對高校實物檔案管理的思考

蔣 娟

（重慶教育學(xué)院 四川 重慶 400067）

一、高校實物檔案內(nèi)涵及特征

高校實物檔案，作為高校發(fā)展進(jìn)程的歷史見證，可以充分發(fā)揮檔案的文化教育功能。實物作為一種特殊載體檔案，真實地記載高校的教育教學(xué)活動，反映了高校的發(fā)展歷史，是對文字、聲像檔案的有益補(bǔ)充，是高校檔案不可以分割的重要組成部分。因此，要對高校實物檔案進(jìn)行有效的管理和充分的開發(fā)利用。

實物檔案由于其表現(xiàn)形式的特殊性，特點(diǎn)一：直觀性。它直接反映了高校發(fā)展的進(jìn)程，具有較高的保存和利用價值。由于其以實物存在，實物檔案有別于其它類型的檔案而具有真實性、直觀性和生動形象等特點(diǎn)。如一些名人的題詞、書畫，以及獎狀、獎杯、獎牌等，都具有極強(qiáng)的直觀性。正因為如此，許多高校為了達(dá)到教育的目的，把這些實物檔案放在校史展覽室、教學(xué)成果展覽室等場所進(jìn)行展覽，發(fā)揮其教育作用。特點(diǎn)二：多樣性。高校實物檔案的內(nèi)容是豐富多彩的，載體是多種多樣的。高校實物檔案主要包括這樣五類：一是紙質(zhì)類，名人來訪的簽名、題詞及贈送的書畫作品，學(xué)校師生員工獎狀、著作等；二是木質(zhì)、金屬物體類，如印章、徽章、獎杯、獎牌等；三是布質(zhì)物體類，如錦旗、重大活動的簽名布等；四是公務(wù)活動的各種紀(jì)念品，如學(xué)生證、借書證、畢業(yè)證、學(xué)位證的樣本，碑石拓片以及帶有老校名印記的物品等；五是學(xué)校初期使用或制作的教具、儀器設(shè)備、模型等，以及學(xué)校認(rèn)為有校史價值的其他實物。

二、實物檔案管理存在的問題

由于實物檔案直觀性及多樣性的特點(diǎn)，在收集、管理過程中存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下四個方面。

1、實物檔案形成時間的不確定性，決定了其收集的困難。實物檔案中最多的表現(xiàn)形式為獎狀、證書、獎牌，其反映了單位或部門所取得的工作成績。成果的取得需要一個階段，需要相應(yīng)部門的肯定，因而檔案部門無法預(yù)知哪些單位在哪個時段會產(chǎn)生實物檔案，因此難以及時準(zhǔn)確地收集到所需檔案。高校校際交流或名人、領(lǐng)導(dǎo)來訪，也同樣具有時間及所形成實物檔案的不確定性，檔案室也難以準(zhǔn)確地收集所需檔案。

2、實物檔案保管的空間局限性。實物檔案其載體多種多樣，給檔案庫房的保管帶來困難。一件實物檔案小至一枚徽章，大至高頸花瓶。隨著越來越多的實物檔案被征集進(jìn)館室，保存空間的壓力影響保管工作的順利開展。

3、實物檔案保管技術(shù)不太成熟。實物檔案大小不一，載體多種多樣，其載體可由紙質(zhì)、玻璃、金屬、布料、塑料等多種材料構(gòu)成，并且載體上的信息內(nèi)容有鍍金、油漆、墨法等多種表現(xiàn)形式。而各種材料的保存環(huán)境和保管方式也不盡相同。目前，保管技術(shù)的不太成熟成為制約實物檔案保管工作發(fā)展的一個瓶頸。

4、實物檔案備份困難。為了便于檔案的利用，無論是紙質(zhì)檔案、聲像檔案還是電子檔案，通常在保存檔案原件的同時，相關(guān)部門還保留有檔案備份件，而對于實物檔案制作備份卻有所不便。因此，實物檔案的實體備份，并不能有效地解決檔案長期保存的問題。

三、如何規(guī)范實物檔案規(guī)范管理

1、統(tǒng)一保管，集中歸檔

實物檔案具有較高的保存、利用價值及良好的社會教育功能，按照檔案管理有關(guān)規(guī)定，必須實行集中統(tǒng)一管理。加強(qiáng)高校實物檔案的管理，把實物檔案的形成、收集、歸檔工作納入院系的職責(zé)范圍，單位和個人應(yīng)將實物檔案及時歸檔。對單位及個人移交的實物檔案檔案館室要隨時接收，登記造冊，并建立相應(yīng)的獎勵機(jī)制，以激勵人們對實物檔案的重視。

因為實物檔案的特殊性，在移交實物檔案時，一般應(yīng)有相應(yīng)的文字說明或提供相應(yīng)的文件材料，以保持實物檔案的完整性。檔案館員要以高度的責(zé)任感和使命感，采取定期收集和隨時收集，在特殊時期征集相結(jié)合的方法，注重對實物檔案的收集。檔案館室對實物檔案要采取追蹤的辦法，積極主動地參與學(xué)校的重大慶典、重大接待和展覽等活動，及時跟蹤收集具有保存價值的實物檔案，以確保活動結(jié)束后實物檔案及時歸檔。

2、規(guī)范實物檔案保管的具體方法

（1）將證書、錦旗、獎狀等，凡是能裝入統(tǒng)一裝具都直接逐一裝入，然后分類編號，按檔號、獲獎題名、獲獎級別、頒獎單位、頒獎時間、歸檔部門、載體性質(zhì)、存放位置、保管人等項目逐一登記，使其外觀整齊一致，放入專門存放實物檔案的裝具柜中;不能裝入其裝具的獎狀、獎牌、獎杯等，對它們進(jìn)行拍照，然后將照片與實物檔案對應(yīng)編號、登記，照片排序后，統(tǒng)一存檔，將實物檔案存放在實物檔案裝具中。通過照片與實物一一對應(yīng)的管理方式，既方便了管理又實現(xiàn)了利用。

（2）作廢印章的管理方法。對于過期、報廢的印章，可用6厘米厚的檔案盒作裝具，盒內(nèi)可用紙板隔成“井”字格，將印章編號后橫躺放在內(nèi)，周圍用紙團(tuán)塞緊固定位置，在盒蓋內(nèi)側(cè)貼一張印章印模擺放示意圖注明印章編號，根據(jù)印模編號所對應(yīng)位置，可直接提取印章。

（3）將大型的，有特殊形體的實物載體檔案進(jìn)行拍照管理。獎杯、獎牌、校牌、高頸花瓶等這些體積龐大的，且有保存價值的及特殊意義的紀(jì)念品，保管起來比較復(fù)雜，排列不齊，存放地點(diǎn)不一，有的存放在辦公樓大廳、有的擺放在教學(xué)樓大廳、有的陳列在學(xué)院校史館，這些大小不一的實物檔案，給管理和利用帶來很大麻煩。我院檔案室經(jīng)過實踐探索，將這些實物檔案進(jìn)行拍照，然后按發(fā)生的年代順序逐次將其分類、編號、登記，使其照片與實物載體編號一一對應(yīng)，這樣大部分實物檔案都能各居其位，既方便了管理又便于查找和利用，發(fā)揮了實物檔案應(yīng)有的價值。

3、加強(qiáng)實物檔案保護(hù)技術(shù)的研究

檔案館員要注重實物檔案日常保存環(huán)境的研究，必須特別關(guān)注實物檔案展覽時的技術(shù)保護(hù)及安全保護(hù)。這些要求對檔案館員的業(yè)務(wù)要求就很高了，需要我們平時多用心學(xué)習(xí)，了解相關(guān)業(yè)務(wù)知識。

4、強(qiáng)化檔案管理員的保護(hù)意識，提高管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

首先要強(qiáng)化檔案管理員的保護(hù)意識。作為一名合格的檔案工作者，在精通業(yè)務(wù)知識的同時，還必須熟悉與檔案相關(guān)的歷史、文化等背景知識，有利于實物檔案的開發(fā)與利用，體現(xiàn)其最大價值。

高校實物檔案管理任重道遠(yuǎn)，檔案館員以高度的責(zé)任心，精湛的業(yè)務(wù)技能，按照實物檔案的規(guī)范管理要求，就可以把該項工作開展得更好，充分發(fā)揮實物檔案的作用。

[1]濮仁沛.實物檔案的規(guī)范管理[J].北京檔案，2006(3).

[2]李濤.高校實物檔案管理和利用淺議[J].科技檔案，2010(1).

[3]中華人民共和國教育部令第27號（《高等學(xué)校檔案管理辦法》）2008.