對新時期鐵路建設(shè)項目檔案管理的思考

邢倩

（上海鐵路局檔案館 館員，上海 200071）

提高鐵路建設(shè)工程的安全質(zhì)量是百年大計，鐵路建設(shè)項目檔案管理就是其中的重要環(huán)節(jié)。鐵路建設(shè)項目檔案是鐵路建設(shè)全過程的真實記錄，是鐵路開通運營、管理、維護和改擴建的基本依據(jù)，是全面鑒定工程安全和質(zhì)量的重要憑證，也是改進創(chuàng)新提高工程設(shè)計工藝質(zhì)量的重要資料。加強鐵路建設(shè)項目檔案管理對科學有序推進鐵路工程建設(shè)具有重要意義。

1 鐵路建設(shè)項目檔案管理的重要性

鐵路建設(shè)項目檔案是一種特有的、不可再生的寶貴信息資源,它不僅是鐵路建設(shè)工程項目的重要組成部分，也是鐵路企業(yè)管理體系中的重要基礎(chǔ)。隨著鐵路建設(shè)大規(guī)模有序展開，要轉(zhuǎn)變以往“重工程項目實體，輕工程項目檔案”、“重工程項目建設(shè)管理，輕工程項目檔案管理”的錯誤認識，切實提高對鐵路建設(shè)項目檔案唯一性和必要性的認識。

鐵路建設(shè)項目檔案在工程管理和工程實體的形成過程中，漸進地、持續(xù)地、客觀地反映了工程的決策、建設(shè)、投產(chǎn)、審計、竣工驗收、搶險維修、改建擴建、責任追究、權(quán)益維護等真實情況，是能為鐵路建設(shè)工程項目的安全質(zhì)量提供全面可靠信息的唯一依據(jù)和憑證，具有“原始記錄性、系統(tǒng)成套性、完整準確性、不可再生性以及科技含量高、專業(yè)領(lǐng)域廣、行業(yè)特征強”等特性，關(guān)系到工程安全質(zhì)量的追溯和改進。這些特性要求鐵路建設(shè)單位（或建指）和參建各方必須以高度負責的態(tài)度來對待鐵路建設(shè)項目檔案的收集、整理和歸檔管理工作。

首先，建設(shè)單位（或建指）和參建各方的主要負責人要增強全員檔案意識，引領(lǐng)大家高度重視建設(shè)項目檔案及管理。項目檔案是建設(shè)項目進度、質(zhì)量、安全等的一個重要佐證，是項目質(zhì)量、安全等不可分割的重要部分。扭轉(zhuǎn)將主要精力放在工程進度、工程質(zhì)量、施工安全、成本控制等方面,卻忽視項目檔案管理的現(xiàn)象。保證項目檔案工作納入建設(shè)工程計劃、規(guī)章制度和崗位責任制中；保證項目檔案工作與工程建設(shè)立項、進度、檢查和竣工驗收同步，形成項目檔案管理的閉環(huán)。確保項目檔案的收集、整理和歸檔管理工作與鐵路建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

其次，鐵路建設(shè)工程具有規(guī)模大、點線長、環(huán)節(jié)多、專業(yè)性強、涉及部門廣、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點，對此建指和參建各方必須配置好檔案管理必備的資源。一是建立一支既懂技術(shù)又懂檔案的相對穩(wěn)定的項目檔案管理隊伍，同時制定激勵為主的考核機制，調(diào)動和保護所有參與項目檔案管理工作人員的積極性，切實形成檔案管理機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)和管理體系。二是要保證符合檔案管理“八防”要求的檔案場所，確保檔案實體和信息的安全，確保項目檔案管理工作正常開展。

再次，加強鐵路建設(shè)項目檔案工作，必須以制度為保證，從監(jiān)與管入手，建立起橫向、縱向及對內(nèi)、對外的檔案管理網(wǎng)絡(luò)與相應(yīng)制度，點面結(jié)合，層塊落實，抓住每一個層次、每一個環(huán)節(jié)。各建指不僅要與設(shè)計、施工、監(jiān)理等參建單位在檔案工作上建立緊密的聯(lián)系，組織、督促各參建單位做好項目檔案收集、整理工作，同時也要協(xié)調(diào)好自身內(nèi)部各職能部門的檔案管理。各建指、各參建單位及建設(shè)單位主管檔案部門應(yīng)該明確各自職責，溝通及時，措施有力，工作到位，確保項目檔案管理工作有序推進。

2 鐵路建設(shè)項目檔案的概念

目前在建設(shè)項目檔案管理過程中，缺乏對建設(shè)項目檔案概念的準確理解，往往只強調(diào)施工文件而忽視前期、設(shè)計、監(jiān)理文件，從而嚴重影響了項目檔案的質(zhì)量。

鐵路建設(shè)項目檔案是從項目醞釀、立項、施工到竣工使用的整個過程中直接形成的，包含綜合文件、前期文件、勘察測繪文件、設(shè)計文件、施工技術(shù)文件、監(jiān)理文件、設(shè)備文件、竣工驗收文件等，涉及建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位等眾多部門，而非僅僅指施工單位的施工技術(shù)文件。但是大部分建指和參建單位普遍習慣于將項目檔案等同于施工單位的竣工文件，側(cè)重于施工技術(shù)檔案，而對依據(jù)性、基礎(chǔ)性的立項、可研、財務(wù)、合同、招投標、地畝、監(jiān)理以及設(shè)計、竣工驗收方面的文件卻有所忽視。雖然后者的文件比重沒有前者大，但卻是項目檔案不可或缺的組成部分。缺少任何一項,便缺少了使用和改造的依據(jù)，項目檔案也就失去了其完整性和系統(tǒng)性。

建指和各設(shè)計、施工、監(jiān)理單位以及建設(shè)單位主管檔案行政管理部門，必須真正解讀和清晰鐵路建設(shè)項目檔案概念，共同參與，理順關(guān)系，履行職責，溝通協(xié)調(diào)，密切配合，聯(lián)手協(xié)作，齊抓共管，確保鐵路建設(shè)項目檔案的齊全、完整、科學、系統(tǒng)。與此同時，要充分發(fā)揮監(jiān)理作用，對建設(shè)項目檔案內(nèi)容的準確性與完整性予以負責。

3 鐵路建設(shè)項目檔案的屬性

在鐵路建設(shè)項目檔案的指導和檢查過程中，發(fā)現(xiàn)檔案的收集和整理工作普遍存在“重后期的多顧前期的少，重紙質(zhì)的多顧其他載體的少”的情況。這一現(xiàn)象反映了許多管理者對項目檔案屬性認識的模糊，造成了管理的誤區(qū)。

鐵路建設(shè)項目檔案反映建設(shè)項目管理工作的全過程，并為工程各階段建設(shè)活動的決策、施工、竣工、使用等工作提供依據(jù)和憑證，貫穿了工程的前期、中期和后期各個階段、各個方面。在形式上既要包含紙質(zhì)材料，也要有工程過程中形成的聲像、電子、實物類非紙質(zhì)材料；在內(nèi)容上既要收集科技內(nèi)容的檔案，也不可省卻有關(guān)鐵路工程的文書、會計、聲像檔案等內(nèi)容。因此，鐵路建設(shè)項目檔案的收集整理是一項貫穿整個建設(shè)項目的系統(tǒng)工程，從立項準備、勘察設(shè)計、建設(shè)施工至竣工驗收，各階段相互銜接，一個環(huán)節(jié)連著一個環(huán)節(jié)。若檔案資料收集不及時、不完整，便可能影響其他階段工作的開展。

通常一些建指及參建各方在建設(shè)前期、中期基本對檔案資料收集不太重視，直到后期方才抽人搞突擊進行資料的補收工作，非常被動。由于人員多次變動，資料無處尋找，只能靠回憶重新編寫，必然積重難返。不是內(nèi)容缺失，就是手續(xù)不齊，項目檔案的真實性、準確性和完整性無從談起，勢必影響整個建設(shè)項目檔案的質(zhì)量。

為確保項目檔案管理的規(guī)范，必須從源頭抓起，將收集工作從工程收尾移至建設(shè)前期，將后續(xù)工作轉(zhuǎn)為同步工作，從工作的一個環(huán)節(jié)、一個方面擴展到建設(shè)工程的全過程、全方位，與工程建設(shè)各階段相協(xié)調(diào)、相一致。工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作就跟蹤到哪個階段，抓住工程關(guān)鍵階段，滲透至各環(huán)節(jié)，實行全程監(jiān)控。形成以建設(shè)單位為管理核心，以各建指、參建單位為主體，以建設(shè)單位主管檔案部門為全程指導服務(wù)，以納入合同為依據(jù)，以監(jiān)理控制為手段的管理模式。建設(shè)單位主管檔案部門事前、事中、事后的全程介入，使建指及參建各方在項目檔案管理上方向明確，內(nèi)容明了，做法明晰，確保質(zhì)量。

4 依法規(guī)范鐵路建設(shè)項目檔案管理

建立完善一套系統(tǒng)、科學、協(xié)調(diào)的建設(shè)項目檔案管理辦法，規(guī)范項目檔案的收集、鑒定、整理、立卷、分類、編目、利用及保管等工作，使項目檔案管理參與各方均有共同遵循的基本標準，使路網(wǎng)內(nèi)每個建設(shè)項目以及每個檔案相關(guān)人員有法可依，有章可循，有關(guān)可把，有節(jié)可控。確保項目檔案收集齊全、整理規(guī)范、歸檔及時、分類合理、編目明晰、利用便捷和保管安全，這是依法規(guī)范項目檔案管理的重要前提。

鐵路建設(shè)的持續(xù)推進，帶來客專、高鐵、動車、無砟軌道等高端技術(shù)的應(yīng)用，鐵路各專業(yè)驗標的實施，建設(shè)規(guī)章的調(diào)整，檢驗批的出現(xiàn)，靜態(tài)驗收、動態(tài)驗收、安全評估階段的產(chǎn)生，合資鐵路公司的大量涌現(xiàn)以及其職能的重新定位等。對于這些新情況，原有的辦法已經(jīng)不能滿足當前鐵路建設(shè)的新要求，如鐵道部2002版的《鐵路建設(shè)項目竣工文件編制移交文件匯編》已不適用，致使項目檔案的收集、整理、分類、編目等工作產(chǎn)生了諸多的不適應(yīng)、不協(xié)調(diào)、不銜接、不到位的現(xiàn)象。盡管后來又出臺了《鐵路建設(shè)項目資料管理規(guī)程》（TB 10443—2010）、《建設(shè)項目檔案驗收辦法》（鐵檔史[2011]110號）等，但沒有一個針對鐵路建設(shè)新形勢、新技術(shù)、新問題且前后呼應(yīng)、銜接，貫穿項目檔案管理全過程的綜合性規(guī)范。在全路各鐵路局項目檔案管理上出現(xiàn)了較大差異，大家在收集范圍、內(nèi)容、份數(shù)、分類、編目與組卷形式等方面都不盡相同，全路標準未能統(tǒng)一。在路局檔案部門對各參建單位的監(jiān)督、檢查、指導以及最后的審核驗收及分類等工作中也造成了管理盲區(qū)。

當前鐵路建設(shè)的形勢和特點以及項目檔案管理面臨的狀況，亟需出臺適應(yīng)形勢發(fā)展和自身特色的鐵路項目檔案管理規(guī)范。應(yīng)根據(jù)國家建設(shè)檔案標準與規(guī)范，融入行業(yè)元素，遵循鐵路建設(shè)的規(guī)律和特點，廣泛聽取建設(shè)、設(shè)計、監(jiān)理、施工部門以及鐵路各專業(yè)專家建議，組織各鐵路局具有鐵路建設(shè)項目檔案管理實踐經(jīng)驗的行家里手，共同研究、協(xié)商，達成共識，形成一套與鐵路建設(shè)相適應(yīng)，與工程管理相銜接，與檔案管理基本程序相吻合，既科學又便于操作，滿足各項工作、各方面人員需要的全面、系統(tǒng)的項目檔案管理規(guī)范，使各鐵路局檔案部門有明確的導向與定位，統(tǒng)一標準，準確開展項目檔案指導工作。同時應(yīng)按照國家檔案的歸屬與流向的整體規(guī)劃和要求，以有利于維護建設(shè)單位合法權(quán)益為前提，合理確定項目檔案的歸屬與流向，確保鐵路項目檔案實體與信息安全。

依法規(guī)范鐵路建設(shè)項目檔案管理，是確保鐵路建設(shè)項目檔案高質(zhì)量、高標準的基本要求，對推進鐵路建設(shè)科學發(fā)展具有重要意義。

5 積極推進鐵路建設(shè)項目檔案管理信息化進程

鐵路建設(shè)項目檔案管理應(yīng)推行信息管理技術(shù)，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)等，探索構(gòu)建鐵路項目檔案信息資源管理體系，根據(jù)鐵路工程和信息化管理實際情況，開發(fā)針對鐵路行業(yè)特點的建設(shè)項目檔案管理軟件系統(tǒng)，把分散于不同載體、不同地理位置、不同單位和部門形成的大量信息資源以數(shù)字化的形式存儲,以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相連接,實行全路聯(lián)網(wǎng)，設(shè)定權(quán)限，實現(xiàn)項目檔案遠程傳輸，提高項目檔案管理效率。

當前鐵路建設(shè)項目檔案管理應(yīng)從現(xiàn)有的檔案工作體系逐步向數(shù)字化工作體系轉(zhuǎn)化,有意識地存儲電子目錄與資料，將檔案信息以數(shù)字記錄方式存儲到光盤、磁盤等計算機的各類存儲器中,確保實現(xiàn)項目檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程。這是信息化資源建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作,為逐步建立健全一套完善的數(shù)字化鐵路建設(shè)項目檔案管理體系奠定基礎(chǔ)。

“十二五”鐵路建設(shè)的序幕已經(jīng)拉開，為了確保鐵路建設(shè)項目工程質(zhì)量和安全、鐵路順利開通運營，在加快鐵路建設(shè)步伐的過程中，亟需加強新時期鐵路建設(shè)的檔案管理，切實形成全路建設(shè)項目檔案的制度化、規(guī)范化、標準化的一體化科學管理體系，為實現(xiàn)鐵路建設(shè)科學有序發(fā)展提供有力保證。