渡運(yùn)單位船舶技術(shù)檔案的收集

李 梅

(江蘇省鎮(zhèn)揚(yáng)汽車(chē)輪渡管理處，江蘇 鎮(zhèn)江 212004)

0 引言

汽車(chē)渡船是一種從事公路汽車(chē)越江運(yùn)輸?shù)亩坛烫厥獯?。由于越江運(yùn)輸車(chē)輛的結(jié)構(gòu)日趨大型化、重型化，對(duì)渡船的承載能力、操縱性能、安全性能等要求越來(lái)越高，因而渡運(yùn)單位須逐步更新渡船與之相適應(yīng)，船型也逐漸向大型化發(fā)展。其檔案資料的收集完整齊全準(zhǔn)確對(duì)日后船舶的使用、維護(hù)、海損處理、航行安全、更新改造等都具有非常重要的作用。

1 渡運(yùn)單位檔案收集工作的特點(diǎn)

在船舶技術(shù)檔案的收集過(guò)程中，設(shè)計(jì)部門(mén)、建造廠家和運(yùn)營(yíng)單位有著明顯的區(qū)別。設(shè)計(jì)部門(mén)和建造廠家均為船舶領(lǐng)域的專(zhuān)業(yè)技術(shù)單位，對(duì)船舶的熟知程度相當(dāng)深入，其技術(shù)檔案的收集工作相對(duì)規(guī)范;而運(yùn)營(yíng)單位多為非船舶專(zhuān)業(yè)的管理型部門(mén)，對(duì)船舶的專(zhuān)業(yè)技術(shù)了解不深不全，且渡船檔案資料的收集范圍既包含了設(shè)計(jì)部門(mén)和建造廠家在船舶設(shè)計(jì)、建造過(guò)程中產(chǎn)生的檔案資料，又包含了運(yùn)營(yíng)單位在船舶使用、海損處理、安全、維護(hù)、技術(shù)改造等運(yùn)營(yíng)過(guò)程中形成的一系列檔案資料，其復(fù)雜性更甚于專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)。

2 渡運(yùn)單位檔案收集工作的重點(diǎn)

在實(shí)踐中認(rèn)為，要完整準(zhǔn)確地收集船舶技術(shù)檔案，關(guān)鍵是要把握好以下2個(gè)重點(diǎn)。

2.1 完整準(zhǔn)確地收集新船建造檔案

任何一個(gè)水上運(yùn)輸單位在其運(yùn)營(yíng)過(guò)程中都要根據(jù)實(shí)際運(yùn)營(yíng)狀況適時(shí)建造新船，公路渡口運(yùn)營(yíng)單位更是如此。隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)和交通物流業(yè)的快速發(fā)展，以及汽車(chē)保有量的不斷增加，經(jīng)渡口渡運(yùn)的車(chē)流量逐年增加，渡運(yùn)車(chē)輛的結(jié)構(gòu)也不斷發(fā)生變化，渡運(yùn)單位必然要不斷增加運(yùn)力，更新船型與之相適應(yīng)，這就給船舶檔案的收集提供了非常有利的時(shí)機(jī)。

首先要學(xué)習(xí)熟悉造船知識(shí)和過(guò)程。檔案人員除了要具備高度的工作責(zé)任心和較強(qiáng)的本職業(yè)務(wù)工作能力外，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)船舶專(zhuān)業(yè)知識(shí)，掌握一定的船舶基本理論，基本熟悉新建船舶的總體結(jié)構(gòu)和船舶建造的基本程序，并且按照船舶建造程序制定一個(gè)較為詳細(xì)的船舶檔案收集計(jì)劃，以利于自己在收集新建船舶檔案時(shí)有條不紊，忙而不亂。

其次要建立一個(gè)包括本單位技術(shù)部門(mén)、駐廠代表、廠方技術(shù)人員等在內(nèi)的檔案收集管理工作責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，通過(guò)相關(guān)人員準(zhǔn)確掌握新船建造的進(jìn)度。專(zhuān)業(yè)檔案人員要定期到廠家檢查、督促參與新船建造的兼職檔案員及時(shí)收集圖紙資料，避免發(fā)生資料遺漏、損壞等情況，防止資料變成個(gè)人財(cái)產(chǎn)成為“死檔”，以減少后期整理歸檔時(shí)重新尋找的麻煩。

第三要按程序收集檔案。一是要注重新船建造文件資料的收集。新船開(kāi)工建造前，首先要有本單位新船建造立項(xiàng)計(jì)劃書(shū)、設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、圖紙審查申請(qǐng)書(shū)、圖紙審核意見(jiàn)書(shū)、審圖聯(lián)系通知單、新船建造前審查結(jié)果通知單、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、議標(biāo)會(huì)議紀(jì)要、中標(biāo)通知函、建造合同等，這些文件資料必須在開(kāi)工前將原件收集到檔案室，設(shè)立專(zhuān)門(mén)卷宗予以保存。二是要認(rèn)真做好建造過(guò)程中文件資料的收集。新船建造過(guò)程中，要按進(jìn)度適時(shí)收集相關(guān)檔案資料。這一階段的主要資料包括施工圖設(shè)計(jì)及審查、監(jiān)理資料、技術(shù)變更通知書(shū)、外購(gòu)設(shè)備說(shuō)明書(shū)及圖紙等，這些資料要制定專(zhuān)人設(shè)立專(zhuān)柜分類(lèi)保存。三是要重視竣工驗(yàn)收資料的收集，包括竣工圖、試航記錄、系泊實(shí)驗(yàn)、各種航行證書(shū)、新船交接資料等。四是要跟蹤試運(yùn)行期間形成的運(yùn)行記錄、缺陷記錄、維修記錄等資料的收集。

2.2 加強(qiáng)渡船運(yùn)行資料的收集

渡船運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，一般會(huì)形成航行日記、機(jī)損維修記錄、安全事故記錄等常規(guī)性文件資料，這就要求檔案人員要熟悉渡船運(yùn)營(yíng)的全過(guò)程，定期與生產(chǎn)部門(mén)、機(jī)務(wù)部門(mén)、安全管理部門(mén)聯(lián)系，督促兼職檔案人員及時(shí)將相關(guān)文件資料按船號(hào)收集歸檔。對(duì)于技術(shù)改造、技術(shù)更新、技術(shù)發(fā)明等文件資料，要及時(shí)掌握相關(guān)信息和動(dòng)態(tài)，項(xiàng)目完成后需將相關(guān)文件資料收集歸檔。對(duì)于船舶報(bào)廢、轉(zhuǎn)讓等形式的文件材料要按照規(guī)范程序及時(shí)做好相關(guān)檔案資料的銜接工作。

通過(guò)對(duì)新船建造過(guò)程和渡船運(yùn)營(yíng)等過(guò)程的全程參與，一艘渡船的檔案資料即可確保完整準(zhǔn)確，從而為日后的利用、技術(shù)改造等提供完備的基礎(chǔ)資料。

3 結(jié)語(yǔ)

鎮(zhèn)揚(yáng)汽車(chē)渡船管理處是一個(gè)建渡30多年的專(zhuān)業(yè)汽車(chē)渡運(yùn)單位，其渡船船型經(jīng)歷了8車(chē)渡、14車(chē)渡、18車(chē)渡、20車(chē)渡、28車(chē)渡的漸進(jìn)發(fā)展過(guò)程，對(duì)渡船檔案資料的收集過(guò)程中不斷研究，形成了較為完善的收集工作體系，保證了渡船檔案資料的完整準(zhǔn)確，為渡運(yùn)安全生產(chǎn)發(fā)揮了積極的作用。