論組織中有效溝通模式

何梅

摘要：21世紀(jì)處于信息的海洋時(shí)代，一切政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各種社會活動(dòng)能否有序的進(jìn)行，決定在于是否擁有良好的溝通體系。有效溝通作為人與人，組織與組織之間溝通的一種重要手段正在不斷的被社會所需要，而溝通模式作為確保能進(jìn)行有效溝通的渠道顯得更加重要。

關(guān)鍵詞：有效溝通；溝通模式；傳遞信息

一、研究背景

隨著社會的不斷發(fā)展進(jìn)步，我們會發(fā)現(xiàn)自己正處于信息社會時(shí)代中，無論是經(jīng)濟(jì)方面或政治方面以及文化方面等等社會活動(dòng)能否有序的進(jìn)行，決定在于是否擁有良好的溝通體系。有效溝通是組織的生命線，而溝通模式是決定生命線能否存活的重要措施。企業(yè)關(guān)系的和諧，離不開企業(yè)管理者與員工關(guān)系的順暢，有效溝通促使關(guān)系和順[1]。如今，在經(jīng)濟(jì)全球化，以及激烈的市場競爭中，越來越多的國內(nèi)企業(yè)開始進(jìn)行跨國經(jīng)營，組織間的成員無論是在文化背景、思維方式以及行業(yè)習(xí)慣等方面都會存在巨大差異，一些矛盾和某些沖突在一定程度上，將直接影響企業(yè)國際化戰(zhàn)略的成功，溝通管理過程是一個(gè)重要組成部分，對于國內(nèi)外企業(yè)都一樣。即使在相同的文化背景下，也會出現(xiàn)溝通的障礙，作為一種解決問題的方法，良好的溝通模式可以化解矛盾、解決沖突，這在組織信息交流活動(dòng)中變得更加突出和重要，所以，尋找有效的溝通模式，即運(yùn)用正確的溝通方法對是否能化解這一矛盾，解決這一沖突上起著至關(guān)重要的作用。

二、有效溝通模式的內(nèi)涵

溝通是指通過語言和動(dòng)作來發(fā)送和接收信息的過程。溝通最基本的功能就是交換信息。這些信息可以是觀點(diǎn)、意見，也可以是情緒。項(xiàng)目組織中的人只有在相互了解的基礎(chǔ)上，才有可能去理解對方的文化背景、思想觀念、行為方式及利益關(guān)系等，才能達(dá)到有效溝通[2]。有效溝通是指發(fā)送者的信息準(zhǔn)確的傳遞到接收者，并且為接收者全面的接受、破譯、理解。若要保障組織中有效溝通。在有效溝通中，溝通模式有四個(gè)主要因素，即：輸出者，接受者，信息和溝通渠道。這些因素將會影響組織中有效溝通能否正常進(jìn)行，所以有著非常重要的作用。四大要素的不同作用表現(xiàn)在：第一，信息的輸出者。輸出者可以是個(gè)人形式存在或以組織的形式存在，它是信息的來源渠道，只有全面的了解接收者情況，然后選擇合適的溝通渠道以及溝通模式，才可以保障溝通的有效性，便于理解和溝通。要順利的完成信息的輸出，還必須對編碼（Encoding）和譯碼（Decoding）兩個(gè)概念有所了解。第二，信息的接收者。接收者是通過獲得輸出者傳達(dá)的信息并且把其轉(zhuǎn)化為自己所理解思想內(nèi)容。接收者同樣可以是個(gè)人形式存在或是以組織形式存在，主要從事的是解碼工作。第三，信息。信息是指在溝通過程中傳給接收者的消息，包括口語和非口語的?？赡苡捎谳敵隽硕嘤嗟男畔⒒蛘呤禽敵雠c接收者之間的差異，輸出和接收者間對信息有著不同的理解。第四，溝通渠道。溝通渠道是信息傳送的載體，是保證信息傳送有效性的重要一環(huán)。這些渠道可分為正式或非正式的溝通渠道、向下溝通渠道、向上溝通渠道、水平溝通渠道等等。

三、組織發(fā)展中有效溝通存在的問題

（一）組織機(jī)構(gòu)存在的問題

在組織中，機(jī)構(gòu)設(shè)置合理，被認(rèn)為是該組織一個(gè)重要原則。合理的設(shè)置有利于組織的長期發(fā)展，機(jī)構(gòu)設(shè)置是否合理會影響到組織的發(fā)展。組織中溝通的有效性會受到管理幅度大小以及管理層次多少的影響。在組織溝通中，在橫向上，可以設(shè)置專門負(fù)責(zé)溝通的部門，減少組織目標(biāo)服務(wù)的重復(fù)性，根據(jù)不同對象選擇不同的溝通模式，確保溝通的有效性。在縱向上，確保信息傳送能夠高效的，準(zhǔn)確的傳送給組織各個(gè)部門。這樣做可以讓組織中傳送的信息以及溝通方面可以有效的進(jìn)行。在組織中，由于非正式的溝通渠道溝通方便，速度快，靈活，受到了比較高的歡迎程度。但缺乏信息的真實(shí)性和可靠性，有時(shí)甚至歪曲事實(shí)，誤導(dǎo)，這可能導(dǎo)致在小團(tuán)體、小圈子，會影響到組織人員的凝聚力穩(wěn)定。所以，我們要想組織能健康發(fā)展，必須依據(jù)不同的溝通對象采取有效溝通模式。

（二）管理者存在的問題

在組織中，管理者負(fù)責(zé)組織里各個(gè)層次的事情，包括信息發(fā)布和正確、清晰的理解溝通內(nèi)容，即編碼（Encoding）和譯碼（Decoding）工作。還需要考慮其重要性，時(shí)效性等等，然后對其選擇不同的溝通方式。當(dāng)然，溝通內(nèi)容也要條理清晰，語義表達(dá)的觀點(diǎn)明確。有效溝通的進(jìn)行，必須要確定對象，然后選擇運(yùn)用不同溝通模式，同時(shí)和信息接收者之間的心理距離要盡可能縮短。管理者在編碼過程，要提高編碼的正確性，可以讓組織人員能夠正確、高效的理解其溝通內(nèi)容。

（三）接受信息存在的問題

溝通的最終目的體現(xiàn)在是否把自己想傳達(dá)的信息內(nèi)容過渡給信息接收者。對所過渡的信息內(nèi)容是否能全面接受，破譯和理解。所以除了必須以正確的溝通模式去接受信息之外，還需要能全面破譯信息所包含的內(nèi)容。

四、組織溝通模式存在的問題對策研究

（一）情感上進(jìn)行溝通

在情感溝通上，余世維的《有效溝通》講義中提到，在企業(yè)管理中，情感是指工作上的一種滿足或者挫敗[3]。例如，安利公司都讓每一次能夠成功進(jìn)行推銷的員工，向他人講述自己的成功經(jīng)歷，另外找一個(gè)失敗的推銷員，讓他向其他人講述自己所遇到的挫折，同時(shí)讓大家交流心得。這種情感分享的策略與安利公司獲得的成功有著非常重要聯(lián)系。組織要在情感溝通模式中做好有效溝通，第一，需要解決組織內(nèi)部的溝通。組織是由組織管理者和組織人員共同組成的，所以領(lǐng)導(dǎo)者需要在情感上時(shí)人員和組織有所聯(lián)系。這一環(huán)節(jié)是情感的，是組織文化的可接受性培養(yǎng)。

（二）公司理念上進(jìn)行溝通

著名的豐田公司總裁奧田碩，在豐田公司工作長達(dá)24年的職業(yè)生涯中，經(jīng)常與豐田公司的工程師以及其他員工聊天，在聊天中，并常常就“公司理念”上進(jìn)行溝通，包括，準(zhǔn)時(shí)生產(chǎn)（just-time）、持續(xù)改進(jìn)（continualimprovement）、自動(dòng)化（Automation）等等。從這里我們可以看到，豐田公司的成功是根深蒂固的，它的領(lǐng)導(dǎo)力，團(tuán)隊(duì)和文化，并制定有效的策略，建立了穩(wěn)固的供貨關(guān)系，以及創(chuàng)建和維護(hù)一個(gè)學(xué)習(xí)型企業(yè)，這些都反映出了，公司理念溝通模式對組織的重要性。組織要在公司理念溝通模式中做好有效溝通，首先，需要從心理去認(rèn)識接受，要深刻的認(rèn)識組織文化，組織的理念等等，增強(qiáng)凝聚力，不能游離于組織外，從意識形態(tài)進(jìn)化為深刻認(rèn)識。第二，需要從行動(dòng)去認(rèn)識接受，在組織中，需要以自身行動(dòng)去為組織做貢獻(xiàn)，其中表現(xiàn)為，聽從領(lǐng)導(dǎo)的管理，增強(qiáng)與組織人員交流溝通，創(chuàng)造和諧氛圍，最后，需要增強(qiáng)紀(jì)律性，治理組織人員，平常在管理中，需要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的管理，強(qiáng)化日常的監(jiān)管，以及強(qiáng)化制度的執(zhí)行。管理者應(yīng)當(dāng)提高對溝通重要性的認(rèn)識，切實(shí)轉(zhuǎn)變家長或權(quán)威性溝通角色[4]。

（三）領(lǐng)導(dǎo)能力上進(jìn)行溝通

“領(lǐng)導(dǎo)者的有效溝通有助于領(lǐng)導(dǎo)者推動(dòng)變革性的主動(dòng)行為，發(fā)布行動(dòng)號召，加強(qiáng)組織的能力，創(chuàng)建激勵(lì)產(chǎn)生的組織環(huán)境，進(jìn)行科學(xué)的決策，實(shí)現(xiàn)組織的愿景”[5]。在組織中，領(lǐng)導(dǎo)者的領(lǐng)導(dǎo)能力高低也影響著一個(gè)組織生命力強(qiáng)弱。隨著社會發(fā)展，組織的發(fā)展，管理方式的要求越來越高，也要求領(lǐng)導(dǎo)者在轉(zhuǎn)變過去的思維模式、行為模式，不能讓所有的員工都圍著自己的想法轉(zhuǎn)，而是要求領(lǐng)導(dǎo)者和員工之間進(jìn)行有效的溝通，各司其職。從最大程度上調(diào)動(dòng)員工的積極性，形成良好的溝通氛圍，只有這樣的領(lǐng)導(dǎo)者，才能使一個(gè)組織健康有序的發(fā)展。

（四）溝通標(biāo)準(zhǔn)上進(jìn)行溝通

只有標(biāo)準(zhǔn)的情況下，溝通才是有意義的，有效溝通也是如此，如：以營利為目的的企業(yè)，組織的存在以經(jīng)營業(yè)績?yōu)楹饬炕A(chǔ)，其溝通標(biāo)準(zhǔn)就是企業(yè)的經(jīng)營業(yè)績。所以，若要進(jìn)行有效溝通，其溝通模式可以確定為標(biāo)準(zhǔn)化溝通。第一，組織必須要建立完善的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系。第二，確定其業(yè)績目標(biāo)，必須用科學(xué)的方式加以驗(yàn)證目標(biāo)設(shè)置合理性和明確性，使企業(yè)能夠達(dá)到預(yù)期的業(yè)績目標(biāo)。有效溝通的目的是取得受眾認(rèn)可程度并達(dá)成意義上的共識，從而與受眾建立良好而穩(wěn)固的關(guān)系[6]。有一個(gè)溝通標(biāo)準(zhǔn)，可以衡量有效溝通模式的意義大小，也可以衡量對組織的貢獻(xiàn)。

五、結(jié)束語

總而言之，在信息社會的今天，要想讓組織能夠不斷的發(fā)展，就要通過合適的溝通方式進(jìn)行有效溝通。設(shè)置合理的組織溝通體系，把對組織人員的有效溝通貫徹到各個(gè)方面，包括信息處理和信息反饋等，構(gòu)建內(nèi)外和諧健康發(fā)展的氛圍。有效的溝通模式，能夠使組織人員之間進(jìn)行有效溝通，管理者對于掌握組織人員的情況以及組織之間的合作上有著重要作用，可以更好的對組織進(jìn)行管理。

參考文獻(xiàn)：

[1] 鄭麗燕.有效溝通增進(jìn)員工快樂感[J].中國電力企業(yè)管理，2011.

[2] 陳杰.合資企業(yè)項(xiàng)目跨文化溝通管理[J].項(xiàng)目管理技術(shù)，2008，S.

[3] 余世維.有效溝通（第二版）[D].京華出版社，2012.