基于供應(yīng)鏈管理的高等學(xué)校教材庫存優(yōu)化探討

彭國建 陳國民 劉澤華 陳 剛

針對高校教材管理過程中面臨的困難，本文開展“基于供應(yīng)鏈管理的高校教材庫存優(yōu)化探討”，從供應(yīng)鏈管理的角度出發(fā)，針對高校教材的具體特點(diǎn)，旨在理順教材供應(yīng)與管理各環(huán)節(jié)的相應(yīng)關(guān)系，通過優(yōu)化設(shè)計，有效實(shí)現(xiàn)高校教材零庫存。

一、高校教材供應(yīng)鏈及其流程

高校教材供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)形式如圖1所示:

圖1 高校教材供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)圖

高校教材供應(yīng)的具體流程分以下幾個步驟:

(1)學(xué)校組織統(tǒng)計各教學(xué)班級學(xué)生人數(shù);

(2)課程任課教師根據(jù)高校選用教材規(guī)定，從已出版的教材中選擇適用教材，并向?qū)W校教材管理部門提供教材的詳細(xì)信息和需用數(shù)量;

(3)學(xué)校教材管理部門依據(jù)各班級遞交的教材需求量制定教材采購計劃 (計劃中應(yīng)詳細(xì)規(guī)定教材的到貨時間和地點(diǎn))，并將計劃交給中標(biāo)的教材供應(yīng)商;

(4)教材供應(yīng)商依據(jù)學(xué)校制定的教材采購計劃，按照其運(yùn)行模式和相關(guān)規(guī)定與出版社簽訂采購合同;

(5)出版社依據(jù)合同組織印刷出版，并及時向教材供應(yīng)商供應(yīng)教材;

(6)教材供應(yīng)商在規(guī)定的時間和地點(diǎn)將教材交付給學(xué)校教材管理部門;

(7)學(xué)校教材管理部門組織教材領(lǐng)用班級及時到教材發(fā)放地領(lǐng)取教材，并發(fā)放到學(xué)生手中。

二、高校教材供應(yīng)的特點(diǎn)

教材供應(yīng)與企業(yè)的商品供應(yīng)相比，具有自身獨(dú)有的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:

(1)高校教材供應(yīng)具有很強(qiáng)的計劃性。盡管高校不像中小學(xué)那樣，每學(xué)期的教材使用數(shù)量十分固定，但相對企業(yè)的商品供應(yīng)來說，具有很強(qiáng)的計劃性。除去少數(shù)不可預(yù)見的因素外，只要認(rèn)真組織和協(xié)調(diào)，教材的訂購數(shù)量可準(zhǔn)確確定，即經(jīng)濟(jì)批量固定。

(2)高校教材供應(yīng)時間固定。高校教材供應(yīng)一般分為春秋2次，教材的采購一般集中在寒暑假。教材發(fā)放時間集中在開學(xué)報到時的1－2天內(nèi)。在認(rèn)真組織和周密計劃下，可有效控制教材的庫存時間，將庫存費(fèi)用降到最低。

(3)有固定的消費(fèi)群體，如果計劃準(zhǔn)確，高校方可實(shí)現(xiàn)教材零庫存。

(4)學(xué)生每學(xué)年先預(yù)交教材費(fèi)，學(xué)年結(jié)束再進(jìn)行教材款結(jié)算。購買教材的經(jīng)費(fèi)由高校教材管理部門統(tǒng)一支付，現(xiàn)金充足。

(5)目前高校的教材采購一般通過招標(biāo)的方式確定教材供應(yīng)商，由教材供應(yīng)商組織訂購，高校教材管理部門在制定采購計劃及組織教材發(fā)放等環(huán)節(jié)進(jìn)行協(xié)調(diào)。

(6)在目前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，教材采購具有一定的回扣率(即折扣)。

三、供應(yīng)鏈管理下高校教材庫存存在的問題

供應(yīng)鏈下高校教材庫存管理存在的主要問題分為三類:信息類問題;供應(yīng)鏈的運(yùn)作問題;供應(yīng)鏈的戰(zhàn)略與規(guī)劃問題[1]。主要體現(xiàn)在以下5個方面:

(一)對不確定性問題的注重不夠

在高校教材供應(yīng)過程中的不確定性因素主要體現(xiàn)為學(xué)生需用教材的人數(shù)不確定。高校在預(yù)定教材時統(tǒng)計的需用教材的學(xué)生人數(shù)和實(shí)際領(lǐng)用教材的學(xué)生人數(shù)不一致，造成教材庫存。主要原因有以下幾個方面:

(1)新生人數(shù)難確定。近年來，新生教材的預(yù)定往往是按照學(xué)校當(dāng)年的招生計劃來執(zhí)行的。可由于高校之間對優(yōu)質(zhì)生源的爭奪，學(xué)生選擇學(xué)校的自由度加大了。據(jù)統(tǒng)計，地方高校新生入校報到率基本在92% －95%[2]。此外，由于專業(yè)調(diào)劑等因素，使得新生教材需用人數(shù)難以確定，盡管該部分學(xué)生人數(shù)所占比例不大，但總數(shù)仍很可觀。

(2)老生人數(shù)總有變化。學(xué)校為保證教學(xué)質(zhì)量，每年甚至每個學(xué)期末總會出現(xiàn)留級、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)和專升本等情況，這些情況往往出現(xiàn)在申報教材征訂計劃后，從而使得人數(shù)出現(xiàn)變動。

(3)部分在校生自主購買教材?，F(xiàn)在高校出現(xiàn)這種現(xiàn)象:部分畢業(yè)生在離校之際，選擇將自己的教材出賣，有些在校生購買后就不再需要訂購教材，使得人數(shù)有出入。

(4)學(xué)分制給學(xué)生人數(shù)帶來一定不確定性[3]?，F(xiàn)在不少高校采用彈性學(xué)分制，不符合考核要求的學(xué)生會選擇重修，學(xué)習(xí)刻苦的學(xué)生可以選擇提前修讀。這也會增加部分教材庫存。

(二)缺乏合作與協(xié)調(diào)

要減少教材庫存，就需要整個供應(yīng)鏈中的每一個環(huán)節(jié)進(jìn)行精誠合作和協(xié)調(diào)配合才能有效確保將教材庫存控制在一個最低水平。然而，現(xiàn)有部分高校將訂購教材計劃和教材采購分離開來。學(xué)校只提供計劃，具體采購由中標(biāo)的教材供應(yīng)商負(fù)責(zé)。在教材供應(yīng)過程中，許多工作往往需要在假期里完成，這期間由于假期中人員、信息等因素，缺乏合作和協(xié)調(diào)，導(dǎo)致庫存增加。

(三)庫存控制策略簡單化

教材供應(yīng)鏈涉及的環(huán)節(jié)不是很多，在進(jìn)行庫存控制時應(yīng)該綜合考慮每個環(huán)節(jié)，尤其體現(xiàn)在制定教材采購計劃的班級和任課教師環(huán)節(jié)，應(yīng)該建立起完善的教材選用制度。避免因為教學(xué)計劃改變或課程任課教師改變而出現(xiàn)教材庫存現(xiàn)象。

(四)缺乏供應(yīng)鏈的整體觀念

高校教材供應(yīng)鏈中涉及的單位有出版社、教材供應(yīng)商、高校、物流運(yùn)輸?shù)榷嗉覇挝?，每家單位只?fù)責(zé)優(yōu)化控制各自范圍內(nèi)的供應(yīng)環(huán)節(jié)，這就人為地將供應(yīng)鏈分割開來。當(dāng)其中某些或某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯時，如不能有效協(xié)調(diào)，將會出現(xiàn)不同程度的庫存。

(五)信息數(shù)據(jù)傳遞不明確

供應(yīng)鏈管理下的高校教材庫存控制，其信息數(shù)據(jù)需要及時傳遞。需要了解所訂教材訂貨處于什么狀態(tài)，未來是否可以按時、按質(zhì)、按量到達(dá)以及可能的誤差情況。在教材采購的等待過程中，也應(yīng)及時掌握教材的信息數(shù)據(jù)以便面對變化情況進(jìn)行修改。特別是現(xiàn)在有些高校鼓勵教師積極參與教材建設(shè)工作，有不少教師主編或參編有關(guān)專業(yè)教材，為了保證銷量，有時會預(yù)定多個年級使用的教材。這些信息如不能及時掌握，就會造成多訂或重訂現(xiàn)象增加庫存。此外，現(xiàn)在各出版社的競爭也日益激烈，為適應(yīng)高校需要，出版社不斷更新教材內(nèi)容，推出更加優(yōu)秀的教材。版本升級，教材的詳細(xì)信息發(fā)生改變，這些內(nèi)容不能及時傳遞，必然會出現(xiàn)訂不到教材現(xiàn)象，增加缺貨成本。

四、基于固定批量、固定回扣率的供應(yīng)鏈管理下高校教材庫存優(yōu)化模型

由高校教材供應(yīng)的特點(diǎn)可以看出，高校教材庫存管理符合經(jīng)濟(jì)批量模型的基本規(guī)律[4]，但其本身又具有不同的特點(diǎn)，為此，結(jié)合高校教材供應(yīng)的具體情況，提出一種適合于將高校教材庫存費(fèi)用控制到最低的優(yōu)化模型。該模型的前提是:

(1)春秋兩季所需教材數(shù)量穩(wěn)定，并且能通過學(xué)校各專業(yè)制定的教學(xué)計劃得到相當(dāng)準(zhǔn)確的數(shù)量，即D為已知常量，并且全年訂購次數(shù)為2次，每次的訂貨量分別為春季教材需用量Qc和秋季教材需用量Qq，即:D=Qc+Qq;

(2)每個假期訂購的教材能在集中的幾天時間內(nèi)到達(dá)，并非陸續(xù)到達(dá);

(3)不允許發(fā)生缺貨，即總成本中的缺貨成本為0;

(4)訂購教材的價格在教材訂購期間內(nèi)不變，即U為已知常量;

(5)現(xiàn)金充足，不會因為現(xiàn)金短缺而影響進(jìn)貨;

(6)教材采購過程中的回扣率(即折扣)固定不變，為ε;

在滿足以上條件的基礎(chǔ)上設(shè):

Qc為春季教材采購批量，Qq為秋季教材采購批量;

K為春季教材訂購成本，Kq為秋季教材訂購成本;

Kcs為春季教材儲存成本;Kcq為秋季教材儲存成本;

T為全年教材采購總成本。

則:

T=Qc×U×ε×Ks+Kcs+Qq×U×ε+Kq+Kcq

五、庫存策略優(yōu)化設(shè)計

(一)采取不同的庫存管理方式

從教材供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)圖中可以看出，教材供應(yīng)的整個過程涉及到5個環(huán)節(jié)、3－4家不同單位。每家單位在整個過程中所起的作用不同。為此，應(yīng)采取不同的庫存管理方式。

高校教材管理部門:在前一個學(xué)期下半段應(yīng)詳細(xì)統(tǒng)計各個班學(xué)生需要教材數(shù)量，制定嚴(yán)密的教材需用計劃，做好各班級教材領(lǐng)用的時間安排表。并向教材供應(yīng)商提出確切的教材交付地點(diǎn)和時間。當(dāng)教材到位后，及時組織學(xué)生領(lǐng)用教材，減少教材在庫房內(nèi)的停留時間，真正實(shí)現(xiàn)零庫存。

教材供應(yīng)商:依據(jù)高校教材管理部門提供的教材需用信息，詳細(xì)研究，廣泛收集教材供應(yīng)信息，制定出嚴(yán)密的教材訂購方案。尤其應(yīng)統(tǒng)籌安排教材的采購時間，盡量銜接好教材的出庫、運(yùn)輸及交接時間，盡可能地減少教材在供應(yīng)商倉庫中的庫存時間，減少庫存費(fèi)用。

出版社:依據(jù)教材供應(yīng)商提供的采購信息，組織相關(guān)部門積極出版相應(yīng)教材。按照出版社的實(shí)際出版能力和出版效率，合理安排教材編輯、印刷、裝訂流程和時間。統(tǒng)籌兼顧，使得教材在出版社庫房中停留時間最短。

此外，還可委托第4方物流系統(tǒng)來完成協(xié)調(diào)教材的交通運(yùn)輸。將3家單位的庫存管理功能交給第4方物流系統(tǒng)管理。第4方物流通過協(xié)調(diào)供需方的信息，為整個供應(yīng)鏈提供倉儲、運(yùn)輸、配送等一體化物流服務(wù)，成為供應(yīng)方和需求方之間聯(lián)系的橋梁，最終提高整個供應(yīng)鏈的運(yùn)作效率和管理水平。

(二)在教材供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)建立共享信息平臺

零庫存的庫存成本是最低的，但這只是高校教材部門追求的一個目標(biāo)。要實(shí)現(xiàn)對供應(yīng)鏈的全局控制優(yōu)化，應(yīng)在供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)中建立一個共享的信息平臺，借助電子信息交換技術(shù)(EDI)、internet或intranet技術(shù)，使教材的出版、庫存量、更新?lián)Q版、漲價等具體信息能夠快速及時地傳遞和共享，使得供需方都能在最短的時間內(nèi)了解、掌握詳細(xì)內(nèi)容，及時了解教材的具體狀態(tài)，依據(jù)最新的信息及時更改教材的供應(yīng)、采購和訂購內(nèi)容。建有信息平臺的高校教材供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)圖如圖2所示。

圖2 建有信息平臺高校教材供應(yīng)鏈結(jié)構(gòu)圖

在各個環(huán)節(jié)之間建立這樣一個信息平臺，有以下三個作用:

(1)可以真正實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上的零庫存管理。通過教材具體信息的充分共享，各個環(huán)節(jié)可及時調(diào)整自己的訂購、采購計劃，從而可能實(shí)現(xiàn)出版社、教材供應(yīng)商和高校真正的零庫存或?qū)齑鎵嚎s到最低。

(2)避免信息不暢而產(chǎn)生的訂貨成本。信息平臺的建立，可以使供需信息更透明化，從而有利于供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行。

(3)有利于供應(yīng)鏈上各節(jié)點(diǎn)間信息的共享，從而降低供應(yīng)鏈庫存總水平，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈全局的優(yōu)化。

(三)樹立整體供應(yīng)鏈觀念，創(chuàng)建聯(lián)合庫存控制機(jī)制

高校教材供應(yīng)涉及到多家單位。目前，各單位內(nèi)部能積極采取措施，有效控制本單位庫存，但對與下游供應(yīng)環(huán)節(jié)的交接不是很重視，經(jīng)常出現(xiàn)交接不及時現(xiàn)象，這勢必增加整個供應(yīng)鏈的庫存。為此可采取以下措施:

(1)牢固樹立整體供應(yīng)鏈觀念，利用教材信息平臺及時進(jìn)行交流，確保教材交接順暢、及時。

(2)創(chuàng)建聯(lián)合庫存控制機(jī)制，多家單位聯(lián)動，共同制定控制策略。

(3)未雨綢繆，設(shè)置應(yīng)急預(yù)案。針對教材供應(yīng)過程中各個環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)的突發(fā)狀況，提前做出應(yīng)急預(yù)案，并在實(shí)施過程中不斷完善。

[1]馬士華，林勇.供應(yīng)鏈管理[M].北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2005.

[2]周書劍.淺談高校教材管理中存在的問題及對策[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2011，(17).

[3]王育蘭.高校教材零庫存探析[J].桂林航天工業(yè)高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2011，(63).

[4]李秀英，鄧小龍，敬希泠.管理會計學(xué)(第二版)[M].北京:經(jīng)濟(jì)日報出版社，2009.