論高校財務(wù)檔案的優(yōu)化管理

汪沁（連云港師范高等專科學(xué)校，江蘇　連云港 222000）

論高校財務(wù)檔案的優(yōu)化管理

汪沁
（連云港師范高等專科學(xué)校，江蘇連云港 222000）

在新時期優(yōu)化高校財務(wù)檔案管理至關(guān)重要，必須引起高校的重視，以此促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。本文提出幾點優(yōu)化高校財務(wù)檔案管理的對策，意在起到拋磚引玉之用。

高校；財務(wù)檔案；優(yōu)化管理

0　引言

作為高校日常管理的有機(jī)組成部分，高校財務(wù)檔案管理有著至關(guān)重要的作用，能影響高校財務(wù)工作和檔案管理工作的質(zhì)量與效率。本文提出幾點優(yōu)化高校財務(wù)檔案管理的對策，意在起到拋磚引玉的作用。

1　提升高校財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高校財務(wù)檔案管理人員的綜合素質(zhì)直接影響到高校財務(wù)檔案管理工作的質(zhì)量。只有與時俱進(jìn)，解放思想，高校財務(wù)檔案管理人員才能勝任本職工作，在工作崗位上發(fā)光發(fā)熱。要提升財務(wù)檔案管理人員的素質(zhì)，要從以下幾點入手：

首先，安排專業(yè)人員，實現(xiàn)財務(wù)檔案管理工作的專業(yè)化。眾

其次，高校要對財務(wù)檔案管理人員加強(qiáng)教育培訓(xùn)，促使他們加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，主動提升自己的綜合素質(zhì)。高校要將財務(wù)檔案管理和操作技能培訓(xùn)列為崗位培訓(xùn)的主要內(nèi)容，使工作人員不斷提高含金量。其中，要特別重視對財務(wù)檔案工作人員加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)，促使他們遵紀(jì)守法、愛崗敬業(yè)，檔案部門可以開展“文明標(biāo)兵”、“先進(jìn)模范”等活動，引導(dǎo)工作人員文明服務(wù)、誠實守信。

再次，高校要促使財務(wù)檔案管理人員竭力提升信息化素質(zhì)。21世紀(jì)是信息化時代，高校的財務(wù)檔案管理人員必須具備信息化素質(zhì)，能熟練應(yīng)用信息化工具開展檔案管理工作，高校要盡量補(bǔ)充具有計算機(jī)、微電子等學(xué)科背景的專業(yè)技術(shù)人員，以此滿足信息化建設(shè)工作的需求。

2　加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理工作的制度建設(shè)

正所謂“沒有規(guī)矩不成方圓”，加強(qiáng)制度建設(shè)的重要性自不待言。高校財務(wù)檔案管理工作的制度建設(shè)要體現(xiàn)在三個方面：

首先，要完善財務(wù)會計資料立檔和保管的規(guī)范制度。高校的檔案必須安排專人進(jìn)行保管，要購置專門的檔案柜，還要做好防火、防盜和防霉等措施，為財務(wù)檔案的安全性做好保障。針對部分需要變更的財務(wù)會計檔案，必須遵守基本的移交手續(xù)，并建立移交檔案。

其次，要優(yōu)化各種檔案的管理制度?，F(xiàn)階段，高校財務(wù)部門的很多檔案管理人員尚未接受過專門的檔案管理知識培訓(xùn)，因此在某些工作方面顯得力不從心。高校要按照《中華人民共和國檔案法》制定行之有效的管理制度，結(jié)合學(xué)校的實際辦學(xué)規(guī)模，打造數(shù)量合適、質(zhì)量過硬的專兼職管理人員，促使他們做好財務(wù)文件資料的收發(fā)、整理和立檔，綜合性的規(guī)章制度應(yīng)當(dāng)包括財務(wù)檔案保管制度、保密制度、開放利用制度等。

再次，要完善財務(wù)檔案的借閱審批制度。財務(wù)檔案要被利用，才能發(fā)揮其應(yīng)有價值，所以高校要完善財務(wù)檔案的借閱審批制度。當(dāng)然，鑒于財務(wù)檔案的特殊性，財務(wù)檔案的調(diào)閱、移出要按照規(guī)定手續(xù)辦理，外來人員借閱財務(wù)檔案時必須出具介紹信，并經(jīng)過嚴(yán)格考察后方能進(jìn)行這項行為。管理人員要認(rèn)真做好登記、簽字手續(xù)，任何人都沒有權(quán)利擅自調(diào)閱財務(wù)檔案，尤其是不能將其帶出借閱室。財務(wù)檔案使用完畢后，管理人員還要及時進(jìn)行檢查和清對，一旦發(fā)現(xiàn)檔案泄密或缺失，要及時查找原因，并采取補(bǔ)救措施。

3　加強(qiáng)高校財務(wù)檔案管理工作的信息化建設(shè)

首先，高校要加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。作為高校開發(fā)利用檔案信息資源的核心，檔案信息網(wǎng)絡(luò)是傳輸、交換和共享財務(wù)信息檔案的重要手段。高校財務(wù)部門和檔案部門要加強(qiáng)合作，立足于財務(wù)管理和檔案管理的角度設(shè)計檔案信息網(wǎng)絡(luò)，要避免管理系統(tǒng)在運(yùn)行過程中出現(xiàn)的重疊或空缺現(xiàn)象。

其次，高校要進(jìn)一步完善財務(wù)檔案電子化管理責(zé)任制，要結(jié)合電子財務(wù)檔案的特點制定電子簽單制度，包括電子文件簽入和簽出制度、安全日志制度等，要竭力構(gòu)建起一張安全大網(wǎng)。

再次，高校還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)規(guī)劃，對電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)予以高度的重視，要利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在統(tǒng)一的業(yè)務(wù)平臺中將財務(wù)會計檔案的信息資源有機(jī)整合起來，要進(jìn)一步加快財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)和網(wǎng)站建設(shè)，實現(xiàn)高校財務(wù)檔案管理服務(wù)的現(xiàn)代化。

總之，在新時期優(yōu)化高校財務(wù)檔案管理至關(guān)重要，必須引起高校的重視，以此促進(jìn)高校的可持續(xù)發(fā)展。

10.3969/j.issn.1673-0194.2016.17.005

F275

A

1673-0194（2016）17-0014-02

2016-05-25所周知，高校財務(wù)檔案管理工作是一項系統(tǒng)工程，包括財務(wù)檔案的搜集、整理、立卷、歸檔、應(yīng)用和鑒定銷毀等過程。目前，高校的發(fā)展規(guī)模日漸龐大，檔案數(shù)量與日俱增，只有配備專業(yè)的財務(wù)檔案管理人員，才能從容處理各種情況。高校要守好入門關(guān)，對應(yīng)聘人員進(jìn)行從嚴(yán)考核，這些人員不僅要了解國家的財務(wù)法律和政策，還要熟悉計算機(jī)操作，具備財政稅務(wù)、時事政策等方面的知識，這樣才能為財務(wù)檔案管理工作提供專業(yè)支持。