對公文處理工作的幾點建議

劉春梅

（呼蘭區(qū)婦幼保健院 哈爾濱 呼蘭區(qū) 150500）

公文是黨政機關、人民團體、企事業(yè)單位在行政管理過程中形成的、具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進行公務活動的重要工具。本文僅對執(zhí)行《國家行政機關公文處理辦法》和《國家行政機關公文格式》有關規(guī)定講幾點體會。

一是領導重視。在《辦法》“總則”第六條中規(guī)定：“各級行政機關的負責人應當高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法并加強對機關公文處理工作的指導和檢查?！彼怨奶幚砉ぷ饕龅煤?，首先需要領導重視，各級主要領導和綜合辦公部門的負責人尤其要重視起來，不僅要親自動手起草和主持起草一些重要文件，還要審定簽發(fā)單位制發(fā)的各種文件，并承擔相應的法律和行政后果。還要以授權、委托、督促等各種方式對參與公文處理過程的各類人員進行指導和檢查。

二是公文處理要做到安全、準確、及時。文件傳遞要嚴格履行手續(xù)，隨時掌握文件去向，不橫傳、不失密、不隨身攜帶，更不能損壞；準確是保證公文處理工作質(zhì)量的一個最基本的要求，收發(fā)登記要明白無誤，不錯登、不漏登，擬辦意見要合理，整理歸檔要準確；及時是公文處理工作時效性的基本要求，不積壓、不拖拉、不誤時、不誤事，尤其在收文辦理上，一般公文應盡快處理，緊急公文必須急事急辦，在規(guī)定時間內(nèi)辦結(jié)，按照有關規(guī)定，特急公文應在4小時以內(nèi)辦結(jié)，急件需視其復雜程度在24小時以內(nèi)辦結(jié)。

三是嚴格把住辦文程序。

1.在格式上把關。公文具有規(guī)范的格式，為體現(xiàn)公文的性質(zhì)，維護公文的權威，確保公文的嚴肅性，黨和國家分別制定了統(tǒng)一的公文處理條例和辦法，對行文規(guī)則、行文關系、公文種類及格式作出了嚴格規(guī)定。對公文中字體、字號，標題、正文，附件等都有嚴格規(guī)定。

《國家行政機關公文格式》中規(guī)定，公文用紙采用CB/T148中規(guī)定的A4型紙，尺寸為210mm×297mm，定量為60g／m2—80g/m2的膠版印刷紙或復印紙。天頭(上白邊)為：37mm±lmm，訂口(左白邊)為：28mm±1mm，版心尺寸為：156mm×225mm（不含頁碼)。左側(cè)裝訂，不漏頁，無壞釘，不脫落，不散頁，后背平整。公文標題用2號小標宋體字，主送機關用3號宋體字，正文用3號仿宋體，頁碼用4號阿拉伯數(shù)碼標志，“主題詞”三個字用3號黑體字，居左頂格，詞目用3號小標宋體字，抄送3號仿宋體，印發(fā)機關和印發(fā)時間用3號宋體字。印章上距正文2mm～4mm，正文、印章同處一面，不得采取“此頁無正文”的方法解決。

2.嚴格遵守辦文程序。公文辦理是指公務文書在機關內(nèi)部運行處理的一系列工作程序，包括收文與發(fā)文兩大方面。發(fā)文程序包括擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、復核、繕印、用印、編號、登記、印發(fā)、歸卷等程序。收文包括簽收、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、催辦、注辦、清退、歸卷等處理環(huán)節(jié)。公文處理是一項較為嚴肅的工作，在辦文過程中應明確規(guī)定，凡是上級機關、部門或其他單位送來的公文，都交由文書人員或辦公室部門負責人，不準直接交給單位領導；代辦公室起草的代擬稿未經(jīng)辦公室登記、傳遞和初審，不準請單位領導審簽；報辦公室批轉(zhuǎn)的公文，其內(nèi)容涉及幾個單位，在未與有關單位協(xié)商并取得一致意見時，辦公室不予批轉(zhuǎn)。個人不得保存應當歸檔的公文。

四是提高公文處理人員的自身素質(zhì)。素質(zhì)決定質(zhì)量，要保證公文處理活動的質(zhì)量，僅靠領導重視是遠遠不夠的，因此要注重培養(yǎng)、提高人員綜合素質(zhì)。一要加強思想政治建設。公文處理是一項政治性、政策性很強的工作，這就要求工作人員有正確的政治方向，要有一定的馬克思主義理論水平和政策法律水平，有較強的政治敏銳性、政治辨別力和組織紀律觀念。二要加強業(yè)務培訓。公文處理工作是一項專業(yè)性、業(yè)務性極強的工作，要適當加大對文書工作的經(jīng)費投入，在學習培訓、訂閱資料等方面提供必要的支持。一方面要抓好對《辦法》的學習，結(jié)合本部門的實際情況抓好《辦法》的落實。同時，必須加強對工作人員公文處理能力的培養(yǎng)，掌握公文處理的基本業(yè)務知識，具備較強的文字表達能力，提高公文處理的辦理能力。

五是健全制度，規(guī)范程序。建立健全完善的辦文制度、檢查制度，嚴格辦文程序和辦文規(guī)則。新的《國家行政機關公文處理辦法》頒布實施后，因各級各部門和各個行業(yè)的情況差異較大，辦文制度不盡統(tǒng)一，有的單位至今還仍然沿用舊的辦文制度和管理模式，有的甚至還沒有建立起相應的規(guī)章制度，這就不可避免地出現(xiàn)辦文程序混亂的狀況。因此，盡快建立健全辦文制度、檢查制度，嚴格辦文程序和辦文規(guī)則，乃是解決公文處理過程中存在問題的重要前提。只有建立健全并不斷完善這些制度，用制度去規(guī)范辦文程序，嚴格執(zhí)行辦文規(guī)則，并輔之以必要的檢查制度，才能減少失誤、杜絕錯誤，才能使公文處理工作有序可循、規(guī)范運行，使之達到我們所期望的目的。

總之，要提高公文處理質(zhì)量、辦文效率，解決好目前在公文處理中存在的各種問題，除了要有高度的事業(yè)心和政治責任感、有一定的政策水平和相關業(yè)務知識外，還必須懂得公文處理的一般原理、基本知識。熟悉辦文的有關規(guī)定，尤其要認真學習《國家行政機關公文處理辦法》、《國務院辦公廳關于實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》等文件有關公文處理的規(guī)定，使公文處理工作邁上一個新的臺階，呈現(xiàn)一個新的面貌，有個新的改觀，走上規(guī)范化、科學化、制度化的軌道，在社會主義現(xiàn)代化建設中更好地發(fā)揮作用。