談檔案知識(shí)服務(wù)內(nèi)涵及實(shí)現(xiàn)方法

吳亞娟

（伊春市計(jì)劃生育技術(shù)服務(wù)站 黑龍江 伊春 153000）

檔案作為社會(huì)檔案的重要組成部分，檔案工作依托社會(huì)這一知識(shí)密集型組織。檔案知識(shí)服務(wù)就是從檔案信息資源中將各種顯性和隱性知識(shí)，通過(guò)對(duì)用戶的知識(shí)需要和問(wèn)題環(huán)境的分析，將檔案信息識(shí)別、組合、創(chuàng)新、集成的知識(shí)提煉過(guò)程，是有針對(duì)性地解決用戶問(wèn)題，最大限度滿足日益復(fù)雜的社會(huì)公眾對(duì)檔案信息知識(shí)的需要的深層次信息服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)，不僅是檔案服務(wù)觀念上的轉(zhuǎn)變和深化，更是檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的必然要求。

一、檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)涵與檔案知識(shí)服務(wù)

（一）檔案事業(yè)發(fā)展的內(nèi)涵

檔案事業(yè)作為社會(huì)事業(yè)的一部分，它的發(fā)展不可避免地要受到當(dāng)時(shí)發(fā)展理論的影響。在建國(guó)后的相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)，我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展在“增長(zhǎng)理論”的影響下，走的是規(guī)模增長(zhǎng)的道路，把檔案事業(yè)的發(fā)展單純理解為檔案館（室）數(shù)量的增多、館藏檔案數(shù)量的增加、檔案工作者隊(duì)伍的擴(kuò)大，并且往往以上述數(shù)量指標(biāo)作為發(fā)展的目標(biāo)加以追求。在這種發(fā)展戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，檔案事業(yè)的發(fā)展出現(xiàn)了重外延輕內(nèi)涵、重?cái)?shù)量輕質(zhì)量、重自身規(guī)模輕社會(huì)效益的傾向。其結(jié)果是割斷或削弱了檔案事業(yè)與社會(huì)的聯(lián)系，使檔案事業(yè)的發(fā)展陷入盲目的、自我封閉的狀態(tài)之中，無(wú)法與社會(huì)建立起協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系。而社會(huì)是檔案事業(yè)發(fā)展的重要外部環(huán)境，缺乏良好的社會(huì)環(huán)境檔案事業(yè)的發(fā)展也就成了無(wú)本之木，無(wú)源之水。進(jìn)入到80年代后，在“協(xié)調(diào)發(fā)展理論”的影響下，我國(guó)檔案界的有識(shí)之士提出了檔案事業(yè)要與經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的觀點(diǎn)。這種新的發(fā)展觀追求的不再是檔案事業(yè)的自身規(guī)模，而是檔案事業(yè)社會(huì)功能的發(fā)展，把檔案事業(yè)的社會(huì)效益的提高作為發(fā)展的目標(biāo)。因?yàn)?，檔案事業(yè)社會(huì)功能的大小并不完全取決于檔案事業(yè)本身的規(guī)模，而更重要的是取決于檔案事業(yè)與社會(huì)需求的協(xié)調(diào)能力。只有從社會(huì)需求的角度來(lái)把握檔案事業(yè)發(fā)展的規(guī)模及其方向，并著力于提高檔案館（室）的工作效率和檔案信息資源的開發(fā)利用率，檔案事業(yè)的社會(huì)功能才能相應(yīng)地發(fā)展，最終使檔案事業(yè)與社會(huì)建立起相互促進(jìn)、相互協(xié)調(diào)的緊密關(guān)系。檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展則是在強(qiáng)調(diào)檔案事業(yè)與社會(huì)經(jīng)濟(jì)相互協(xié)調(diào)、同步發(fā)展的同時(shí)，重點(diǎn)把人的發(fā)展擺到檔案事業(yè)發(fā)展的中心位置上來(lái)。一方面要明確檔案事業(yè)在人類自我發(fā)展中的地位和作用，另一方面要明確人自身的發(fā)展在檔案事業(yè)發(fā)展中的地位和作用。

（二）檔案知識(shí)服務(wù)

檔案知識(shí)服務(wù)是指以最大限度實(shí)現(xiàn)用戶滿意為目標(biāo)，不僅為用戶提供具有憑證性質(zhì)的信息服務(wù)，還通過(guò)與用戶信息、知識(shí)交流活動(dòng)，發(fā)揮檔案人員自身知識(shí)和智慧，提供知識(shí)性、創(chuàng)新性、效用性、個(gè)性化的檔案信息服務(wù)。這種檔案知識(shí)服務(wù)的價(jià)值取向定位在“知識(shí)”的價(jià)值和“服務(wù)”的價(jià)值。

其中，知識(shí)價(jià)值包含著顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的價(jià)值復(fù)合于一體。由于檔案本身具有憑證價(jià)值和情報(bào)價(jià)值（參考價(jià)值），在傳統(tǒng)的檔案價(jià)值效用發(fā)揮中人們更關(guān)注的是檔案的憑證價(jià)值，而情報(bào)價(jià)值的效用則往往處于忽視與弱化狀態(tài)。檔案知識(shí)服務(wù)從檔案價(jià)值效用的角度來(lái)看，就是在于保持檔案具有的憑證價(jià)值的基礎(chǔ)上，通過(guò)挖掘、聚集、整合獲得知識(shí)創(chuàng)新，使檔案的情報(bào)價(jià)值提升，檔案信息不僅是原始態(tài)的信息，而且是具有相當(dāng)價(jià)值的情報(bào)信息。

因?yàn)榛谶@一服務(wù)理念和價(jià)值取向，使檔案知識(shí)服務(wù)不同，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)，是帶有前瞻性的研究活動(dòng)，是對(duì)檔案信息資源的深層次開發(fā)利用，檔案知識(shí)服務(wù)所關(guān)注的不再是為用戶是否提供了信息，而是通過(guò)服務(wù)是否解決了用戶的問(wèn)題。

檔案知識(shí)服務(wù)工作標(biāo)志是以靈活的服務(wù)模式充分利用和調(diào)動(dòng)檔案工作者的智慧所進(jìn)行的特定問(wèn)題的分析、識(shí)別、創(chuàng)新為標(biāo)志，而不再是以規(guī)?；臋n案資源收藏與組織為標(biāo)志，其突出特點(diǎn)在于以檔案利用者需求滿足的高效性、深入性、徹底性的知識(shí)型服務(wù)。

從檔案管理工作的發(fā)展演變和未來(lái)趨勢(shì)，可以分為實(shí)體管理階段、信息管理階段和知識(shí)管理階段。知識(shí)管理階段是檔案管理的高級(jí)階段，知識(shí)服務(wù)是檔案服務(wù)的高級(jí)階段，檔案知識(shí)服務(wù)作為檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展的核心和最終目的，體現(xiàn)了關(guān)注知識(shí)價(jià)值、重視提供知識(shí)、強(qiáng)調(diào)應(yīng)用知識(shí)的理念，這也正是知識(shí)管理的核心價(jià)值觀念，是檔案管理向知識(shí)管理方向發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢(shì)。

二、檔案知識(shí)服務(wù)內(nèi)涵

（一）服務(wù)需求的知識(shí)化

由于檔案用戶從群體屬性是社會(huì)用戶群體。其中，科技用戶群體在數(shù)量上批量化、服務(wù)需求上階段化（需求集中化），使得檔案服務(wù)需求因不同群體呈現(xiàn)不同需求規(guī)律。因此，深化對(duì)服務(wù)需求的分析，認(rèn)識(shí)用戶群體檔案信息需求的規(guī)律是檔案知識(shí)服務(wù)的基礎(chǔ)。然而，長(zhǎng)期以來(lái)，對(duì)檔案用戶的用戶需求分析（包括用戶跟蹤），卻常常被人們忽視（幾乎沒(méi)有開展這項(xiàng)工作），對(duì)于檔案服務(wù)現(xiàn)有用戶的保持、潛在用戶的開發(fā)都成為空談。

從本質(zhì)上看，用戶的信息需求實(shí)質(zhì)上是知識(shí)的需求。用戶利用檔案目錄檢索系統(tǒng)是為了找到某些檔案；找到并查閱檔案是為了獲得某方面的知識(shí)以解決某個(gè)問(wèn)題或求證某一事實(shí)；無(wú)論是檔案信息還是檔案實(shí)體都不是用戶真正需要的東西，用戶真正需要的是知識(shí)。

（二）服務(wù)來(lái)源的知識(shí)化

服務(wù)來(lái)源的知識(shí)化，在于檔案知識(shí)組織。正如美國(guó)未來(lái)學(xué)家奈斯比特所言：“我們淹溺在信息海洋中，卻不得不面臨知識(shí)饑渴?！眱H僅依靠傳統(tǒng)的檔案組織方法無(wú)法發(fā)現(xiàn)與利用蘊(yùn)含在檔案信息資源中的深層次的知識(shí)。要從海量的檔案信息資源中找出事物之間、事件之間內(nèi)在聯(lián)系，必須依靠新的基于知識(shí)的組織方法。檔案從館藏?cái)?shù)量來(lái)說(shuō)，檔案館藏的全宗數(shù)量增加，案卷數(shù)大幅增加，在這樣的浩瀚檔案信息中，利用傳統(tǒng)的檔案查詢方式，很難發(fā)現(xiàn)這些檔案內(nèi)容之間的不一致性，甚至無(wú)法知道哪些檔案提及用戶需要的信息。在服務(wù)過(guò)程中就存在著查詢困惑和難題，傳統(tǒng)的服務(wù)只能提供機(jī)械的查詢服務(wù)。但通過(guò)知識(shí)組織，對(duì)有關(guān)檔案內(nèi)容進(jìn)行知識(shí)標(biāo)引，分析出檔案中的所有知識(shí)單元，加以系統(tǒng)組織，這樣就能很方便地發(fā)現(xiàn)淹沒(méi)在檔案資源中有關(guān)知識(shí)之間的相互聯(lián)系。

（三）服務(wù)價(jià)值的增值化

檔案知識(shí)服務(wù)價(jià)值增值化最具特征的體現(xiàn)在于文史研究。近年來(lái)，文史研究已成為檔案研究和發(fā)展的重要內(nèi)容。然而，由于歷史本身的紛繁復(fù)雜，加上多重目標(biāo)的現(xiàn)實(shí)服務(wù)需求，文史研究必須從多角度來(lái)解讀，用多元化的方法來(lái)指導(dǎo)，以多樣化的方式來(lái)呈現(xiàn)，最后形成的文史研究成果，不再是簡(jiǎn)單歷史資料的羅列和堆砌，而是對(duì)文化內(nèi)涵準(zhǔn)確解讀。

三、實(shí)現(xiàn)職校檔案知識(shí)服務(wù)的途徑

（一）檔案人員的角色轉(zhuǎn)變和素質(zhì)的提高

角色轉(zhuǎn)變是一個(gè)思想意識(shí)問(wèn)題。以特里·庫(kù)克為首的檔案學(xué)者們呼吁，檔案人員應(yīng)該“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，把著眼點(diǎn)從信息上轉(zhuǎn)移到知識(shí)上（探尋、傳播、理解），實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案服務(wù)到知識(shí)服務(wù)的過(guò)渡，從而“重新坐回上帝的身邊”。檔案人員素質(zhì)提高是實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)的根本。知識(shí)服務(wù)不是館藏有什么用戶就用什么，而是要求更多的、主動(dòng)的、前瞻性的服務(wù)，如何保證檔案服務(wù)人員充分發(fā)掘、利用腦中的隱性知識(shí)，這就要求檔案服務(wù)人員樹立學(xué)習(xí)的觀念，并將學(xué)習(xí)的觀念貫穿始終，檔案部門也將成為一個(gè)學(xué)習(xí)型組織。

（二）知識(shí)服務(wù)機(jī)制的建立

檔案資源經(jīng)過(guò)多年的建設(shè)已初具規(guī)模，為實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)、知識(shí)庫(kù)的建設(shè)打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。但僅有資源基礎(chǔ)和條件還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，還需要相應(yīng)的知識(shí)服務(wù)機(jī)制的構(gòu)建。知識(shí)服務(wù)機(jī)制是以解決用戶實(shí)際問(wèn)題和滿足知識(shí)需求為目標(biāo)，包括知識(shí)傳遞機(jī)制、反饋機(jī)制、服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制，在幫助檔案部門與檔案用戶之間進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通、交流的基礎(chǔ)上，檔案部門實(shí)現(xiàn)針對(duì)個(gè)性化的知識(shí)的挖掘、提煉和信息整合，提出解決用戶問(wèn)題的方案，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)服務(wù)。

（三）傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)的深化、延伸

將知識(shí)服務(wù)理念引入到檔案服務(wù)是一個(gè)新理念，但并不是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息服務(wù)簡(jiǎn)單否定和替代，而應(yīng)以發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)看，檔案知識(shí)服務(wù)是傳統(tǒng)服務(wù)的深化和延伸。

檔案知識(shí)服務(wù)最大限度滿足用戶的信息、知識(shí)需求，幫助用戶應(yīng)用知識(shí)、解決問(wèn)題，提升檔案服務(wù)層次，強(qiáng)化了檔案信息情報(bào)價(jià)值，從本質(zhì)上看，體現(xiàn)了“以人為本”的核心理念，是檔案服務(wù)可持續(xù)發(fā)展的思想在檔案事業(yè)的具體實(shí)踐，檔案知識(shí)服務(wù)必將為檔案服務(wù)帶來(lái)生機(jī)和活力。

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