論信息化管理對精細(xì)化管理的助推作用

◎ 中航工業(yè)北京航空材料研究院信息中心 鄭詩建

一、概述

對于現(xiàn)代企業(yè)而言，精細(xì)化發(fā)展模式已經(jīng)成為了所有企業(yè)改革轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。企業(yè)的精細(xì)化管理要求企業(yè)在專業(yè)化的基礎(chǔ)上還應(yīng)該注重企業(yè)的系統(tǒng)化、數(shù)據(jù)化和信息化。當(dāng)前是一個信息化的時代，企業(yè)的精細(xì)化管理要求企業(yè)必須信息化，信息化程度較低的企業(yè)是無法做到精細(xì)化管理的。

在企業(yè)的精細(xì)化發(fā)展過程中，提升企業(yè)的信息化水平，有助于提升企業(yè)的溝通能力和企業(yè)的反應(yīng)速度。比如說，當(dāng)企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中出現(xiàn)了一個亟須解決的問題，此時如果企業(yè)信息化水平太低，那么不論是上情下達(dá)還是下情上達(dá)都會浪費(fèi)掉很多時間，解決問題的時機(jī)可能被延誤，給企業(yè)帶來的整體損失可能會成倍地放大。對于任何一個企業(yè)而言，企業(yè)信息化的速度過慢，毫無疑問會降低企業(yè)的發(fā)展速度，只有企業(yè)的信息化達(dá)到一定的水平，企業(yè)的發(fā)展才能夠快速而又穩(wěn)健。

所以，企業(yè)要實現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo)，就必須增強(qiáng)企業(yè)的信息化水平，讓企業(yè)的精細(xì)化管理水平在良好的溝通和快速的反應(yīng)中得到大幅度的提升。

二、信息化與精細(xì)化管理的關(guān)系

信息化是指培養(yǎng)、發(fā)展以計算機(jī)為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程。

信息化管理是以信息化帶動工業(yè)化，實現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程，它是將現(xiàn)代信息技術(shù)與先進(jìn)的管理理念相融合，轉(zhuǎn)變企業(yè)生產(chǎn)方式、經(jīng)營方式、業(yè)務(wù)流程、傳統(tǒng)管理方式和組織方式，重新整合企業(yè)內(nèi)外部資源，提高企業(yè)效率和效益,增強(qiáng)企業(yè)競爭力的過程。

精細(xì)化管理是一種管理理念，一種管理文化，其以“精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)”為基本原則，通過提升改造員工素質(zhì)，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制，強(qiáng)化鏈接協(xié)作管理，從而從整體上提升企業(yè)整體效益。

精細(xì)化不能單從字面來理解，其包含了以下四個方面特征：

精：精是做精，精益求精，追求最好，不僅把產(chǎn)品做精，也把服務(wù)和管理工作做到極致，挑戰(zhàn)極限。

準(zhǔn)：準(zhǔn)是準(zhǔn)確的信息與決策，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)與計量,準(zhǔn)確的時間銜接和正確的工作方法。

細(xì)：工作細(xì)化、管理細(xì)化，特別是執(zhí)行細(xì)化。

嚴(yán)：嚴(yán)是嚴(yán)格控制偏差，嚴(yán)格執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和制度。

隨著改革開放三十多年的不斷深入，對企業(yè)的管理要求也越來越高，企業(yè)在發(fā)展初期會采用粗獷式管理方式，因為粗獷式的管理方式容易帶動企業(yè)進(jìn)步，它抓大放小?？蛇@種管理方式與精細(xì)化管理方式是相違背的。精細(xì)化管理只有在企業(yè)運(yùn)行到一定時候，才能節(jié)約企業(yè)成本。當(dāng)開源和節(jié)流不再矛盾的時候，企業(yè)才能做精細(xì)化管理。運(yùn)用精細(xì)化管理，企業(yè)必然要付出更多的人力成本和流程上的成本，可能就會效率降低。隨著影響成本因素的變化，企業(yè)追求信息化更趨于理智，就是要尋找先進(jìn)的管理實踐和信息化技術(shù)，來降低成本，提高響應(yīng)客戶的速度。一些先進(jìn)的管理理念如精益生產(chǎn)，六西格瑪，優(yōu)化流程等，其目的就是幫助客戶實現(xiàn)低成本、高質(zhì)量等目標(biāo)。那么，對于信息化這個被證明能提升管理的技術(shù)，也必須支持業(yè)已證明的管理實踐。這個時候?qū)嵤┬畔⒒軌驈浹a(bǔ)精細(xì)化管理帶來的效率降低的問題。

信息化為整個企業(yè)的管理提供了一個平臺。信息化可以挖掘使管理提升精細(xì)化的潛能，并能夠鞏固和監(jiān)控先進(jìn)管理實踐的結(jié)果，如果信息化被融于先進(jìn)的管理思想和實踐，那么信息化就能更好的服務(wù)客戶，給客戶帶來更大的價值。

精細(xì)化和信息化的關(guān)系，我認(rèn)為兩者是相輔相成的關(guān)系，精細(xì)化是信息化的目標(biāo)，信息化是精細(xì)化的手段。信息化是對精細(xì)化的加強(qiáng)和鞏固，是把相對成熟、合理、準(zhǔn)確的管理思想進(jìn)行固化并強(qiáng)制執(zhí)行。其目的是提高管理水平，提升競爭力。

精細(xì)化管理方法就是：

復(fù)雜的事情→簡單化

簡單的事情→流程化

流程的事情→定量化

定量的事情→信息化

要實現(xiàn)精細(xì)化管理，最終的落腳點(diǎn)還是在信息化。

三、信息化助推我院的精細(xì)化管理

為推進(jìn)我院管理信息化技術(shù)的應(yīng)用與發(fā)展，傳播先進(jìn)的管理模式和管理方法，有效推進(jìn)信息化管理信息系統(tǒng)的普及與深化應(yīng)用，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)、物流、生產(chǎn)制造和業(yè)務(wù)流程的一體化和精細(xì)化管理，管理信息化是一條非走不可的道路。

信息化管理是我院為了達(dá)到經(jīng)營目標(biāo)，以適量投入獲取最佳效益，借助一些重要的工具和手段而有效利用人力、物力和財力等資源的過程。信息化是手段，業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化或重組是核心，增強(qiáng)我院的核心競爭力、實現(xiàn)我院價值的最大化是最終目的。

信息化管理不是簡單地用IT工具來實現(xiàn)已經(jīng)陳舊的管理邏輯，而是通過信息化帶動我院管理的創(chuàng)新，站在我院戰(zhàn)略發(fā)展的高度，重新審視過去積淀的院文化、理念、管理制度、組織結(jié)構(gòu)，將信息技術(shù)融入到新的管理模式和方法中。

運(yùn)用信息技術(shù)對企業(yè)的商流、物流、資金流和信息流進(jìn)行有效控制和管理，逐步實現(xiàn)商流、物流、資金流和信息流的同步發(fā)展，通過四流系統(tǒng)將原來管理金字塔體系打破，實現(xiàn)扁平化的流水線管理方式，通過這個主線條銜接并重建每個員工、每道工序、每個部門的數(shù)字化基礎(chǔ)，并達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求，院領(lǐng)導(dǎo)和管理人員可隨時調(diào)用生產(chǎn)、采購、財務(wù)等部門所有數(shù)據(jù)，既實現(xiàn)資源共享，又實現(xiàn)實時監(jiān)控，同時做到精、準(zhǔn)、細(xì)、嚴(yán)。這樣，在新的管理思想基礎(chǔ)上建立起來的新的數(shù)字化管理才能成為我院走向網(wǎng)絡(luò)化、信息化的堅實基礎(chǔ)。

對于流程優(yōu)化，我們現(xiàn)在在實施科研生產(chǎn)管理系統(tǒng)時，已經(jīng)有一些比較好的模式，這些先進(jìn)的模式與業(yè)務(wù)管理相結(jié)合，然后再去實施，達(dá)到一定的管理目標(biāo)。但業(yè)務(wù)有時候可能是變化的，一方面要調(diào)整系統(tǒng)，對管理軟件的靈活性要求越來越高；另一方面對管理軟件的開發(fā)性和支撐業(yè)務(wù)，在上面去搭建自己的業(yè)務(wù)流程，這充分體現(xiàn)了“精”的作用。若流程經(jīng)過優(yōu)化，加上信息化的放大作用，把流程固化在科研生產(chǎn)管理系統(tǒng)中實施，PDM系統(tǒng)可幫助實現(xiàn)對文件資料從編制到分發(fā)應(yīng)用的全過程的有效控制，減少人為操作，降低工作量，減少出錯率。MES系統(tǒng)通過對WBS雙向同步，可針對個人制定二級計劃，實現(xiàn)項目的精細(xì)化管理。

利用支付控制系統(tǒng)的上線，用信息化的手段使報銷流程和審批流程規(guī)范化和簡單化，再輔以嚴(yán)格完善的規(guī)章制度，使財務(wù)管理更加高效，這體現(xiàn)了信息化的“細(xì)”和“嚴(yán)”。支付控制系統(tǒng)具有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)規(guī)范流程，利用信息化手段做到數(shù)據(jù)共享，各級別、各部門的不同人員，通過授權(quán)管理，可以方便地查詢到與本人工作相關(guān)的財務(wù)信息，提高管理效率。支付控制系統(tǒng)與資金計劃、合同管理、預(yù)算管理和帳務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合，使支付結(jié)算能夠在事前進(jìn)行控制，同時為各管理者提供更加詳細(xì)的財務(wù)信息。支付控制系統(tǒng)的上線，加強(qiáng)資金監(jiān)控，保障資金使用的安全、高效。通過將財務(wù)管理精細(xì)化、事項具體化，最大限度地挖掘財務(wù)活動的內(nèi)在價值，也是實現(xiàn)財務(wù)精細(xì)化管理目標(biāo)的一個基礎(chǔ)。

從精細(xì)化管理角度看，我院就像一臺精確運(yùn)轉(zhuǎn)的機(jī)器，每一名員工就是組成機(jī)器的一個零件，確保合適的零件在合適的位置發(fā)揮應(yīng)有作用，關(guān)鍵就在于人力資源管理的精細(xì)化。而人力資源管理要做到精細(xì)化必然少不了信息化的輔助支持。原因在于，精細(xì)化管理的成功，依賴于大量、準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)，而這正是信息化所能帶來的。

事實上，我院人力資源信息管理系統(tǒng)的建立和靈活運(yùn)用，將人力資源管理系統(tǒng)化、程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)據(jù)化，使得人力資源管理各分支精確、高效、協(xié)同的持續(xù)運(yùn)行，讓簡單重復(fù)的工作交給系統(tǒng)干，能讓系統(tǒng)自動完成的工作最好不要手工干，解決了事務(wù)性工作花費(fèi)大量精力、占用了部門大量人員的問題。另外，各專責(zé)能更好的共享利用各自管理的人員信息，避免重復(fù)工作和可能帶來的數(shù)據(jù)不一致問題，使各種報表和統(tǒng)計信息能全面準(zhǔn)確地反映出我院目前人力資源的現(xiàn)狀，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，節(jié)省了大量的人工成本，為全院精細(xì)化管理創(chuàng)造更有價值的東西。

物資管理系統(tǒng)的建設(shè)對我院的物流精細(xì)化管理起到了重要作用，在建設(shè)《航材院新物資管理系統(tǒng)》之前，我院物資供應(yīng)中心有一個庫房管理軟件、一個采購管理軟件、一個通用物資采購軟件。這三個軟件功能較簡單，尤其是這三個軟件之間彼此毫無關(guān)聯(lián)，三個軟件的數(shù)據(jù)之間沒有任何聯(lián)系，其結(jié)果就是在物資供應(yīng)中心內(nèi)部形成了三個典型的信息孤島，每當(dāng)采購計劃生成以后，其執(zhí)行情況無法跟蹤監(jiān)控，一旦某個采購計劃出現(xiàn)了問題，為了查找出現(xiàn)問題的原因往往要花費(fèi)大量的人力和時間。建設(shè)《航材院新物資管理系統(tǒng)》之后，將采購、庫房以及通用物資采購這三部分業(yè)務(wù)的相關(guān)信息全部由一個統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)來進(jìn)行管理，不僅消除了物資供應(yīng)中心內(nèi)部的信息孤島，而且還打通了與財務(wù)入庫報銷業(yè)務(wù)與出庫核銷業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)，使我院物資管理的精細(xì)化水平得到很大的提高，尤其是設(shè)計了一張貫穿物資采購全過程的跟蹤查詢大報表，使每一個采購計劃的后續(xù)執(zhí)行情況在系統(tǒng)中一目了然，推進(jìn)了物資需求申報、采購計劃編制、到貨驗收入庫、出庫財務(wù)結(jié)算等全流程精細(xì)化管理，實現(xiàn)了向管理要效益的目標(biāo)，這體現(xiàn)了信息化“準(zhǔn)”的作用。該系統(tǒng)自2010年9月初正式上線以來，一直運(yùn)行平穩(wěn)，并在物資管理工作中發(fā)揮著核心作用。以往每年底物資與財務(wù)對帳需要近一周時間，而且還需多人進(jìn)行加班，自從物資管理系統(tǒng)上線運(yùn)行后，2010年和2011年連續(xù)兩年年底物資與財務(wù)對帳僅需一天時間，既準(zhǔn)確又快捷。

《航材院新物資管理系統(tǒng)》在對整個采購過程、倉儲業(yè)務(wù)以及財務(wù)業(yè)務(wù)的管理過程中強(qiáng)調(diào)對資金流和信息流的控制，同時通過物資供應(yīng)中心員工和財務(wù)部員工的工作和業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)了資金、物料的流動和價值的增值，對物資采購及財務(wù)結(jié)算全過程實現(xiàn)了實時監(jiān)控，提高了物資供應(yīng)中心原材料采購工作對全院科研生產(chǎn)原材料采購需求的響應(yīng)速度，適應(yīng)了企業(yè)在知識經(jīng)濟(jì)時代市場競爭的需要。

目前，我院的信息化系統(tǒng)還處于建設(shè)階段，各個系統(tǒng)之間還未完成集成，信息化的作用還不能充分體現(xiàn)，信息化系統(tǒng)集成之時便是我們精細(xì)化管理全面提升之日。

四、結(jié)束語

企業(yè)的信息化并不能一蹴而就，而是漸次漸高的。企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境是一個動態(tài)的系統(tǒng)，企業(yè)管理的信息化系統(tǒng)軟件也要與之相適應(yīng)，管理信息系統(tǒng)的選型、采購、實施、應(yīng)用是一個循環(huán)的動態(tài)過程。這一動態(tài)過程是與企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)流程緊密聯(lián)系在一起的。

企業(yè)信息化管理的精髓是信息集成，其核心要素是數(shù)據(jù)平臺的建設(shè)和數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過信息管理系統(tǒng)把企業(yè)的設(shè)計、采購、生產(chǎn)、制造、財務(wù)、營銷、經(jīng)營、管理等各個環(huán)節(jié)集成起來，共享信息和資源，有效地支撐企業(yè)的決策系統(tǒng)，達(dá)到降低庫存、提高生產(chǎn)效能和質(zhì)量、快速應(yīng)變的目的，提升管理軟實力，真正做到管理“精”、“準(zhǔn)”、“細(xì)”、“嚴(yán)”，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力。