電算化額度控制在高?？蒲薪?jīng)費(fèi)預(yù)算管理中的作用探討

丁愛(ài)珍　李佳　楊恒雷

摘要：隨著高?？蒲薪?jīng)費(fèi)的增長(zhǎng)，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的規(guī)范管理日益受到重視。在科研經(jīng)費(fèi)管理中引入預(yù)算控制理念的基礎(chǔ)上，闡述了由傳統(tǒng)的手工控制額度向電算化額度控制升級(jí)的必要性，提出了電算化額度控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則，結(jié)合工作實(shí)踐，全面總結(jié)和分析了電算化額度控制在科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理中的作用。

關(guān)鍵詞：高校；科研經(jīng)費(fèi)；電算化；額度控制

中圖分類(lèi)號(hào)：F812.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1673-291X（2012）30-0125-02

高校是中國(guó)科技創(chuàng)新體系的重要組成部分和從事科學(xué)研究的主陣地之一。近年來(lái)，隨著中國(guó)高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各高等院校所承擔(dān)的科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)大幅增長(zhǎng)，科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)已經(jīng)成為研究型大學(xué)資金的重要來(lái)源，其資金來(lái)源也呈現(xiàn)多元化的趨勢(shì)?？蒲许?xiàng)目經(jīng)費(fèi)的科學(xué)管理，直接關(guān)系到科研項(xiàng)目的完成質(zhì)量和科研創(chuàng)新能力的提升，關(guān)系到科研人員積極性的提高以及高等院校的學(xué)術(shù)風(fēng)氣、人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)工作。因此，在科研經(jīng)費(fèi)管理中引入預(yù)算控制的理念，由傳統(tǒng)的手工控制額度向電算化額度控制升級(jí)，對(duì)于規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)使用、預(yù)防腐敗滋生、提高科研經(jīng)費(fèi)使用效益，無(wú)疑具有十分重要的意義。

一、電算化額度控制的必要性

在手工環(huán)境下，雖然花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，編制了預(yù)算，但由于無(wú)法得到實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)的實(shí)際數(shù)據(jù)，導(dǎo)致預(yù)算控制的事前、事中和事后環(huán)節(jié)的脫節(jié)，事后層層匯總的實(shí)際數(shù)據(jù)已經(jīng)失去了與預(yù)算數(shù)對(duì)比的意義，所以預(yù)算管理在許多高校并未充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，沒(méi)有真正起到額度控制的效果。而額度控制是預(yù)算管理過(guò)程中的最核心環(huán)節(jié)，它的實(shí)施效果最終決定著預(yù)算管理成功與否，所以建立有效的電算化額度控制系統(tǒng)對(duì)于提高高?？蒲薪?jīng)費(fèi)預(yù)算管理水平至關(guān)重要。

與傳統(tǒng)手工控制額度相比，電算化額度控制利用計(jì)算機(jī)快速、準(zhǔn)確和智能化的數(shù)據(jù)處理功能，不僅能通過(guò)總賬子系統(tǒng)及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取實(shí)際發(fā)生額、自動(dòng)計(jì)算出實(shí)際發(fā)生額與預(yù)算之間的差異，而且通過(guò)局域網(wǎng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)共享功能，為科研項(xiàng)目管理部門(mén)、經(jīng)費(fèi)管理部門(mén)和課題組負(fù)責(zé)人提供經(jīng)費(fèi)支出的實(shí)時(shí)信息。與手工環(huán)境下額度控制相比，電算化額度控制系統(tǒng)具有事前控制、事中控制和事后總結(jié)評(píng)估的三大優(yōu)點(diǎn)：（1）能保證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中經(jīng)費(fèi)支出最大程度地按照預(yù)算執(zhí)行；（2）通過(guò)預(yù)算額度與實(shí)際支出的比較，能使項(xiàng)目負(fù)責(zé)人隨時(shí)了解項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)中各科目額度使用情況，從而最大程度地提高項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用效率；（3）評(píng)估原始預(yù)算的科學(xué)性與合理性，為今后科學(xué)合理規(guī)范編制預(yù)算積累經(jīng)驗(yàn)。

二、電算化額度控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

電算化額度控制是指財(cái)務(wù)人員利用現(xiàn)有高校財(cái)務(wù)管理軟件并與信息技術(shù)人員合作，共同開(kāi)發(fā)針對(duì)不同類(lèi)型科研項(xiàng)目特點(diǎn)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度控制管理信息系統(tǒng)，包括項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)額度控制、總經(jīng)費(fèi)中各科目的額度控制以及部分科目可調(diào)整彈性額度控制等三個(gè)層次。通過(guò)經(jīng)費(fèi)預(yù)算額度控制管理信息系統(tǒng)實(shí)行電算化額度控制，財(cái)務(wù)人員可以方便地對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)查詢、統(tǒng)計(jì)、分析和管理。在對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)進(jìn)行總體指標(biāo)控制的同時(shí)還可對(duì)其具體使用費(fèi)用指標(biāo)進(jìn)行控制，在使用中如出現(xiàn)個(gè)別費(fèi)用超支，系統(tǒng)會(huì)做出相應(yīng)的提示。保證科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)按照控制額度使用，做到對(duì)科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的事前控制、事中控制和事后總結(jié)評(píng)估的有機(jī)統(tǒng)一，確保資金使用計(jì)劃按預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行的同時(shí)還可以進(jìn)行成本分析核算。在項(xiàng)目完成時(shí)，通過(guò)電腦可以迅速的作出財(cái)務(wù)報(bào)表，并作出相關(guān)財(cái)務(wù)指標(biāo)分析，為以后的經(jīng)費(fèi)使用提供基礎(chǔ)，從而做到了事后績(jī)效評(píng)估。

電算化額度控制系統(tǒng)的設(shè)計(jì)要遵循“以項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理部門(mén)要求為宗旨，以項(xiàng)目類(lèi)別為基礎(chǔ)，以項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算為依據(jù)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理性和規(guī)范性相結(jié)合”的原則。首先，項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算要遵循項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理部門(mén)的要求和文件規(guī)定，在項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算要求的總原則下合理編制各科目額度；其次，科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算中額度控制依項(xiàng)目類(lèi)別不同而異，高校科研經(jīng)費(fèi)按來(lái)源渠道可分為縱向經(jīng)費(fèi)和橫向經(jīng)費(fèi)。縱向科研經(jīng)費(fèi)是指中國(guó)各級(jí)政府對(duì)高校的財(cái)政性科研資金的投入，橫向科研經(jīng)費(fèi)是指高校受各類(lèi)企事業(yè)單位以及國(guó)際組織委托開(kāi)展科研項(xiàng)目所取得的經(jīng)費(fèi)。橫向經(jīng)費(fèi)與縱向科研經(jīng)費(fèi)對(duì)額度控制的要求不同，各支出科目應(yīng)根據(jù)科研需要合理設(shè)置；另一方面，縱向項(xiàng)目的項(xiàng)目性質(zhì)也多種多樣，如科技部973項(xiàng)目、863項(xiàng)目和科技支撐項(xiàng)目，分別側(cè)重于基礎(chǔ)研究、集成開(kāi)發(fā)研究和示范推廣應(yīng)用研究，不同性質(zhì)的項(xiàng)目總經(jīng)費(fèi)中各科目支出所占比例存在差異，如差旅費(fèi)比例可從10%～30%，勞務(wù)費(fèi)比例可從5%～15%，根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)需求和預(yù)算比例，各科目的額度也應(yīng)作相應(yīng)調(diào)整，真正體現(xiàn)科學(xué)合理性與規(guī)范性相結(jié)合的原則。

三、電算化額度控制在科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理中的作用

（一）電算化額度控制是實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目管理部門(mén)與經(jīng)費(fèi)管理部門(mén)信息暢通的重要渠道

高校科研活動(dòng)的管理包括兩方面：科研項(xiàng)目管理和科研經(jīng)費(fèi)管理，科研部門(mén)負(fù)責(zé)科研項(xiàng)目管理和合同管理，財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)科研經(jīng)費(fèi)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算。但長(zhǎng)期以來(lái)，科研管理部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)缺少溝通和協(xié)作，科研管理部門(mén)只注重項(xiàng)目、經(jīng)費(fèi)總額、成果管理，對(duì)各課題項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的使用情況不清楚。很多高校的科研部門(mén)不向財(cái)務(wù)部門(mén)提供完整的項(xiàng)目資料與信息，不跟蹤、評(píng)價(jià)經(jīng)費(fèi)的使用情況，把經(jīng)費(fèi)管理的責(zé)任全部推給財(cái)務(wù)部門(mén)。而財(cái)務(wù)部門(mén)只對(duì)費(fèi)用進(jìn)行核算，不了解科研進(jìn)展情況，財(cái)務(wù)部門(mén)也沒(méi)有及時(shí)向科研部門(mén)反饋經(jīng)費(fèi)開(kāi)支中存在的問(wèn)題，從而導(dǎo)致科研項(xiàng)目管理和科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理兩者各成一體，相互脫節(jié)，缺乏部門(mén)之間信息的溝通與配合，甚至出現(xiàn)賬務(wù)不符或資產(chǎn)流失問(wèn)題。

科研經(jīng)費(fèi)管理作為科研項(xiàng)目管理工作的重要支撐，離不開(kāi)科研部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)的緊密協(xié)作。電算化額度控制是科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的核心環(huán)節(jié)，通過(guò)電算化額度控制，科研項(xiàng)目管理部門(mén)與經(jīng)費(fèi)管理部門(mén)都能及時(shí)了解項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)使用情況，相互協(xié)調(diào)，共同管理，使有限的科研經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益?？蒲许?xiàng)目的可行性研究、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)估測(cè)、預(yù)算編制、中期項(xiàng)目評(píng)估、項(xiàng)目完工決算都離不開(kāi)財(cái)會(huì)人員的專(zhuān)業(yè)指導(dǎo)。從科研項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)到經(jīng)費(fèi)入賬、中期評(píng)估以及項(xiàng)目結(jié)題結(jié)賬的整個(gè)過(guò)程內(nèi)，科研部門(mén)應(yīng)與財(cái)務(wù)部門(mén)協(xié)調(diào)工作，提高科研經(jīng)費(fèi)管理質(zhì)量，為財(cái)務(wù)部門(mén)在科學(xué)合理性和規(guī)范性相結(jié)合的原則下控制額度提供依據(jù)。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)還可根據(jù)科研部門(mén)提供的信息資料，收集項(xiàng)目開(kāi)展進(jìn)程中經(jīng)費(fèi)支出等財(cái)務(wù)信息，并及時(shí)反饋給科研管理部門(mén)，共同督促項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)程結(jié)合結(jié)余額度合理使用經(jīng)費(fèi)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目時(shí)間管理、成本管理和效益管理的三者統(tǒng)一。

（二）電算化額度控制是規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)支出的重要環(huán)節(jié)

在目前的高?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理體制下，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)科研經(jīng)費(fèi)的支出擁有較大的自主權(quán)。但是項(xiàng)目負(fù)責(zé)人多為學(xué)術(shù)型人才，往往缺乏科研經(jīng)費(fèi)管理經(jīng)驗(yàn)和財(cái)務(wù)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，從而在經(jīng)費(fèi)管理和使用中容易出現(xiàn)不合理或混亂現(xiàn)象。例如，由于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同時(shí)主持多個(gè)在研項(xiàng)目，平常的科學(xué)研究又具有相關(guān)性和交叉性，一次采集數(shù)據(jù)的差旅費(fèi)可能幾個(gè)項(xiàng)目都能支付，因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人報(bào)銷(xiāo)差旅費(fèi)時(shí)在經(jīng)費(fèi)本的選擇上往往具有很大隨意性。假設(shè)在研甲、乙兩個(gè)項(xiàng)目中差旅費(fèi)預(yù)算各為10萬(wàn)元，此時(shí)在甲項(xiàng)目中已支差旅費(fèi)12萬(wàn)，乙項(xiàng)目中列支3萬(wàn)，由于采用傳統(tǒng)手工環(huán)境下控制額度，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人看不到各科目的使用情況（又沒(méi)時(shí)間去匯總），繼續(xù)在甲項(xiàng)目中報(bào)支差旅費(fèi)，這樣的事屢屢發(fā)生，甲項(xiàng)目結(jié)題時(shí)會(huì)發(fā)現(xiàn)差旅費(fèi)嚴(yán)重超支，其他支出科目如材料費(fèi)明顯偏低，等乙項(xiàng)目結(jié)題時(shí)相反差旅費(fèi)明顯不足，材料費(fèi)又超支，這時(shí)為了結(jié)題就只有調(diào)賬，將甲經(jīng)費(fèi)中的差旅費(fèi)調(diào)到乙經(jīng)費(fèi)中列支。然而，使用電算化額度控制下，在憑證錄入時(shí)輸入科目明細(xì)后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示相應(yīng)科目的控制額度和結(jié)余額度，從而進(jìn)行有效的超支控制。因此，規(guī)范科研經(jīng)費(fèi)支出必須實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)手工控制額度向電腦自動(dòng)化控制額度轉(zhuǎn)變。

（三）電算化額度控制是健全科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理監(jiān)管機(jī)制的重要內(nèi)容

長(zhǎng)期以來(lái)，關(guān)于科研經(jīng)費(fèi)的使用問(wèn)題，往往由一些行業(yè)規(guī)定來(lái)規(guī)范，或各單位根據(jù)自身實(shí)際情況以及財(cái)務(wù)人員對(duì)科研經(jīng)費(fèi)管理的理解制定一些管理規(guī)定，國(guó)家出臺(tái)的正式規(guī)范文件還很不完善。這使得學(xué)校與學(xué)校之間在科研經(jīng)費(fèi)的管理要求、資金使用、開(kāi)支范圍等項(xiàng)目上標(biāo)準(zhǔn)不一、各行其是?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理監(jiān)管機(jī)制的不健全，使得部分科研經(jīng)費(fèi)實(shí)際支出用途與申報(bào)時(shí)的用款計(jì)劃不一致，為了保證結(jié)題報(bào)告的報(bào)出，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人常常不按實(shí)際支出情況填報(bào)結(jié)題報(bào)告，或者通過(guò)調(diào)賬等方式將不符合要求的支出更改為符合要求的支出，科研項(xiàng)目所取得的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益無(wú)從考核。財(cái)務(wù)審計(jì)人員在對(duì)科研項(xiàng)目的結(jié)題審計(jì)時(shí)也只是核對(duì)決算報(bào)表與財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的余額是否一致，而傳統(tǒng)手工控制額度下的各科目支出情況無(wú)從知曉，由于面廣量大而無(wú)法核對(duì)。因?yàn)槿鄙賹?duì)科研經(jīng)費(fèi)使用全過(guò)程的監(jiān)控及對(duì)項(xiàng)目結(jié)果的考核評(píng)價(jià)，很多學(xué)校還存在根本不對(duì)已結(jié)題項(xiàng)目的科研經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行結(jié)題審計(jì)或在結(jié)題審計(jì)時(shí)馬虎對(duì)付的現(xiàn)象。使用電算化額度控制就有效地改變這種局面，財(cái)務(wù)審計(jì)部門(mén)通過(guò)登錄權(quán)限密碼進(jìn)入項(xiàng)目查詢系統(tǒng)，可一目了然地了解項(xiàng)目支出中各科目實(shí)際使用的明細(xì)和匯總的額度使用和結(jié)余情況，從而健全了科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理的監(jiān)管機(jī)制。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚震，金云美，孫思惟.高?？蒲薪?jīng)費(fèi)預(yù)算管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].福建農(nóng)林大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2008，（4）：56-58.

[2]王舒.關(guān)于高校科研經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)全周期管理的啟示[J].會(huì)計(jì)師，2011，（7）：33-35.

[3]牛述芳.高等院?？蒲薪?jīng)費(fèi)管理機(jī)制研究[J].財(cái)會(huì)研究，2010，（2）：41-42.

[4]陳蘭.加強(qiáng)高?？蒲许?xiàng)目經(jīng)費(fèi)財(cái)務(wù)管理的幾點(diǎn)建議[J].商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2009，（6）：110-111.[責(zé)任編輯 陳丹丹]