醫(yī)學(xué)院校臨床學(xué)院教學(xué)檔案管理探討

普 娜 李高峰 蔣永新 方 冰

（昆明醫(yī)學(xué)院第三附屬醫(yī)院，云南省腫瘤醫(yī)院 云南 昆明 650118）

醫(yī)學(xué)院校臨床學(xué)院教學(xué)檔案管理探討

普 娜 李高峰 蔣永新 方 冰

（昆明醫(yī)學(xué)院第三附屬醫(yī)院，云南省腫瘤醫(yī)院 云南 昆明 650118）

醫(yī)學(xué)院校的臨床學(xué)院承擔(dān)著醫(yī)學(xué)生的臨床教學(xué)任務(wù)，臨床教學(xué)檔案是對(duì)醫(yī)學(xué)院校教學(xué)檔案管理的承接和補(bǔ)充。臨床學(xué)院加強(qiáng)教學(xué)檔案管理，能更好地為培養(yǎng)合格的醫(yī)學(xué)人才服務(wù)，本文就醫(yī)學(xué)院校臨床學(xué)院教學(xué)檔案的管理做一探討。

醫(yī)學(xué)院校；臨床學(xué)院；教學(xué)檔案

為了加強(qiáng)我院教學(xué)檔案工作建設(shè)，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在醫(yī)院管理、教學(xué)活動(dòng)、教學(xué)研究等各項(xiàng)工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化，更有效地發(fā)揮教學(xué)檔案的作用，根據(jù)昆明醫(yī)學(xué)院及本院檔案管理的有關(guān)文件精神[1-3]，結(jié)合教學(xué)工作實(shí)際，本院的教學(xué)檔案管理從以下幾個(gè)方面開展工作：

本院把形成的教學(xué)檔案分成兩部分，一部分按本院綜合檔案室要求移交歸檔，另一部分按教學(xué)基礎(chǔ)檔案分類指導(dǎo)目錄要求歸檔，并安排專人管理。

1 教學(xué)檔案工作的基本原則

1.1 凡在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像材料均屬教學(xué)檔案。

1.2 教學(xué)檔案是衡量本院教學(xué)管理水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，是本院檔案的主體、核心和重點(diǎn)。

1.3 教學(xué)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于開發(fā)利用。

2 教學(xué)檔案歸檔范圍

2.1 歸檔原則

①必須對(duì)本院和社會(huì)當(dāng)前與長遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。②必須反映教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的全過程，保證完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。③必須遵循其自然形成規(guī)律，保持有機(jī)聯(lián)系，符合教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的成套性特點(diǎn)。

2.2 歸檔內(nèi)容和重點(diǎn)

①歸檔的主要內(nèi)容包括教學(xué)綜合管理、師資隊(duì)伍、教學(xué)工作、學(xué)科建設(shè)、本科學(xué)生工作、研究生工作、教學(xué)儀器設(shè)備管理工作等。②歸檔的重點(diǎn)是本院在教學(xué)工作，特別是教學(xué)實(shí)踐各個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)中形成的不同文件材料。

3 教學(xué)檔案收集、歸檔、保管的基本要求

3.1 教學(xué)檔案收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則，凡需歸檔的教學(xué)文件材料，必須遵循教學(xué)文件材料的自然形成規(guī)律，保持歸檔材料之間的聯(lián)系，根據(jù)便于保管和利用的原則進(jìn)行系統(tǒng)整理，必須保證歸檔教學(xué)文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、系統(tǒng)性。

3.2 教學(xué)檔案分為紙介質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式，兩種形式的檔案都應(yīng)存檔保存。凡需歸檔的教學(xué)文件材料，盡量采用原件，規(guī)格相對(duì)統(tǒng)一，一般歸檔一份。一般用計(jì)算機(jī)打印，不能打印的則要求用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書寫，字跡要工整，圖文清晰，并裝訂成冊(cè)，利于長期保存。對(duì)于數(shù)字化教學(xué)資料,采取在電腦上分類歸檔的方法。對(duì)于電子檔案，教學(xué)檔案管理人員將本部門的電子教學(xué)信息采集匯總,按照內(nèi)容和格式的統(tǒng)一要求進(jìn)行修改編輯,然后保存在固定的文件夾上完成邏輯歸檔。電子檔案歸檔工作隨辦隨歸,同時(shí)采取紙質(zhì)文件與電子文件雙重歸檔的方法,以避免電子文件的不可靠性。

3.3 教學(xué)檔案材料存檔期限嚴(yán)格按照本院按教學(xué)基礎(chǔ)檔案分類指導(dǎo)目錄要求歸檔保存。

3.4 教學(xué)檔案管理人員應(yīng)于每學(xué)期開學(xué)、期中、期末對(duì)本部門的教學(xué)檔案進(jìn)行及時(shí)的清理與歸檔。立卷人應(yīng)按教學(xué)檔案歸檔要求，進(jìn)行系統(tǒng)整理、組卷、并編頁號(hào)、卷號(hào)（盒號(hào)），裝入標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒中，注明保管期限，檔案目錄按照評(píng)建管理軟件進(jìn)行計(jì)算機(jī)錄入。

3.5 教學(xué)檔案的保管和利用。每個(gè)部門必須指定專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收發(fā)、登記、歸檔、保管等管理工作，各教研室應(yīng)指定教學(xué)秘書負(fù)責(zé)，并有詳細(xì)記錄；必須存放在安全可靠、防火、防霉、防雨的地點(diǎn)；必須有專柜保存。

4 教學(xué)檔案人員的具體工作要求

4.1 教學(xué)檔案人員必須做好材料的收集、登記、保存、立卷歸檔和使用工作，減少教學(xué)文件、材料的丟失。要做到主動(dòng)送交與上門收集相結(jié)合，歸檔范圍內(nèi)和歸檔范圍外相結(jié)合，要采取相應(yīng)措施將該收集的零散文件、材料收集齊全。積極催交、收集、加工來自各方面的信息材料, 保持資料的詳實(shí)與完整, 并將其及時(shí)移交。建立教學(xué)檔案分層管理辦法, 每位從事教學(xué)及管理工作的人, 對(duì)自己所負(fù)責(zé)或從事的工作應(yīng)有一個(gè)完整的記錄, 并及時(shí)提供給檔案管理人員。相應(yīng)職能科室設(shè)兼職檔案員負(fù)責(zé)收集整理本部門相關(guān)教學(xué)材料。

4.2 針對(duì)教學(xué)工作的特點(diǎn),在實(shí)際收集中應(yīng)注意做到:一是抓住兩頭集中收。每學(xué)年結(jié)束和下學(xué)期開始是教學(xué)檔案資料形成的主要時(shí)間,要抓住時(shí)機(jī),集中精力收集。二是任務(wù)變化及時(shí)收。教學(xué)過程中有時(shí)教學(xué)任務(wù)會(huì)發(fā)生變化。要及時(shí)了解掌握由新情況、新任務(wù)而產(chǎn)生的新資料,及時(shí)收集。三是特殊情況重點(diǎn)收。在平時(shí)教學(xué)中,有時(shí)會(huì)出現(xiàn)臨時(shí)性的重要工作、會(huì)議、事件等情況,應(yīng)有重點(diǎn)地予以關(guān)注,對(duì)形成的資料重點(diǎn)收集。對(duì)教學(xué)指導(dǎo)性的文件、各種教學(xué)規(guī)章制度性文件、教學(xué)通知、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)進(jìn)程、教案、講稿、課件、試卷、試題庫、試題分析、教學(xué)活動(dòng)記錄、成績(jī)表等資料做到隨時(shí)收集,對(duì)教學(xué)課題申報(bào)原始記錄、論文、教材、圖書、師資管理、學(xué)生管理等材料定時(shí)收集。對(duì)一些重要教學(xué)工作和重大教學(xué)活動(dòng)及時(shí)保存完整材料并整理相關(guān)記錄。同時(shí)，定期檢查檔案材料,如發(fā)現(xiàn)應(yīng)有而缺少的教學(xué)檔案資料,應(yīng)及時(shí)通過各種形式收集補(bǔ)齊,使之齊全完整。

4.3 教研室建立的教學(xué)檔案尤其要注重收集和處理教師教學(xué)信息反饋與效果評(píng)價(jià)等教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控過程的材料。根據(jù)不同學(xué)科的特色,各教研室要對(duì)教學(xué)資料收集的內(nèi)容和范圍作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整和補(bǔ)充, 根據(jù)實(shí)際情況新增擴(kuò)展相應(yīng)的類別條目，以保證教學(xué)資料的完整性。

5 教學(xué)檔案工作的檢查、考核

實(shí)行檔案綜合目標(biāo)管理, 把教學(xué)歸檔工作納入年度科主任任期目標(biāo)考核范圍, 與科室效益、個(gè)人績(jī)效掛鉤。要求各部門兼職檔案員按照醫(yī)院檔案工作五星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)做好教學(xué)檔案管理工作。本院檔案業(yè)務(wù)部門隨時(shí)了解、督促、檢查、指導(dǎo)兼職檔案員做好教學(xué)檔案材料的收集整理工作。教學(xué)管理部門每學(xué)期期末對(duì)各教研室（組）教學(xué)檔案管理情況進(jìn)行檢查，作為評(píng)優(yōu)的一項(xiàng)重要指標(biāo)。

[1]程岱峰,柳青.高校教學(xué)檔案的收集與整理[J].北京檔案,2006,9(1):30-31.

[2]齊洪濤.高校附屬醫(yī)院要注重教學(xué)檔案的管理[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào),2008,3(27):103-121.

[3]任麗平.以教學(xué)水平評(píng)估為契機(jī)推動(dòng)教學(xué)檔案建設(shè)[J].吉林醫(yī)藥學(xué)院學(xué)報(bào),2007,28(4):247-248.

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C

1671-8194（2012）10-0711-02