匯報(bào)怎樣才能通過(guò)

匯報(bào)怎樣才能通過(guò)

溝通不是簡(jiǎn)單的我說(shuō)你聽(tīng)，是雙向的。好消息向上報(bào)，壞消息不過(guò)濾，上情下達(dá)，下情上達(dá)。

檀老師：

上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要來(lái)檢查。經(jīng)理要求大家把我們近期的成果匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，尤其是要把我們的亮點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)、成績(jī)展示出來(lái)。我們加班加點(diǎn)趕材料。但經(jīng)理不滿(mǎn)意，又做一遍，也沒(méi)滿(mǎn)意。再整改了一遍，經(jīng)理還是不滿(mǎn)意。最后經(jīng)理自己加班把材料總結(jié)出來(lái)了。拿出來(lái)的材料和我們的側(cè)重點(diǎn)不一樣。我想問(wèn)一下，我們?cè)趺醋龆疾粚?duì)，問(wèn)題出在哪兒呢？

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WXL：

這可真是工作中經(jīng)常碰到的情況，我也經(jīng)常被問(wèn)到如此的問(wèn)題。

美國(guó)著名學(xué)府普林斯頓大學(xué)對(duì)大量人事檔案進(jìn)行了分析，結(jié)果發(fā)現(xiàn)：“智慧”、“專(zhuān)業(yè)技術(shù)”和“經(jīng)驗(yàn)”只占人成功因素的25%，其余75%取決于良好的人際溝通。哈佛大學(xué)就業(yè)指導(dǎo)小組也調(diào)查了500名被解職人員。結(jié)果顯示，因人際溝通不良而導(dǎo)致工作不稱(chēng)職者占82%。

什么是溝通不良呢？

在人們溝通信息的過(guò)程中，常常會(huì)受到各種因素的影響和干擾，使溝通受到阻礙。如信息沒(méi)傳遞出去，或傳遞出去了別人沒(méi)理解，或理解了但不全面或不準(zhǔn)確甚至誤解等等，反正是“溝”而沒(méi)“通”。有可能這個(gè)障礙是發(fā)送者造成的，也可能是接收者的障礙，或者是信息傳播通道的障礙，甚至幾種因素?fù)诫s，相互影響。

溝通障礙的原因很多。

信息發(fā)送者的情緒、傾向、個(gè)人感受、表達(dá)能力、判斷力等都會(huì)對(duì)信息的傳遞結(jié)果產(chǎn)生影響，如表達(dá)能力不佳、信息傳送不全、信息傳遞不及時(shí)或不適時(shí)、知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的局限、對(duì)信息的過(guò)濾等?！爸嘎篂轳R”、“詞不達(dá)意”、“對(duì)牛彈琴”等都是在說(shuō)信息發(fā)送有問(wèn)題。

從信息接收者的角度看，接收者對(duì)信息的解釋不準(zhǔn)確、對(duì)信息進(jìn)行了篩選、對(duì)信息的態(tài)度不同及對(duì)信息的承受力不一等，也會(huì)影響信息溝通的效果。

另外，溝通形式還有語(yǔ)言和肢體語(yǔ)言?xún)煞N，有時(shí)語(yǔ)言所表達(dá)一個(gè)意思，你的肢體語(yǔ)言（表情、眼神、手勢(shì)、聲音、姿態(tài)）卻表達(dá)了另一層含義，也會(huì)讓信息接收者產(chǎn)生困惑，仍然影響溝通效果。

但我們現(xiàn)在遇到的例子是溝通通道的問(wèn)題，也就是說(shuō)存在著溝通的誤區(qū)。

誤區(qū)之一：認(rèn)為別人所知道的跟自己一樣多，或者自己的看法與別人相同。

比如：醫(yī)生容易用專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)去談?wù)摬∏椋∪思凹覍倭?xí)慣用自己的知識(shí)來(lái)理解醫(yī)生所說(shuō)，盡管醫(yī)患雙方都很認(rèn)真，但也難免會(huì)出現(xiàn)“風(fēng)馬牛不相及”的效果，醫(yī)患糾紛也常因此而致。

分析一下，你們是否也存在這種溝通的誤區(qū)呢？如果經(jīng)理把自己掌握的亮點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)、成績(jī)和大家討論一下；或者各部門(mén)長(zhǎng)在知道自己的匯報(bào)材料不滿(mǎn)意時(shí)去主動(dòng)詢(xún)問(wèn)一下經(jīng)理，需要在哪些方面再進(jìn)行補(bǔ)充，那是否就明晰了方向、減少了很多不必要的加班？

當(dāng)然，如果是經(jīng)理想開(kāi)動(dòng)大家腦筋、頭腦風(fēng)暴、集思廣益，那就是另外一回事了。

誤區(qū)之二：溝通行為不全，沒(méi)有就什么情況算亮點(diǎn)進(jìn)行探討。

溝通，不是簡(jiǎn)單的我說(shuō)你聽(tīng)，或者你說(shuō)我聽(tīng)，還包括了反饋這個(gè)環(huán)節(jié)，針對(duì)說(shuō)出來(lái)的、聽(tīng)到的，是否一致？如不一致怎么調(diào)整？這樣才能達(dá)成共識(shí)，如果缺了這個(gè)環(huán)節(jié)，也會(huì)出現(xiàn)五花八門(mén)的結(jié)果。

所以，如果你是領(lǐng)導(dǎo)，你交代給員工任務(wù)，而沒(méi)有和員工就工作的具體要求進(jìn)行探討和反饋的話(huà)，那就一定要有心理準(zhǔn)備：工作的效果不一定是你要求的那樣，原因就是兩人的理解會(huì)有差異。

誤區(qū)之三：?jiǎn)蜗騻鬟f信息。

溝通一定是雙向的。是否看到過(guò)電視綜藝節(jié)目里常有這樣的“傳話(huà)”游戲？一句話(huà)，經(jīng)過(guò)幾個(gè)被隔離開(kāi)的人傳到最后一個(gè)時(shí)，大家聽(tīng)到的是完全另一句話(huà)。為什么呢？每個(gè)人的理解、情感、表達(dá)等溝通技巧都存在差異，在傳遞信息的過(guò)程中，又或多或少進(jìn)行了加工，到最后的結(jié)果就是眼前那一幕。

當(dāng)溝通渠道過(guò)長(zhǎng)、組織機(jī)構(gòu)龐大、內(nèi)部層次多時(shí)，從最高層傳遞信息到最低層，從低層匯總情況到最高層，中間環(huán)節(jié)太多，容易使信息損失較大，出現(xiàn)信息刪減或添加及信息扭曲等結(jié)果。

企業(yè)中最容易出現(xiàn)的溝通障礙是單向傳遞。一個(gè)是從上到下的溝通容易出現(xiàn)信息膨脹效應(yīng)，傳遞環(huán)節(jié)越多，越容易出現(xiàn)膨脹和歪曲。向上溝通容易出現(xiàn)信息壓縮效應(yīng)。一般是好消息向上報(bào)，壞消息被過(guò)濾，結(jié)果導(dǎo)致高層經(jīng)理不了解下情，做出錯(cuò)誤決定。

國(guó)際EAP協(xié)會(huì)認(rèn)證咨詢(xún)專(zhuān)家 檀培芳