人文學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心檔案資料發(fā)展模式的探索

吳桂齡

（北京林業(yè)大學(xué)人文社會(huì)科學(xué)學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心 中國(guó) 北京 100083）

0 引言

人文院實(shí)驗(yàn)中心檔案是心理、法學(xué)兩系專業(yè)教師和實(shí)驗(yàn)室技術(shù)管理人員從事科學(xué)研究和實(shí)驗(yàn)管理所留下的歷史記錄和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，是評(píng)價(jià)實(shí)驗(yàn)中心發(fā)展建設(shè)管理水平及實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)。也是自2004年至今實(shí)驗(yàn)中心在實(shí)驗(yàn)教學(xué)實(shí)驗(yàn)室管理和發(fā)展建設(shè)多年形成的具有保值價(jià)值的聲像、文字、圖表一體的資料，它是衡量實(shí)驗(yàn)教學(xué)水平和實(shí)驗(yàn)教學(xué)質(zhì)量的杠桿。隨著教學(xué)的不斷發(fā)展和實(shí)驗(yàn)中心經(jīng)費(fèi)逐年的遞增，實(shí)驗(yàn)中心在學(xué)校和院領(lǐng)導(dǎo)的支持下，教學(xué)條件得到了改善。從實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地到儀器設(shè)備都在不斷的提升和完善。由此，實(shí)驗(yàn)室功能的不斷拓展，實(shí)驗(yàn)教學(xué)內(nèi)容也與日俱增。這里從人文實(shí)驗(yàn)中心實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案的特點(diǎn)、內(nèi)容、管理中論述規(guī)范化管理實(shí)驗(yàn)中心實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案資料的必要性和重要性，為各項(xiàng)評(píng)估提供及時(shí)、詳細(xì)、真實(shí)、準(zhǔn)確的信息和數(shù)據(jù)。

1 實(shí)驗(yàn)中心檔案特點(diǎn)及重要性

實(shí)驗(yàn)中心檔案材料是指實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)過(guò)程和完成實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)、科研任務(wù)中收集的原始檔案資料。檔案資料的收集要緊緊圍繞實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)需要，按實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)要求，及時(shí)建立包括：音像、文字、圖表、數(shù)據(jù)等相關(guān)的資料，并保證實(shí)驗(yàn)中心在運(yùn)行過(guò)程中搜集的原始信息和資料能真實(shí)完整、有效的反映和記載實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)和實(shí)驗(yàn)教學(xué)的歷史發(fā)展，真正起到歷史考證作用。根據(jù)人文實(shí)驗(yàn)中心法學(xué)、心理兩個(gè)系：12個(gè)實(shí)驗(yàn)室、200萬(wàn)儀器設(shè)備賬目、每年36門課程、約164個(gè)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目、550學(xué)時(shí)實(shí)驗(yàn)教學(xué)的實(shí)際情況，并針對(duì)中心檔案的內(nèi)容廣泛、形式多樣、收集周期長(zhǎng)的特點(diǎn)。系統(tǒng)的建立了實(shí)驗(yàn)中心檔案，這對(duì)實(shí)驗(yàn)中心的整體發(fā)展起到非常重要的作用，具體體現(xiàn)在教學(xué)、科研、管理水平；教學(xué)改革和實(shí)驗(yàn)室管理經(jīng)驗(yàn)；儀器設(shè)備性能狀況的反饋；科學(xué)規(guī)范的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理等方面.

2 實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)中心檔案是指在中心建設(shè)、教學(xué)、科研、管理、儀器設(shè)備及社會(huì)服務(wù)等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各項(xiàng)資料。針對(duì)實(shí)驗(yàn)中心檔案覆蓋面廣的特點(diǎn)，為了更好地管理、查詢和使用，將檔案資料具體分為以下幾類。

2.1 實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)檔案

國(guó)家教委和學(xué)校有關(guān)實(shí)驗(yàn)室工作的法規(guī)文件及人文學(xué)院實(shí)驗(yàn)中心制定的各項(xiàng)規(guī)章制度；法學(xué)、心理兩系實(shí)驗(yàn)室科研、教學(xué)管理辦法和管理實(shí)施細(xì)則，實(shí)驗(yàn)中心安全與環(huán)境管理制度；工作條例，崗位職責(zé)等文件資料。實(shí)驗(yàn)中心建制審批文件、實(shí)驗(yàn)中心發(fā)展建設(shè)與改革文件、實(shí)驗(yàn)中心簡(jiǎn)介、實(shí)驗(yàn)中心人員隊(duì)伍情況、實(shí)驗(yàn)中心設(shè)置及用房情況、實(shí)驗(yàn)中心分布圖表等。

2.2 實(shí)驗(yàn)教學(xué)及學(xué)科建設(shè)檔案

2.2.1 實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料檔案：實(shí)驗(yàn)室承擔(dān)的實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)手冊(cè)及參考用書、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、教師實(shí)驗(yàn)記錄。實(shí)驗(yàn)課表、實(shí)驗(yàn)完成情況統(tǒng)計(jì)、實(shí)驗(yàn)中心實(shí)驗(yàn)課程總匯表、實(shí)習(xí)情況記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開出情況統(tǒng)計(jì)等相關(guān)材料。

2.2.2 實(shí)驗(yàn)教學(xué)輔助檔案：法學(xué)專業(yè)的中華法典、法制庭審案例等；心理專業(yè)的心理測(cè)量資料、影視人物心理分析電子資料等。

2.2.3 學(xué)科建設(shè)資料檔案：實(shí)驗(yàn)室的各類科研項(xiàng)目申請(qǐng)書及項(xiàng)目審批件、各實(shí)驗(yàn)室建設(shè)規(guī)劃、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)論證、改革方案及實(shí)施計(jì)劃、預(yù)約項(xiàng)目實(shí)驗(yàn)申請(qǐng)、向上級(jí)部門報(bào)送的實(shí)驗(yàn)室中心工作的各種報(bào)告、報(bào)表或數(shù)據(jù)；評(píng)估報(bào)告等相關(guān)支撐材料。

2.2.4 科研資料檔案：主要包括實(shí)驗(yàn)研究論文題目、刊物名稱和級(jí)別，論文獲獎(jiǎng)情況;科研項(xiàng)目和課題，科研成果等資料。

2.3 儀器設(shè)備管理檔案

儀器設(shè)備管理是實(shí)驗(yàn)室檔案中最重要的部分，主要包括儀器設(shè)備預(yù)購(gòu)申請(qǐng)和準(zhǔn)購(gòu)審批回執(zhí)；訂購(gòu)儀器設(shè)備協(xié)議或合同書；大型精密儀器設(shè)備論證報(bào)告；固定資產(chǎn)及非固定資產(chǎn)賬目；低值耐用品及消耗材料帳。儀器使用說(shuō)明書和全套隨設(shè)備附帶的文字聲像資料；安裝、調(diào)試記錄及保修單或卡；中心實(shí)驗(yàn)設(shè)備匯總表。帶有儀器設(shè)備使用人簽寫姓名、使用日期、實(shí)驗(yàn)室名稱、使用用途、儀器使用狀況的實(shí)驗(yàn)室及儀器設(shè)備記錄；儀器設(shè)備借用申請(qǐng)及借用記錄、記載儀器設(shè)備故障及維修保養(yǎng)記錄（維修單位名稱、維修人、更換零件名稱、維修經(jīng)費(fèi)等）。

2.4 實(shí)驗(yàn)中心日常管理檔案

日常運(yùn)行日志及工作總結(jié)、實(shí)驗(yàn)值班記錄、安全檢查記錄、各種（聲像、紙質(zhì)）資料借用記錄、賠償?shù)怯浀认嚓P(guān)的資料。

3 實(shí)驗(yàn)中心文檔管理措施

自從實(shí)驗(yàn)中心創(chuàng)建到現(xiàn)在，本人平著多年來(lái)工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)認(rèn)為，實(shí)驗(yàn)中心檔案管理應(yīng)具體做到以下幾個(gè)反面：

3.1 數(shù)據(jù)的真實(shí)、一致性

根據(jù)實(shí)驗(yàn)中心以上檔案內(nèi)容較多、范圍廣、數(shù)據(jù)變化快的特點(diǎn)，就需要在實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)及科研數(shù)據(jù)收集時(shí)，要本著對(duì)所有產(chǎn)生的數(shù)據(jù)仔細(xì)的核實(shí)、收集中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)要認(rèn)真落實(shí)、上報(bào)的數(shù)據(jù)要實(shí)事求是的態(tài)度，切忌通過(guò)憑空虛構(gòu)、推測(cè)想象來(lái)編造數(shù)據(jù)。如實(shí)驗(yàn)中心基本情況、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目情況、實(shí)驗(yàn)類型與屬性、實(shí)驗(yàn)學(xué)時(shí)數(shù)與實(shí)驗(yàn)人時(shí)數(shù)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃與完成率情況、實(shí)驗(yàn)設(shè)備使用率和實(shí)驗(yàn)開出率實(shí)驗(yàn)中心資產(chǎn)（卡、物、帳）明細(xì)等各系列數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)都要做到相符，使所有收集的數(shù)據(jù)在歸檔資料中保證它的真實(shí)、一致性。

根據(jù)以上檔案資料的內(nèi)容及特點(diǎn)進(jìn)行實(shí)驗(yàn)中心檔案建設(shè)有利于對(duì)各類資料分門別類的管理，更利于收集、整理、保存和利用。只有讓這些在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研開發(fā)實(shí)踐中自然形成的具有保存價(jià)值的歷史記錄，具備它的原始性、真實(shí)性。才能保證檔案資料的可信度及其真正的利用價(jià)值。

3.2 規(guī)范實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案管理

實(shí)驗(yàn)中心規(guī)范化管理首先要有科學(xué)的規(guī)劃，建立切實(shí)可行的各種規(guī)章制度。根據(jù)實(shí)驗(yàn)中心實(shí)驗(yàn)課程較多，實(shí)驗(yàn)場(chǎng)地緊、實(shí)驗(yàn)人員不足，實(shí)驗(yàn)內(nèi)容靈活多樣的特點(diǎn)。務(wù)必對(duì)心理、法學(xué)兩系實(shí)驗(yàn)課表進(jìn)行匯總、保存管理，根據(jù)實(shí)驗(yàn)課表做好相應(yīng)課程準(zhǔn)備工作，保證實(shí)驗(yàn)教學(xué)課程順利進(jìn)行。這樣不僅使實(shí)驗(yàn)中心工作有條不紊的進(jìn)行，也便于了解兩個(gè)專業(yè)實(shí)驗(yàn)教學(xué)開展?fàn)顩r。還可以提供真實(shí)有效的資料[1]。另外在實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案管理方面，首先要求教師提前安排好實(shí)驗(yàn)課程內(nèi)容，并提前通知相關(guān)上實(shí)驗(yàn)課的班級(jí)學(xué)生實(shí)驗(yàn)的地點(diǎn)、時(shí)間和要求等方面的信息。其次，實(shí)驗(yàn)管理人員由教務(wù)處下發(fā)的心理、法學(xué)兩專業(yè)課表中擬定出實(shí)驗(yàn)中心綜合實(shí)驗(yàn)課表進(jìn)行保存，特殊情況調(diào)課停課要有審批表并保存原始的變動(dòng)情況記錄，根據(jù)兩個(gè)專業(yè)課表提前做好實(shí)驗(yàn)準(zhǔn)備，確保實(shí)驗(yàn)教學(xué)順利進(jìn)行。實(shí)驗(yàn)中心綜合課表管理，不僅使實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作井然有序的進(jìn)行，還可以保留和提供原始、有效資料。更是實(shí)驗(yàn)中心資料建設(shè)和管理中不可或缺的重要組成部分。作為學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告是反應(yīng)學(xué)習(xí)態(tài)度、學(xué)習(xí)效果的唯一原始資料。因此每個(gè)實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目結(jié)束后，學(xué)生應(yīng)完成實(shí)驗(yàn)報(bào)告的撰寫。同時(shí)教師應(yīng)填寫實(shí)驗(yàn)記錄，實(shí)驗(yàn)記錄是記載教師完成實(shí)驗(yàn)課程項(xiàng)目、實(shí)驗(yàn)效果的真實(shí)體現(xiàn)，以便于教師進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)和教學(xué)方法的改進(jìn)。實(shí)驗(yàn)課開出情況表便于了解實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開出情況、實(shí)驗(yàn)開出率等方面的信息，是實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料管理的重要組成部分。期末實(shí)驗(yàn)課程結(jié)束后，對(duì)實(shí)驗(yàn)報(bào)告和實(shí)驗(yàn)記錄及實(shí)驗(yàn)課開出情況表進(jìn)行核對(duì)、仔細(xì)填寫每項(xiàng)欄目?jī)?nèi)容，確保實(shí)驗(yàn)報(bào)告和教師記錄內(nèi)容一致、實(shí)驗(yàn)課開出情況準(zhǔn)確無(wú)誤后進(jìn)行封存，保證實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料的完整性。

實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)設(shè)備使用表，能給我們提供詳細(xì)的儀器設(shè)備完好狀況及實(shí)驗(yàn)室利用率和使用情況等信息，也是實(shí)驗(yàn)教學(xué)的保障措施。另外，儀器設(shè)備借用、實(shí)驗(yàn)相關(guān)資料借用、儀器設(shè)備損壞處理情況、儀器設(shè)備維修、實(shí)驗(yàn)室預(yù)約使用登記等。以上資料全部實(shí)行嚴(yán)格的登記管理制度，目的是能及時(shí)的了解借出的儀器使用狀況和實(shí)驗(yàn)課程進(jìn)行情況等，這些記錄給今后的科研及教學(xué)工作帶來(lái)很大的方便和選擇性。[2]也便于做好儀器設(shè)備的管理工作。

3.3 注意資料收集 、科學(xué)管理文檔資料

建立齊全的文檔資料，可以分析、控制、調(diào)節(jié)、反饋實(shí)驗(yàn)室的工作情況[3-4]。實(shí)驗(yàn)中心發(fā)展運(yùn)行中自然形成的文檔資料，能充分反應(yīng)實(shí)驗(yàn)中心整體工作狀況。隨時(shí)搜集、整理文檔資料是實(shí)驗(yàn)中心教學(xué)科研管理一項(xiàng)細(xì)致、且長(zhǎng)久的基礎(chǔ)工作。因此，通過(guò)多種形式廣泛收集實(shí)驗(yàn)中心工作過(guò)程中所產(chǎn)生的各類原始資料之外，對(duì)于實(shí)驗(yàn)中心建設(shè)相關(guān)的專業(yè)性強(qiáng)管理資料要特別注意收集。結(jié)合實(shí)驗(yàn)中心檔案特點(diǎn)，應(yīng)從編制、分類、編號(hào)、歸檔留存等方面規(guī)范管理。除傳統(tǒng)的手工、紙質(zhì)資料的收集外，還要運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)實(shí)行電子文檔資料的收集，如：軟件、光盤、磁盤及數(shù)據(jù)庫(kù)等，對(duì)有些量少而零亂的資料也要盡量集中成體系進(jìn)行收集。此外，在管理上不能僅局限于紙質(zhì)文檔的管理，應(yīng)采取紙質(zhì)文檔和電子文檔雙重保存的形式進(jìn)行管理，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理向科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變已成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此我們要充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)點(diǎn)：（1）存儲(chǔ)信息量大；（2）保密性強(qiáng)；（3）節(jié)省時(shí)間、耗材；（4）壽命長(zhǎng)；（5）查找方便、快捷等。這些優(yōu)點(diǎn)大大提高了文檔資料的利用和文檔資料管理的工作效率。在文檔資料管理中還要注重課件、圖片、改進(jìn)、自制用具、實(shí)驗(yàn)儀器、實(shí)驗(yàn)方法等相關(guān)實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料的收集，實(shí)行計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理，并定期整理，使電子文檔要與相應(yīng)的紙質(zhì)文檔狀態(tài)保持一致性、連續(xù)性，確保時(shí)效性，才能最終達(dá)到使用目的。所以，文檔資料管理應(yīng)由過(guò)去的收集、整理、存檔逐漸向?yàn)榻處煂W(xué)生利用、開發(fā)、提供服務(wù)進(jìn)行轉(zhuǎn)變，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳遞實(shí)驗(yàn)中心教學(xué)、科研、儀器設(shè)備相關(guān)資料信息，真正達(dá)到實(shí)驗(yàn)中心教學(xué)科研信息資源共享。

4 結(jié)語(yǔ)

實(shí)驗(yàn)中心作為教學(xué)科研的重要基地，發(fā)展運(yùn)行過(guò)程中不斷產(chǎn)生大量原始且珍貴有效的資料，如何用現(xiàn)代化的管理手段，進(jìn)行檔案資料的管理、完善資料歸檔對(duì)實(shí)驗(yàn)中心是至關(guān)重要的。隨著實(shí)驗(yàn)中心教學(xué)課程的增加、實(shí)驗(yàn)水平的提高、科研項(xiàng)目的不斷發(fā)展。作為實(shí)驗(yàn)中心管理人員，更要重視檔案資料的管理，針對(duì)實(shí)驗(yàn)中心的發(fā)展?fàn)顩r和特點(diǎn)進(jìn)行不斷的完善檔案資料，特別要注重平時(shí)各種有關(guān)實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科研資料的收集、整理，需要紙質(zhì)保存的要分類裝訂成冊(cè)，可利用計(jì)算機(jī)管理的要充分利用現(xiàn)代化管理方法，實(shí)行計(jì)算機(jī)統(tǒng)一管理。目的是合理的開發(fā)實(shí)驗(yàn)中心文檔資料、信息資源，全面為實(shí)驗(yàn)中心科研教學(xué)管理工作提供服務(wù)。

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