人事檔案在高校人力資源管理中的作用

趙群

(右江民族醫(yī)學(xué)院人事處,廣西 百色 533000 E-mail:40230701@qq.com)

人事檔案是高校管理中人員信息的重要載體,是高校人力資源管理中最為重要的組成部分。科學(xué)有效的人事檔案管理能夠促進高校人力資源的順利開發(fā)和有效利用,但是當人事檔案管理不能夠適應(yīng)高校人力資源管理的發(fā)展需求時,就會對高校的人力資源管理產(chǎn)生一些負面的影響。因此,人事檔案管理作為高校人力資源管理中最為基礎(chǔ)和重要的一個方面,在高校的人力資源管理工作中起著至關(guān)重要的作用,只有明確其作用,才能進一步地做好人事檔案管理,確保高校人力資源管理工作的順利進行,同時也幫助相關(guān)工作人員在人事檔案管理工作的過程中盡可能地規(guī)避管理風險以及對人力資源開發(fā)產(chǎn)生的負面影響[1]。

1 人事檔案為人力資源管理提供信息依據(jù)

人事檔案為人力資源管理提供信息依據(jù),主要體現(xiàn)在信息輔助人事決策、信息保證制度適用及信息保障人力資源開發(fā)與合理利用等三個方面。

1.1 信息輔助人事決策 當今,是一個信息發(fā)達的社會,隨著經(jīng)濟社會發(fā)展的要求,管理工作在各行各業(yè)中日益凸顯,人力資源管理工作也愈來愈受到重視,高校的人力資源管理工作同樣也不例外。而要想做好人力資源管理工作,首先就是掌握全面而準確的人事檔案,這是人力資源管理工作的基礎(chǔ)。一般,全面的人事檔案信息主要包括:①履歷材料;②自傳材料;③鑒定、考核、考察材料;④學(xué)歷和評聘技術(shù)職務(wù)材料;⑤政審材料;⑥加入黨團材料;⑦獎勵材料;⑧處分材料;⑨任免、工資、出國、退(離)休等材料;⑩其它類等。當然,在此,我們需要強調(diào)的一點是在這里所指的“全面的人事檔案”并不是絕對的,需要根據(jù)個人的人生經(jīng)歷而決定,諸如,有些人沒有出過國,在人事檔案中當然就沒有與出國相關(guān)的材料。而準確的人事檔案信息就是指工作人員在收集人事檔案時在收集源頭上要遵循真實、客觀、原始的原則,收集過程中要確保人事檔案信息的準確性,收集上來后要注意妥善保管、做到不隨意亂仍、不因私人利益而篡改。全面而準確的人事檔案真實而完整地記錄了一個人從高中到現(xiàn)階段的成長過程、學(xué)識水平、德才表現(xiàn)等,是一個人的真實記錄,是最原始的材料。從檔案的本質(zhì)屬性來看,信息真實性強,可靠性高,具有重要的參考價值和憑證價值。在高校,當人力資源部門領(lǐng)導(dǎo)者在決定是否錄用這位教職工,會對其進行政審這就需要查閱其人事檔案;正式錄用該教職工后,職工職務(wù)晉升、申報職稱、因公出國政審、年休假期核定、繼續(xù)深造及退休審批等都需要查閱人事檔案。由此可見,人事檔案提供了一個人完整的背景資料,它是領(lǐng)導(dǎo)作人事決策時一個強有力的重要依據(jù)。如果沒有人事檔案,管理者就很難全面掌握各個人員的背景資料,難以在人事決策中作出正確的選擇。而一旦人事檔案中出現(xiàn)不準確的信息時,就會給管理層提供錯誤的信息,導(dǎo)致決策錯誤。所以說,人事檔案的準確性是相當重要的,是管理層了解工作人員的重要途徑,也是管理者對工作人員作出判斷的重要依據(jù)。

因此,人事檔案管理人員從最初的檔案收集工作開始,就要從源頭上,仔細、認真、耐心地做好收集工作,以敬業(yè)的工作態(tài)度及專業(yè)的水準盡可能地避免錯誤的檔案信息出現(xiàn),從而確保全體教職工的合法權(quán)益,做到公正,公平,為本校的人力資源管理工作打下良好的基礎(chǔ),最終為管理者作決策時提供高效、全面而準確的人事檔案信息。

1.2 信息保證制度適用 制度的存在,本身就是為了人類社會而服務(wù)的,所要面對的對象也是人類自身。所以也只有收集全面而準確的信息,才有可能為制度的制定提供強而有力的依據(jù)?！伴]門造車”異想天開、是不切實際的。只有從制度所服務(wù)的對象中收集到足夠的準確信息,所制定出的制度才有可能真正地滿足管理的需求。

高校人事管理的各項規(guī)章制度所要面對的是高校的工作人員,而要制定出更加符合人事管理需求的各項制度,首先就要全面了解掌握高校工作人員的各項信息。毋庸置疑,高校全面而準確的人事檔案信息恰好滿足了這一條件。所以說,人事檔案的完善為高校制定相關(guān)的各項規(guī)章制度提供了必要的條件[2]。管理決策層只有掌握了全面而準確的人事檔案信息,才能結(jié)合高校的實際管理需求,作出最切合實際、最為準確的判斷,從而制定出符合高校管理工作需求的各項規(guī)章制度,保證高校教育事業(yè)健康穩(wěn)步的發(fā)展。只有依據(jù)人事檔案信息這個必要前提條件所制定出的規(guī)章制度,才有可能真正地調(diào)動起高校教職工的工作熱情,提高他們工作的積極性和主動性,高質(zhì)量高效率地完成本職工作,也才能真正地促進教職工在自己的工作崗位上不斷地進行自我創(chuàng)新,使學(xué)校蓬勃發(fā)展。高校作為思想最為活躍的地方,只有在積極的管理制度中,才有可能保證這份思想的活躍能夠朝著長久健康的方向發(fā)展[3]。

1.3 信息保障人力資源開發(fā)與合理利用 作為高校人力資源管理工作中最為基礎(chǔ)性的工作,人事檔案的完善和利用不僅能夠為高校的人力資源管理工作打下良好的基礎(chǔ),而且有利于挖掘高校教職工的潛能,使得他們的能力得到最大的發(fā)揮,也有利于高校管理層合理地配置人力資源,使得教職工都能夠在合適的崗位上進行高效的工作和進一步的創(chuàng)新。

1.3.1 人力資源是無形資源和有形資源的結(jié)合 人力資源在生產(chǎn)力的諸要素之中處于第一要素的位置。一般都普遍認為,人力資源和資金一樣同屬于有形資源。但是細分來看,人力資源在很多方面還是與這些所謂的有形資源存在著很大的差別。人力資源在資源屬性上存在著雙重性,是有形資源和無形資源相結(jié)合的。人力資源在數(shù)量、年齡結(jié)構(gòu)、性別等指標上來看是有形的,但是人力資源的內(nèi)在價值,在智慧以及人力資源所創(chuàng)造的以知識形態(tài)方式所存在的資產(chǎn)則是無形的。人是知識產(chǎn)權(quán)、技術(shù)秘密等無形資產(chǎn)的載體,人類大腦中有著極其豐富的無形資產(chǎn),這一點往往被人們忽視。人在生產(chǎn)實踐中不僅是能夠運用自然資源的勞動力,而且能夠發(fā)揮自己的主觀能動性,創(chuàng)造無形的財富,也就是無形資源。所以人力資源的管理當然也就包括了對人力資源有形資源和無形資源兩方面的管理。

1.3.2 人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù) 人事檔案既存儲了組織人力資源信息,又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個真實反映[2]。唯物論提出,世界上的萬事萬物都是處在不停的變化發(fā)展之中的,人每天、每時、每刻都在經(jīng)歷著不斷的變化發(fā)展,對于一個人的過往,管理者只能從一個人的檔案信息中看出他的經(jīng)歷和成就,也能為“人的管理”提供一定的依據(jù),對于教職工的基本認識一般都來自于人事檔案,在實際的考察認證過程中,人事檔案也會提供極大的參考信息。因為人事檔案提供了一個人完整的背景資料,記錄一個人從高中到現(xiàn)階段的成長過程、學(xué)識水平、德才表現(xiàn)等,是一個人的真實記錄,是最原始的材料,從檔案的本質(zhì)屬性來看,信息真實性強,可靠性高。當領(lǐng)導(dǎo)者決定對某個職工作出某種人事決策時,如果通過查閱其人事檔案,進行相關(guān)的判斷、考核、鑒定,那么就相對地能夠保障把這個職工放在最合適的位置,做到人盡其才,最大限制地發(fā)揮其作用,充分為學(xué)校服務(wù)。由此可見,人事檔案信息可以保障人力資源的開發(fā)與合理利用。

2 人事檔案管理不足對人力資源管理的負面影響

由于人事檔案管理工作的不細致、不認真或工作人員的主觀故意,經(jīng)常會產(chǎn)生一些完全可以避免的錯誤信息,諸如沒有及時地更新干部職工的個人信息,有些同志已經(jīng)由群眾轉(zhuǎn)為正式黨員,可是卻沒有相應(yīng)的收集整理相關(guān)的黨組織材料,導(dǎo)致相關(guān)人員在制作教職工名冊中,還誤認為是群眾;有些同志通過自己的努力已經(jīng)獲得職務(wù)提升,可是在人事檔案中并沒有體現(xiàn)出來等等。這些錯誤信息往往會給人力資源管理工作帶來一定的負面影響。具體來說,人事檔案管理不足對人力資源開發(fā)所產(chǎn)生的負面影響,主要體現(xiàn)在以下三個方面:

2.1 虛假現(xiàn)象阻礙了人力資源的合理配置 人事檔案中不實信息產(chǎn)生的原因很多。歸結(jié)起來主要有三點:一是,個人或相關(guān)人員在最初填寫人事檔案信息的時候,不認真或歪曲事實,填寫虛假信息;二是,人事檔案管理人員工作不細致,導(dǎo)致人事檔案在最初收集的過程中出現(xiàn)了信息的偏差;三是,相關(guān)工作人員為了謀取私人利益,主觀故意地弄虛作假。不管是哪種原因,人事檔案一旦出現(xiàn)了虛假信息,就會導(dǎo)致決策者作出錯誤的判斷,阻礙人力資源的合理配置。

虛假信息的出現(xiàn),不僅使管理層作出錯誤的判斷,也讓相關(guān)的工作人員失去了一個公平成長的環(huán)境。而所產(chǎn)生的嚴重后果就是工作人員的工作積極性和主動性將會降低,創(chuàng)新能力也得不到很好地發(fā)揮,對于工作所產(chǎn)生的抱怨和抵觸情緒會增加,良好的工作氛圍也將打破。這種情況一旦出現(xiàn)在高校的人力資源管理工作中將會一個特別嚴重的問題。教職工如果受到這種不良情緒的影響,很有可能會將這種情緒帶到工作之中,而高校的教職工所要面對的工作對象是千千萬萬的學(xué)生,這種情緒所帶來的惡果將會直接地呈現(xiàn)在學(xué)生身上,后果也將會是十分的嚴重。

2.2 簡單雷同化,降低了人事檔案對人力資源開發(fā)的參考價值 由于人事檔案管理工作是一個極其枯燥機械的工作,而人事檔案所蘊涵的信息不管是在內(nèi)容上,還是在格式上一般也都極為的相似。千篇一律的人事檔案當然在人力資源管理中的參考價值會降低,人事檔案的簡單雷同化是人事檔案管理工作中的一個硬傷。如何使得人事檔案能夠更加體現(xiàn)出人文特色,能夠給決策者提供更多的參考信息是人事檔案管理工作改善所要考慮的一個重要問題。只有有特色、有重點的人事檔案才有可能為決策者提供人力資源管理的有效信息,幫助決策者作出準確的判斷,從而提高人力資源管理的效率,并且使得整個人力工作環(huán)境都呈現(xiàn)出一個良性的發(fā)展過程。那么,什么是有特色有重點的人事檔案呢?有特色也就是具有自己獨特風格,有重點則應(yīng)該是指針對某些特殊的干部,他們有突出的才能,卓越的品德,杰出的貢獻。一般,人事檔案是保密性很強的一類專門檔案,不是隨意可以查閱的,只有個人或一些特殊部門在特殊需要時,在辦理好相關(guān)的手續(xù)后才可以查閱。通常,人事部門在進行人力資源開發(fā)時就需要查閱人事檔案。因此,人事檔案管理人員可以適當?shù)鼐幯袡z索工具,這樣就可以方便、快捷地為管理者提供有特色有重點的檔案。

2.3 個人材料分散,破壞了人事檔案的有機整體,降低了人力資源效力 人事檔案管理工作的紛繁復(fù)雜和枯燥乏味是檔案管理工作所無法避免的問題[3]。而人事檔案管理的不細致則很有可能造成個人材料的分散。個人材料的分散主要指因收集不完整,有些個人材料分散在個人手中,有些在辦事的過程中分散在一些部門手上,導(dǎo)致不齊全。不完整的個人檔案則完全破壞了人事檔案的有機整體,降低了人力資源管理的效率。個人的人事檔案不僅要求盡可能的準確,不能摻雜錯誤信息,而且也要求能夠盡可能的全面,最好能夠讓管理者從人事檔案中基本上了解工作人員的過去經(jīng)歷和能力表現(xiàn),能夠使管理者在心里對個人產(chǎn)生一個基本、清楚的認識。從而能夠幫助管理層能夠在短時間內(nèi)對個人作出準確判斷,這樣不僅能夠有效地降低人力資源管理的成本,而且能夠盡可能地提高人力資源管理的效率。

3 改善人事檔案管理,促進人力資源的開發(fā)

大量調(diào)查結(jié)果顯示,我國的人力資源的現(xiàn)狀是:結(jié)構(gòu)性短缺與總量過剩并存,這就對人事檔案管理工作特別是高校人事檔案管理工作提出了更高的要求。針對當前高校人事檔案管理工作中的不足,可以從以下幾方面來改善人事檔案管理。

3.1 加強和改進人事檔案的信息收集工作肯定能夠極大地改善人事檔案管理在高校人力資源開發(fā)中的作用。收集工作是檔案工作中的基礎(chǔ),人事檔案有無價值,在很大程度上取決于檔案中是否有豐富的信息內(nèi)容,只有全面收集個人的不同階段的信息,人事檔案資源才有可能得到充分的開發(fā)和利用[4]。

3.2 人事檔案管理工作的制度化是保證人事檔案信息完整的必要條件。由于很多人的檔案意識比較淡薄,對應(yīng)該屬于歸檔范圍的材料不能及時上交,甚至是完全忽視,根本就不交,這就嚴重影響了個人檔案信息的收集。所以這就迫切地需要通過一定的形式,將檔案收集管理工作進行制度化,提高教職工的檔案收集意識,促使檔案收集工作由被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?促使人事檔案收集能夠更加地充實、完善,以及健全[5]。

3.3 提高人事檔案管理工作的水平是改善對人力資源開發(fā)作用的有效途徑。因為人事檔案材料多而雜,傳統(tǒng)的以人力歸檔、手工操作勢必會給查找材料帶來極大的不方便,并且產(chǎn)生錯誤的概率也會提高。人事檔案管理工作的現(xiàn)代化腳步必須加快,網(wǎng)絡(luò)信息化將會是未來人事檔案管理工作的主流方式,信息化發(fā)展的加快,將會給人事檔案的管理工作帶來極大的便利。

[1] 郭武剛,李新華.淺談人事管理向現(xiàn)代人力資源管理的轉(zhuǎn)變[J].經(jīng)營管理者,2010,8(5):12-13.

[2] 鄭振凱.面向績效管理的技工院校教職工人事檔案管理[J].成功教育,2010,9(5):25-26.

[3] 邢振榮.人事檔案管理工作實踐與存在的問題[J].才智, 2010,30(35):15-17.

[4] 李磊.小議人事檔案管理存在的問題與改革思路[J].黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報,2009,9(6):20-22.

[5] 羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高校人力資源管理的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2009,25 (35):36-38.