企業(yè)檔案管理工作的思考

趙慧英

（黑龍江牡丹江電業(yè)局，黑龍江 牡丹江 157010）

隨著我國(guó)深化改革的不斷開(kāi)放，全面建設(shè)小康社會(huì)的步伐也在加快，在加強(qiáng)物質(zhì)文明建設(shè)的同時(shí)，也要加強(qiáng)精神文明建設(shè)，而具有提供必要的依據(jù)及憑證、提供處理業(yè)務(wù)和履行職能等參考材料，及提供經(jīng)驗(yàn)成果和作為宣傳教育等參考資料作用的檔案，對(duì)推動(dòng)精神文明建設(shè)的發(fā)展具有極其重要的作用。如何做好檔案管理工作，加強(qiáng)檔案管理是企業(yè)精神文明建設(shè)和蓬勃發(fā)展的有效途徑及對(duì)策。

1 檔案及檔案管理

檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。

檔案管理是指檔案是各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。檔案管理應(yīng)以統(tǒng)一管理為原則，以科學(xué)方法管理檔案的一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，為企業(yè)各項(xiàng)工作活動(dòng)和企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。

2 現(xiàn)階段檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 領(lǐng)導(dǎo)不重視

檔案管理工作需要大量的資金和場(chǎng)地投入，需要軟件和信息設(shè)備的投入，需要大量的兼職檔案員的協(xié)調(diào)工作，以保障檔案收集的及時(shí)性和完整性。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，會(huì)降低檔案管理工作的水平。

2.2 檔案管理工作措施不得力

做好檔案管理工作，要有切實(shí)有效的工作措施，措施不得力，就會(huì)造成檔案管理發(fā)展的不得力。措施不得力有以下幾點(diǎn)：

（1）不能發(fā)揮檔案資料服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的巨大作用，不能使大家關(guān)注和重視檔案。

（2）無(wú)法建立健全的各級(jí)檔案資料收集、管理網(wǎng)絡(luò)，不能充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)作用，從而造成檔案資料收集不完整、不齊全。

（3）檔案管理不能依法管理，不能全面貫徹檔案管理的各項(xiàng)法律法規(guī)和規(guī)章制度。

（4）不能與企業(yè)的各單位之間協(xié)調(diào)配合，既得不到各單位的大力支持，又不能為各單位提供服務(wù)和幫助。

2.3 檔案管理工作設(shè)施不完善

檔案管理工作是一項(xiàng)細(xì)致和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，有句古語(yǔ)說(shuō)得好，“巧婦難為無(wú)米之炊”，所以沒(méi)有先進(jìn)的設(shè)施設(shè)備，檔案管理工作也就成為“空中閣樓”。沒(méi)有專業(yè)的檔案設(shè)備就不能保證檔案管理的工作質(zhì)量，不能提高工作效率，不能為檔案管理工作提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。

3 加強(qiáng)檔案管理的途徑和對(duì)策

3.1 組織機(jī)構(gòu)和各項(xiàng)管理制度方面

由本企業(yè)第一責(zé)任者直接主管檔案工作，加大檔案管理工作力度，對(duì)本企業(yè)的檔案資料進(jìn)行集中管理，并配備專、兼職檔案人員，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)力量。完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)，健全各項(xiàng)檔案工作規(guī)章制度，按企業(yè)發(fā)展的新要求及時(shí)修訂檔案員的工作標(biāo)準(zhǔn)、文件歸檔和借閱等管理標(biāo)準(zhǔn)，并將各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)納入效益獎(jiǎng)金考核管理標(biāo)準(zhǔn)中，真正地推動(dòng)檔案管理工作。

3.2 案卷質(zhì)量方面

要保證歸檔文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確，檔案分類、組卷、編目符合國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有效利用檔案信息資源，滿足企業(yè)發(fā)展的需要，并逐步推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。

3.3 檔案室建設(shè)方面

（1）檔案管理實(shí)現(xiàn)了三分開(kāi)：閱文室與庫(kù)房相分開(kāi)；甲乙卷存放相分開(kāi)；辦公室與閱文室、整理室等工作場(chǎng)所相分開(kāi)。

（2）庫(kù)房防護(hù)措施做到七防：一是防火措施：備用滅火器、消防栓，安裝防火門，消除火災(zāi)隱患。二是防盜措施：安裝防盜門、防盜鐵窗柵欄，設(shè)置好防護(hù)設(shè)施。三是防塵措施：對(duì)密集架上加裝了密封防塵條，門窗上加裝膠條密封，對(duì)案卷保潔采用吸塵器。四是防蟲防鼠措施:配備老鼠藥和防蟲藥。安放在需要防治的地方進(jìn)行有效防治。五是防光措施：安裝鐵制卷鏈窗簾和布制阻光窗簾，庫(kù)房使用防爆燈。六是防潮濕和干燥措施：安裝去濕機(jī)、加濕機(jī)。根據(jù)冬夏季節(jié)變化，利用去濕機(jī)、加濕機(jī)把庫(kù)房相對(duì)濕度控制在45%～60%之間。七是防高溫措施：安裝空調(diào)，使庫(kù)房溫度控制在14～24℃之間。

（3）在檔案裝具上使用符合國(guó)家要求的密集架、資料館、防磁柜等，以滿足案卷存放的要求。

（4）保證檔案信息安全。在使用檔案信息軟件方面：一方面要設(shè)置檔案信息查閱權(quán)限，限定各部門、部門人員之間各自查閱范圍及權(quán)限，避免網(wǎng)上越級(jí)查閱而出現(xiàn)的泄密現(xiàn)象；另一方面是對(duì)內(nèi)部保密的文件，如各種會(huì)議記錄、信訪案卷、財(cái)務(wù)檔案、科研案卷、審計(jì)和紀(jì)檢卷宗等內(nèi)容的檔案，不進(jìn)行掃描和電子條目掛接，在物理?xiàng)l件上進(jìn)行防范，防止泄密。

（5）保證文件所使用的材料耐久性。一是從購(gòu)物環(huán)節(jié)上進(jìn)行控制，不符合要求的載體紙張和檔案盒等材料堅(jiān)決不使用。杜絕不符合國(guó)家規(guī)定的書寫介質(zhì)流入辦公場(chǎng)所。二是在文件形成的部門進(jìn)行控制，不得使用穩(wěn)定性不好的書寫介質(zhì)和不合格的墨水。

（6）加大檔案法律法規(guī)的宣傳力度，使企業(yè)各個(gè)部門、人員歸檔意識(shí)提高，檔案及時(shí)歸檔。檔案人員也要加大檔案監(jiān)管力度，保證檔案及時(shí)歸檔，確保檔案服務(wù)工作。

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期而持續(xù)的工作，需要持之以恒，從各方面、各環(huán)節(jié)采取對(duì)策，不斷加強(qiáng)檔案管理水平，使檔案真實(shí)、可靠、完整，從而推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展和精神文明建設(shè)再上一個(gè)新臺(tái)階。