ERP成本管理實施失敗原因及對策探討

王美玉

（閩西職業(yè)技術學院，福建 龍巖 364021）

近幾年制造業(yè)隨著人民幣升值、原材料和人工成本大幅上漲，中國制造業(yè)進入了微利時代。面對日益復雜的產(chǎn)品結構和生產(chǎn)工藝，日益普遍的多品種小批量的生產(chǎn)模式，快速報價、準確確定交貨日期、快速響應客戶訂單要求是獲得競爭優(yōu)勢的重要策略。及時準確地對成本進行核算，分析成本變動的發(fā)展變化趨勢，加強成本薄弱環(huán)節(jié)控制和改善，將提高企業(yè)的盈利能力。一部分企業(yè)為了進一步提高成本核算的工作效率和準確性，期望通過實施ERP成本管理模塊，對成本進行科學預測、核算、分析、控制，最終實現(xiàn)精細化成本管理以獲得成本競爭優(yōu)勢。

一、企業(yè)實施ERP成本管理模塊現(xiàn)狀分析

目前已經(jīng)實現(xiàn)財務供應鏈業(yè)務一體化的很多企業(yè)都實施了ERP的成本管理模塊，但由于各種原因真正成功實施的企業(yè)不多，大部分企業(yè)實施過程中遇到障礙就停滯不前，如出現(xiàn)成本管理系統(tǒng)操作不順暢，返工修改業(yè)務單據(jù)頻繁，出現(xiàn)新業(yè)務流程模式系統(tǒng)無法靈活應對，成本數(shù)據(jù)計算結果不準確等。這些障礙使得企業(yè)實施過程進展緩慢，且很難達到預期效果。具體來說，企業(yè)實施成本管理模塊失敗的內(nèi)在原因有四點。

（一）原先手工計算成本與ERP成本計算方式存在很大不同

由于企業(yè)早先管理基礎薄弱，成本計算方法也比較落后。往往采用一些簡化計算方法，只核算到品種和產(chǎn)品大類，甚至有些企業(yè)只計算生產(chǎn)總額，從而造成財務手工計算與ERP計算的差異。使用ERP后，成本會計工作的內(nèi)容和方式方法都發(fā)生很大變化，企業(yè)相關人員短期內(nèi)較難適應也成為成本管理實施的障礙[1]。因此，項目實施過程中要充分考慮這一因素，做好前期培訓輔導工作。

1.成本計算的數(shù)據(jù)來源不同

傳統(tǒng)手工計算方法情況下，財務部門要求倉庫和生產(chǎn)車間直接提供材料出庫匯總，完工產(chǎn)品日報、產(chǎn)成品入庫匯總表等，這些表格信息都是由業(yè)務部門統(tǒng)計后提供，一般財務不會去進行正確性評估，也沒有對應的評價工具。但企業(yè)實施ERP后，這些業(yè)務數(shù)據(jù)可以直接從庫存管理模塊、銷售管理模塊、生產(chǎn)訂單管理模塊、車間管理模塊、固定資產(chǎn)管理模塊、薪資管理模塊等直接取數(shù)，不再需要業(yè)務部門進行加工整理。如果業(yè)務環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)質量出了問題，就會直接反映在成本計算中。因此只有前期財務、供應鏈、生產(chǎn)制造系統(tǒng)實施成功，使用順暢，成本管理模塊才有可能實施成功。

2.成本會計的工作內(nèi)容發(fā)生變化

手工計算時，成本會計只需要根據(jù)業(yè)務部門提供的電子表格進行計算就可以。但ERP實施以后，成本會計在進行成本計算時首先要對業(yè)務部門的數(shù)據(jù)進行合法性和正確性進行檢查，然后才能進行成本計算。檢查校對時間遠遠超過成本計算本身的計算時間。成本會計往往需要督促業(yè)務按照規(guī)范的業(yè)務流程進行操作，發(fā)生錯誤時需要協(xié)調相關部門進行修改。這就大大增加了成本會計的工作量，容易產(chǎn)生抵觸心理。由于ERP實施過程中要經(jīng)歷很多的流程梳理和優(yōu)化，即使上線以后也經(jīng)常碰到一些需要調整的情況，一般ERP至少要運行半年后才會比較順暢，這對成本會計是個很大的考驗。

3.成本管理實施時前期準備的工作量大、時間較長

企業(yè)在成本管理上線前采用簡單計算方法，只計算到品種和大類。企業(yè)希望ERP成本管理實施后能精確核算到生產(chǎn)訂單成本、批次成本甚至工序成本。因此，使用ERP前需要確定成本計算方法、成本核算流程，各操作崗位數(shù)據(jù)錄入規(guī)范要求，需要把期初在產(chǎn)品按照明細錄入到系統(tǒng)中，整理的工作量很大，容易影響日常的工作。如果未合理安排數(shù)據(jù)整理工作、及時督促跟蹤進度會導致前期的準備時間較長。因此，企業(yè)要想通過實施ERP成本管理系統(tǒng)來提高管理效益，企業(yè)中層和基層等相關人員必須高度重視并付諸行動，確定合理可行的實施目標，提前夯實管理基礎、規(guī)范車間和倉庫的統(tǒng)計工作，只有這樣才能提高成本管理實施的成功率。

（二）普通用戶缺乏全局意識

眾所周知，ERP中各個模塊是緊密耦合的。成本管理的數(shù)據(jù)都來自于其它的模塊。一個模塊的數(shù)據(jù)有瑕疵直接影響成本管理計算的準確性。普通用戶在操作過程中，往往認為出點錯誤沒有多大關系。比如，出入庫單價或數(shù)量錯誤、收發(fā)類別填寫錯誤，出入庫日期與實際不符、單據(jù)審核日期不在對應會計日期、出入庫部門與成本中心不符。生產(chǎn)訂單任意挪料不通過規(guī)范記錄等。這些小問題積少成多，積小成大，最終導致成本計算錯誤。更嚴重的是由于頻繁的修改和數(shù)據(jù)操作返工容易產(chǎn)生厭煩情緒，產(chǎn)生對ERP系統(tǒng)抵制心理。因此，普通用戶在日常操作中要嚴格按照ERP實施顧問制定好的方案和運行制度規(guī)范操作。

（三）系統(tǒng)操作權限設置粗放

很多軟件廠商的實施顧問為了盡快使系統(tǒng)上線運行進而驗收，往往沒有仔細考慮系統(tǒng)的操作權限規(guī)劃，采取簡單放開的做法，造成操作員可以隨意更改數(shù)據(jù)。例如，生產(chǎn)訂單隨意關閉和打開，單據(jù)的收發(fā)類別填寫隨意，導致數(shù)據(jù)錯誤，影響了成本計算。

（四）成本的業(yè)務解決方案考慮不周全

在ERP實施過程中，成本業(yè)務解決方案對于實施效果起著決定性的作用。制定業(yè)務解決方案時要充分考慮企業(yè)所在行業(yè)特性、企業(yè)管理基礎、公司管理層對成本管理期望目標，合理選擇成本歸集、計算、分配方法，設計成本核算業(yè)務流程，確定相關崗位職責，特殊業(yè)務處理方法。在目前ERP軟件行業(yè)里面，很多剛入行缺乏經(jīng)驗的實施顧問因為專業(yè)背景、知識經(jīng)驗積累往往考慮問題不夠全面，而且大多數(shù)公司實施ERP時都是從財務、供應鏈開始做起。但實施財務和供應鏈的顧問在制定業(yè)務解決方案時往往很少考慮到后續(xù)問題。例如，增加生產(chǎn)管理、成本管理模塊后系統(tǒng)如何運行能使前期操作及數(shù)據(jù)都正常。如果增加成本管理模塊后因為參數(shù)不再適應或無法修改系統(tǒng)參數(shù)就要推倒重新實施。重新實施意味著需要重新投入很多時間和精力，后果不堪設想。

二、提高ERP成本管理實施成功率的對策

針對以上ERP成本管理模塊實施過程中常見的問題，筆者認為企業(yè)可以從以下幾個方面入手提高成本管理實施成功率，從而真正實現(xiàn)借助ERP這一套管理工具幫助企業(yè)提升管理水平。

（一）選擇合適的、優(yōu)秀的ERP供應商

選擇ERP供應商時不僅要考察其整體實力，相同行業(yè)的成功案例，更要考察負責今后實施工作的團隊是否熟練掌握產(chǎn)品應用，知識是否全面，是否具備類似行業(yè)的成本管理模塊實施經(jīng)驗，實施思路是否清晰。必要時可以采用對實施團隊進行面試考察確認是否滿足企業(yè)要求。[2]另外，應在軟件實施合同中應對供應商實施人員穩(wěn)定性進行一定的約束，避免人員變動影響項目進度。

（二）充分調研和論證業(yè)務解決方案

充分的調研是制定科學、全面的業(yè)務解決方案的前提。企業(yè)的成本會計應與實施顧問一道深入了解企業(yè)的生產(chǎn)工藝流程、生產(chǎn)活動組織、物資進出流動過程，考慮在ERP信息系統(tǒng)下梳理出優(yōu)化的業(yè)務流程，而不是把手工的方式搬到計算上。針對特殊業(yè)務如降級入庫、聯(lián)副產(chǎn)品、返工返修，產(chǎn)品改制、非標產(chǎn)品成本計算、委外加工、工序委外核算等，采用正確的成本核算方法，選擇合理的解決方案，并利用測試數(shù)據(jù)進行論證業(yè)務解決方案的可行性和操作便捷性。一個好的業(yè)務解決方案不僅要具備可行性，而且要容易理解并易于操作。

（三）選擇正確的實施成本管理的啟動時機

如前所述，成本管理實施具有較大難度，企業(yè)不可貪多求快。很多企業(yè)往往管理基礎還比較薄弱就希望能夠上一套ERP軟件就能夠馬上提高管理水平，實際往往事與愿違。建議企業(yè)在實施系統(tǒng)前應全面梳理和優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部流程，明確各崗位職責，規(guī)范基礎資料編碼，并進行整體規(guī)劃、分步實施。同時，前期實施要考慮后續(xù)的接口，確保日后可擴展、系統(tǒng)流程可動態(tài)調整。直到財務、業(yè)務、生產(chǎn)模塊的操作員操作熟練、規(guī)范，數(shù)據(jù)準確且傳遞及時方可考慮上成本管理模塊。

（四）ERP廠商應加強知識轉移的力度

前文提到成本管理系統(tǒng)上線后，成本會計的工作內(nèi)容和方式都反生了很大變化。成本會計的工作很大程度上變成了成本核算流程的監(jiān)督、協(xié)調，短期內(nèi)增加了很大工作量。因此，ERP廠家實施顧問要做好產(chǎn)品知識原理培訓，業(yè)務操作流程講解。針對易錯環(huán)節(jié)要多次反復培訓，確保企業(yè)的操作人員熟練掌握。[3]企業(yè)內(nèi)部顧問不僅要能熟練操作軟件，而且要能夠根據(jù)企業(yè)業(yè)務等的變化提出新的解決方案。只有真正做到知識轉移后，系統(tǒng)才有可能真正持久、平穩(wěn)、高效運行。否則一旦顧問撤離，企業(yè)內(nèi)部顧問將無法針對企業(yè)業(yè)務變化等新問題提出對應的解決方案，操作人員就無所適從。

（五）建立詳細的權限規(guī)劃和嚴格的系統(tǒng)運行制度

ERP廠家實施顧問應與企業(yè)的項目小組詳細規(guī)劃各個崗位的操作權限。業(yè)務流程方案和崗位操作手冊中應嚴格規(guī)定對應崗位的操作權限和內(nèi)容并通過系統(tǒng)權限設置給予固化。[4]為了保證系統(tǒng)上線后系統(tǒng)高效穩(wěn)定運行，減少相互推諉，避免責任不清，ERP廠家應協(xié)助企業(yè)制定系統(tǒng)運行制度、崗位操作規(guī)范和相應的獎罰措施。

三、結語

筆者認為，從總結分析ERP的成本管理模塊實施失敗原因來看，選擇優(yōu)秀合適的ERP合作伙伴，在前期ERP財務供應鏈運行順暢的基礎上啟動成本管理模塊，合理確定實施目標，科學的調研企業(yè)自身業(yè)務流程，確定經(jīng)測試驗證可行的業(yè)務解決方案，切實做好知識轉移工作，建立健全系統(tǒng)規(guī)范操作制度和權限規(guī)劃等對策將有助于提高企業(yè)ERP成本管理模塊實施的成功率。

[1]康軍，劉治宏.ERP在我國企業(yè)應用中存在問題及對策[J].甘肅科技縱橫，2011（5）：8-9.

[2]陳秀玲，王喻.ERP系統(tǒng)在企業(yè)應用中存在的問題及對策思考[J].現(xiàn)代商業(yè)，2011（5）：155-156.

[3]海瀛.ERP系統(tǒng)在企業(yè)管理應用中存在的問題及對策分析[J].企業(yè)導報，2011（17）:196-197.

[4]褚立東.ERP系統(tǒng)使用中的問題及對策 [J].冶金管理，2011（10）：56-60.