對做好博物館檔案管理工作的思考

李 麗

（綏芬河市博物館 黑龍江 綏芬河 157300）

各級各類博物館在其發(fā)展過程中都積累了大量的檔案資料，這些檔案是前人留下的寶貴財富。隨著我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，以及文化大發(fā)展大繁榮戰(zhàn)略的實施，我國博物館事業(yè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，使文博事業(yè)迅速發(fā)展。要做好博物館工作最重要的是了解有關(guān)文物博物館方面的專業(yè)知識，掌握博物館業(yè)務(wù)的基本理論、基本知識和基本技能。博物館的陳列、保管、講解、考古、文物收藏等各項工作都離不開查閱相關(guān)圖書資料，因此，做好檔案的工作非常重要。博物館的檔案室是一個圍繞博物館工作而展開的圖書、文獻(xiàn)資料的收集、整理、典藏和流通的部門，是專業(yè)圖書、情報、信息傳播的重要機(jī)構(gòu)，但在實際工作中卻往往對這項工作的重要性有所忽略，在博物館學(xué)中亦很少論及，在圖書館學(xué)中又不能詳盡論述博物館的圖書資料管理工作諸多問題。

博物館的檔案工作在構(gòu)建和諧的博物館文化中發(fā)揮重要作用。博物館文化是指博物館在為社會及其發(fā)展服務(wù)過程中的各類創(chuàng)造。檔案管理工作，作為博物館管理工作的重要組成部分，面對社會的發(fā)展，出現(xiàn)了許多亟待研究和解決的新情況、新問題。博物館的檔案管理工作者，只有堅持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮檔案特有的價值。

一、博物館檔案管理工作的作用

博物館應(yīng)最大限度、最大范圍地利用檔案資源，充分發(fā)揮檔案作用。保存檔案是為了更好地利用檔案。領(lǐng)導(dǎo)和工作人員為了有效地實施管理，開展各項業(yè)務(wù)活動，往往需要借助于檔案。無論是制訂計劃、研究案例、進(jìn)行決策、總結(jié)經(jīng)驗，還是處理日常事務(wù)等等，往往都需要查考相關(guān)的檔案資料。博物館的檔案記錄了博物館的誕生和成長，記錄了一代又一代博物館工作者奮斗、拼搏、創(chuàng)新的光輝形象?？梢哉f，從設(shè)立博物館開始，檔案管理工作就始終圍繞著博物館的中心工作，并為其和其他的各項工作提供服務(wù)，發(fā)揮了非常重要的作用。

（一）收集整理工作

對中小博物館來說，藏品的數(shù)量多則幾萬件，少則幾千件，與之對應(yīng)的藏品圖像資料也以千計、以萬計。對這類資料的傳統(tǒng)管理方式，大多數(shù)博物館仍以底片、照片、錄像帶等實物形式保管，但由于數(shù)量龐大，在具體操作過程中，難免會出現(xiàn)霉變、褪色、劃痕、老化、損壞、遺失等情況；而且在使用管理過程中，許多博物館沒有指定專人保管，使用時沒有履行必要的制度，造成圖像資料管理混亂或引起版權(quán)糾紛等問題。因此，如何保護(hù)好館藏文物的圖像資料，使其規(guī)范化、制度化管理，也是擺在資料室面前的一個重要話題。所以檔案室管理方面重點(diǎn)把好“四關(guān)”。一是把好“收集歸檔關(guān)”。按照收集歸檔的范圍和責(zé)任，要求各科室及時按規(guī)定歸檔文件、材料，并移交資料室。在案卷規(guī)范上，組織人員集中力量對資料逐卷逐條地進(jìn)行檢查和對照，整理、分類、組卷、編目和裝訂，確保了入庫資料的齊全、完整、規(guī)范。二是把好“資料整理關(guān)”。在資料整理過程中，要嚴(yán)格按照國家有關(guān)文物工作的法律法規(guī)和自治區(qū)及市文物管理部門的有關(guān)規(guī)定和要求，對應(yīng)歸檔的文物資料做好收集、整理、歸檔工作，實現(xiàn)博物館資料室管理工作的現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。三是把好“資料保管關(guān)”。檔案室要堅持“五防”原則，定期進(jìn)行庫房溫濕度測定調(diào)節(jié)，做到庫房衛(wèi)生清潔，資料擺放整齊有序，最大限度地延長資料、圖書的壽命。四是把好“資料登記關(guān)”。檔案室要做好借閱登記記錄，認(rèn)真查看借閱后交回資料、圖書是否齊全完整，沒有按指定日期交回的借閱資料、圖書一定要催交。

（二）檔案利用工作

用檔案提供服務(wù)是檔案管理的根本所在，也是檔案工作的立身之本，只有把服務(wù)工作搞好了才能使檔案事業(yè)發(fā)展的路子越走越寬。博物館檔案室經(jīng)常協(xié)助其他部門查閱檔案資料，例如博物館的精品展覽申報、館藏資產(chǎn)評估以及與其他單位發(fā)生訴訟糾紛等各項工作提供了確鑿有力的憑證。

二、博物館檔案管理中存在的問題

（一）博物館檔案管理工作意識淡化

博物館陳列展覽、藏品保管和社會教育等主要業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，獲得了博物館管理者更多的關(guān)注，而對博物館檔案管理工作的重要性則被淡化了，而一些博物館檔案管理工作者自身對檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為這項工作可有可無，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感和良好的職業(yè)道德，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，因而工作存在缺位現(xiàn)象，導(dǎo)致博物館檔案管理工作在管理方式新舊交替的進(jìn)程中遇到障礙。

（二）博物館檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃

近幾年，博物館檔案管理工作雖然進(jìn)行了一系列諸如達(dá)標(biāo)升級之類的實質(zhì)性考核，但達(dá)標(biāo)以后，就出現(xiàn)后勁不足，缺少長期性和連續(xù)性的管理，再加上部分領(lǐng)導(dǎo)干部對博物館檔案的重要作用的認(rèn)識不足，對檔案綜合管理的參與程度不夠，造成了博物館檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)，無計劃；有任務(wù)，無落實；有形式，無效果。博物館檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)劃。

（三）博物館檔案管理工作缺乏規(guī)范性管理手段

當(dāng)前博物館檔案管理不規(guī)范主要表現(xiàn)在：一是博物館檔案收集不規(guī)范。有關(guān)文物的檔案包括文物收藏檔案、文物保管檔案、文物展陳檔案、文物修復(fù)檔案、文物借展檔案等，這些檔案分屬文物科、陳列科、辦公室等不同的部門進(jìn)行收集管理，各部門之間各司其職，按照不同的工作方式進(jìn)行記錄、收集、整理的相關(guān)檔案之間無法進(jìn)行綜合利用。二是博物館檔案整理不規(guī)范。由于博物館中檔案業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，在立卷過程中不按照檔案規(guī)范立卷；三是檔案綜合管理力度不夠。基層博物館大多受藏品、人才、資金及領(lǐng)導(dǎo)等條件的制約，各項軟性的管理工作開展起來就會比較困難；四是檔案利用不規(guī)范。博物館檔案管理人員對檔案借閱內(nèi)松外緊，手續(xù)不完備，造成了借出的檔案經(jīng)常沒有按期歸還或長時間不歸還，甚至遺失。

三、解決博物館檔案工作存在問題的對策

（一）增強(qiáng)檔案意識，堅持規(guī)范建檔

我們基層博物館一定要增強(qiáng)檔案意識，只有這樣博物館檔案工作才能做到因地制宜靈活有效。博物館檔案要全面反映博物館的各類信息，應(yīng)包括博物館藏品檔案、陳列展覽檔案、資料檔案等，以每一件器物或每一個展覽為基本建檔單元，包括每一件文物的狀態(tài)及變化特征，及每個展覽與外部環(huán)境之間的聯(lián)系。通過收集、整理各項資料，詳細(xì)甄別分類，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。博物館檔案管理的目的，在于服務(wù)和利用，因此要增強(qiáng)檔案工作與博物館發(fā)展的貼近度，根據(jù)發(fā)展需要，可編寫《組織機(jī)構(gòu)沿革》《陳列展覽精品展》《文物藏品精品匯編》等資料，更好地發(fā)揮博物館檔案的服務(wù)作用和應(yīng)盡的職能。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)力度，努力提高博物館檔案管理人員的素質(zhì)，建立健全相關(guān)管理制度

目前，社會上各種各樣的培訓(xùn)很多，但對檔案人員的培訓(xùn)卻相對缺乏。部分博物館的檔案人員業(yè)務(wù)水平較低，專業(yè)性不強(qiáng)，造成檔案被損毀或丟失、泄密等事件時有發(fā)生。博物館應(yīng)加強(qiáng)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

一是要明確博物館檔案管理負(fù)責(zé)人、檔案員的崗位職責(zé)，形成覆蓋全館的檔案管理機(jī)制。二是要堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分散建檔、集中備案的原則，按照完整、準(zhǔn)確、翔實的要求，按照規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的原則整理歸卷、立卷，把博物館檔案整合為相互獨(dú)立，又不可分割的整體，最大限度地提高博物館檔案工作的檔次。三是要加大檔案工作規(guī)范化管理力度，把檔案管理納入綜合目標(biāo)量化考核范圍內(nèi)進(jìn)行考核，使立卷的檔案內(nèi)容能夠科學(xué)分類、流程清晰、檢索方便，實現(xiàn)最大程度保存文物歷史信息的目的。

（三）搞好博物館檔案的信息化建設(shè)，做好博物館檔案的研究和利用

搞好博物館資料的信息化建設(shè)，做好博物館電子資料的研究和利用，電子信息時代的到來給檔案管理帶來新的革命，檔案工作者很大一部分時間是直接通過電腦網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行電子資料信息的收集、整理和傳輸。因此，要熟練地使用設(shè)備，借助系統(tǒng)本身的局域網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)資料信息資源共享。博物館人員和檔案工作人員不應(yīng)只停留在保管資料上，還要進(jìn)一步研究利用電子資料如何高效率的來滿足利用者。檔案室必須有計劃、按標(biāo)準(zhǔn)，在加強(qiáng)資料研究工作的同時，不斷地摸索，善于總結(jié)經(jīng)驗，使檔案室的潛在價值發(fā)揮到最大。博物館檔案管理工作，只有堅持科學(xué)規(guī)范的管理制度、認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)、與時俱進(jìn)的創(chuàng)新精神，才能適應(yīng)形勢的需要，才能走上檔案管理法制化的道路，才能充分發(fā)揮其特有的價值，只要我們重視檔案室的價值，它一定會為博物館事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮巨大的作用。