論電子文件的特點及對檔案管理工作的影響

李軍紅

（黑龍江省八五四農(nóng)場 黑龍江 虎林 158403）

一、電子文件的特點

（一）電子文件載體的非直讀性

儲存在某種載體上的電子文件，在制作時是把可識別的文字、圖形等輸入計算機中轉(zhuǎn)換成二進制代碼來表示的，再加上信息密度極大，因此，其內(nèi)容不能直接觀看，只能是通過相應(yīng)的計算機設(shè)備才能為人所看見。人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號將電子文件輸出，所以也無法從字跡上分辨其某些特性。

（二）對設(shè)備及標準的依賴性

電子文件從形成、傳輸?shù)酱鎯Χ际峭ㄟ^計算機實現(xiàn)的，所以電子文件與計算機系統(tǒng)中的各種設(shè)備有著密不可少的關(guān)系，也可以說計算機是電子文件必不可少的前提和基礎(chǔ)，這就決定了電子文件對設(shè)備的嚴重依賴性。這一特性，對電子文件保管和長期保存帶來很多問題：例如設(shè)備發(fā)生故障、系統(tǒng)癱瘓、電子文件就讀不出來；技術(shù)設(shè)備更新時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，就無法讀取。由于設(shè)備的更新速度很快，即使電子文件的載體——磁記錄介質(zhì)與光盤等可以保存長久，但計算機硬件和軟件早已更新?lián)Q代，也可能造成文件不能被讀出，這也體現(xiàn)了電子文件對設(shè)備的依賴件。

（三）信息與載體的可分離性

紙質(zhì)文件的內(nèi)容與載體是密不可分的一個整體，電子文件存放位置不是固定的存儲介質(zhì)，而是可以變化，甚至從一種載體轉(zhuǎn)換到另一種載體，其內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化。在一些對保密有特殊要求的網(wǎng)絡(luò)中，還采取把電子文件的內(nèi)容分解后分別通過不同的路徑傳遞、存放在不同的地點不同設(shè)備的存儲介質(zhì)上，只是在需要時才臨時把文件的內(nèi)容裝配起來。一份電子文件沒有固定的載體，就很難通過載體來判定電子文件的原始性。

（四）易修改、易復(fù)制性

電子文件在起草過程中或作其它處理時的突出優(yōu)點是增刪改十分容易，且改后不留如何痕跡。電子文件的易更改性給其歸檔后形成的電子檔案保管工作帶來了紙質(zhì)文件所未遇到過的新問題，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。此外，網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件有可能被非法截獲或更改，為確保其安全、準確，需要我們在技術(shù)上做很多處理。從而使得電子文件具有易修改、易復(fù)制的特點。

二、電子文件與紙質(zhì)文件在保護方面的差異

（一）環(huán)境條件影響的差異

1.溫濕度影響的差異。不適宜的濕溫度對磁性載體，光盤和紙張均有影響。對紙張而言，高溫高濕，可促進紙張發(fā)生水解—氧化反應(yīng)，加速紙張內(nèi)部不利化學(xué)成分對紙張的影響，也可使字跡材料發(fā)生擴散，洇化現(xiàn)象。而電子文件載體受溫濕的影響方式截然不同。在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用塑料，鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數(shù)據(jù)的讀寫。

2.外來磁場和機械震動影響的差異。磁場和機械震動對紙質(zhì)檔案無任何影響，而對電子文件的磁性載體則是最重要的影響因素。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內(nèi)或金屬盒內(nèi)等等，并避免強烈的機械震動。

3.光線和有害氣體影響的差異。光線和有害氣體對紙張的危害主要是促進紙張發(fā)生水解、氧化反應(yīng)，導(dǎo)致紙張強度的降低。而有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件的破壞力更大。有害氣體（主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等）具有酸性和氧化性，在一定條件下，腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基（帶基）老化、變質(zhì)和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。光線能使電子文件載體材料發(fā)生光氧化反應(yīng)，是盤基（帶基）老化，強度下降。同時，紫外線的能量足以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號衰減，影響磁性記錄信息的讀寫效果。

（二）技術(shù)壽命的差異

紙質(zhì)文件一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起，它的壽命與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)。而電子文件的壽命不僅與其內(nèi)部諸因素和保護環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新有關(guān)。因為電子文件是通過計算機將信息與載體結(jié)合在一起而形成的，必須通過計算機才能識讀。一旦技術(shù)過時，則載體上的信息就無法讀出。技術(shù)過時的表現(xiàn)有兩個方面，一是技術(shù)革新，使舊的存貯技術(shù)消失。二是由于商業(yè)性的原因，是由單個廠家生產(chǎn)或銷售電子文件設(shè)備，會由于廠家的破產(chǎn)或改變產(chǎn)品生產(chǎn)而很難找到配套產(chǎn)品。一般說來，大多數(shù)電子文件載體的預(yù)期壽命都超過了識讀它的硬件和軟件的技術(shù)期限，也就是說，技術(shù)過時對電子文件安全性的影響顯得更為重要。因此，對于電子文件中數(shù)字化信息的長期存取而言，技術(shù)過時比載體損壞是更為嚴重的危害。

（三）信息保護的差異

紙質(zhì)檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的形成，以文字記錄的信息就得以保存。對電子文件而言，信息與載體是可分離的，電子文件信息與載體的可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子文件信息保護方面還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。電腦病毒是一種程序，它通過修改其它程序的傳染，并把自身的拷貝嵌入而實現(xiàn)對其它程序的傳染。因此，如何保護信息不受損害是電子文件保護的重要課題。

目前，保護電子文件信息不被修改、盜竊，刪除的技術(shù)途徑主要有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時間印章法等。然而，保護電子文件信息的技術(shù)只能是相對的，因為電子文件的加密和解密技術(shù)都在不斷的發(fā)展。

三、電子文件的管理

（一）電子文件的分類問題

電子文件由于與紙質(zhì)文件形態(tài)的不同，其分類原則與方法也有所區(qū)別。在一臺沒有聯(lián)網(wǎng)的幾個部門共用的計算機之中，我們可以按照不同部門或時間先后順序?qū)C內(nèi)文件簡單劃分一下。各自部門的文件以部門名稱相互區(qū)別，或以文件錄入者的姓名或代碼相互區(qū)別。而內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中的計算機文件，就應(yīng)當按行業(yè)，地區(qū)或系統(tǒng)相區(qū)別，然后再給予每個文件的制發(fā)單位一個獨立的數(shù)碼。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)。如果考慮到與歸檔后的電子檔案類別相互協(xié)調(diào)，也可參照檔案全宗號和檔案分類號劃分電子文件的類別。

（二）電子文件的檢索

檢索原則應(yīng)當是方便利用和便于文件保密。但電子文件只有做到科學(xué)分來，才能實現(xiàn)查找便捷。計算機對文件的檢索，基本上也是模擬人工檢索，只不過是信息處理速度遠遠地超過人腦對檢索詞的反應(yīng)速度。但是，如果機內(nèi)文件雜亂無章，文件名稱不規(guī)范，同樣會制約機檢速度。另一方面，電子文件也需要保密或限制利用。企業(yè)經(jīng)營決策、長遠規(guī)劃、技術(shù)專利、客戶管理文件、基本數(shù)據(jù)等不少信息屬于企業(yè)內(nèi)部機密，有些內(nèi)容不允許外部人員知悉，有些可有償利用。對于這一部分文件，一般的用密匙加以控制。

（三）電子文件的鑒定與歸檔

電子文件在歸檔之前，要進行認真地鑒定。電子文件的鑒定，主要是區(qū)分文件價值。在本單位制作的所有電子文件之中，只有那些對本單位工作具有查考利用價值或藝術(shù)保管價值的，才有必要作為電子檔案保存下來。其余電子文件就可以在機內(nèi)刪除。

四、電子文件對檔案業(yè)務(wù)管理工作的影響

首先，傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對象，而應(yīng)用計算機后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。因此它對計算機有很強的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

第二，由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值和可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標準均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將擴大，要分析電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。根據(jù)傳統(tǒng)的檔案價值鑒定理論，文件應(yīng)根據(jù)其憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶需要，信息和數(shù)據(jù)不斷地修改和補充，因此很難規(guī)定固定的保管期限，況且目前電子文件的憑證價值尚無法律保證。因此，其鑒定、管理方法亦無定論。

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國檔案出版社，2001.

[2]唐小林.電子文件特點質(zhì)疑[J].檔案管理，2006（1）.