淺析會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制

程朝斌 許俊濤

摘要：隨著會(huì)計(jì)電算化工作的普及和深入，傳統(tǒng)的手工記賬被計(jì)算機(jī)記賬替代，極大地提高了會(huì)計(jì)工作的效率，會(huì)計(jì)核算及管理工作隨之發(fā)生了很大的變化，同時(shí)也使財(cái)務(wù)管理工作面臨著新的課題。在會(huì)計(jì)電算化條件下，如何確保會(huì)計(jì)各崗位之間有效的制約和監(jiān)督，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，就必須隨著形勢(shì)的變化，建立健全相應(yīng)的內(nèi)部控制制度，有針對(duì)性地加強(qiáng)管理和控制措施，本文就如何建立健全電算化條件下的內(nèi)部控制制度進(jìn)行了初步探討。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)；電算化；內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F23文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）03-0-01

當(dāng)前，隨著電子信息技術(shù)日益普及和深入，交通系統(tǒng)各基層單位相繼建立了電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)，會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理環(huán)境發(fā)生了很大的變化：一方面，由于使用了計(jì)算機(jī)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的速度加快了，會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性和可靠性也有了很大的提高，減少了因人為的疏忽大意及計(jì)算失誤造成的差錯(cuò)；另一方面，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，原有的內(nèi)部控制制度已不能充分順應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展要求，為了確保提供及時(shí)、可靠的會(huì)計(jì)信息和單位財(cái)產(chǎn)的安全，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化的優(yōu)勢(shì)，建立健全適合會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度顯得尤為重要。

一、會(huì)計(jì)電算化條件下內(nèi)部控制的環(huán)境變化

1.操作無(wú)形化和存儲(chǔ)介質(zhì)無(wú)紙化存在缺陷

在手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是手寫的文字、符號(hào)，直接記錄在紙上，直觀性較強(qiáng)，不同的筆跡可作為控制的手段。會(huì)計(jì)人員之間的業(yè)務(wù)是通過(guò)相互交接完成的，因而很自然地形成了相互制約、相互監(jiān)督的關(guān)系；而電算化信息系統(tǒng)中，各種業(yè)務(wù)都是通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成，只能通過(guò)對(duì)操作員身份的識(shí)別及授權(quán)控制來(lái)完成，都有別于手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)，手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中易于辨認(rèn)的審計(jì)線索如筆跡、印章等在電算化環(huán)境下已無(wú)處可尋。

2.內(nèi)部稽核機(jī)制削弱

手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多重手續(xù)，嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制進(jìn)行操作，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審核復(fù)查機(jī)制，形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度，存在相互牽制、相互核對(duì)、檢查監(jiān)督等重要措施。實(shí)行電算化后，許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化，大部分處理由計(jì)算機(jī)完成，一些內(nèi)部牽制措施無(wú)法執(zhí)行，會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制，其審查、稽核機(jī)制被削弱。

3.會(huì)計(jì)工作質(zhì)量依賴于計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)自身的可靠性及會(huì)計(jì)人員本身的操作水平

手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)易于保持經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的連續(xù)性，而在電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，一旦系統(tǒng)由于自身或操作員的失誤而崩潰，就可能使會(huì)計(jì)工作陷入癱瘓;手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)下，會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量取決于會(huì)計(jì)人員的業(yè)務(wù)水平、職業(yè)道德及對(duì)會(huì)計(jì)有關(guān)法規(guī)的理解和執(zhí)行效果，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)在大量實(shí)踐的基礎(chǔ)上，積累了豐富經(jīng)驗(yàn)并形成了一整套完整的管理制度，而電算化系統(tǒng)中，操作環(huán)境的改變使傳統(tǒng)的管理控制方式失去了發(fā)揮功能的土壤。為了減少失誤操作，提高輸出會(huì)計(jì)信息質(zhì)量，電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須具備嚴(yán)密的內(nèi)部控制功能和手段。

二、加強(qiáng)電算化內(nèi)控制度的措施

1.加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)崗位內(nèi)控制度建設(shè)

(1)合理分工、明確職責(zé)。會(huì)計(jì)主管人員應(yīng)該檢查會(huì)計(jì)崗位的組織結(jié)構(gòu)、職權(quán)、責(zé)任的分配情況，按照職責(zé)權(quán)限進(jìn)行合理授權(quán)分工，確保處理電算化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)過(guò)程中各崗位間的相互監(jiān)督和制約。

(2)加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)。要使會(huì)計(jì)人員定期參加培訓(xùn)，以提高他們的計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德水準(zhǔn)，增強(qiáng)遵守各種法規(guī)的自覺(jué)性。要選拔既懂財(cái)務(wù)知識(shí)又有一定計(jì)算機(jī)知識(shí)的專業(yè)人才充實(shí)到隊(duì)伍中。會(huì)計(jì)主管應(yīng)當(dāng)熟悉整個(gè)會(huì)計(jì)電算化處理業(yè)務(wù)，以便對(duì)單位電算化會(huì)計(jì)工作進(jìn)行監(jiān)控和指導(dǎo)。

2.加強(qiáng)電算化程序操作控制

為了保證財(cái)務(wù)信息處理質(zhì)量，減少產(chǎn)生差錯(cuò)和事故的概率，應(yīng)制定嚴(yán)格的上機(jī)操作規(guī)程。操作規(guī)程主要指計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)處理過(guò)程的具體操作步驟和具體要求，包括各種操作命令、各種設(shè)備的使用說(shuō)明以及非常情況的處理等。其內(nèi)容主要包括：(1)各種錄入的數(shù)據(jù)均需經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批并具有完整、真實(shí)的原始憑證；(2)數(shù)據(jù)錄入員對(duì)輸入數(shù)據(jù)有疑問(wèn)，應(yīng)及時(shí)核對(duì)，不能擅自修改；(3)發(fā)生輸入內(nèi)容有誤的，需按系統(tǒng)提供的功能加以改正，如編制補(bǔ)充登記或負(fù)數(shù)沖正的憑證加以改正；(4)開(kāi)機(jī)后，操作人員不能隨意離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)；(5)要做好數(shù)據(jù)備份。當(dāng)然，這些制度還必須隨著單位情況的變化而不斷修改完善。只有通過(guò)完善的制度才能減少錯(cuò)誤的發(fā)生，從源頭上確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和可靠性。

3.加強(qiáng)電算化系統(tǒng)安全控制

安全控制是非常重要的，因?yàn)樗怯?jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的外部環(huán)境，主要包括人員安全、硬件安全和軟件安全。主要的控制措施包括：(1)訂立內(nèi)部操作制度，禁止非電腦操作人員操作財(cái)務(wù)專用電腦；(2)設(shè)置操作權(quán)限限制；(3)操作人員身份的密碼控制，規(guī)定交接班手續(xù)和登記運(yùn)行日志；(4)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離，嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改，對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查，系統(tǒng)被破壞時(shí)，要求系統(tǒng)軟件具備緊急響應(yīng)、強(qiáng)制備份、快速重構(gòu)和快速恢復(fù)的功能。

4.內(nèi)部審計(jì)控制

內(nèi)部審計(jì)是內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分，也是加強(qiáng)單位內(nèi)部控制的一個(gè)有效手段，內(nèi)部審計(jì)在某種程度上可理解為對(duì)內(nèi)部控制的再控制，對(duì)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)的檢查、監(jiān)督、評(píng)價(jià)是通過(guò)內(nèi)部審計(jì)來(lái)完成的。在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中，由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài)，因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)主要包括：對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行定期審計(jì)；審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性；對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行各環(huán)節(jié)的審查，防止存在漏洞；檢查和監(jiān)督內(nèi)部控制制度的建立和執(zhí)行情況。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，任何電算化系統(tǒng)都不是無(wú)懈可擊的，任何規(guī)章制度也不是天衣無(wú)縫的，完善有效的電算化系統(tǒng)及管理制度是電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)安全之本；提高會(huì)計(jì)電算化人員素質(zhì)，規(guī)范和完善電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)操作和管理章程，重視內(nèi)部審計(jì)，是當(dāng)前強(qiáng)化電算化環(huán)境下內(nèi)部控制的關(guān)鍵所在。