加強(qiáng)企業(yè)合同管理 防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)

羅玉軍 吳雷 張清波

[摘 要]在目前法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)的大背景下，企業(yè)與企業(yè)之間、企業(yè)與個(gè)人之間簽署書(shū)面合同的幾率大大提升，而企業(yè)對(duì)合同管理的強(qiáng)弱程度往往能夠決定企業(yè)的成敗幾率。筆者從目前企業(yè)在合同管理中出現(xiàn)的問(wèn)題出發(fā)，提出若干解決問(wèn)題的對(duì)策，以防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]合同；合同管理；法律風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)立足的大環(huán)境是社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)，同時(shí)也是法治經(jīng)濟(jì)、契約經(jīng)濟(jì)社會(huì)。與此相適應(yīng)的是，企業(yè)與其他主體之間的經(jīng)濟(jì)交往都是通過(guò)合同形式進(jìn)行的，這其中主要依靠的是書(shū)面合同。本文所稱(chēng)的合同也是1999年實(shí)施的《中華人民共和國(guó)合同法》中關(guān)于合同的定義：合同是平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。2010年財(cái)政部、中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)、審計(jì)署、中國(guó)銀行業(yè)監(jiān)督管理委員會(huì)、中國(guó)保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)等部門(mén)聯(lián)合出臺(tái)了《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第16號(hào)——合同管理》，在該指引中，雖然未對(duì)企業(yè)合同管理做一明確的定義，但筆者依據(jù)本指引內(nèi)容及相關(guān)法律法規(guī)對(duì)企業(yè)合同管理做如下定義：企業(yè)合同管理系指以企業(yè)作為一方當(dāng)事人與合同相對(duì)方依法進(jìn)行合同的訂立、履行、終止等對(duì)外行為以及企業(yè)內(nèi)部對(duì)合同進(jìn)行擬定、審批、執(zhí)行、評(píng)價(jià)等監(jiān)管行為的總稱(chēng)。

筆者在從事多年工作的過(guò)程中，耳聞目睹了眾多大中型企業(yè)因?yàn)楹贤芾磉^(guò)程中出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題而導(dǎo)致公司的經(jīng)濟(jì)利益受到侵害，甚至公司走向衰敗?；诖?，本文擬從企業(yè)合同管理容易出現(xiàn)的問(wèn)題著手，淺析與之相關(guān)的防范法律風(fēng)險(xiǎn)的策略。

一、合同管理過(guò)程中的若干問(wèn)題

（一）合同相對(duì)方主體資質(zhì)能力問(wèn)題

在實(shí)踐當(dāng)中，很多企業(yè)在簽署合同前未認(rèn)真審查合同相對(duì)方的證照文件、資質(zhì)、是否具有履行合同的能力、經(jīng)營(yíng)狀況等足以影響本企業(yè)簽署的合同的履約效果。譬如，合同相對(duì)人根本不具有相應(yīng)的民事權(quán)利能力或民事行為能力，不審查或不認(rèn)真審查對(duì)方公司的資質(zhì)，會(huì)給一些瀕臨破產(chǎn)、名存實(shí)亡的公司、“皮包公司”和不具備資質(zhì)等級(jí)的掛靠方以可乘之機(jī)，這樣做的后果輕則導(dǎo)致合同無(wú)法履行，重則導(dǎo)致公司被合同相對(duì)方所欺詐，給公司造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。如與一些不具備資質(zhì)、能力的公司或個(gè)人簽署合同的，可能將導(dǎo)致合同無(wú)效的法律后果，我國(guó)《合同法》第五十八條已經(jīng)明確規(guī)定了合同無(wú)效或者被撤銷(xiāo)后的法律后果：合同無(wú)效或者被撤銷(xiāo)后，因該合同取得的財(cái)產(chǎn)，應(yīng)當(dāng)予以返還；不能返還或者沒(méi)有必要返還的，應(yīng)當(dāng)折價(jià)補(bǔ)償。有過(guò)錯(cuò)的一方應(yīng)當(dāng)賠償對(duì)方因此所受到的損失，雙方都有過(guò)錯(cuò)的，應(yīng)當(dāng)各自承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。

（二）合同文本及條款設(shè)置問(wèn)題

在實(shí)踐當(dāng)中，筆者發(fā)現(xiàn)，好多企業(yè)要么沒(méi)有自己的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，要么自己的標(biāo)準(zhǔn)合同模板內(nèi)容欠缺重大條款，要么合同的關(guān)鍵條款約定不清等造成了諸多風(fēng)險(xiǎn)隱患，或者雖然企業(yè)有防范合同風(fēng)險(xiǎn)的措施，曾經(jīng)推出過(guò)合同范本，但由于隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，合同文本的更新程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于經(jīng)濟(jì)的發(fā)展適應(yīng)程度，從這個(gè)角度上說(shuō)，曾經(jīng)制定的合同范本也失去了防范法律風(fēng)險(xiǎn)的意義。因此，需要嚴(yán)加注意合同文本的選擇及條款的設(shè)置。

（三）合同履行過(guò)程中的跟進(jìn)問(wèn)題

在實(shí)踐過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)企業(yè)在簽署合同前，積極的與合同相對(duì)方進(jìn)行談判，對(duì)合同條款進(jìn)行一條一條的審查并消化，而在合同簽署之后或到了履行階段，相關(guān)企業(yè)的負(fù)責(zé)人似乎也再未跟進(jìn)過(guò)合同的履行狀況，合同的要義在于履行，如果在履行的過(guò)程中，出現(xiàn)了合同中未曾約定的情形、如果出現(xiàn)了合同中約定的應(yīng)該變更合同、解除合同、中止合同履行的情形時(shí)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照合同約定有所作為，否則，企業(yè)的不作為或漠視，將給后續(xù)的合同糾紛埋下隱患，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益勢(shì)必會(huì)受到無(wú)法估量的損失。

（四）企業(yè)內(nèi)部的合同監(jiān)管流程問(wèn)題

上述三項(xiàng)均為企業(yè)在合同管理過(guò)程中對(duì)外容易出現(xiàn)的問(wèn)題，古人云，知己知彼百戰(zhàn)不殆。對(duì)外的合同管理固然重要，對(duì)內(nèi)的合同管理也同樣是重中之重。筆者發(fā)現(xiàn)，在實(shí)務(wù)當(dāng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)合同簽署的內(nèi)部簽字審批流程混亂或關(guān)鍵負(fù)責(zé)人未簽字的情形；合同審簽流程繁瑣、不僅耗費(fèi)了人力、財(cái)力、物力等，同時(shí)也影響了合同簽署效率；在合同履行的過(guò)程中，由于企業(yè)自身對(duì)合同雙方往來(lái)的材料未歸類(lèi)存放，從而導(dǎo)致企業(yè)缺少證據(jù)的支撐而敗訴；或由于企業(yè)合同專(zhuān)用章未安排專(zhuān)人保管或保管不完善，導(dǎo)致企業(yè)專(zhuān)用章的亂蓋、偷蓋現(xiàn)象嚴(yán)重，公司的經(jīng)濟(jì)利益受到極大的侵害。

二、解決合同管理問(wèn)題的幾點(diǎn)對(duì)策

（一）強(qiáng)化簽署合同前的嚴(yán)格審查制度

筆者認(rèn)為，應(yīng)主要對(duì)合同相對(duì)方的主體資質(zhì)、行為能力、履約能力等進(jìn)行全方位的核實(shí)。譬如，審查主體資格，需要具有通過(guò)最新年檢的營(yíng)業(yè)執(zhí)照，其核載的內(nèi)容必須與實(shí)際相符；欲簽合同標(biāo)的符合當(dāng)事人經(jīng)營(yíng)范圍，涉及專(zhuān)營(yíng)許可證或資質(zhì)的，應(yīng)具備相應(yīng)的許可、等級(jí)、資質(zhì)證書(shū)；代簽合同的，應(yīng)出具真實(shí)、有效的法定代表人（負(fù)責(zé)人）身份證明書(shū)、授權(quán)委托書(shū)、代理人身份證明；合同相對(duì)方必須具有相應(yīng)的履約能力：具有支付能力或生產(chǎn)能力或運(yùn)輸能力等。必要時(shí)應(yīng)要求其出具資產(chǎn)負(fù)債表、由開(kāi)戶銀行或會(huì)計(jì)（審計(jì)）事務(wù)所出具的資信證明、驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件；有擔(dān)保的合同，必須審查擔(dān)保人的擔(dān)保能力和擔(dān)保資格；對(duì)于重大合同，還須了解和審查合同相對(duì)方的履約信用：無(wú)違約事實(shí)，最近未涉及重大經(jīng)濟(jì)糾紛或重大經(jīng)濟(jì)犯罪案件等。

（二）選擇合適的合同文本及合同條款

制定合同范本不僅是提高企業(yè)合同管理效率的有效途徑，同時(shí)，也能有效防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約公司的管理成本及經(jīng)濟(jì)成本。首先在形式上，制定統(tǒng)一的封面、頁(yè)眉、頁(yè)腳、頁(yè)碼、格式、序號(hào)等，這樣做有助于對(duì)外宣傳公司的良好形象；其次表現(xiàn)在內(nèi)容上，即合同條款必須要完備。再次，合同文本及合同條款并非制定完畢后就是一成不變的，隨著經(jīng)濟(jì)行為的日趨多樣性，必須針對(duì)經(jīng)濟(jì)行為的特點(diǎn)，適時(shí)的增刪或修改部分條款內(nèi)容，以保障公司的根本利益不受侵害。

（三）加強(qiáng)合同履約過(guò)程中的管理

簽署書(shū)面合同的目的是為了讓合同按約定及時(shí)履行，以達(dá)到合同雙方當(dāng)事人的目的。因此企業(yè)相關(guān)部門(mén)對(duì)合同履約過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)管是必要的，通過(guò)監(jiān)管可以明確合同的履行實(shí)時(shí)進(jìn)展，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響合同履行的原因，隨時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋信息、排除障礙，確保合同按約履行，防止違約糾紛。

（四）改進(jìn)企業(yè)內(nèi)部合同審批監(jiān)管流程

1.嚴(yán)格執(zhí)行合同審批流程

筆者認(rèn)為，公司授權(quán)委托代理人簽訂合同時(shí)，必須持有法定代表人（負(fù)責(zé)人）簽署的授權(quán)委托書(shū)并蓋有公司的公章方可，公司或締約方出具的授權(quán)委托書(shū)必須明確委托權(quán)限和期限，禁止使用“全權(quán)代理”之類(lèi)的文字。合同簽訂之前，承辦部門(mén)或承辦人應(yīng)將合同文本草案、立項(xiàng)意見(jiàn)書(shū)或?qū)徟砑芭c合同有關(guān)的證明材料，一并提請(qǐng)財(cái)務(wù)部門(mén)、公司法律事務(wù)主管部門(mén)順序?qū)徟徟庖?jiàn)應(yīng)明確、具體，禁止使用“原則同意”、“基本可行”等模糊性語(yǔ)言，一旦使用，視為對(duì)合同草案的不同意。承辦部門(mén)或承辦人向各合同審批部門(mén)提供合同（或草案）時(shí)，應(yīng)預(yù)留至少2個(gè)（含本數(shù)）完整工作日供各部門(mén)審批；審批部門(mén)因特殊情況需延長(zhǎng)審批時(shí)間的，應(yīng)向承辦部門(mén)或承辦人說(shuō)明理由。各審批部門(mén)應(yīng)在規(guī)定的審批時(shí)限內(nèi)提交書(shū)面審批意見(jiàn)或法律意見(jiàn)書(shū)，逾期未提交審批意見(jiàn)或法律意見(jiàn)又未說(shuō)明延期理由的，視為完全同意合同草案。同時(shí)，發(fā)現(xiàn)重大錯(cuò)誤、遺漏、不妥時(shí)，應(yīng)在審批意見(jiàn)或法律意見(jiàn)中予以明示并提出修改意見(jiàn)。合同承辦人員對(duì)審批部門(mén)提出的意見(jiàn)必須予以采納，但經(jīng)公司董事長(zhǎng)或分管法律事務(wù)的副總經(jīng)理明確書(shū)面批示不予采納的除外。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章。

2.完善合同材料歸檔制度

合同材料，是指公司與合同相對(duì)方之間簽署的合同或有關(guān)意向文書(shū)、信件、數(shù)據(jù)電文（包括電報(bào)、傳真、電子數(shù)據(jù)交換的電子郵件）等可以有形地表示所載內(nèi)容歸檔的所有文字材料。每一份履行完畢的合同或不再履行的合同，或長(zhǎng)期合同的每一階段完成，承辦部門(mén)應(yīng)當(dāng)指定專(zhuān)人及時(shí)將合同材料整理清楚，交公司法律事務(wù)主管部門(mén)歸檔。合同材料不得隨意擱置、銷(xiāo)毀、遺失。原則上，公司法律事務(wù)主管部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)保存以公司名義簽訂的合同原件。公司法律事務(wù)主管部門(mén)對(duì)簽訂完畢的合同及承辦部門(mén)所送的有關(guān)合同材料，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)審核完畢，確認(rèn)無(wú)誤后整理、并按機(jī)密程度專(zhuān)門(mén)歸檔。送交人在移交合同文本及相關(guān)合同材料的同時(shí)，應(yīng)附所交材料清單兩份，送交人和接收人在材料清單上簽名確認(rèn)，移交清單由承辦部門(mén)和公司法律事務(wù)主管部門(mén)各執(zhí)一份。公司法律事務(wù)主管部門(mén)審核后如發(fā)現(xiàn)需統(tǒng)一建檔的合同材料有差缺，應(yīng)立即通知送交人核對(duì)、補(bǔ)足，再行歸檔。公司的合同材料、合同信息是公司的商業(yè)秘密，任何人不得隨意泄漏。

3.加強(qiáng)合同專(zhuān)用章的管理

合同專(zhuān)用章是企業(yè)簽訂合同時(shí)專(zhuān)門(mén)使用的印章。合同專(zhuān)用章是合同歸口管理部門(mén)即公司法律事務(wù)主管部門(mén)進(jìn)行合同管理的最有力的指揮資源。合同專(zhuān)用章的管理主要包括：公司簽訂一切合同都必須使用合同專(zhuān)用章；合同專(zhuān)用章由公司法律事務(wù)主管部門(mén)指定專(zhuān)人統(tǒng)一保管、登記使用；明確合同專(zhuān)用章刻制的申請(qǐng)、審批流程；對(duì)私自使用合同專(zhuān)用章或者對(duì)合同專(zhuān)用章管理不善的責(zé)任人的處理等。建議公司對(duì)合同專(zhuān)用章的管理明確化、制度化、細(xì)致化，以切實(shí)防范因?yàn)楹贤瑢?zhuān)用章的不合理使用而導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。

三、結(jié)論

總之，企業(yè)合同管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中必須要重視的課題之一，加強(qiáng)企業(yè)自身的合同管理有助于企業(yè)依法訂立合同、依法履行合同，從根本上減少法律糾紛、防范法律風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，以保障企業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定的發(fā)展，使企業(yè)在日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中立于不敗之地。

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[作者簡(jiǎn)介]羅玉軍（1969—），男，陜西乾縣人，法學(xué)學(xué)士，長(zhǎng)慶實(shí)業(yè)集團(tuán)企管法規(guī)科副科長(zhǎng)。