淺析檔案信息資源質(zhì)量

蘇珊珊

摘要：本文以檔案信息資源質(zhì)量為核心，對(duì)其含義進(jìn)行界定，對(duì)其重要性進(jìn)行闡釋，并從宏觀、中觀和微觀三個(gè)層面對(duì)其影響因素進(jìn)行分析，進(jìn)而提出了提高檔案信息資源質(zhì)量的三點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源 檔案信息 檔案 檔案信息資源質(zhì)量

一、何謂檔案信息資源質(zhì)量

與“檔案信息資源質(zhì)量”相關(guān)，筆者所見(jiàn)過(guò)的相關(guān)提法有“檔案質(zhì)量”，“檔案信息質(zhì)量”以及本文所要提及的“檔案信息資源質(zhì)量”。其中，“檔案質(zhì)量”側(cè)重的是檔案實(shí)體的質(zhì)量，“檔案信息質(zhì)量”強(qiáng)調(diào)的是檔案中所蘊(yùn)涵的檔案信息及其相關(guān)背景信息的質(zhì)量。

值得注意的是，檔案信息資源并不簡(jiǎn)單的等同于檔案信息的集合，從資源的構(gòu)成要件來(lái)看，檔案信息要成為檔案信息資源必須滿足以下三個(gè)條件：①有用性②達(dá)到一定的規(guī)模③經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的整理，換句話說(shuō)，檔案信息資源是經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理并達(dá)到一定的規(guī)模，使之具有有用性的檔案信息集合。[1]

在此基礎(chǔ)上，結(jié)合ISO8402關(guān)于質(zhì)量的界定，我們可以將檔案信息資源質(zhì)量理解為經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理達(dá)到一定的規(guī)模并具有有用性的檔案信息集合能夠滿足明確或隱含需要能力的特性總和。它既包括了檔案信息資源的內(nèi)在質(zhì)量，如檔案信息自身的完整、準(zhǔn)確，檔案信息集合的系統(tǒng)性等，也包括了檔案信息資源的外在質(zhì)量，如檔案信息的載體及其表現(xiàn)形式。

二、研究檔案信息資源質(zhì)量的重要意義

（一）是圖情檔一體化發(fā)展的客觀要求

受圖情檔一體化發(fā)展的影響，圖書(shū)、情報(bào)、檔案三門(mén)學(xué)科之間的交流與合作也越來(lái)越頻繁，彼此之間相互影響、相互滲透。在信息資源質(zhì)量研究方面，圖書(shū)情報(bào)界起步較早且成果豐富，尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息資源質(zhì)量方面頗有研究；而對(duì)比檔案學(xué)研究領(lǐng)域，這方面成果則嚴(yán)重不足。截止至2012年2月28日，在中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）上以“檔案信息資源質(zhì)量”為題名或關(guān)鍵詞、以1979年至2012年為時(shí)間范圍進(jìn)行跨庫(kù)檢索，其相關(guān)文獻(xiàn)僅為2篇。從文獻(xiàn)數(shù)量上來(lái)看，關(guān)于檔案信息資源質(zhì)量的理論研究成果嚴(yán)重不足，在檔案信息資源研究領(lǐng)域，其質(zhì)量研究尚未引起學(xué)界的重視；從已有的研究成果來(lái)看，我們不難發(fā)現(xiàn)，對(duì)于檔案信息資源質(zhì)量本身尚未有清晰的界定和統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，其相關(guān)研究范圍僅限影響因素、評(píng)價(jià)體系等方面，研究范圍有待進(jìn)一步拓展，研究層次亦待于進(jìn)一步加深。

（二）是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容

自2000年國(guó)家檔案局頒布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》以來(lái)，全國(guó)各省市、各類型的檔案館以各種形式紛紛開(kāi)展檔案信息化建設(shè)實(shí)踐。在檔案信息化實(shí)踐過(guò)程中，往往重視檔案信息資源的開(kāi)發(fā)、利用與服務(wù)工作，而忽視了檔案信息資源質(zhì)量這一重要的概念和衡量指標(biāo)，從而造成了這樣一種困境——珍貴檔案信息資源因管理不善或保存不利而處于瀕臨滅絕的狀態(tài)，而同時(shí)又有許多冗余的信息摻雜其中嚴(yán)重影響檔案信息資源的有效利用，這種現(xiàn)實(shí)存在的矛盾要求我們更加重視檔案信息資源質(zhì)量的研究，在剔除垃圾信息、病毒信息的前提下，運(yùn)用科學(xué)的手段與方法對(duì)檔案信息資源質(zhì)量進(jìn)行有效的評(píng)價(jià)，從而分層次、有重點(diǎn)地開(kāi)展檔案信息資源的保護(hù)工作，以期不斷提高檔案信息化建設(shè)水平。

（三）是檔案質(zhì)量、檔案信息質(zhì)量研究的深化和發(fā)展

就目前的狀況來(lái)看，涉及檔案質(zhì)量極其檔案信息質(zhì)量的相關(guān)理論研究和現(xiàn)實(shí)工作都已經(jīng)逐步開(kāi)展并取得一定成果。就理論方面而言，傳統(tǒng)的檔案鑒定、保管以及開(kāi)發(fā)利用工作都涉及其質(zhì)量的探討，而新興的檔案網(wǎng)站、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和數(shù)字檔案館的建設(shè)更是重視其質(zhì)量問(wèn)題的研究，為從資源角度重新考量檔案信息資源質(zhì)量問(wèn)題提供了有益的借鑒和參考。隨著世界記憶工程的開(kāi)展，世界各國(guó)也是紛紛開(kāi)始投入到本國(guó)獨(dú)特的文化遺產(chǎn)的保護(hù)工作之中。近年來(lái)，我國(guó)也逐漸開(kāi)始重視文化遺產(chǎn)的保護(hù)問(wèn)題，在積極參與申遺工作的同時(shí)，也建立了具有地區(qū)和國(guó)家性的《中國(guó)檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)名錄》，檔案作為中國(guó)檔案文化遺產(chǎn)的重要組成部分，其質(zhì)量和保護(hù)問(wèn)題也越來(lái)越受到國(guó)家和社會(huì)各界的關(guān)注和重視，這都將為檔案信息資源質(zhì)量研究的實(shí)踐工作提供相應(yīng)的支持與保障。

三、影響檔案信息資源質(zhì)量的因素分析

（一）宏觀層面

回顧中國(guó)建國(guó)以來(lái)的檔案管理理念與實(shí)踐：從最初的注重檔案的收集工作、不斷豐富館藏?cái)?shù)量，到逐步重視檔案的鑒定工作、不斷優(yōu)化館藏檔案質(zhì)量，到如今大力發(fā)展檔案的信息化、對(duì)檔案進(jìn)行知識(shí)化管理，這些變化和發(fā)展都離不開(kāi)國(guó)家宏觀層面的政策指引和法律法規(guī)的保障。隨著檔案信息化進(jìn)程的發(fā)展，檔案工作也逐步從基礎(chǔ)的實(shí)體管理走向?qū)嶓w與信息的集成管理、信息流與業(yè)務(wù)流的集成管理，檔案信息資源作為一種經(jīng)過(guò)加工整理的深層次的信息集合、一種重要的信息資源，其質(zhì)量?jī)?yōu)劣和高低將直接影響我國(guó)檔案信息化水平和進(jìn)程，因而受到了國(guó)家和檔案部門(mén)的高度重視。隨之而來(lái)，國(guó)家和檔案部門(mén)也相繼出臺(tái)了相應(yīng)政策和法規(guī)對(duì)其予以規(guī)范和保障，例如1996年修訂的《檔案法》，2000年頒布的《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，2007年出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》以及各種不同類型、不同載體形式的檔案的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范等。這些宏觀的政策和法律法規(guī)雖然并不直接影響檔案信息資源質(zhì)量，但是這種宏觀層面的引導(dǎo)和規(guī)范，不僅能為檔案信息資源質(zhì)量研究提供相應(yīng)的理論依據(jù)，而且還能引起學(xué)界和有關(guān)部門(mén)的重視和關(guān)注，從而帶來(lái)相應(yīng)的資金、技術(shù)支持和人才的保障。

（二）中觀層面

檔案信息資源作為一種經(jīng)過(guò)加工整理、系統(tǒng)化了的有用的檔案信息集合，其整合過(guò)程都必將對(duì)其質(zhì)量產(chǎn)生影響。檔案信息資源管理過(guò)程主要包括了檔案信息資源的布局與配置、檔案信息資源開(kāi)發(fā)和檔案信息資源的利用服務(wù)等幾個(gè)環(huán)節(jié)，這每一個(gè)環(huán)節(jié)都與檔案信息資源質(zhì)量密切相關(guān)，都會(huì)對(duì)其質(zhì)量產(chǎn)生直接性的影響。

對(duì)檔案信息資源進(jìn)行布局與配置，是滿足社會(huì)檔案信息需求的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的基礎(chǔ)性工作。在這一環(huán)節(jié)中不僅要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行合理布局，而且還要對(duì)檔案信息資源在時(shí)間、空間和數(shù)量上進(jìn)行有效的配置。[2]具體而言，主要是指對(duì)全國(guó)檔案館（室）網(wǎng)的建設(shè)和依托網(wǎng)絡(luò)鏈接技術(shù)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)。只有在這一環(huán)節(jié)中對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息分布不均、不合理的現(xiàn)狀進(jìn)行整序，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的系統(tǒng)化和有序化，因而這一環(huán)節(jié)的工作情況將會(huì)對(duì)檔案信息資源質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。

在信息化社會(huì)中，信息資源作為一種重要的資源，與其他資源一樣，擁有資源的基本屬性——有用性。檔案信息資源作為信息資源的重要組成部分，其有用性也是衡量其質(zhì)量的重要指標(biāo)。在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理的過(guò)程中，對(duì)其進(jìn)行合理開(kāi)發(fā)、為利用者提供及時(shí)而有效的利用服務(wù)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值和作用的重要步驟。具體而言，檔案信息資源開(kāi)發(fā)包括了對(duì)檔案信息進(jìn)行整序、存儲(chǔ)、檢索、重組、轉(zhuǎn)化、傳播等環(huán)節(jié)，通過(guò)這些步驟將原始的檔案信息資源進(jìn)行加工整理和轉(zhuǎn)換，從而形成各種新的檔案信息資源，如二次、三次檔案信息資源等，其信息內(nèi)容和質(zhì)量也在這一過(guò)程中受到影響。此外，在檔案信息資源提供利用服務(wù)的過(guò)程中，采取不同的利用方式和服務(wù)手段，也會(huì)對(duì)檔案信息資源質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。

（三）微觀層面

與宏觀、中觀層面不同，微觀層面的分析是圍繞檔案信息資源本身而言的。檔案是社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是具有保存價(jià)值的歷史記錄；檔案信息則是指檔案自身所蘊(yùn)涵的檔案信息及其相關(guān)的背景信息；而檔案信息資源是指經(jīng)過(guò)加工整理過(guò)后具有一定效用價(jià)值的檔案信息的有機(jī)組合。三者之間關(guān)系密切，檔案信息資源是檔案信息的有機(jī)組合，而檔案信息又來(lái)源于檔案實(shí)體、圍繞檔案實(shí)體而產(chǎn)生，因而檔案實(shí)體和檔案信息質(zhì)量的優(yōu)劣都會(huì)對(duì)檔案信息資源質(zhì)量產(chǎn)生基礎(chǔ)性影響。

就傳統(tǒng)直讀型檔案而言，其質(zhì)量構(gòu)成主要包括內(nèi)容、符號(hào)和載體三個(gè)部分。從其產(chǎn)生、到對(duì)其進(jìn)行管理、到最后的保存、利用等一系列過(guò)程都對(duì)其質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。以最常見(jiàn)公文檔案為例，其產(chǎn)生過(guò)程中的載體材料、記錄材料、公文書(shū)寫(xiě)格式規(guī)范、公文處理程序等都對(duì)其質(zhì)量有著重要影響；檔案部門(mén)對(duì)公文檔案進(jìn)行管理的過(guò)程，比如說(shuō)收集范圍的界定、鑒定工作的開(kāi)展、檔案實(shí)體的整理情況以及進(jìn)館后的保存、利用狀況等一系列過(guò)程，也將對(duì)檔案實(shí)體質(zhì)量及其檔案信息質(zhì)量產(chǎn)生重要影響。

就非傳統(tǒng)直讀型檔案而言，其質(zhì)量構(gòu)成除了包括內(nèi)容、符號(hào)、載體之外，還包括了另外一個(gè)重要組成部分——信息系統(tǒng)。以最常見(jiàn)的電子文件為例，其檔案信息不僅僅指電子文件本身所蘊(yùn)涵的信息，還必須包括其產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)過(guò)程中的各種元數(shù)據(jù)，即背景信息。因而無(wú)論是原生型電子文件還是次生型電子文件，電子文件管理系統(tǒng)的動(dòng)態(tài)監(jiān)控與運(yùn)行情況、相應(yīng)的安全技術(shù)保護(hù)措施等都將對(duì)其質(zhì)量產(chǎn)生影響。

四、如何提高檔案信息資源質(zhì)量

檔案信息資源是檔案信息化建設(shè)的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，是檔案信息化可持續(xù)發(fā)展的信息支持和信息保障，離開(kāi)檔案信息資源，檔案信息化建設(shè)就是無(wú)源之水、無(wú)本之木，更會(huì)失去其自身存在的價(jià)值。[3]而檔案信息資源質(zhì)量是衡量檔案信息化建設(shè)的重要參考指標(biāo)，其質(zhì)量?jī)?yōu)劣將直接影響到我國(guó)檔案信息化建設(shè)水平和進(jìn)程，因而如何提高檔案信息資源質(zhì)量就成為了亟待解決的重要問(wèn)題，筆者據(jù)前文的質(zhì)量影響因素分析，提出以下幾點(diǎn)建議以供參考：

（一）樹(shù)立“前端控制”和“全程管理”理念，做好檔案的基礎(chǔ)管理工作

據(jù)前文的分析我們清楚的看到檔案實(shí)體質(zhì)量和檔案信息質(zhì)量本身就將對(duì)檔案信息資源本身產(chǎn)生重要影響，因而做好檔案的基礎(chǔ)管理工作是檔案信息資源質(zhì)量的基本保障。

在檔案管理工作中，檔案部門(mén)應(yīng)樹(shù)立“前端控制”思想和“全程管理”理念，將檔案工作提前到文書(shū)工作之中，既需要借助文書(shū)工作人員對(duì)業(yè)務(wù)工作熟悉的優(yōu)勢(shì)，又需要充分發(fā)揮檔案部門(mén)及其檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行專業(yè)管理的作用，兩者相互合作，形成合力從而對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的檔案工作進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)，從而對(duì)進(jìn)館前的檔案質(zhì)量進(jìn)行有效控制，防止信息病毒和垃圾的產(chǎn)生；經(jīng)過(guò)進(jìn)館鑒定程序，對(duì)檔案進(jìn)行篩選，減少信息冗余和信息干擾；對(duì)于進(jìn)館保存的檔案進(jìn)行有序整理、定期檢查、安全保管和合理開(kāi)發(fā)利用。特別是針對(duì)電子文件，其真實(shí)性、完整性和法律憑證作用都需要從其產(chǎn)生源頭的各種元數(shù)據(jù)及其背景信息予以保障，因而需要通過(guò)合理設(shè)計(jì)電子文件管理系統(tǒng)、建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并采取配套的符合電子文件安全保管和有效利用要求的技術(shù)措施和手段對(duì)電子文件質(zhì)量進(jìn)行有效的控制和合理的保障。

總而言之，無(wú)論是傳統(tǒng)的檔案管理工作，還是針對(duì)新型的電子文件進(jìn)行有效管理，都需要對(duì)文件的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程質(zhì)量控制和有效監(jiān)督，在整個(gè)過(guò)程中以質(zhì)量為核心，密切關(guān)注檔案和檔案信息的質(zhì)量問(wèn)題，每一個(gè)環(huán)節(jié)和步驟都要對(duì)檔案和檔案信息質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制和把關(guān)。

（二）構(gòu)建“集成管理”模型，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有機(jī)整合

安小米教授在城建文件檔案信息的管理研究中將“集成管理”理解為以用戶服務(wù)為核心，將信息管理和信息服務(wù)的全過(guò)程看成是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，融用戶產(chǎn)品質(zhì)量控制、管理過(guò)程控制和管理服務(wù)控制為一體，從而達(dá)到用戶服務(wù)滿意、管理過(guò)程經(jīng)濟(jì)高效和管理結(jié)果最大價(jià)值實(shí)現(xiàn)的一個(gè)整體過(guò)程。[4]

借鑒此種觀點(diǎn)，我們可以將“集成管理”的思想融入檔案信息資源管理之中，將檔案信息資源的配置和布局、檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用服務(wù)和檔案信息資源的傳播等過(guò)程看成是一個(gè)有機(jī)整體，以有用性為導(dǎo)向，構(gòu)建檔案信息資源的集成管理模型，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)手段，例如利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)集成管理，可以及時(shí)、主動(dòng)地收集相關(guān)的檔案信息及其元數(shù)據(jù)，利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)提供數(shù)據(jù)清洗、轉(zhuǎn)換等功能將電子文件自動(dòng)化地轉(zhuǎn)換為檔案，利用數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)特有的時(shí)間特性,可以記載檔案修改歷史、信息集成技術(shù)等[5]，對(duì)檔案、檔案信息、檔案管理技術(shù)、檔案管理人員等眾多相關(guān)因素進(jìn)行集成管理，使檔案信息資源逐步系統(tǒng)化、有序化，并使之達(dá)到一定規(guī)模，從而最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值和作用。具體而言，既要包括對(duì)全國(guó)檔案館（網(wǎng)）進(jìn)行有效的布局、對(duì)檔案信息庫(kù)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行合理的建設(shè)，還包括了針對(duì)不同用戶群體采取不同途徑和方法對(duì)檔案信息資源進(jìn)行不同層次的開(kāi)發(fā)工作，提供種類豐富、方便快捷的檔案信息資源利用服務(wù)工作等，從而將檔案信息資源從“可獲知”向“可獲得”進(jìn)行邁進(jìn)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案信息資源價(jià)值和作用的最大化，使檔案信息資源質(zhì)量不斷提升。

（三）重視“質(zhì)量管理”問(wèn)題，加強(qiáng)檔案信息資源的質(zhì)量問(wèn)題研究

國(guó)家有關(guān)檔案信息化、檔案開(kāi)放利用等方面的方針政策和相應(yīng)法律法規(guī)的出臺(tái)已經(jīng)為檔案信息資源質(zhì)量研究指明了方向，奠定了一定的理論基礎(chǔ)。在此基礎(chǔ)之上，檔案部門(mén)及其相關(guān)研究領(lǐng)域的學(xué)者應(yīng)該逐步重視到檔案信息資源質(zhì)量問(wèn)題的重要性，展開(kāi)相應(yīng)的理論研究工作——對(duì)其定義進(jìn)行清晰界定，對(duì)其內(nèi)涵和外延進(jìn)行進(jìn)一步的探討，對(duì)影響檔案信息資源質(zhì)量的相關(guān)因素進(jìn)行深入分析，系統(tǒng)構(gòu)建檔案信息質(zhì)量評(píng)價(jià)體系，提出切實(shí)可行的檔案信息質(zhì)量提升方法等。既要不斷拓展檔案信息資源質(zhì)量的理論研究范圍、豐富檔案信息資源質(zhì)量理論研究?jī)?nèi)容，又要多層面、多層次開(kāi)展檔案信息資源理論研究工作、加深檔案信息資源質(zhì)量理論研究程度。只有在理論上對(duì)檔案信息資源質(zhì)量問(wèn)題達(dá)成一定的共識(shí)、并取得一定的研究成果才能為檔案信息資源質(zhì)量管理實(shí)踐提供有益和有效的指導(dǎo)，才能不斷促進(jìn)檔案信息資源質(zhì)量的提升和優(yōu)化，才能更好的開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用和服務(wù)工作，從而真正推進(jìn)全國(guó)檔案信息化進(jìn)程?！?/p>

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