新形勢下型號產(chǎn)品檔案歸檔管理模式研究

◎北京航天長征科技信息研究所 徐文

航天型號產(chǎn)品檔案作為歷史記錄的原始載體，見證了我國航天事業(yè)從無到有、從弱到強的變遷，承載著航天事業(yè)發(fā)展的全部信息資源，是航天檔案的主體，更是我國航天科技工業(yè)對外公開科技交流的主要媒介。

在當(dāng)前高密度發(fā)射、多型號并舉、研制周期短的形勢下，型號研制呈現(xiàn)出多方案與多狀態(tài)并存、研制與設(shè)計并行、批產(chǎn)與定型同時、狀態(tài)與批次多樣的特點，而型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作卻無法跟上這一巨大變化，造成歸檔工作的實施落后于型號狀態(tài)的改變，歸檔時機難以把握等問題。如何解決這一矛盾是航天檔案管理部門需要思考和研究的重點。

一、特點與現(xiàn)狀

1．特點

型號產(chǎn)品檔案是指型號項目從立題開始到成果應(yīng)用推廣的過程中所形成并保存的文件材料。其歸檔工作是文件工作和檔案工作的連接點、結(jié)合部，是檔案管理的基礎(chǔ)工作。做好檔案的歸檔是為了給后續(xù)型號的研制提供借鑒，保持成熟技術(shù)的傳承性，積累研究成果。航天型號產(chǎn)品檔案具有以下幾個方面的特點：

專業(yè)性強。型號研制是有著固定程序的系統(tǒng)工程，涉及機械、力學(xué)、材料、仿真、控制、環(huán)境與可靠性、電子、通信、機電一體化等學(xué)科以及設(shè)計、生產(chǎn)、研發(fā)等環(huán)節(jié)，每一學(xué)科或環(huán)節(jié)都有其專業(yè)上的規(guī)范和深度。因此，航天型號產(chǎn)品檔案也具有較強的專業(yè)性。

成套性強。成套性是型號產(chǎn)品檔案的主要特點。每個型號從研發(fā)到定型或批產(chǎn)，時間上的延續(xù)性和內(nèi)容上的承接性是鑒定其檔案完整齊全的重要特征。一套完整的型號產(chǎn)品檔案包括管理性文件、技術(shù)性文件、非紙質(zhì)載體文件等。

現(xiàn)實使用性強。型號產(chǎn)品檔案承載了型號在研制過程中所形成的大量真實的方案、數(shù)據(jù)及圖形信息，在型號的研制、生產(chǎn)、管理活動以及改進(jìn)、技術(shù)成果應(yīng)用等過程中都發(fā)揮著巨大作用。

形成周期長、涉及部門多。每個型號從論證研發(fā)到設(shè)計生產(chǎn)都要經(jīng)過計劃、立項、設(shè)計、生產(chǎn)、驗收、發(fā)射等環(huán)節(jié)，涉及眾多部門，往往需要幾年甚至更長的時間，所以其檔案歸檔工作具有點多、面廣、難度大、周期長的特點。

2．現(xiàn)狀

目前，航天型號產(chǎn)品的檔案管理工作在中國航天科技集團(tuán)公司的重視和支持下，按照《檔案法》的基本要求，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的模式，已形成了一套以航天科技集團(tuán)檔案館為核心，各研究院檔案部門為主體，各研究所（廠）資料檔案室為基礎(chǔ)的檔案工作體系。

統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。由航天科技集團(tuán)檔案行政管理部門主管航天系統(tǒng)的檔案工作，各院級檔案管理部門對本院的檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一制度、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督和指導(dǎo)，院屬各單位檔案管理部門主管本單位的檔案收集工作。在這種模式下，型號產(chǎn)品檔案被分別保存在各單位的資料室，以方便設(shè)計人員隨時使用。

機構(gòu)眾多、布局分散?，F(xiàn)航天系統(tǒng)機構(gòu)眾多，布局分散，檔案管理工作范圍較大，導(dǎo)致檔案的收集與歸檔存在一定難度。各單位資料室是集中管理本單位檔案的機構(gòu)，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管和提供利用等工作，但由于不同單位的管理流程不同，加之各單位之間交流甚少，導(dǎo)致在分管范圍內(nèi)的檔案相對獨立，檔案工作呈現(xiàn)“孤島”現(xiàn)象，資源不能共享。

定向收集、定期移交。根據(jù)《檔案法》第十一條“機關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織必須按照國家規(guī)定，定期向檔案館移交檔案”的規(guī)定，檔案管理部門應(yīng)在型號研制完成某一階段后向各單位征集相關(guān)檔案資料。

重保管、輕利用。檔案信息的服務(wù)方式主要有檔案外借、制發(fā)檔案復(fù)制本、提供咨詢、印發(fā)檔案目錄、展覽與陳列等。從檔案服務(wù)的角度看，型號產(chǎn)品檔案管理工作長期以來形成了“重保管、輕利用”的傳統(tǒng)。

二、存在的主要問題

中國運載火箭技術(shù)研究院自建院以來便形成了一套完整的檔案管理體系，并按照檔案的屬性進(jìn)行管理。但從當(dāng)前檔案管理工作面臨的新形勢、新要求來看，現(xiàn)行的管理模式主要存在著以下幾個方面的問題：

一是型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作還未真正納入型號研制生產(chǎn)計劃。型號產(chǎn)品檔案管理工作要求納入型號管理的各個環(huán)節(jié)，但歸檔工作難以同步，還不能真正納入型號研制的程序之中。

二是歸檔時機難以把握，已歸檔文件的技術(shù)狀態(tài)與要求的技術(shù)狀態(tài)不完全吻合。自“十一五”規(guī)劃實施以來，型號研制工作的周期不斷縮短，如果仍按原來的標(biāo)準(zhǔn)要求在發(fā)射后3～4 個月內(nèi)進(jìn)行檔案歸檔，那么型號產(chǎn)品的設(shè)計文件內(nèi)容早已更改，且變更的內(nèi)容不能完全反映到歸檔文件中。另外，缺乏對技術(shù)通知單和更改單的系統(tǒng)管理，導(dǎo)致歸檔工作的實施往往落后于狀態(tài)的改變。

三是型號產(chǎn)品檔案歸檔的質(zhì)量難以控制，有些過于簡單，不能反映真實的技術(shù)水平。完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)是評價檔案質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。隨著計算機系統(tǒng)的應(yīng)用普及，文件的載體已不再是單一的紙質(zhì)載體。檔案的管理雖然在逐步實現(xiàn)計算機系統(tǒng)下的目錄和全文管理，但由于檔案部門信息技術(shù)環(huán)境落后，與技術(shù)部門的信息交流渠道尚未暢通，信息的安全性、可靠性、完整性問題還未很好解決。另外，技術(shù)人員的歸檔意識淡薄，歸檔文件的質(zhì)量難以保證，檔案管理部門無法對各種載體檔案的收集是否齊全完整、內(nèi)容是否真實有效、歸檔是否及時加以把握，以及對各部門的歸檔質(zhì)量等問題進(jìn)行全面系統(tǒng)的綜合評價。

四是歸檔模式不適應(yīng)當(dāng)前形勢發(fā)展的需要。從航天事業(yè)建立初期，型號產(chǎn)品的檔案工作就是以檔案的收集、整理和提供利用為重點，直至今日檔案歸檔工作的管理方式仍是一次性收集并歸檔的傳統(tǒng)模式。顯然，這種模式已不適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展要求，很難實現(xiàn)提高型號產(chǎn)品檔案質(zhì)量的要求。

五是尚無對電子文件的歸檔管理辦法。電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中形成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子文件如何歸檔，歸檔范圍如何界定，對文件的內(nèi)容如何鑒定，保管期限如何劃分，電子文件的安全如何保證等都是今后檔案歸檔工作需要面對的問題。隨著新技術(shù)的不斷引進(jìn)以及計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，型號產(chǎn)品檔案也越來越多地由電子文件承載，但目前對不同載體的檔案依然混同于紙質(zhì)載體一同保管，缺少專門針對不同載體檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

三、建議

1．明確職責(zé)與分工

型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作涉及面廣，歸檔文件包括型號研制的各類文件，涉及計劃部門、型號研制隊伍、檔案管理部門等。檔案歸檔工作的有序、高效進(jìn)行還需要各部門的各司其職、各盡其責(zé)。

計劃部門要負(fù)責(zé)將歸檔項目納入年度計劃，制定型號歸檔計劃并負(fù)責(zé)考核。型號管理部門要負(fù)責(zé)確定歸檔狀態(tài)及時間，把握歸檔時機，并對檔案的完整性負(fù)責(zé)。設(shè)計部門要負(fù)責(zé)制定具體的歸檔項目，確定歸檔型號的技術(shù)狀態(tài)，對所有技術(shù)文件進(jìn)行鑒定，保存有價值的文件，以確保檔案與型號技術(shù)狀態(tài)的一致，并對歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案管理部門要負(fù)責(zé)制定歸檔文件的質(zhì)量要求，并對型號產(chǎn)品檔案進(jìn)行系統(tǒng)整理，保持檔案間的有機聯(lián)系，便于利用。

2．理順工作的流程

型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作是一項系統(tǒng)性較強的工作，單靠檔案部門獨自操作困難較大，應(yīng)把檔案歸檔作為型號研制工作的一部分，并進(jìn)行有效的組織管理。在歸檔工作前期，型號“兩總”系統(tǒng)要負(fù)責(zé)確定歸檔的狀態(tài)和時間；在歸檔工作中期，計劃部門要負(fù)責(zé)制定歸檔計劃，設(shè)計部門要負(fù)責(zé)制定歸檔項目；在歸檔工作后期，計劃部門要負(fù)責(zé)對歸檔工作進(jìn)行考核，設(shè)計部門要負(fù)責(zé)對歸檔文件進(jìn)行鑒定，檔案管理部門要負(fù)責(zé)對歸檔文件進(jìn)行整理，作歸檔工作總結(jié)，并由“兩總”系統(tǒng)負(fù)責(zé)組織評審驗收。

3．檔案歸檔工作的組織與實施

隨著型號產(chǎn)品管理要求的不斷細(xì)化與深入，技術(shù)文件發(fā)生更改不可避免，即使是已定型或批產(chǎn)的型號，其技術(shù)文件發(fā)生更改的情況也十分普遍。對于即將歸檔或定型批產(chǎn)的型號產(chǎn)品檔案應(yīng)如何管理，目前的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度都沒有作出明確規(guī)定，對于批產(chǎn)型號產(chǎn)品檔案的管理更是空白。在此前提下，檔案歸檔工作的組織包括以下幾個方面的內(nèi)容：

認(rèn)定歸檔階段。由于型號研制是按階段和批次進(jìn)行的，在有些重要的研制階段形成的文件資料需要保存，所以確定歸檔階段非常重要。歸檔階段的劃分一定要尊重研制工作的流程，檔案人員與型號研制人員應(yīng)相互溝通，了解研制情況，掌握文件管理狀態(tài)，及時交換信息。確定科學(xué)、實際、有效的歸檔階段是做好檔案歸檔工作的第一步。

確定歸檔范圍。明確歸檔范圍是保證檔案完整性和質(zhì)量的關(guān)鍵。型號產(chǎn)品檔案的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)不同的級別要求確定，航天科技集團(tuán)的檔案歸檔范圍為系統(tǒng)級，研究院級的檔案歸檔范圍為箭（彈）級，研制單位的檔案歸檔范圍為分系統(tǒng)級。

明確歸檔時間。正確劃定歸檔時間是檔案完整、準(zhǔn)確和安全的保證。歸檔時間一般分為按項目結(jié)束時間、按研制階段、按子項結(jié)束時間、按年度、隨時等幾種，合理的歸檔時間有助于歸檔工作的順利完成。型號產(chǎn)品檔案一般是按狀態(tài)歸檔，所以對歸檔時間的掌握尤為重要。

在上述三方面確定后，組成歸檔工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確負(fù)責(zé)人及成員。在檔案歸檔工作過程中要形成例會制度，對工作中存在的問題應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，對關(guān)鍵節(jié)點進(jìn)行檢查，以保證歸檔工作的質(zhì)量。

型號產(chǎn)品檔案的歸檔工作是型號研制工作的一部分，其歸檔工作不完成，整個型號的研制工作就不能算完成。要堅持執(zhí)行檔案集中統(tǒng)一管理制度，對型號產(chǎn)品檔案進(jìn)行統(tǒng)一保存。實行統(tǒng)一規(guī)范化管理，建立一種正常的知識財富應(yīng)用秩序，加強保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的意識。統(tǒng)一制定電子文件歸檔管理工作規(guī)定，制定檔案信息利用授權(quán)（限權(quán)）規(guī)定，借助計算機信息管理網(wǎng)開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，選擇電子文件信息匯集點，由信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔，并建立“雙軌制”歸檔制度，以保證型號產(chǎn)品檔案的安全。?