檔案的提供利用要求及途徑綜述

丁 紅

（杜爾伯特蒙古族自治縣房地產(chǎn)管理處 黑龍江 大慶 161200）

檔案提供利用工作是檔案館（室）通過(guò)一定的方式和方法提供檔案為利用者利用，為社會(huì)主義各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，習(xí)慣上亦稱檔案利用工作。其內(nèi)容基本上包括兩個(gè)部分:一是準(zhǔn)備檔案檢索工具，介紹和報(bào)道檔案館（室）保存檔案的內(nèi)容和成分，為提供利用做好準(zhǔn)備。二是通過(guò)各種方式和手段提供檔案為社會(huì)各項(xiàng)工作服務(wù)，這是目前檔案利用工作的核心。

一、檔案利用工作的要求

1.有正確的服務(wù)觀念，良好的服務(wù)態(tài)度

服務(wù)性是檔案工作的基本屬性之一，是檔案工作賴以生存和發(fā)展的基本原因。因此，檔案工作者要樹立服務(wù)觀念，改變檔案服務(wù)的被動(dòng)狀況。變過(guò)去你上門我服務(wù)的被動(dòng)服務(wù)為積極尋找信息的主動(dòng)服務(wù)，同時(shí)努力提高服務(wù)水平；端正服務(wù)態(tài)度，熱情、主動(dòng)、負(fù)責(zé)，熟悉自已的服務(wù)對(duì)象，依據(jù)自己的服務(wù)市場(chǎng)，深入了解廣大利用者的需求，及時(shí)、準(zhǔn)確、有效地為利用者提供有價(jià)值的檔案信息。

2.充分研究和了解社會(huì)需要，熟悉館(室)藏檔案

（1）職能機(jī)構(gòu)辦事人員的利用需求

與其所承擔(dān)的業(yè)務(wù)工作任務(wù)相適應(yīng)。他們經(jīng)常需要利用具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)作用的檔案，其利用需求往往以特定的某份文件為對(duì)象，具有較強(qiáng)的專指性。由于具體工作十分復(fù)雜，這類用戶的需求往往帶有較明顯的隨機(jī)性，并且對(duì)利用時(shí)間有著嚴(yán)格的要求。

（2）中樞秘書機(jī)構(gòu)辦事人員的利用需求

具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、全面性特征。由于這類用戶要幫助領(lǐng)導(dǎo)者制訂計(jì)劃、做出決策、組織生產(chǎn)、協(xié)調(diào)工作，所以，他們必須掌握大量的、系統(tǒng)的回溯性檔案信息材料。

（3）領(lǐng)者導(dǎo)利用需求

表現(xiàn)出以下兩個(gè)突出的特點(diǎn)：①他們對(duì)檔案信息的利用需求具有濃縮性的特征。如向上級(jí)部門匯報(bào)工作時(shí)，他們需要查考?xì)v年的基礎(chǔ)數(shù)字及某些重要問(wèn)題的處理信息材料。這類需求不是直接用檔案原件就可以滿足的，它需要檔案工作者或文秘人員對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、提煉；②領(lǐng)導(dǎo)者的檔案需求，具有間接性的特征。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者受到工作時(shí)間的限制和檔案相關(guān)信息分散性的影響，往往不能親自到檔案室查閱檔案，而是通過(guò)文秘人員間接地實(shí)現(xiàn)其需求。為此，檔案室工作人員應(yīng)主動(dòng)了解和掌握有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的需求動(dòng)向，結(jié)合單位的工作或生產(chǎn)計(jì)劃及工作任務(wù)，為這類用戶提供及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。

（4）基層管理者對(duì)檔案信息的需求

基層管理者主要從事業(yè)務(wù)管理、事務(wù)性工作。其利用特點(diǎn)是：①需要具體、詳細(xì)、實(shí)用性強(qiáng)的信息，能對(duì)具體工作給予幫助。檔案人應(yīng)編制詳細(xì)的檢索工具，以方便查詢。②需要關(guān)于管理對(duì)象的有關(guān)信息，范圍相對(duì)固定，如會(huì)計(jì)人員利用會(huì)計(jì)檔案、銷售人員利用銷售檔案。③主要利用企業(yè)內(nèi)部信息，且比較有規(guī)律，檔案人員應(yīng)注意其利用規(guī)律，有針對(duì)性地開展工作。

（5）科研人員檔案需求

①愿意利用原始材料；②查全率要求比較高；③時(shí)間上相對(duì)較寬松。

（6）工程技術(shù)人員檔案需求

從檔案信息的性質(zhì)來(lái)講，要求具有針對(duì)性強(qiáng)和內(nèi)容具體的檔案，如查找某個(gè)具體的圖形、數(shù)據(jù)、報(bào)表等；從檔案信息的內(nèi)容來(lái)講，比較注意專利文獻(xiàn)和標(biāo)準(zhǔn)化材料，需要同類課題、同類項(xiàng)目或同行業(yè)的最新信息；在利用時(shí)間上，要求迅速和及時(shí)。

熟悉館藏是檔案人員的基本功，更是開展好服務(wù)的前提。熟悉館藏，就是熟悉檔案館(室)保存檔案的內(nèi)容、成分、數(shù)量以及存放的庫(kù)房位置；熟悉每一個(gè)全宗檔案的形成、整理狀況以及全宗之間、全宗群之間的有機(jī)聯(lián)系；熟悉每一個(gè)全宗檔案的利用價(jià)值。尤其對(duì)那些重點(diǎn)全宗和珍貴檔案更需“如數(shù)家珍”。

3.正確處理基礎(chǔ)工作與利用工作的關(guān)系

檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)與檢索等工作是整個(gè)檔案工作的基礎(chǔ)，利用工作是在此基礎(chǔ)上提供檔案為社會(huì)服務(wù)的環(huán)節(jié)?；A(chǔ)工作為利用工作提供物質(zhì)保障，創(chuàng)造工作條件。沒有基層工作就無(wú)法開展利用工作。利用工作直接體現(xiàn)檔案工作的目的與方向。它反映了基礎(chǔ)工作的成果，也向基礎(chǔ)工作提出要求，沒有利用工作.基礎(chǔ)工作就失去了存在的意義和工作目標(biāo)。因此，必須妥善處理好它們之間的關(guān)系，既要重視基礎(chǔ)工作，又要看視利用工作，既不能重管輕用，也不能重用輕管。

4.正確處理利用與保密的關(guān)系

從根本上講，檔案的提供利用和保密是—致的，都是為了更好地發(fā)揮檔案對(duì)學(xué)位與社會(huì)的積極作用。保密的目的，也是為了更好的利用檔案信息資源。保密只是相對(duì)地把檔案的使用限制在一定的范圍內(nèi)，而且隨著社會(huì)的發(fā)展和環(huán)境條件的變化，檔案保密的等級(jí)、范圍、對(duì)象等也在不斷地發(fā)生變化；為了合理地處理好兩者間的關(guān)系，首先，必須澄清思想，肅清長(zhǎng)期流行的“左”的“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”的錯(cuò)誤思想；相反，檔案開放后出現(xiàn)的“檔案無(wú)密可保”的思想傾向，也是非常有害的。其次，要適時(shí)地研究、審查檔案的內(nèi)容，依法開展檔案的解密、降密工作，減少繁瑣的利用、審核手續(xù)，方便廣大檔案用戶的正常利用。檔案在什么情況下可以提供利用，在什么情況下需要保密和控制使用，都必須服從黨和國(guó)家及人民的根本利益，在這個(gè)大前提下，將兩者有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)。

二、檔案提供利用的途徑

1.通過(guò)提供檔案原件，滿足檔案用戶的利用需要

開辟閱覽室，讓檔案用戶查閱所需的檔案原件，但比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，則不宜通過(guò)這種途徑直接提供給有關(guān)的檔案用戶使用。

檔案一般不借出館外使用。但在某些特殊情況下，為了照顧黨政領(lǐng)導(dǎo)工作上的方便或必須使用原件作證時(shí)，也可以暫時(shí)借出使用。檔案的外借使用，要有嚴(yán)格的制度，必須經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)，借出的期限不宜過(guò)長(zhǎng)，數(shù)量也應(yīng)有必要的控制。出借檔案應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)，借用單位要對(duì)檔案的保密和安全負(fù)責(zé)，保證按時(shí)交回。檔案收回時(shí)要認(rèn)真細(xì)致的清點(diǎn)檢查，借還檔案要有記錄和簽收手續(xù)。

2.制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)

制發(fā)檔案復(fù)本服務(wù)，是指檔案館根據(jù)檔案用戶的合理需要，以檔案原件或已有的檔案副本為依據(jù)，通過(guò)復(fù)制、摘錄等手段，提供檔案復(fù)制品的一種服務(wù)方式。

制發(fā)檔案復(fù)制品時(shí)，對(duì)復(fù)制珍貴及易損檔案應(yīng)嚴(yán)格控制；復(fù)制應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，復(fù)制后應(yīng)對(duì)照原件認(rèn)真校對(duì)；必要時(shí)還應(yīng)注明檔案復(fù)制件的出處，并加蓋檔案館的印章。此外，檔案館應(yīng)對(duì)制發(fā)復(fù)制本的范圍、審批權(quán)限等作出明確規(guī)定。

3.通過(guò)提供檔案信息加工品，滿足檔案用戶的利用需求

編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、會(huì)議簡(jiǎn)介、專題概要、年鑒、圖冊(cè)、圖集、科技成果簡(jiǎn)介，制發(fā)檔案證明，編纂各種檔案史料書籍等。

4.檔案展覽與陳列

檔案展覽與陳列服務(wù)，是指檔案收藏部門按照一定的主題，以展出檔案原件或其復(fù)制品的方式系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。

5.制發(fā)檔案證明服務(wù)

檔案證明是指檔案館根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問(wèn)和申請(qǐng)，為核查某種事實(shí)在館藏檔案中記載情況而摘抄編寫的一種書面證明材料。制發(fā)檔案證明，是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務(wù)的方式之一。

有些單位和公民，為了解決、處理或研究實(shí)際工作中的某些問(wèn)題，常常需要檔案館為之提供有關(guān)的檔案信息，以便證實(shí)和核查有關(guān)事項(xiàng)在檔案中的原始記錄情況。在這種情況下，檔案館（室）就可以依據(jù)檔案用戶的合法申請(qǐng)或詢問(wèn)，為他們提供制發(fā)檔案的證明服務(wù)。

6.檔案目錄信息服務(wù)

檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館（室）的一個(gè)重要橋梁。檔案用戶只有借助于一定的檔案目錄信息，才能順利地實(shí)現(xiàn)其利用需要。由于檔案信息的特殊性，許多館藏在檔案館（室）必須采取一定的服務(wù)方式，消除檔案用戶的需求障礙，促進(jìn)其利用需求的產(chǎn)生與實(shí)現(xiàn)。實(shí)踐表明，印發(fā)、出版、交換檔案目錄，是一種有效地解決問(wèn)題，提高庫(kù)藏檔案利用率的服務(wù)方式。

在檔案館工作中，檔案工作者可在了解社會(huì)利用需求的特點(diǎn)、發(fā)展趨勢(shì)的基礎(chǔ)上，有計(jì)劃地出版檔案目錄、索引、指南等檔案信息材料、有效地幫助檔案用戶了解館藏檔案信息資源狀況，引導(dǎo)檔案用戶順利地查找檔案。

[1]張菊蘭.檔案利用的“二次革命”[J].檔案學(xué)通訊，2005年01期.