新形勢下型號產(chǎn)品檔案歸檔管理模式研究

◎北京航天長征科技信息研究所 徐文

航天型號產(chǎn)品檔案作為歷史記錄的原始載體，見證了我國航天事業(yè)從無到有、從弱到強的變遷，承載著航天事業(yè)發(fā)展的全部信息資源，是航天檔案的主體，更是我國航天科技工業(yè)對外公開科技交流的主要媒介。

在當前高密度發(fā)射、多型號并舉、研制周期短的形勢下，型號研制呈現(xiàn)出多方案與多狀態(tài)并存、研制與設計并行、批產(chǎn)與定型同時、狀態(tài)與批次多樣的特點，而型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作卻無法跟上這一巨大變化，造成歸檔工作的實施落后于型號狀態(tài)的改變，歸檔時機難以把握等問題。如何解決這一矛盾是航天檔案管理部門需要思考和研究的重點。

一、特點與現(xiàn)狀

1．特點

型號產(chǎn)品檔案是指型號項目從立題開始到成果應用推廣的過程中所形成并保存的文件材料。其歸檔工作是文件工作和檔案工作的連接點、結合部，是檔案管理的基礎工作。做好檔案的歸檔是為了給后續(xù)型號的研制提供借鑒，保持成熟技術的傳承性，積累研究成果。航天型號產(chǎn)品檔案具有以下幾個方面的特點：

專業(yè)性強。型號研制是有著固定程序的系統(tǒng)工程，涉及機械、力學、材料、仿真、控制、環(huán)境與可靠性、電子、通信、機電一體化等學科以及設計、生產(chǎn)、研發(fā)等環(huán)節(jié)，每一學科或環(huán)節(jié)都有其專業(yè)上的規(guī)范和深度。因此，航天型號產(chǎn)品檔案也具有較強的專業(yè)性。

成套性強。成套性是型號產(chǎn)品檔案的主要特點。每個型號從研發(fā)到定型或批產(chǎn)，時間上的延續(xù)性和內容上的承接性是鑒定其檔案完整齊全的重要特征。一套完整的型號產(chǎn)品檔案包括管理性文件、技術性文件、非紙質載體文件等。

現(xiàn)實使用性強。型號產(chǎn)品檔案承載了型號在研制過程中所形成的大量真實的方案、數(shù)據(jù)及圖形信息，在型號的研制、生產(chǎn)、管理活動以及改進、技術成果應用等過程中都發(fā)揮著巨大作用。

形成周期長、涉及部門多。每個型號從論證研發(fā)到設計生產(chǎn)都要經(jīng)過計劃、立項、設計、生產(chǎn)、驗收、發(fā)射等環(huán)節(jié)，涉及眾多部門，往往需要幾年甚至更長的時間，所以其檔案歸檔工作具有點多、面廣、難度大、周期長的特點。

2．現(xiàn)狀

目前，航天型號產(chǎn)品的檔案管理工作在中國航天科技集團公司的重視和支持下，按照《檔案法》的基本要求，實行統(tǒng)一領導、分級管理的模式，已形成了一套以航天科技集團檔案館為核心，各研究院檔案部門為主體，各研究所（廠）資料檔案室為基礎的檔案工作體系。

統(tǒng)一領導、分級管理。由航天科技集團檔案行政管理部門主管航天系統(tǒng)的檔案工作，各院級檔案管理部門對本院的檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調、監(jiān)督和指導，院屬各單位檔案管理部門主管本單位的檔案收集工作。在這種模式下，型號產(chǎn)品檔案被分別保存在各單位的資料室，以方便設計人員隨時使用。

機構眾多、布局分散?，F(xiàn)航天系統(tǒng)機構眾多，布局分散，檔案管理工作范圍較大，導致檔案的收集與歸檔存在一定難度。各單位資料室是集中管理本單位檔案的機構，負責檔案的收集、整理、保管和提供利用等工作，但由于不同單位的管理流程不同，加之各單位之間交流甚少，導致在分管范圍內的檔案相對獨立，檔案工作呈現(xiàn)“孤島”現(xiàn)象，資源不能共享。

定向收集、定期移交。根據(jù)《檔案法》第十一條“機關、團體、企事業(yè)單位和其它組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”的規(guī)定，檔案管理部門應在型號研制完成某一階段后向各單位征集相關檔案資料。

重保管、輕利用。檔案信息的服務方式主要有檔案外借、制發(fā)檔案復制本、提供咨詢、印發(fā)檔案目錄、展覽與陳列等。從檔案服務的角度看，型號產(chǎn)品檔案管理工作長期以來形成了“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)。

二、存在的主要問題

中國運載火箭技術研究院自建院以來便形成了一套完整的檔案管理體系，并按照檔案的屬性進行管理。但從當前檔案管理工作面臨的新形勢、新要求來看，現(xiàn)行的管理模式主要存在著以下幾個方面的問題：

一是型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作還未真正納入型號研制生產(chǎn)計劃。型號產(chǎn)品檔案管理工作要求納入型號管理的各個環(huán)節(jié)，但歸檔工作難以同步，還不能真正納入型號研制的程序之中。

二是歸檔時機難以把握，已歸檔文件的技術狀態(tài)與要求的技術狀態(tài)不完全吻合。自“十一五”規(guī)劃實施以來，型號研制工作的周期不斷縮短，如果仍按原來的標準要求在發(fā)射后3～4 個月內進行檔案歸檔，那么型號產(chǎn)品的設計文件內容早已更改，且變更的內容不能完全反映到歸檔文件中。另外，缺乏對技術通知單和更改單的系統(tǒng)管理，導致歸檔工作的實施往往落后于狀態(tài)的改變。

三是型號產(chǎn)品檔案歸檔的質量難以控制，有些過于簡單，不能反映真實的技術水平。完整、準確、系統(tǒng)是評價檔案質量的標準。隨著計算機系統(tǒng)的應用普及，文件的載體已不再是單一的紙質載體。檔案的管理雖然在逐步實現(xiàn)計算機系統(tǒng)下的目錄和全文管理，但由于檔案部門信息技術環(huán)境落后，與技術部門的信息交流渠道尚未暢通，信息的安全性、可靠性、完整性問題還未很好解決。另外，技術人員的歸檔意識淡薄，歸檔文件的質量難以保證，檔案管理部門無法對各種載體檔案的收集是否齊全完整、內容是否真實有效、歸檔是否及時加以把握，以及對各部門的歸檔質量等問題進行全面系統(tǒng)的綜合評價。

四是歸檔模式不適應當前形勢發(fā)展的需要。從航天事業(yè)建立初期，型號產(chǎn)品的檔案工作就是以檔案的收集、整理和提供利用為重點，直至今日檔案歸檔工作的管理方式仍是一次性收集并歸檔的傳統(tǒng)模式。顯然，這種模式已不適應當前的發(fā)展要求，很難實現(xiàn)提高型號產(chǎn)品檔案質量的要求。

五是尚無對電子文件的歸檔管理辦法。電子文件是指在數(shù)字設備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳送的文件。電子文件如何歸檔，歸檔范圍如何界定，對文件的內容如何鑒定，保管期限如何劃分，電子文件的安全如何保證等都是今后檔案歸檔工作需要面對的問題。隨著新技術的不斷引進以及計算機、網(wǎng)絡技術的發(fā)展，型號產(chǎn)品檔案也越來越多地由電子文件承載，但目前對不同載體的檔案依然混同于紙質載體一同保管，缺少專門針對不同載體檔案的管理標準體系。

三、建議

1．明確職責與分工

型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作涉及面廣，歸檔文件包括型號研制的各類文件，涉及計劃部門、型號研制隊伍、檔案管理部門等。檔案歸檔工作的有序、高效進行還需要各部門的各司其職、各盡其責。

計劃部門要負責將歸檔項目納入年度計劃，制定型號歸檔計劃并負責考核。型號管理部門要負責確定歸檔狀態(tài)及時間，把握歸檔時機，并對檔案的完整性負責。設計部門要負責制定具體的歸檔項目，確定歸檔型號的技術狀態(tài)，對所有技術文件進行鑒定，保存有價值的文件，以確保檔案與型號技術狀態(tài)的一致，并對歸檔文件的完整性、準確性負責。檔案管理部門要負責制定歸檔文件的質量要求，并對型號產(chǎn)品檔案進行系統(tǒng)整理，保持檔案間的有機聯(lián)系，便于利用。

2．理順工作的流程

型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作是一項系統(tǒng)性較強的工作，單靠檔案部門獨自操作困難較大，應把檔案歸檔作為型號研制工作的一部分，并進行有效的組織管理。在歸檔工作前期，型號“兩總”系統(tǒng)要負責確定歸檔的狀態(tài)和時間；在歸檔工作中期，計劃部門要負責制定歸檔計劃，設計部門要負責制定歸檔項目；在歸檔工作后期，計劃部門要負責對歸檔工作進行考核，設計部門要負責對歸檔文件進行鑒定，檔案管理部門要負責對歸檔文件進行整理，作歸檔工作總結，并由“兩總”系統(tǒng)負責組織評審驗收。

3．檔案歸檔工作的組織與實施

隨著型號產(chǎn)品管理要求的不斷細化與深入，技術文件發(fā)生更改不可避免，即使是已定型或批產(chǎn)的型號，其技術文件發(fā)生更改的情況也十分普遍。對于即將歸檔或定型批產(chǎn)的型號產(chǎn)品檔案應如何管理，目前的管理標準和規(guī)章制度都沒有作出明確規(guī)定，對于批產(chǎn)型號產(chǎn)品檔案的管理更是空白。在此前提下，檔案歸檔工作的組織包括以下幾個方面的內容：

認定歸檔階段。由于型號研制是按階段和批次進行的，在有些重要的研制階段形成的文件資料需要保存，所以確定歸檔階段非常重要。歸檔階段的劃分一定要尊重研制工作的流程，檔案人員與型號研制人員應相互溝通，了解研制情況，掌握文件管理狀態(tài)，及時交換信息。確定科學、實際、有效的歸檔階段是做好檔案歸檔工作的第一步。

確定歸檔范圍。明確歸檔范圍是保證檔案完整性和質量的關鍵。型號產(chǎn)品檔案的歸檔范圍應根據(jù)不同的級別要求確定，航天科技集團的檔案歸檔范圍為系統(tǒng)級，研究院級的檔案歸檔范圍為箭（彈）級，研制單位的檔案歸檔范圍為分系統(tǒng)級。

明確歸檔時間。正確劃定歸檔時間是檔案完整、準確和安全的保證。歸檔時間一般分為按項目結束時間、按研制階段、按子項結束時間、按年度、隨時等幾種，合理的歸檔時間有助于歸檔工作的順利完成。型號產(chǎn)品檔案一般是按狀態(tài)歸檔，所以對歸檔時間的掌握尤為重要。

在上述三方面確定后，組成歸檔工作領導小組，明確負責人及成員。在檔案歸檔工作過程中要形成例會制度，對工作中存在的問題應及時協(xié)調解決，對關鍵節(jié)點進行檢查，以保證歸檔工作的質量。

型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作是型號研制工作的一部分，其歸檔工作不完成，整個型號的研制工作就不能算完成。要堅持執(zhí)行檔案集中統(tǒng)一管理制度，對型號產(chǎn)品檔案進行統(tǒng)一保存。實行統(tǒng)一規(guī)范化管理，建立一種正常的知識財富應用秩序，加強保護知識產(chǎn)權的意識。統(tǒng)一制定電子文件歸檔管理工作規(guī)定，制定檔案信息利用授權（限權）規(guī)定，借助計算機信息管理網(wǎng)開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，選擇電子文件信息匯集點，由信息管理部門負責歸檔，并建立“雙軌制”歸檔制度，以保證型號產(chǎn)品檔案的安全。?