淺談如何做好基層項(xiàng)目部綜合辦公室工作

陳輝

施工企業(yè)的基層項(xiàng)目部辦公室，是承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系各方的樞紐，是一個(gè)綜合部門(mén)。隨著社會(huì)的發(fā)展，項(xiàng)目機(jī)制的健全，綜合辦公室的工作要求也不斷提高，不僅僅局限于過(guò)去單一的收發(fā)文、上傳下達(dá)。如今的綜合辦公室還兼具著報(bào)道宣傳、黨群事務(wù)工作，因此工作更具有綜合性、廣泛性、服務(wù)性特點(diǎn)。在這種新形勢(shì)下如何做好工程項(xiàng)目基層辦公室工作，加強(qiáng)管理提升顯得十分重要。下面，我結(jié)合自己在綜合辦公室工作的體會(huì)，淺談如何抓好工程項(xiàng)目部綜合辦公室工作。

首先談一下綜合辦公室面臨的一些問(wèn)題與挑戰(zhàn)：

第一，工作綜合性強(qiáng)。 在項(xiàng)目部具體工作中體現(xiàn)在人事勞資管理、宣傳報(bào)道、收發(fā)文、活動(dòng)策劃、黨群日常工作、后勤服務(wù)等。工作量大、工作任務(wù)艱巨，服務(wù)對(duì)象也比較復(fù)雜，從大領(lǐng)導(dǎo)到普通員工，所以大家的同感是綜合部管理事務(wù)太多、太雜，要想把工作干得有條不紊，壓力大，難度高。

第二，人員配置偏少。綜合辦公室綜合管理事務(wù)多、服務(wù)對(duì)象廣，但在人員配置上，人數(shù)太少。

第三，工作業(yè)績(jī)不明顯。綜合辦公室事務(wù)性工作繁雜，工作主題不明顯，業(yè)績(jī)考核指標(biāo)不明確。所以，在考核評(píng)比中，成績(jī)的評(píng)比不易定奪，這可能對(duì)辦公室人員的工作熱情存在一定影響。

第四，辦事人員能力有待提高。目前，大部分綜合辦公室工作人員普遍較年輕，大多數(shù)是剛參加工作的畢業(yè)生，因工作經(jīng)驗(yàn)不足，在參與政務(wù)和事務(wù)管理的全局考慮上，有時(shí)還欠缺精致，急需提升綜合管理能力。

綜上所述，如何提升綜合辦公室工作，我認(rèn)為要做好以下幾個(gè)方面的工作。

1、認(rèn)清形式，理清思路。

由于綜合辦公室日常管理事務(wù)性工作較多，工作千頭萬(wàn)緒復(fù)雜繁瑣。因此，辦公室管理人員必須認(rèn)清形勢(shì)，把握大局，增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺(jué)性、主動(dòng)性。但是，要做好辦公室的工作，就要發(fā)揚(yáng)高度負(fù)責(zé)的精神，不計(jì)個(gè)人得失，少說(shuō)多想多干，甘當(dāng)無(wú)名英雄。作為綜合辦公室的人員，必須保持高度負(fù)責(zé)的精神、一絲不茍的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)，認(rèn)真對(duì)待和切實(shí)抓好每一項(xiàng)工作。

2、樹(shù)立良好態(tài)度，平常心工作。

從總的方面講，辦公室工作很重要，作為領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀，是項(xiàng)目的內(nèi)管家。但是往往有時(shí)是出力不討好，工作干得多，業(yè)績(jī)不明顯。為此，首先我們要樹(shù)立良好的心態(tài)，圍繞中心工作，端正工作態(tài)度，做到真抓實(shí)干，無(wú)愧于心。同時(shí)，不斷調(diào)節(jié)自我心理和自我行為，抱以平常之心，不該說(shuō)的不說(shuō)，不該打聽(tīng)的不打聽(tīng)，自覺(jué)地，勤干實(shí)干，默默無(wú)聞地當(dāng)好鋪路石。

3、借鑒他人積累經(jīng)驗(yàn)，提升綜合管理能力。

隨著公司海外市場(chǎng)的不斷拓寬，要求工作人員具備的綜合素質(zhì)越來(lái)越高。作為綜合辦公室的工作人員，要干好本職工作，就要不斷提高本領(lǐng)，夯實(shí)基礎(chǔ)，加強(qiáng)綜合知識(shí)學(xué)習(xí)，做到與時(shí)代同步。同時(shí)，還要有誠(chéng)意感 對(duì)外要熱誠(chéng)，對(duì)到項(xiàng)目部辦事的人要熱情接待、禮貌待人，杜絕“門(mén)難進(jìn)、臉難看，話難聽(tīng)、事難辦”的現(xiàn)象。對(duì)內(nèi)要真誠(chéng)，大家在一起共事，是事業(yè)的需要，也是一種難得的緣分。要互相關(guān)心， 互相理解，互相尊重。要在辦公室著力營(yíng)造一種團(tuán)結(jié)和諧、溫馨融洽的氛圍，要加強(qiáng)品德修養(yǎng)，顧全大局，謙讓包容。

4、有緊迫感、要有強(qiáng)烈的時(shí)效觀念和求真務(wù)實(shí)、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，做到遇事不推諉、不扯皮、不拖拉、不敷衍。要切實(shí)推行問(wèn)責(zé)制和限時(shí)結(jié)辦制，立說(shuō)立行，按時(shí)按量、保質(zhì)保效完成各項(xiàng)任務(wù)。要注重探索和把握辦公室工作的特點(diǎn)和規(guī)律，形成辦事高效、運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)、行為規(guī)范的工作機(jī)制。

5、要有“修養(yǎng)” 辦公室工作多、難、累，靠什么擺脫？一靠“忍”，二靠“謀”。這個(gè)“忍”字是堅(jiān)忍的忍，忍耐的忍。工作碰壁了，挨罵了，還得硬著頭皮干下去；員工埋怨了，領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)怪了，還得留下笑臉。充滿真誠(chéng)之心，滿懷真摯情感是做好服務(wù)工作的關(guān)鍵，服務(wù)要熱情誠(chéng)懇、耐心細(xì)致，要多聯(lián)系、多商量、多協(xié)調(diào)、多溝通，堅(jiān)持以誠(chéng)待人、以理服人、以情感人。要有忍讓精神，具備寬容之心。在辦理項(xiàng)目部瑣碎的工作中以實(shí)現(xiàn)最大限度的公正為目標(biāo)，忍辱負(fù)重，頑強(qiáng)拼搏。相信付出的都會(huì)有回報(bào)，即使沒(méi)有，還可以有收獲奉獻(xiàn)后的快樂(lè)。

6、樹(shù)立中心意識(shí) 敢于胸為帥謀

“辦公室是‘兵頭將尾，但處在兵位，卻要牢固樹(shù)立中心意識(shí)，敢于胸為帥謀。胸為帥謀，要做到謀工作不謀是非、事前多謀事后少謀、參其謀而不作決斷”。領(lǐng)導(dǎo)的決策是多樣性的，有戰(zhàn)略性的、全局性的決策；也有戰(zhàn)術(shù)性的、局部性的決策。這些決策，既互相區(qū)別又互相滲透，存在著客觀的交叉關(guān)系。那么怎樣當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“高參”呢？！這就需要辦公室工作人員必須努力提高戰(zhàn)略思維能力和工作預(yù)見(jiàn)能力，想在領(lǐng)導(dǎo)之先，謀在領(lǐng)導(dǎo)之前。一要 “跟得緊”，時(shí)時(shí)貼近工作中心；二要“抓得準(zhǔn)”，準(zhǔn)確及時(shí)把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和決策思路；三要“用得上”，制定可行議案，提出好的建議，力爭(zhēng)參在點(diǎn)子上，謀在要害處。

具體來(lái)說(shuō)，工作中要學(xué)會(huì)掌握四種運(yùn)作方式：一是長(zhǎng)于高瞻遠(yuǎn)矚。就是要擅長(zhǎng)圍繞全項(xiàng)目部施工生產(chǎn)管理的戰(zhàn)略性、全局性問(wèn)題多思考、多探討，出主意、想辦法、謀篇布局；二是善于見(jiàn)微知著。就是要善于圍繞全項(xiàng)目部工作的中心，貼近領(lǐng)導(dǎo)工作思路，多渠道、全方位地搜集信息，篩選捕捉最準(zhǔn)確、最關(guān)鍵的信息，最有參考價(jià)值的信息；要將看似普通信息通過(guò)認(rèn)真思考、深入研究、反復(fù)聯(lián)系對(duì)照，升華成事關(guān)全項(xiàng)目部施工生產(chǎn)管理的重要信息。三是精于調(diào)查研究。要有知上知下、知左知右、知內(nèi)知外的真本領(lǐng)，做到上知國(guó)家大政方針、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢(shì)和全公司發(fā)展方向，下知自身發(fā)展存在的問(wèn)題。要學(xué)會(huì)這個(gè)真本領(lǐng)，必須認(rèn)真研究政策、研究文件、研究市場(chǎng)、研究同行、研究自我。四是勤于動(dòng)腦思考。就是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)考慮成熟的事要積極協(xié)助梳理成型，對(duì)正在考慮的事情要主動(dòng)思考、提煉，助其逐步升華，做到雨前送傘、雪中送炭。領(lǐng)導(dǎo)決策前，要為其提供“含金量高”的決策依據(jù)；決策中，要為其搞好評(píng)估論證；決策后，要抓好督查反饋，使辦公室真正成為項(xiàng)目“總參謀部”。

總之，項(xiàng)目綜合辦公室工作人員要十分珍惜這個(gè)工作崗位，珍惜組織和領(lǐng)導(dǎo)給予的鍛煉機(jī)會(huì)，創(chuàng)造性地積極開(kāi)展工作，創(chuàng)出自己的品牌來(lái)，把辦公室建成學(xué)習(xí)型、成長(zhǎng)型、穩(wěn)健型、創(chuàng)新型、服務(wù)型、落實(shí)型的部門(mén)，使辦公室這個(gè)團(tuán)隊(duì)成為特別能吃苦、特別能戰(zhàn)斗、特別能打硬仗的團(tuán)體，做到能辦大事、會(huì)辦難事、敢辦新事，用自己微薄的力量為企業(yè)跨越式發(fā)展、項(xiàng)目施工生產(chǎn)順利進(jìn)行做出應(yīng)有貢獻(xiàn)！

（作者單位：中鐵二十局集團(tuán)第六工程有限公司）