試論檔案管理現(xiàn)狀及轉(zhuǎn)變的有效途徑

姚建芝 劉 冰

（1.周口市農(nóng)村公路管理處 河南 周口 466000；2.周口市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍監(jiān)理處 河南 周口 466000）

在信息化高速發(fā)展的今天，隨著改革的不斷深化，檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化。如何做好新形勢下的檔案管理工作，是擺在各級管理人員面前的一個(gè)重要課題，必須引起高度重視和認(rèn)真思考。要做好檔案管理工作，就必須立足于我國現(xiàn)代管理的現(xiàn)狀，吸收和借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作研究成果，不斷適應(yīng)檔案管理工作的新形勢，提高檔案管理手段，逐步完善檔案管理制度，培養(yǎng)檔案管理工作人員高度的責(zé)任感，使檔案管理工作走上科學(xué)化、規(guī)范化和法制化的軌道。本文結(jié)合近年來的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，略談一些個(gè)人看法。

1 檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 檔案管理模式原始粗放

隨著現(xiàn)代科技、生產(chǎn)、管理的發(fā)展和檔案數(shù)量的與日俱增，現(xiàn)行以手工操作為主的檔案管理模式在檔案的儲存、處理、加工以及開發(fā)利用等方面都難以適應(yīng)新形勢的需要，比如手工錄入和檢索、人事檔案管理軟件落后且軟件不統(tǒng)一、現(xiàn)代化管理手段缺乏等。這樣，不僅在編篡檔案時(shí)需要耗費(fèi)大量的工作時(shí)間，而且檢索過程也相當(dāng)麻煩。在管理上，管理意識薄弱、辦公自動化應(yīng)用生疏，這些落后的管理手段，勢必會對檔案管理工作帶來阻力，嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的發(fā)展和完善。要使檔案管理工作更上一層樓，只有加速檔案管理向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

1.2 檔案管理制度不完善

規(guī)章制度是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)和保障。目前我國檔案管理工作制度不完善，沒有系統(tǒng)化、專業(yè)化和細(xì)分化的管理制度，管理范圍小，收檔力度不夠，檔案利用率低下，安全性差，長期性薄弱，很多的檔案在不少人的眼中成為了沒有任何價(jià)值和意義的廢紙，檔案管理工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性。而且因?yàn)橹贫葏T乏，也造成了檔案有借無還、有期無日，很多的檔案在交換、查檔或借用時(shí)，流失現(xiàn)象嚴(yán)重。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)偏低

目前，檔案管理隊(duì)伍存在的突出問題是，文化素質(zhì)偏低，專業(yè)結(jié)構(gòu)不合理。特別是有些單位的領(lǐng)導(dǎo)，對于檔案管理工作沒有給予足夠的重視，認(rèn)為檔案管理工作無足輕重，把一些無法勝任其他工作崗位的老弱群體或者是需要照顧的關(guān)系戶安排到檔案管理工作崗位，導(dǎo)致檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，難以適應(yīng)工作需要。還有相當(dāng)一部分的管理人員是非專業(yè)的，對于檔案工作不了解，對于檔案的重要性體會不深，對于檔案管理的規(guī)則和發(fā)展更是無頭緒、無原則，一切還遵循著老套的管理體系進(jìn)行歸檔。這種種原因造成了檔案管理的滯后。

2 如何解決以上問題，文章提出以下轉(zhuǎn)變的有效途徑

2.1 實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合

在信息化的今天，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化是必然趨勢，也只有實(shí)現(xiàn)檔案管理同現(xiàn)代技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，檔案管理工作才能走上良性發(fā)展的軌道。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息。這注定檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動多。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，能夠更有效地保護(hù)檔案。傳統(tǒng)的紙制檔案，難以保存。如果保存方法不當(dāng)，保護(hù)和看管力度不夠，會由于蟲蛀和本身的檔案紙質(zhì)量的因素而受到影響，造成檔案的缺失和檔案資料查閱的困難。

實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，使異地查檔成為可能，使檔案共享成為現(xiàn)實(shí)，使全國的檔案可以迅速集中和查閱，調(diào)檔更為便利，歸檔更為方便，所以在當(dāng)今的條件下，我們勢必要對于傳統(tǒng)的檔案管理手段進(jìn)行相應(yīng)的改革。

2.2 建立科學(xué)的檔案管理制度

隨著檔案管理手段的不斷的改革和完善，制度的需求也隨之提高。

首先，加強(qiáng)制度建設(shè)。法制化是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化。要根據(jù)檔案工作的實(shí)際，制定文件形成、收集、整理、編目、立卷、檢索、安全保管等一系列基礎(chǔ)性工作的規(guī)章制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范整理，做到有章可循、有據(jù)可依，嚴(yán)格執(zhí)行，建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

其次，加強(qiáng)安全管理制度。檔案的管理安全和保密性是尤為重要的，尤其對于機(jī)關(guān)事業(yè)單位，公安、保密等相關(guān)單位的檔案就更為重要，這涉及到一個(gè)國家的經(jīng)濟(jì)和政治的安全，在科技如此發(fā)達(dá)、互聯(lián)網(wǎng)全球性如此強(qiáng)大的今天更要高度重視檔案安全問題，檔案管理的安全制度建設(shè)勢必更應(yīng)加強(qiáng)。

再次，嚴(yán)格歸檔標(biāo)準(zhǔn)。因?yàn)闄n案涉及到單位的歷史沿革和具體工作部署，所以借閱和檢索之后，歸檔制度就更為重要，為了防止檔案的流失，各個(gè)流程都應(yīng)該嚴(yán)防死守歸檔關(guān)，不能讓任何一個(gè)檔案流失出去，確保檔案的保密性和完整性。

2.3 提高檔案管理者的自身素質(zhì)

檔案管理工作最終還是人的管理工作，因此提高檔案管理者自身素質(zhì)顯得非常迫切。一個(gè)合格的檔案管理人員必須具有高度的政治責(zé)任感、強(qiáng)烈的大局意識、端正的思想態(tài)度,能夠以強(qiáng)烈的事業(yè)心和工作責(zé)任感扎扎實(shí)實(shí)地從事本職工作；必須具備豐富的專業(yè)知識素養(yǎng),否則無法勝任專業(yè)性、學(xué)術(shù)性特點(diǎn)日益突出的檔案管理工作需要。這種專業(yè)知識,除了包括檔案管理基本技能之外,還應(yīng)包括熟練的外語運(yùn)用知識、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識以及與各自單位主要工作職能相關(guān)的專業(yè)知識。只有這樣,檔案管理人員才能在做好日常檔案管理工作的同時(shí),主動配合其他部門需要,積極有效地開展檔案信息提供、開發(fā)、利用等工作。

3 結(jié)論

綜上所述，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化已是必然的發(fā)展趨勢，是時(shí)代對檔案管理的新要求。唯有著力提高檔案管理手段，完善檔案管理制度，提高檔案管理人員素質(zhì)，才能適應(yīng)新形勢的需要，把檔案管理提升到一個(gè)新水平。