基于高校OA辦公視角探討檔案元數(shù)據(jù)的建立

李梅

【摘 要】高校檔案工作隨著信息化的發(fā)展已逐步凸顯元數(shù)據(jù)建立的重要性，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，檔案信息化具有高速、快捷的特點(diǎn)優(yōu)勢(shì)，但同時(shí)面對(duì)信息技術(shù)的高精尖特點(diǎn)和復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，檔案信息化在其發(fā)展中同樣存在問(wèn)題，這與當(dāng)前檔案利用需求形成了強(qiáng)烈的供需矛盾，給高校檔案信息化建設(shè)帶來(lái)全新的挑戰(zhàn)。

【Abstract】With the development of information technology， the archives work of colleges and universities has gradually highlighted the importance of the establishment of metadata. Archival informatization has the advantage of high speed and rapidity. But at the same time， faced with the high-tech characteristics of information technology and the complex and changeable network environment， there are also some problems in the development of archives informatization， which has formed a strong contradiction between supply and demand with the current demand for archives utilization， and has brought new challenges to the construction of archives informatization in colleges and universities.

【關(guān)鍵詞】信息化辦公;元數(shù)據(jù);檔案發(fā)展

【Keywords】informatization office; metadata; archives development

【中圖分類(lèi)號(hào)】TP317.1? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2018）10-0066-02

1 引言

當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代背景為我們的生活提供了重要的發(fā)展機(jī)遇，信息化的發(fā)展影響著各行各業(yè)。檔案信息化是經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，而高校的辦公手段隨著OA辦公的應(yīng)用提高了以往紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的速度，同時(shí)也使高校檔案管理手段隨之發(fā)生了改變。

2 概念界定及問(wèn)題提出

2.1 概念界定

OA是Office Automation的簡(jiǎn)稱，稱為OA辦公自動(dòng)化，是利用統(tǒng)一身份認(rèn)證的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)辦公形式。高校OA辦公在校園網(wǎng)的基礎(chǔ)上，將教學(xué)與管理及科研等業(yè)務(wù)相互連接起來(lái)，通過(guò)各單位協(xié)同辦公達(dá)到效率提高的目的。

元數(shù)據(jù)。是指文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及整個(gè)管理過(guò)程所形成的數(shù)據(jù)，也就是說(shuō)元數(shù)據(jù)是確保文件真實(shí)性的憑證，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值，元數(shù)據(jù)的建立既能對(duì)電子文件起到保護(hù)作用，又能有效管理電子文件。

電子檔案文件分類(lèi)。檔案業(yè)務(wù)單位在其辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中通過(guò)設(shè)置適應(yīng)本單位的電子檔案分類(lèi)方案，以文字或圖表的形式實(shí)現(xiàn)類(lèi)目體系的表述。它對(duì)各級(jí)類(lèi)目的標(biāo)識(shí)、類(lèi)目之間的關(guān)系都有詳細(xì)說(shuō)明，是組織電子文件的等級(jí)結(jié)構(gòu)體系的元素，也是構(gòu)建分類(lèi)體系的基礎(chǔ)。

2.2 問(wèn)題的提出

據(jù)筆者在陜西西咸多所高校了解調(diào)研得知，高校為了提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)綠色辦公，不同程度地從管理發(fā)文到外來(lái)文件的辦理以及內(nèi)部單位溝通等業(yè)務(wù)，基本上都使用了OA協(xié)同辦公軟件。這樣既提升了紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的效率，也為文書(shū)管理提供了便利條件，同時(shí)也方便檔案收集部門(mén)的工作，但如何使日常辦公系統(tǒng)中產(chǎn)生的眾多電子檔案保留其原始的辦理情況，并能發(fā)揮“存憑、留史、資政、育人”作用，在高校教學(xué)管理過(guò)程中對(duì)文檔及其形成，以及系統(tǒng)的基本信息均應(yīng)及時(shí)做出對(duì)應(yīng)的記錄，以便適應(yīng)未來(lái)信息化發(fā)展的高速需求，但現(xiàn)行OA辦公系統(tǒng)在文檔形成及辦理過(guò)程中卻忽略了隨時(shí)記錄這個(gè)需求，加之系統(tǒng)出現(xiàn)意外發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題影響了檔案紀(jì)實(shí)性作用的發(fā)揮，給電子檔案信息安全帶來(lái)了威脅，因此在高校信息化辦公的背景下合理設(shè)置電子文件分類(lèi)方案以及檔案元數(shù)據(jù)的建立都迫在眉睫。

3 OA辦公應(yīng)用現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

3.1 應(yīng)用現(xiàn)狀

目前高校內(nèi)部業(yè)務(wù)在信息化辦公系統(tǒng)中不斷拓寬，其原因有三：一是信息化發(fā)展促進(jìn)高校內(nèi)部辦公的信息化程度提高。信息化的發(fā)展促使高校引進(jìn)并深入使用OA辦公系統(tǒng)，既是信息化建設(shè)的必經(jīng)階段，也是高校綜合管理水平的重要標(biāo)志。二是信息化辦公提高全員參與事務(wù)管理的積極性。OA辦公系統(tǒng)作為信息處理與管理的集合，不但增強(qiáng)高校管理的科學(xué)性，還能增強(qiáng)廣大教職員工參與管理的民主性與積極性，符合高校“以人為本”的管理理念。三是信息化辦公系統(tǒng)的使用可以逐漸消除校內(nèi)其他平臺(tái)業(yè)務(wù)的信息孤島。雖然各高校內(nèi)部的處室單位在業(yè)務(wù)辦公中根據(jù)自身業(yè)務(wù)性質(zhì)各自為政地使用了一些業(yè)務(wù)平臺(tái)，但在諸如學(xué)生分類(lèi)統(tǒng)計(jì)的數(shù)量問(wèn)題上會(huì)出現(xiàn)一個(gè)指標(biāo)有多個(gè)結(jié)果出現(xiàn)，招生單位、學(xué)生管理單位、教務(wù)處以及財(cái)務(wù)處都有參與學(xué)生的不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，環(huán)節(jié)上的處理差異導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不統(tǒng)一，這顯然與管理者的需求相悖，也暴露出使用不同業(yè)務(wù)平臺(tái)的弊端，隨著高校OA辦公平臺(tái)的使用推廣，會(huì)有更多合理性建議促進(jìn)其進(jìn)行功能的改善，來(lái)滿足高校內(nèi)部不同單位通過(guò)使用同一個(gè)辦公平臺(tái)的需求，這樣會(huì)逐漸消除不同平臺(tái)的信息孤島問(wèn)題，也能為檔案管理單位提供一個(gè)良好的檔案信息化發(fā)展環(huán)境。

3.2 信息化OA辦公優(yōu)劣性分析

高校信息化OA辦公建設(shè)是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、長(zhǎng)期性工作，需要在思維、管理、制度等方面有所保障，對(duì)有效整合學(xué)校資源，提升管理水平有著重要作用。

①時(shí)效優(yōu)勢(shì)。運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)查閱、催交檔案的效率大幅提高，同時(shí)還可通過(guò)設(shè)置控制借閱文檔的時(shí)長(zhǎng)來(lái)控制受文單位的閱文時(shí)長(zhǎng)，不但減少了紙質(zhì)檔案的查閱次數(shù)，還有效防止了實(shí)體檔案的易損性。

②安全劣勢(shì)。筆者所在陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院就有系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失事件，系統(tǒng)發(fā)生已辦文件審批流程節(jié)點(diǎn)的個(gè)別審批意見(jiàn)丟失，究其原因是正值服務(wù)器備份數(shù)據(jù)遇到偶然的斷電所造成的信息丟失，雖然也及時(shí)聯(lián)系了相關(guān)單位進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)恢復(fù)，但仍難達(dá)到完全恢復(fù)的狀態(tài)，問(wèn)題的發(fā)生給文檔和檔案管理帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。

③人才缺乏。由于高校信息化OA辦公建設(shè)時(shí)期長(zhǎng)，需要專(zhuān)門(mén)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行持續(xù)跟進(jìn)，但受學(xué)校用人方面的限制和信息化OA辦公鉆研在短期內(nèi)不易出成果的現(xiàn)實(shí)，很難保障這種持續(xù)跟進(jìn)的鉆研條件，對(duì)于高校來(lái)講，更缺少對(duì)單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的電子文件和元數(shù)據(jù)歸檔接口格式的研究人才，致使檔案在信息化OA辦公系統(tǒng)中的需求開(kāi)發(fā)工作相對(duì)滯后。

4 建立元數(shù)據(jù)的對(duì)策

在目前信息化OA辦公系統(tǒng)未能開(kāi)發(fā)出自動(dòng)搜索信息建立元數(shù)據(jù)功能前，檔案業(yè)務(wù)單位要充分認(rèn)識(shí)到OA業(yè)務(wù)辦公系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)互通情況受阻的前提下，一定要重視在辦公系統(tǒng)中設(shè)置電子文件分類(lèi)方案，以及作為電子文件分類(lèi)元數(shù)據(jù)的控制體系在電子文件前端控制中占核心位置的重要意義。故從事文檔和檔案管理的人員就要協(xié)同作戰(zhàn)建立本單位文檔的元數(shù)據(jù)，它的建立為電子檔案貼上了專(zhuān)屬的標(biāo)簽，為文檔管理加固了安全防護(hù)。

第一，提高元數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)的意識(shí)宣傳教育。通過(guò)培訓(xùn)擴(kuò)大元數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，使OA辦公系統(tǒng)中形成的大量電子文檔以及流程節(jié)點(diǎn)的辦理結(jié)果，在辦理環(huán)節(jié)中按要求創(chuàng)建、管理、應(yīng)用元數(shù)據(jù)，系統(tǒng)有效地記錄電子文件的內(nèi)容特征、背景和管理過(guò)程信息是每個(gè)員工的職責(zé)所在。

第二，重視元數(shù)據(jù)在日常辦公中的實(shí)踐應(yīng)用。OA辦公系統(tǒng)中電子文件在其形成階段就是元數(shù)據(jù)管理最關(guān)鍵的階段，緊抓電子文件元數(shù)據(jù)收集中的形成和捕獲兩個(gè)階段。高校在開(kāi)展電子文件元數(shù)據(jù)收集時(shí)，應(yīng)按照前端控制和全程管理的總體要求進(jìn)行操作。從電子文件形成階段就開(kāi)展鑒定工作，對(duì)已確定應(yīng)歸檔的電子文件應(yīng)及時(shí)納入“全程管理”的范疇，其在形成階段也是元數(shù)據(jù)信息形成和積累的過(guò)程，對(duì)于容易遺漏的且記錄文件背景的信息及時(shí)進(jìn)行記錄。

第三，建立元數(shù)據(jù)的保障機(jī)制。首先通過(guò)外引內(nèi)培形式實(shí)現(xiàn)OA辦公與信息化檔案結(jié)合的人才保障。其次是明確流程。在收集范圍以及文檔從形成到歸檔各環(huán)節(jié)元數(shù)據(jù)的采集流程、職責(zé)要明晰。從電子文件中捕獲的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)和管理的元數(shù)據(jù)信息，從制度保障上對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)予以保護(hù)。第三是定期檢查元數(shù)據(jù)信息。元數(shù)據(jù)最終管理單位是本單位的檔案管理人員，對(duì)實(shí)體元數(shù)據(jù)、機(jī)構(gòu)人員實(shí)體元數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)實(shí)體元數(shù)據(jù)、實(shí)體關(guān)系元數(shù)據(jù)四個(gè)域每個(gè)域包含的元數(shù)據(jù)元素及其結(jié)構(gòu)要清楚，同時(shí)建立符合標(biāo)準(zhǔn)的元數(shù)據(jù)庫(kù)。

通過(guò)在高校信息化辦公軟件使用初期合理設(shè)置電子文件分類(lèi)方案，使眾多電子文件在形成初期就有元數(shù)據(jù)檔案的信息建立，為后期檔案利用效率的提高以及檔案信息化建設(shè)都起到保障作用。

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