(zhì)與涵養(yǎng)。

（二）接待工作

接待工作是秘書工作中常見的內(nèi)容。到一個(gè)公司去，他第一個(gè)接觸的人往往是秘書人員。秘書的行為、態(tài)度，不僅是秘書個(gè)人素養(yǎng)的外在顯示，而且代表著一個(gè)公司的形象。因此，接待工作也是一個(gè)重點(diǎn)。為做好練習(xí)，我設(shè)計(jì)了幾種接待情景，把接待工作場景化，同學(xué)分成小組輪流扮演秘書角色，在場景中體會(huì)秘書行為的重要性。我在每組同學(xué)做完后進(jìn)行評點(diǎn)。容易出現(xiàn)的問題是個(gè)別同學(xué)不夠認(rèn)真，出現(xiàn)嘻嘻哈哈不太嚴(yán)肅的情形，就要指導(dǎo)老師注意及時(shí)提醒學(xué)生。

（三）觀摩實(shí)際案例

這部分主要檢驗(yàn)學(xué)生對秘書日常行為規(guī)范和工作程序的掌握程度。我找來往年國家秘書職業(yè)資格考試 “實(shí)際操作”科目的光盤，在多媒體教室放映，學(xué)生觀看后對錄像中秘書的行為進(jìn)行評價(jià)，找出正確的和錯(cuò)誤的地方并說明原因。在觀察評價(jià)的過程中，學(xué)生自然要用到平時(shí)所學(xué)的理論知識(shí)，因而對秘書的各種日常行為和工作會(huì)有更加形象的認(rèn)識(shí)和深刻的理解。

（四）熟悉常用辦公設(shè)備

秘書在工作中經(jīng)常用到的辦公設(shè)備，除電腦外，還有打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀、數(shù)碼相機(jī)、傳真等。因?yàn)橛袑ｉT的課程學(xué)習(xí)電腦和數(shù)碼相機(jī)，在實(shí)習(xí)中重點(diǎn)訓(xùn)練的是打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影儀。由于實(shí)習(xí)時(shí)間所限，因此只能讓同學(xué)們動(dòng)手操作一到兩遍，對這些設(shè)備的功能有個(gè)感性認(rèn)識(shí)，對操作要點(diǎn)有個(gè)概要了解。

（五）工作場景實(shí)訓(xùn)

這部分是實(shí)習(xí)的重點(diǎn)，占的比重最大。主要結(jié)合秘書工作中的重要內(nèi)容，如三辦（辦文、辦事、辦會(huì)），設(shè)計(jì)相應(yīng)的工作場景和工作任務(wù)，讓學(xué)生分組去完成。如辦會(huì)方面，我設(shè)計(jì)了一個(gè)工作任務(wù)，讓學(xué)生首先閱讀了一個(gè)材料，講了一位王秘書主持會(huì)議失敗的經(jīng)過。然后布置任務(wù)，要求同學(xué)分析這則材料，找出失敗的原因，討論如何才能主持好這樣的會(huì)議，然后，由各組設(shè)計(jì)并模擬一次成功的會(huì)議。這樣的案例沒有標(biāo)準(zhǔn)答案，可以充分發(fā)揮學(xué)生的主動(dòng)性，允許同學(xué)發(fā)揮，實(shí)訓(xùn)效果很好。

四、組織豐富多彩的活動(dòng)，鍛煉學(xué)生的能力

在實(shí)踐教學(xué)中，與模擬場景相比，真實(shí)場景更能激起學(xué)生的興趣，場景愈真實(shí)，愈能達(dá)到鍛煉學(xué)生的目的。由于教學(xué)時(shí)間和場地所限，這樣的安排要考慮到實(shí)踐的內(nèi)容與學(xué)生時(shí)間，有些活動(dòng)可以預(yù)先布置，有些則要靈活安排。我是文秘教研室主任，又是文秘101班的班主任，我就利用工作上的方便，將一些系里安排的活動(dòng)和班級活動(dòng)交給學(xué)生去做。這樣，秘書學(xué)實(shí)踐的時(shí)間和地點(diǎn)就有了延伸與擴(kuò)大，不再局限于課堂。

比如在新生入學(xué)后第三周，文秘教研室要對新入學(xué)的2011級新生進(jìn)行入學(xué)教育。我想讓學(xué)生練習(xí)一下，向他們講了我的想法，要求他們擬定一份《新生入學(xué)教育安排》，寫出詳細(xì)的安排，包括人員、地點(diǎn)、物品和設(shè)備要求等，并要注意各項(xiàng)工作的順序。全班同學(xué)以分成的小組為單位，每組交一份方案，并且還要把領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言稿擬定好。這些任務(wù)交給他們在課余時(shí)間做。下次上課時(shí)，我讓各組分別宣讀他們的方案，并模仿本系領(lǐng)導(dǎo)向新生講話。模擬領(lǐng)導(dǎo)致詞，一方面讓他們體會(huì)到秘書寫作的代人立言的特點(diǎn)，另一方面，通過當(dāng)眾發(fā)言鍛煉了他們在公共場合講話的膽量，提高他們講話的水平。然后，我對他們寫的方案和發(fā)言稿作點(diǎn)評，并評出等次以示激勵(lì)。這次活動(dòng)與《秘書學(xué)》的課程內(nèi)容十分吻合，也與他們的生活很近，所以學(xué)生的熱情很高。當(dāng)然，我在后來的新生入學(xué)教育安排上，也吸取了他們的一些好的想法和建議。

再如，為提高學(xué)生對書法的興趣，鼓勵(lì)學(xué)生寫好毛筆字，教研室決定在大二同學(xué)中組織一次書法比賽。我把這次活動(dòng)的策劃、籌備工作都交給學(xué)生去做，由班委牽頭，全班同學(xué)討論，拿出一個(gè)合理的方案，包括比賽的時(shí)間、地點(diǎn)、評委、獎(jiǎng)品等等。最后我會(huì)聽一下班委的匯報(bào)，提一些完善的意見。結(jié)果，書法比賽辦得很成功。類似的活動(dòng)還有不少，如舉辦詩朗誦比賽、攝影比賽、元旦晚會(huì)等活動(dòng)。這些校內(nèi)活動(dòng)，在性質(zhì)上與秘書工作有很多相同和相通的地方，老師如果能有意識(shí)地利用，就可以使實(shí)踐教學(xué)的內(nèi)容更加豐富，手段更加多樣。

綜上所述，我從四個(gè)方面介紹了近年來在《秘書學(xué)》實(shí)踐教學(xué)中的一些做法和嘗試，其中還有不少地方有待完善和改進(jìn)。

秘書工作的綜合性很強(qiáng)，要求學(xué)生具備寫作、組織、溝通、辦公自動(dòng)化、調(diào)研等多方面的能力，每一種能力的培養(yǎng)都不可能在短期內(nèi)一蹴而就。這就要求我們在專業(yè)課程的教學(xué)中積極探索，大膽創(chuàng)新，重視實(shí)踐教學(xué)。只有實(shí)踐教學(xué)做好了，到位了，我們才能實(shí)現(xiàn)文秘專業(yè)的人才培養(yǎng)目標(biāo)。

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［3］周小花.情景模擬教學(xué)法在秘書學(xué)教學(xué)中的應(yīng)用［J］.文教資料，2010（27）.

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