淺析我院成人教育檔案的特點與管理

李曉偏

(右江民族醫(yī)學院成人教育學院,廣西百色533000 E-mail:xjk1818@126.com)

淺析我院成人教育檔案的特點與管理

李曉偏

(右江民族醫(yī)學院成人教育學院,廣西百色533000 E-mail:xjk1818@126.com)

高等院校成人教育檔案是高校檔案管理工作的重要組成部分,它真實地反映了我國成人教育的發(fā)展歷程,對今后成人教育的改革和發(fā)展有著重要的參考價值和借鑒作用。筆者主要分析了我院成人教育檔案的特點以及存在的問題,并就如何提高檔案意識,加強檔案管理,發(fā)揮檔案的服務能力,促進我院成人教育的改革和發(fā)展等方面進行了探討。

高等院校;成人教育;檔案管理

高等院校成人教育檔案記載著成人教育的起步、發(fā)展和壯大的歷程,是學校開展教學活動和管理活動的真實記錄,是寶貴的教育資源。透過這些檔案,可以衡量高校成人教育教學水平和管理水平,它不僅為探討成人教育教學規(guī)律和提高教學質(zhì)量提供指導性意見,而且也是開展教學評估、科研活動和制定相應規(guī)章制度的重要依據(jù)。最近幾年,我國成人教育事業(yè)發(fā)展迅速,辦學規(guī)模不斷擴大,辦學模式呈多樣化趨勢。以我院為例,雖然成人教育起步較晚,但已由原來單一的一個醫(yī)學檢驗專科專業(yè)發(fā)展成現(xiàn)在的?？坪捅究苾蓚€層次,增加了臨床醫(yī)學、醫(yī)學影像學、護理學、口腔醫(yī)學、藥學、公共事業(yè)管理等多種專業(yè)的辦學規(guī)模,學生人數(shù)也較之以前翻了幾翻。面對目前成人教育發(fā)展機遇,如何加強檔案管理,提高檔案的服務能力,使之更加適應我院成人教育改革和發(fā)展的需要,發(fā)揮檔案應有的價值,這是值得大家探討的問題。

1 我院成人教育檔案管理的特點

檔案從定義上表達有七個含義:歷史性、多元性、廣泛性、原始性、價值性、多樣性、記錄性。而作為高校成人教育的主管部門——成人教育學院或成人繼續(xù)教育學院,它往往集招生、教務、學籍、學生管理于一身,又包含多種辦學形式,有學歷教育和非學歷教育,有本部、分?；蚵?lián)合辦學點,有脫產(chǎn)、業(yè)余和短期培訓,這種管理模式和辦學模式?jīng)Q定了我院成人教育檔案具有以下幾個特點:①廣泛性:由于我院成人教育學院擔負著招生、教務、學籍、學生管理的任務,因此,檔案來源十分廣泛。有上級教育主管部門的政策性和指令性的文件;有來自學校對各項工作的文件規(guī)定;也有本部門在實施教育教學過程中所形成的管理規(guī)定和管理材料。因此,檔案內(nèi)容豐富,種類繁多,涉及面廣。②多樣性:我院成人教育檔案不僅來源廣泛,而且形式多樣,按辦學形式有:學歷教育和非學歷教育;有脫產(chǎn)、業(yè)余和短期培訓,有本部、分?；蚵?lián)合辦學點;按學歷有:本科、?？?按類型有:紙質(zhì)、照片、磁盤、光盤、錄像帶等。③復雜性:我院成人教育檔案的廣泛性與多樣性決定了檔案收集和整理過程的復雜性,首先是來源廣,內(nèi)容雜,載體多,種類全。其次是成人教育的學員均來自社會的各個層面,不僅涉及面廣,而且崗位各異,并以自學為主,到校集中學習為輔。再者是成人教育規(guī)模的日益擴大,學生檔案的數(shù)量迅速增多,加之伴隨著許多聯(lián)合辦學點的出現(xiàn),檔案的收集、整理、保管難度加大。④時代性:高校成人教育是人類社會發(fā)展到一定歷史階段出現(xiàn)的新的社會形態(tài),是社會、政治、經(jīng)濟、文化不斷變革的產(chǎn)物[1]。我院成人教育也不例外,成人教育檔案與我院成人教育的發(fā)展緊密相連,它真實反映了我院不同時期成人教育的教學活動,它與社會的發(fā)展同步,因此,它有明顯的時代特征。⑤社會性:我院成人教育的學員主要是在職人員,他們長期深入到工作第一線,身處經(jīng)濟社會變革的最前沿,對經(jīng)濟社會的變革有直接的影響,他們的學習活動與社會的進步和發(fā)展息息相關,因此,成人教育的檔案具有較強的社會性。

2 我院成人教育檔案管理過程中存在的主要問題

2.1 人們對成人教育事業(yè)缺乏正確認識 我院成人教育學院是學校的二級管理部門,人們往往重視普高而忽略了成高,它的工作狀況沒有引起人們足夠的重視,很多人對成人教育事業(yè)的認識也模糊不清,這在一定程度上影響了各方面工作的開展。

2.2 檔案管理人員的專業(yè)水平良莠不齊 成人教育這幾年連續(xù)擴招,以我院最近三年為例,2009年招生數(shù)為1747人,2010年招了2068人,2011年猛增到3346人,現(xiàn)在校生人數(shù)7000多人。辦學規(guī)模在不斷擴大,但我院成人教育學院管理人員嚴重不足,沒有專門負責收集和整理檔案的管理人員,只能由各科室人員擔任兼職檔案管理員。這些人員工作頭緒多,沒有太多的時間和精力學習檔案知識或探討檔案管理工作,這或多或少地影響了檔案的規(guī)范管理,甚至影響檔案的質(zhì)量。

2.3 檔案意識淡薄 有些人認為,檔案材料是檔案室和檔案管理員的事情,與自己毫無關系,這是檔案意識淡薄造成的錯誤想法。其實,一個學?；蛞粋€部門有許多資料需要收集整理,但人們因缺乏檔案知識,無意中丟失了許多珍貴的原始資料,因此有必要加強人們的檔案意識。

2.4 沿用傳統(tǒng)的管理模式,工作效率不高 隨著科學技術(shù)的飛速發(fā)展,辦公現(xiàn)代化的日趨完善,沿用傳統(tǒng)的管理模式已跟不上時代的步法,必須加強檔案信息化建設,充分利用網(wǎng)絡服務體系,減輕工作負擔,提高工作效率。

3 加強我院成人教育檔案管理的幾點思考

3.1 正確認識成人教育在教育體系中的地位和作用 長期以來,人們對“成人教育”這個概念的內(nèi)涵理解不透,沒有真正了解它在教育體系中地位和作用。其實,早在1987年6月23日國務院批轉(zhuǎn)的《國家教育委員會關于改革和發(fā)展成人教育的決定》中就指出:“成人教育是我國教育事業(yè)重要組成部分,在整個教育事業(yè)中,它與基礎教育、職業(yè)技術(shù)教育、普通高等教育同等重要?！笨梢?成人高等教育并非處于教育系統(tǒng)的邊緣,它在教育領域里也占有一席之地?，F(xiàn)在人們提倡建設學習型的社會,即所謂的終身教育,而終身教育與成人教育有著天然的聯(lián)系。成人教育是終身教育體系中最具活力和潛力的部分,是終身教育的形式和發(fā)展的基礎,是構(gòu)建終身教育的重要支柱,也是衡量終身教育體系發(fā)展成熟的標尺[2]。成人教育還是實施人力資源開發(fā)的重要途經(jīng),只有注意人力資源的開發(fā),才能有社會的可持續(xù)發(fā)展。正如《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010～2020年)》文件中所說:“繼續(xù)教育是面向?qū)W校之后所有社會成員的教育活動,特別是成人教育活動,是終身學習體系的重要組成部分,更新繼續(xù)教育觀念,加大投入力度,以加強人力資源能力建設為核心,大力發(fā)展非學歷教育,穩(wěn)步發(fā)展學歷繼續(xù)教育[3]?！敝挥腥藗冋嬲私夂驼J識成人教育在教育體系中的地位和作用,才能關注它的生存和發(fā)展,并在行動上給予關心和支持,為成人教育開展各項工作創(chuàng)造有利條件。

3.2 提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì) 成人教育檔案不僅反映一個學校成人教育教學水平和管理水平,而且也是開展教學評估、科研活動和制定相應規(guī)章制度的重要依據(jù),顯而易見,檔案是否規(guī)范,質(zhì)量是否保證至關重要。為了保證檔案的規(guī)范性、真實性、完整性,確保檔案的質(zhì)量,就必須具備高素質(zhì)、懂業(yè)務的檔案管理人員,而成人教育的檔案管理員是兼職檔案員,因此,有條件的要盡可能配備有一定檔案知識的檔案管理員?？傊岣叱扇私逃媛殭n案管理人員的素質(zhì)已勢在必行,首先各級領導必須重視成人教育檔案工作,充實成人教育管理崗位和提供必要的辦公設施,給予人力和物力上的支特。其次,檔案管理人員必須樹立檔案意識和責任意識,自覺學習《檔案法》和檔案管理知識,認真領會《檔案管理細則》。工作過程中要樹立信心,盡職盡責,細致認真,養(yǎng)成嚴謹、科學的工作態(tài)度。再者,學院檔案主管部門要加強對兼職檔案管理人員的專業(yè)知識培訓,通過舉辦短期培訓、檔案知識講座或?qū)W術(shù)研討會等形式來提高他們的專業(yè)素質(zhì),讓他們熟練掌握管理方法、管理范圍和工作程序,并有計劃地組織檔案管理員外出參觀學習,和兄弟院校的同行交流經(jīng)驗,取長補缺,開拓視野,增長知識,提高業(yè)務水平。同時檔案管理人員還要學習計算機知識,充分利用計算機輔助檔案管理,建立學生檔案信息數(shù)據(jù)庫,全面提高檔案管理水平和服務水平[4]?？傊?沒有高素質(zhì)的檔案管理人員,就沒有高質(zhì)量的檔案信息資源,成人教育的規(guī)范管理也就無從談起?？梢?提高檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)是檔案管理工作的重中之重。

3.3 加大檔案宣傳力度,提高人們的檔案意識 成人教育檔案來源廣泛,它涉及到學校的許多部門,因此,做好檔案的收集工作需要全體教職工的支持和參與,這要求教職工必須具備一定的檔案知識,才能提供合格、規(guī)范、完整的檔案材料。然而長期以來,宣傳檔案知識的力度不夠,人們對檔案工作的了解知之甚少,這影響到材料的收集工作。因此,學院檔案主管部門有必要定期為教職工舉行檔案知識講座或檔案知識競賽,使人們了解檔案的有關法則法規(guī)、檔案管理相關知識等。在收集材料過程中對鑒別歸檔、紙張大小、制表格式、整理裝訂、移交程序等環(huán)節(jié)都有統(tǒng)一標準和規(guī)定,這樣才能規(guī)范收集整理工作,確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。此外,為了提高人們的檔案意識,使檔案工作更加深入人心,學校有必要建立相應的獎勵機制,對在工作中表現(xiàn)突出的單位和個人進行表揚和鼓勵。學校檔案主管部門要定期檢查和記錄各部門移交材料的情況,主要檢查所移交的材料是否完整,格式是否規(guī)范,層次是否清楚,方法是否得當,移交是否及時,并以此為依據(jù)進行評優(yōu)活動,這樣通過多種方式來吸引更多人的參與,達到宣傳檔案的目的。同時,各部門在競爭中可以相互學習,相互交流,共同提高檔案管理水平,促進檔案工作的規(guī)范化管理。

3.4 利用網(wǎng)絡服務功能,提高檔案的服務能力 隨著成人高等教育規(guī)模的不斷擴大和科學技術(shù)的飛速發(fā)展,以傳統(tǒng)手工為主的檔案管理方式已經(jīng)不適應時代發(fā)展的需要,取而代之的將是快捷、準確、方便的現(xiàn)代化管理模式,而且這種管理模式已經(jīng)逐步滲透到教育領域的許多管理工作當中,比如:國家教育部實行的高校學生學籍電子注冊;高校畢業(yè)生學歷信息電子注冊;高校招生網(wǎng)上錄取;成人高考網(wǎng)上報名;各種統(tǒng)考網(wǎng)上查分;辦公事務往來網(wǎng)上操作。這些現(xiàn)象都說明檔案工作進入網(wǎng)絡時代是必然趨勢。因此,在檔案管理過程中,逐步改變傳統(tǒng)的管理方式,充分利用計算機和網(wǎng)絡技術(shù)實行檔案電子化和網(wǎng)絡化管理,才能適應時代發(fā)展的需要。而隨著網(wǎng)絡化管理的普及和發(fā)展,成人教育管理過程中必將產(chǎn)生越來越多的電子檔案。因此,必須加強網(wǎng)絡建設,完善網(wǎng)絡服務體系,有條件的可建立檔案專網(wǎng),方便師生通過計算機檢索,獲得自己所需的資料,實現(xiàn)檔案網(wǎng)絡信息的資源共享,為我國成人教育、終身教育的發(fā)展與和諧社會的構(gòu)建發(fā)揮應有的作用。

[1] 楊林,劉六生,李輝.成人教育面臨的機遇、挑戰(zhàn)與發(fā)展[J].中國成人教育,2004(7):17.

[2] 尤仁林.論成人教育在構(gòu)建終身教育體系中的作用[J].中國成人教育,2004(8):10-11.

[3] 國家教育部.國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要(2010～2020年)[M].北京:人民出版社,2010:35.

[4] 呂桂萍.高等學校成人教育學生檔案管理存在的問題及對策[J].科技資訊,2010(25):252.

G720;G472.4

A

1001-5817(2012)05-0712-02

10.3969/j.issn.1001-5817.2012.05.073

2012-06-28;

2012-09-03