發(fā)揮高校教學(xué)秘書作用 加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

張翠芳 滕志軍

（東北電力大學(xué)信息工程學(xué)院 吉林 吉林 132012）

發(fā)揮高校教學(xué)秘書作用 加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

張翠芳 滕志軍

（東北電力大學(xué)信息工程學(xué)院 吉林 吉林 132012）

結(jié)合工作實(shí)際，論述了教學(xué)秘書在高校及院（系）二級教學(xué)管理工作中的地位及所發(fā)揮的作用，闡述了教學(xué)秘書的工作職能、任務(wù)和工作原則，并提出了在加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)中的幾點(diǎn)建議。

教學(xué)秘書；素質(zhì)；職能；教學(xué)管理

教學(xué)秘書是連接學(xué)校與學(xué)院的橋梁和紐帶，教務(wù)處對學(xué)校教學(xué)的組織、布置與實(shí)施，大部分都通過教學(xué)秘書下達(dá)、執(zhí)行和反饋。同時，教學(xué)秘書又要完成本學(xué)院（系）的教學(xué)管理和組織工作。教學(xué)秘書工作原則性強(qiáng)、業(yè)務(wù)性強(qiáng)、服務(wù)性強(qiáng)、內(nèi)容雜、工作量大。因此，必須重視教學(xué)秘書的工作，加強(qiáng)其在教學(xué)管理工作中的作用，形成一支具有較高素質(zhì)的穩(wěn)定隊(duì)伍，進(jìn)一步提高工作效率，使之真正成為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和得力助手。

1 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的地位

管理從本質(zhì)上講也是服務(wù)，所以作為教學(xué)秘書，既是教學(xué)工作管理者，又是服務(wù)員。這種服務(wù)是具體的、直接的，全面服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生，是教學(xué)秘書的核心任務(wù)和本職工作［1］。

教學(xué)秘書在整個教學(xué)管理中的地位，既絕對從屬，又相對獨(dú)立，處在教學(xué)管理體系的重要位置。業(yè)務(wù)工作從屬于學(xué)校教務(wù)處和學(xué)院教學(xué)院長，受雙重領(lǐng)導(dǎo)，直接參與各種教學(xué)活動的組織管理，具體操作教學(xué)行政事務(wù)。在全心全意為教學(xué)服務(wù)的方針指導(dǎo)下，教學(xué)管理應(yīng)緊吸圍繞著參與教學(xué)活動的主體——教師和學(xué)生開展工作，搞好管理、協(xié)調(diào)和服務(wù)工作。

2 教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

日常教學(xué)管理是學(xué)院（系）教學(xué)秘書的一項(xiàng)日常性的工作，也是教學(xué)秘書工作的重點(diǎn)所在。教學(xué)秘書的作用，主要體現(xiàn)在三點(diǎn)——助手、參謀、紐帶。

教學(xué)院長負(fù)責(zé)本院的教學(xué)工作的組織、安排，本身還要從事教學(xué)、科研，大量日常教學(xué)事務(wù)性工作須由教學(xué)秘書承擔(dān)，如教師教學(xué)進(jìn)度、課堂考勤、質(zhì)量監(jiān)控、教學(xué)工作量的核算、教研活動的開展、考試成績的及時記錄、學(xué)期中和學(xué)期末做的教學(xué)工作總結(jié)、考試后的教學(xué)質(zhì)量分析等。

教學(xué)秘書具體掌管教學(xué)文書，要及時將學(xué)校教學(xué)管理決策傳達(dá)給各教學(xué)單位（教系、研室等），通過教學(xué)文件的上傳下達(dá)，使教學(xué)管理信息及時傳達(dá)，并協(xié)助教學(xué)院長制定出具體的教學(xué)工作計(jì)劃。在課程安排、教材選用、考試安排、教研活動計(jì)劃、教學(xué)工作考核及學(xué)生成績的錄入、學(xué)分的統(tǒng)計(jì)等方面給領(lǐng)導(dǎo)提供可供選擇的方案或意見，將有助于教學(xué)工作有條不紊的開展，有助于教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行和完成。

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作的協(xié)調(diào)者，常處于學(xué)校教務(wù)處、教學(xué)院長、教師、學(xué)生和其它教學(xué)單位的交叉點(diǎn)的位置，起著重要的紐帶協(xié)調(diào)作用。應(yīng)該做好中間的聯(lián)系作用，將上級的工作指示、要求準(zhǔn)確的傳達(dá)下去，即應(yīng)該把教務(wù)處教學(xué)文件和教學(xué)任務(wù)傳達(dá)給院長、教研室主任、教師，并督促其按時完成任務(wù)；及時組織教師、學(xué)生座談，把他們在教學(xué)過程中存在的問題及對教學(xué)提出的意見和建議反饋給學(xué)院、學(xué)校教務(wù)處，以便及時解決問題，保障教學(xué)秩序，以此促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量。

3 教學(xué)秘書應(yīng)具備的基本素質(zhì)

教學(xué)秘書工作的基本原則是：及時、有序、客觀、準(zhǔn)確、公正。及時是指對待各項(xiàng)工作要分輕重緩急，不能拖拉推諉，積壓不辦；有序是指注重實(shí)效，有預(yù)見性，做到井井有條，不斷提高工作效率；客觀就是實(shí)事求是，有較強(qiáng)的原則性，違背規(guī)定的是不辦，抵制歪風(fēng)邪氣；準(zhǔn)確就是要準(zhǔn)確無誤，特別是學(xué)生成績的上報、教學(xué)工作量的核算要準(zhǔn)確，避免差錯；公正是指在參與評價考核教師、審核教師工作量、登錄學(xué)生成績、辦理證書等過程中要公正不阿、踏實(shí)認(rèn)真、細(xì)心干好本職工作［2］。

4 加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)

教學(xué)秘書的工作性質(zhì)、地位和作用，決定了高校教學(xué)秘書必須具有高素質(zhì)。隨著教學(xué)改革的深入，教學(xué)秘書要更深層次的參與教學(xué)管理，對課程設(shè)置的合理性，教學(xué)計(jì)劃的落實(shí)、修訂要有所了解，有時要深入課堂聽課、評教；隨著計(jì)算機(jī)在高校教學(xué)管理中的廣泛應(yīng)用、校園網(wǎng)的建立以及大量配套教學(xué)管理軟件的研發(fā)和應(yīng)用（如排課系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、教師信息系統(tǒng)等），高等學(xué)校的教學(xué)管理逐步走向現(xiàn)代化、科學(xué)化、規(guī)范化，要求教學(xué)秘書必須轉(zhuǎn)變觀念不斷提高技能，掌握先進(jìn)的管理方式和手段，逐步適應(yīng)高效率、科學(xué)化、規(guī)范化的管理要求。

4.1 加強(qiáng)教育理論學(xué)習(xí)

4.1.1 脫離理論指導(dǎo)的實(shí)踐，是盲目的實(shí)踐，脫離理論指導(dǎo)的教學(xué)管理，是粗放式的管理。科學(xué)的教學(xué)管理，要求管理人員必須具有堅(jiān)實(shí)的教育管理理論知識。教學(xué)秘書應(yīng)具有較強(qiáng)的組織管理和協(xié)調(diào)能力，具有獨(dú)立開展工作的能力，能在完成上級下達(dá)的任務(wù)時，依據(jù)實(shí)際情況主動工作，對職責(zé)范圍內(nèi)的工作能得心應(yīng)手地組織與實(shí)施，同時有駕馭復(fù)雜局面的能力，始終能夠有條不紊地開展工作。由于各種原因，教學(xué)管理隊(duì)伍的學(xué)歷、職稱和管理能力與高效率、科學(xué)化、規(guī)范化教學(xué)管理的要求還有相當(dāng)?shù)牟罹啵@就更需要教學(xué)秘書加強(qiáng)教育理論的學(xué)習(xí)。因此，教育學(xué)、教育心理學(xué)、教育管理學(xué)、教學(xué)評價理論與方法等，是教學(xué)秘書的必修課程。教學(xué)秘書還要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，如數(shù)據(jù)庫的應(yīng)用，電子表格的使用、電子文件的收發(fā)、儲存；還有各種儀器設(shè)備的使用，如掃描儀、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等。教學(xué)秘書不單單學(xué)習(xí)信息技術(shù)，還要將技術(shù)與先進(jìn)的管理思想結(jié)合，形成新的辦公理念。

4.1.2 學(xué)校要鼓勵支持教學(xué)秘書參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)或研討交流會，采用“走出去，請進(jìn)來”的方式。走出去即組織教學(xué)秘書及教學(xué)管理人員到相關(guān)的院校參觀訪問，進(jìn)行實(shí)地考察，取其之長，補(bǔ)己之短。請進(jìn)來即把有經(jīng)驗(yàn)的專家學(xué)者請到學(xué)校來，使教學(xué)管理人員知曉教育教學(xué)管理的現(xiàn)狀和前沿動態(tài)。

4.2 樹立服務(wù)意識

4.2.1 為教學(xué)服務(wù)

高校所有一切都是圍繞教學(xué)服務(wù)。教學(xué)秘書作為最基層的教學(xué)管理人員更應(yīng)該把工作重點(diǎn)立足于教學(xué)，協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)搞好教學(xué)方面工作。整理、收集教學(xué)信息及教學(xué)檔案儲存、管理工作做好領(lǐng)導(dǎo)助手，要科學(xué)安排教學(xué)工作，使工作井井有條，并抓好工作的落實(shí)情況，并反饋實(shí)施中的意見。

4.2.2 為教師服務(wù)

教學(xué)秘書工作是橋梁和紐帶的作用。協(xié)調(diào)教師之間、教師與學(xué)院之間的關(guān)系，把任務(wù)傳達(dá)給教師,并為教師排除教學(xué)過程中遇到的問題和困難，如課表節(jié)次的編排從教師實(shí)際情況出發(fā)，為解除教師的后顧之憂，使教師全身心投入到教學(xué)中去，使教學(xué)工作順利進(jìn)行。

4.2.3 為學(xué)生服務(wù)

學(xué)生是教學(xué)活動的主體，樹立“以人為本”的教學(xué)管理理念。尊重學(xué)生、關(guān)心學(xué)生、傾聽學(xué)生們的心聲，及時組織學(xué)生座談把信息及時反饋給學(xué)院，改進(jìn)教學(xué)方法，提高教學(xué)質(zhì)量。做到“一切為了學(xué)生”，從學(xué)生選課、上課、考試到實(shí)踐環(huán)節(jié)，從學(xué)生的角度出發(fā)，為學(xué)生解答問題，防止疏漏給學(xué)生造成不必要的傷害。

4.3 不斷提高科學(xué)管理的水平

在教學(xué)管理的實(shí)踐中，教學(xué)秘書不能僅滿足于應(yīng)付一般性的日常教學(xué)管理工作，而被動地開展工作，要有開拓創(chuàng)新的精神，思想應(yīng)該是活躍的，對教學(xué)管理工作要有自己的見解，善于發(fā)現(xiàn)問題，積極思考和努力探索教學(xué)管理的新途徑、新方法。只有不斷開拓創(chuàng)新，教學(xué)管理工作才能跟上教學(xué)改革的步伐，認(rèn)真總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，勇于創(chuàng)新，不斷探索教學(xué)管理的新理念、新思維、新方法、新舉措，才能協(xié)調(diào)好各方面的關(guān)系，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，使教學(xué)管理工作上一個新臺階［3］。

5 結(jié)束語

總之，高校教學(xué)質(zhì)量的提高需要一支優(yōu)秀的師資隊(duì)伍，同時也需要一批優(yōu)秀的教學(xué)管理者。教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用是不可低估的。只有充分肯定和正確認(rèn)識教學(xué)秘書工作，為他們營造寬松的工作氛圍，才能促進(jìn)教學(xué)秘書煥發(fā)工作熱情，發(fā)揮主觀能動性，不斷開拓進(jìn)取，大膽創(chuàng)新，使高等教學(xué)管理向著高效、科學(xué)、規(guī)范的方向發(fā)展。

［1］楊冠青，王艷平.做好高校系級教學(xué)秘書的”三個服務(wù)”思想宗旨[J].科教文匯，2006（12）：15-16.

［2］馬晶.試論高校教學(xué)秘書的角色定位[J].伊犁師范學(xué)院學(xué)報，2007（4）：110-112.

［3］楊克平，傅小燕.教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的智能及素質(zhì)培養(yǎng)[J].邊疆經(jīng)濟(jì)與文化，2007，47（11）：118-119.

［4］林昕.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校教學(xué)秘書工作的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008年第14期.

張翠芳（1970—），女，學(xué)士，講師，東北電力大學(xué)信息工程學(xué)院。

滕志軍（1973—），男，碩士，教授，東北電力大學(xué)信息工程學(xué)院。

曹明明］