青山水庫除險加固工程檔案管理

占康英，蔡紅娟

(1.富陽市場口鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)技術(shù)服務(wù)中心，浙江 杭州 311411;2.杭州市青山水庫管理處，浙江 杭州 311305)

0 引言

杭州市青山水庫除險加固工程總投資1.158億元，工程自2002－09－20開工，2005年12月竣工驗收.作為杭州市重點水利工程項目，從項目提出、可行性研究、設(shè)計、招投標、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗收、試運行、交付使用等過程中，形成了大量的文字、圖紙、圖表、聲像等不同的檔案資料.做好這些資料的收集與整理，對促進工程建設(shè)，保障水庫工程今后的安全運行與管理，具有十分重要的意義.

青山水庫除險加固工程檔案管理建立專門檔案室，設(shè)專人按檔案專業(yè)的管理要求將技術(shù)資料收整歸檔，同時還利用檔案管理專用軟件進行計算機的系統(tǒng)管理，實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化［1］.

1 建章立制，確保檔案管理規(guī)范化、標準化

1.1 領(lǐng)導(dǎo)重視、組織有力

多年來，青山水庫管理處領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作十分重視，單獨建立了綜合檔案室，對檔案實行了集中統(tǒng)一管理.管理處領(lǐng)導(dǎo)親自分管，辦公室主任主管，并配備了專職檔案員.

青山水庫除險加固是一項龐大的系統(tǒng)工程，每個環(huán)節(jié)都要嚴格把關(guān).處領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案在工程建設(shè)、管理、運行、維護、改建、擴建等工作中的獨特作用，從一開始就把檔案工作納入到工程建設(shè)的總體計劃中，明確指出要建立文件、資料內(nèi)部管理制度，確立了建設(shè)文件資料的收集和管理以水庫管理處為主，施工檔案以施工單位為主，監(jiān)理檔案以監(jiān)理單位為主，最終歸檔以水庫管理處檔案室為主，各建設(shè)、監(jiān)理和施工單位配備專人負責資料收集和整理的檔案工作原則，明確指出要強化工程原始資料整理，對工程原始資料、設(shè)計資料、試驗資料、工程聯(lián)系單等工程資料及時匯總和整理，并安排專人負責.

1.2 健全制度，依法治檔

為規(guī)范青山水庫除險加固工程檔案資料的管理，根據(jù)國家《檔案法》、《水利基本建設(shè)項目檔案資料管理規(guī)定》等有關(guān)法規(guī)，制訂了《檔案員崗位責任制》、《檔案管理制度》《檔案借閱制度》《檔案鑒定銷毀制度》《檔案保密制度》等規(guī)章制度.針對青山水庫除險加固工程項目投資多、建設(shè)內(nèi)容多和分級管理的特點，適時出臺了《杭州市青山水庫除險加固工程檔案管理暫行辦法》，對青山水庫除險加固工程檔案資料的收集、立檔、管理、利用及安全保密等方面作了嚴格的規(guī)定.并認真、嚴格地加以貫徹實施，使工程檔案管理的整個操作流程都有法可依、有章可循［2］.

為了提高工程檔案管理水平，采取走出去、請進來的辦法，專門派人員參加檔案管理員培訓(xùn)，派檔案員到兄弟單位學(xué)習(xí)檔案管理經(jīng)驗，組織各參建單位參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并請檔案業(yè)務(wù)專家指導(dǎo)、幫助建檔立冊.

1.3 抓業(yè)務(wù)建設(shè)，規(guī)范檔案管理

工程檔案的管理有著嚴格的行業(yè)標準和規(guī)范.根據(jù)水利部《水利基本建設(shè)項目(工程)檔案資料管理規(guī)定》《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》《浙江省重點建設(shè)項目(工程)檔案管理暫行辦法》的精神，遵照《水利工程建設(shè)項目文件歸檔范圍與保管期限表》，結(jié)合除險加固工程的實際情況，對檔案從收集、整理到鑒定、保管、統(tǒng)計的每一個環(huán)節(jié)都嚴格把關(guān)，確保檔案收集基本齊全完整，案卷質(zhì)量達到組卷合理、標題簡明確切、保管期限劃分合理、裝訂結(jié)實美觀、排列編目規(guī)范有序的要求［3］.

在檔案的硬件建設(shè)和現(xiàn)代化管理方面，由于領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，較早地為檔案室配備了計算機、空調(diào)、掃描儀、照相機、溫濕度計、滅火機、縫紉機等設(shè)備，并對檔案庫房進行了裝修，添置了檔案箱20套，落實了防火、防塵、防盜、防潮等“八防”措施，還配備了杭州市政府、市檔案局開發(fā)的管理軟件，對包括除險加固工程檔案在內(nèi)的所有已歸檔案進行了條目著錄，極大地方便了檔案檢索，提高了檔案利用效率［3］.

2 青山水庫除險加固工程建設(shè)資料的收集

青山水庫除險加固工程建設(shè)資料，從項目提出到竣工驗收等階段，時間跨度大，涉及內(nèi)容多，我們根據(jù)除險加固工程建設(shè)的實際情況，采取多種措施將資料收齊、收全.

2.1 資料收集范圍

(1)綜合類文件資料

包括領(lǐng)導(dǎo)及上級機關(guān)對青山水庫除險加固工程的指示、講話、決定意見、審批文件等指導(dǎo)性文件;重大技術(shù)問題的請示報告及批復(fù)文;以及重要會議文件材料等.

(2)設(shè)計基礎(chǔ)資料

包括為青山水庫除險加固工程建設(shè)所做的勘察設(shè)計、勘察報告、勘察記錄、試驗報告;重要地段工程地質(zhì)、水文地質(zhì)設(shè)計基礎(chǔ)資料.

(3)規(guī)劃設(shè)計成果資料

包括青山水庫除險加固工程的項目建議書、可行性研究報告、初步設(shè)計報告、施工圖設(shè)計報告、設(shè)計圖紙等.

(4)工程管理類文件資料

包括青山水庫除險加固工程的承發(fā)包合同及協(xié)議書(包括設(shè)計、施工、監(jiān)理);招標、投標有關(guān)文件;各標承建單位的施工執(zhí)照、開工令;重要協(xié)調(diào)會與有關(guān)專業(yè)會議文件;工程建設(shè)大事記;工程建設(shè)監(jiān)理材料.

(5)施工文件資料

包括各標的開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底圖紙會審紀要;施工組織設(shè)計、施工計劃、方案、工藝、措施;施工記錄、施工大事記，施工過程中的來往函件;隱蔽工程交工驗收記錄，各標單位工程中間驗收記錄;單元、分部、單位工程的質(zhì)量檢查、評定材料;施工總結(jié)、技術(shù)總結(jié)等.

(6)竣工文件資料

包括各標各項目竣工驗收申請、批復(fù)及竣工驗收會議文件材料;各標各項目的竣工報告、竣工驗收報告;全部竣工圖;各標各項目的質(zhì)量評審材料;竣工驗收委員會會議記錄;竣工驗收鑒定書;竣工財務(wù)決算、審計結(jié)論等.

(7)其它重要文件資料

在資料收集工作方面，青山水庫除險加固工程管理部制定統(tǒng)一的資料收集方案，明確收集的內(nèi)容，組織協(xié)調(diào)有關(guān)方面的關(guān)系，各有關(guān)單位指派專門的檔案人員負責收集除險加固工程形成的工程檔案.

2.2 除險加固工程檔案主要內(nèi)容

(1)前期的安全鑒定材料，可行性研究報告、項目建議書，地質(zhì)勘察等設(shè)計基礎(chǔ)材料、工程初步設(shè)計材料，工程項目概算調(diào)整、資金調(diào)撥文件、工程驗收的請示、報告及資料匯編.

(2)在除險加固應(yīng)急工程、防滲墻工程、大壩和壩下工程、大壩安全自動化監(jiān)測系統(tǒng)改造工程、泄洪放空洞工程、南干渠壩段改建和電站改造土建工程、泄洪渠右堤整治工程、機電設(shè)備安裝工程、下游供水工程、綠化工程、防汛倉庫和管理用房建筑工程、下游河道整治工程等工程中形成的招投標文件、施工合同、開工報告與批復(fù)、施工方案、各類試驗報告、質(zhì)量評定表、施工記錄與大事記、施工聯(lián)系單、施工總結(jié)、施工圖、項目竣工驗收報告、竣工圖、驗收簽證、驗收會議文件、工程概算、預(yù)算、決算材料，在工程監(jiān)理中形成的招投標文件、監(jiān)理合同、監(jiān)理規(guī)劃和實施細則、監(jiān)理活動記錄、監(jiān)理日記與報告等.

(3)在防滲墻工程、大壩安全自動化監(jiān)測系統(tǒng)改造工程中產(chǎn)生的設(shè)備合格證、使用說明書、安裝規(guī)程等，在水輪發(fā)電機組及其附屬設(shè)備、泄洪閘計算監(jiān)控系統(tǒng)、電站監(jiān)控保護及視頻監(jiān)視系統(tǒng)、中控室改造和軟件集成系統(tǒng)等硬件和軟件設(shè)備的采購、安裝和使用中形成的招投標文件、設(shè)備合格證、使用說明書、安裝規(guī)程等.

(4)在工程建設(shè)中形成的反映領(lǐng)導(dǎo)視察和工程風(fēng)貌的照片;

(5)參與工程投標卻未中標的單位的投標文件.

3 除險加固工程資料的立卷歸檔

3.1 分類、組卷、排列、編號

除險加固工程檔案總體分為綜合類和工程類兩大類.綜合類檔案主要是指工程前期的綜合性管理文件，包括可行性研究報告、項目建議書等;工程類檔案以各項子工程為單位成套整理，主要的子工程有除險加固應(yīng)急工程、防滲墻工程、大壩和壩下工程等.

組卷以“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系，便于保管和利用”為原則.

綜合類檔案按問題組卷，案卷按問題結(jié)合時間排列;工程類檔案中，每個子工程內(nèi)的案卷按項目依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計材料、工程施工材料、工程監(jiān)理材料、工程竣工驗收材料、設(shè)備材料的順序排列;各個子工程之間按工程開工的時間先后結(jié)合工程之間的內(nèi)在聯(lián)系排列.在卷內(nèi)文件的排列上，管理性文件按照問題、重要程度結(jié)合時間排列;工程文件文字材料在前，圖樣在后，純圖紙的按照原圖號順序排列.

綜合類和工程類各編一個大流水號，構(gòu)成檔號，除險加固工程檔案共計647卷(綜合類35卷、工程類612卷)，排架長度10.1 m.

3.2 檔案鑒定

綜合檔案室嚴格依據(jù)《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》對除險加固工程檔案進行鑒定，剔除了無需歸檔的部分文件，對歸檔文件按其價值大小劃分為永久、長期、短期三個保管期限［4］.

青山水庫除險加固工程的有關(guān)文件材料歸檔前，依據(jù)各專業(yè)的技術(shù)管理要求和工作大綱進行審查、驗收，由項目負責人對成果進行鑒定，填寫鑒定表，與成果一并歸檔，所有歸檔的文件材料一式三份，按分類、組卷、編目等進行系統(tǒng)管理.青山水庫除險加固工程檔案編號采用字頭拼音字母加數(shù)字編號的方法.

3.3 工具的配備

為改善檔案保管條件，我們注重加強檔案室建設(shè)，配備了鐵制櫥、滅火器、吸塵器、空調(diào)、裱糊等一系列設(shè)備，保證檔案管理達到防盜、防鼠、防蟲等六防要求.同時，還配備了計算機、攝像機、數(shù)碼相機等現(xiàn)代化管理設(shè)備，基本上實現(xiàn)了檔案管理與利用的現(xiàn)代化，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理規(guī)范.

4 利用計算機及檔案管理自動化系統(tǒng)進行管理

為了便于青山水庫除險加固工程資料保管、查閱，達到檔案管理的自動化、規(guī)范化，采用檔案管理軟件進行計算機的系統(tǒng)管理，以更好地確保資源共享［4］.該軟件應(yīng)具備的硬件設(shè)備包括:一臺 PⅢ、20G硬盤、128M內(nèi)存以上配置的電腦、一部數(shù)碼相機、一臺掃描儀、一臺光盤刻錄機.

青山水庫除險加固工程檔案管理自動化系統(tǒng)主要有收發(fā)文庫、工作庫、管理庫、基礎(chǔ)庫四部分，輔助有查找文件、全文索引、系統(tǒng)設(shè)置等部分組成.收發(fā)文庫主要提供本單位收發(fā)文有效管理應(yīng)用的功能庫;工作庫主要是進行檔案文件的歸檔，進行電子文件接收、整理操作;管理庫主要是完成整理后的檔案信息在此處進行保存、管理及利用;基礎(chǔ)庫主要是建立分類方案，進行溫濕度記錄、庫房安全檢查記錄，提供利用大事記、組織機構(gòu)、全宗介紹等功能操作.

圖文表數(shù)據(jù)的錄入與編輯工作主要有:將收集的文字敘述資料用文字處理軟件(Word2000、WPS2000)輸入電腦;用AutoCAD2000繪制除險加固工程竣工圖紙;將一些有價值(主要是指見證性)的原始圖文資料用掃描儀直接輸入電腦;用用數(shù)碼相機拍攝反映大壩、溢洪閘等水工建筑物面貌及相關(guān)設(shè)備的圖片，直接輸入電腦;用Photoshop 6.0對數(shù)碼相片和掃描圖片進行預(yù)處理，將圖片尺寸調(diào)整到所需大小;對輸入電腦的工程資料和工程圖紙進行校核，確保其準確無誤.將上述信息輸入電腦后，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的步驟和要求對輸入信息進行編輯.完成全部編輯工作，經(jīng)反復(fù)校對確認無誤后，將全部信息刻成光盤，用于保存、查閱和交流［5］.

5 結(jié)語

青山水庫除險加固工程檔案管理，不僅建立專門的檔案室進行管理，還注重從計算機管理入手，利用網(wǎng)絡(luò)和多媒體技術(shù)，豐富信息資源，建立專題數(shù)據(jù)庫，逐步實現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化，提高存檔質(zhì)量和工作效率.實現(xiàn)檔案管理由封閉型向開放型、由保管型向利用型的轉(zhuǎn)變，在檔案的利用與服務(wù)中體現(xiàn)檔案價值，確保水庫的安全運行.

［1］李海仙.試論檔案工作的信息化［J］.科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2002，12(5):74 －80.

［2］周 虹.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化［J］.科協(xié)論壇，2011(9):141－142.

［3］王元慶.規(guī)范管理開發(fā)利用達標升級［J］.北京測繪，1998(4):41－43.

［4］李永強.水利工程檔案管理手冊［M］.北京:中國水利水電出版社，2001.

［5］孫 濤.加強電子檔案管理之我見［J］.海洋信息，2004(1):12－15.