人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的思考

摘要：人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要，有利于人才的合理流動和實現(xiàn)人才資源的優(yōu)化配置。我國現(xiàn)行的人事檔案管理制度具有計劃經(jīng)濟體制色彩，存在分散多頭管理等等問題。在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的起步階段，最主要的是加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)、連網(wǎng)建設(shè)和集中管理。

關(guān)鍵詞：人事檔案；網(wǎng)絡(luò)化；人才

一、實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的必要性

簡單的說，人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理就是通過將人事檔案信息數(shù)字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫，然后將孤立的數(shù)據(jù)庫連接成網(wǎng)絡(luò)，為社會提供網(wǎng)絡(luò)化的調(diào)檔查檔等服務(wù)。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是建立在信息科學(xué)技術(shù)和社會經(jīng)濟發(fā)展基礎(chǔ)的，實行檔案網(wǎng)絡(luò)化管理十分必要。

（一）實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是優(yōu)化人才資源配置和實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。以馬克思關(guān)于生產(chǎn)力和人的發(fā)展理論為基礎(chǔ)，人才強國戰(zhàn)略具有以人為本的重要特點。人才資源在社會的各種資源中是最寶貴的資源，也是經(jīng)濟社會發(fā)展的動力源泉。人才資源的開發(fā)是其他一切資源開發(fā)的前提條件。當(dāng)前我國高等教育已基本實現(xiàn)了由精英教育向大眾化的轉(zhuǎn)變。據(jù)預(yù)計，十二五期間，應(yīng)屆高校畢業(yè)生年均規(guī)模將達到近700萬人，人才流動性也明顯加快。要實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略，就要建立科學(xué)的人才選拔機制，保證選撥程序的公平公正、真實可信，杜絕檔案信息失真的現(xiàn)象。要促進人才的合理流動，引導(dǎo)各類人才向農(nóng)村、基層、邊遠地區(qū)和艱苦行業(yè)流動，促進人才在城鄉(xiāng)、區(qū)域、行業(yè)間的合理流動和優(yōu)化配置，離不開檔案的網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，利用集中管理的制度優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計算機統(tǒng)計分析，為人才選撥提供科學(xué)的建議，同時為制定教育、就業(yè)等宏觀調(diào)控政策提供及時有效的政策支持。

（二）實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是打牢檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)和推動信息化戰(zhàn)略的重要一環(huán)。人事檔案信息化就是充分利用信息技術(shù)，開發(fā)利用檔案信息資源，促進檔案信息交流和人才資源優(yōu)化配置，推動經(jīng)濟社會發(fā)展轉(zhuǎn)型的歷史進程。全國檔案信息化建設(shè)實施綱要中強調(diào)，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。當(dāng)前，以“數(shù)字校園”和電子政務(wù)為代表的數(shù)字化建設(shè)浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數(shù)字校園”的建設(shè)格局，在實際工作中取得了很好的效果，在局域網(wǎng)建設(shè)方面積累了大量經(jīng)驗，走在了檔案信息化建設(shè)的前列。清華大學(xué)檔案館自2002年以來在原單機人事檔案Foxpro數(shù)據(jù)庫管理的基礎(chǔ)上，研發(fā)了網(wǎng)絡(luò)版的人事檔案管理信息系統(tǒng)THPA-MIS。該系統(tǒng)是在清華大學(xué)檔案館人事檔案部內(nèi)部建立了計算機局域網(wǎng)應(yīng)用環(huán)境，借助計算機和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案目錄信息的計算機化和網(wǎng)絡(luò)化管理[1]。 在高等教育大眾化時代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設(shè)中的地位舉足輕重。雖然在數(shù)字化建設(shè)中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個高校自身條件不同，數(shù)字化建設(shè)快慢不一，其內(nèi)部數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。如果等到數(shù)字化建設(shè)全部完成再去推行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，勢必會因標(biāo)準(zhǔn)不一致無法有效共享數(shù)據(jù)庫資源而導(dǎo)致重復(fù)建設(shè)，浪費大量人力、物力和財力。因此應(yīng)抓住數(shù)字化建設(shè)的契機，及時建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)同步推行，用網(wǎng)絡(luò)化推動標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）實行人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是提高人事檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)的最佳選擇。近年來，我國事業(yè)單位改革步伐加快， 2011年全國已經(jīng)基本實現(xiàn)了事業(yè)單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統(tǒng)的事業(yè)單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業(yè)單位改革是人事管理機制的進步，為人才合理流動提供了制度保障，同時也使流動人員的隊伍進一步擴大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉(zhuǎn)，更加詳實的反映人才各個方面的能力，對傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)體制提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。只有利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，才能提高效率，為社會提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，滿足社會需求。

人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理是在人才強國戰(zhàn)略和國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略雙重背景下提出的一個構(gòu)想。人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理有助于實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略提出的加快人事制度改革，促進人才合理流動，統(tǒng)籌人才，實現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。而國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略為這一目標(biāo)的實現(xiàn)提供了宏觀的思路，既利用信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)化管理，開發(fā)人力資源，實現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。

二、現(xiàn)行人事檔案管理制度的缺陷性

我國現(xiàn)行的人事檔案管理制度具有計劃經(jīng)濟體制色彩，在一段時期內(nèi)發(fā)揮了其應(yīng)有的作用。但是隨著社會主義市場經(jīng)濟條件下流動人員隊伍的不斷壯大，檔案調(diào)動頻率的提高，我國檔案管理制度也逐漸暴露出一些弊端，出現(xiàn)了“分散多頭”管理的現(xiàn)象 [2]。 一方面人事檔案隸屬不清晰，參與人事檔案管理的有組織、人事、勞動等部門，管理權(quán)限劃分不明確；另一方面人事檔案保管極為分散，有的保管在各個用人單位，有的寄存在人才交流中心或商業(yè)檔案公司，有的甚至由人事檔案當(dāng)事人自己保存。這種分散多頭管理，容易造成兩大方面的影響。一方面影響檔案信息的真實性和安全性。“分散多頭”的管理體制不利于檔案管理隊伍的專業(yè)化培養(yǎng)，造成檔案管理操作不夠規(guī)范、保密意識淡薄。在檔案保管和調(diào)檔過程中容易出現(xiàn)監(jiān)督的真空區(qū)，有可能為某些別有用心的單位或個人所利用，很難確保其真實性和安全性，容易出現(xiàn)丟檔、棄檔、擅自建檔現(xiàn)象?！逗先請蟆返膱蟮?鄉(xiāng)鎮(zhèn)班子換屆選舉之時，有些干部為達到提拔的目的，在檔案上弄虛作假。永州市冷水灘區(qū)委組織部對全區(qū)近3000名干部的年齡、黨齡、工齡、學(xué)歷逐一審核查實，共發(fā)現(xiàn)問題572處。其中年齡不符的333人次，工齡不符的160人次，黨齡不符的79人次 [3]。另一方面影響人才的合理流動和優(yōu)化配置。由于多頭管理，使得調(diào)檔手續(xù)繁瑣，甚至出現(xiàn)用人單位為了本部門利益留住人才而擅自扣檔的現(xiàn)象?！赌戏街苣?002年11月21日報道，2002年9月，已在遼寧省丹東市某公司工作了一個多月的王某，向公司提出了辭職的請求，被公司拒絕。最后王某辭職，公司扣留了他的人事檔案。

三、加強人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的建議

筆者認為，在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的起步階段，最主要的是加強以下幾個方面的建設(shè)：

（一）加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中數(shù)據(jù)庫建設(shè)是重中之重。建議在人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)中設(shè)立三類節(jié)點，既高校人事檔案中心、各級政府人事檔案中心和商業(yè)性人事檔案中心。高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)中心以高考招生時考生的電子檔案和紙介質(zhì)檔案為基礎(chǔ)。學(xué)生進入高校后，在這個基礎(chǔ)上繼續(xù)豐富完善，記錄學(xué)生在校經(jīng)歷。當(dāng)畢業(yè)生走出高校時，便可將這些電子和紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)入用人單位或家庭所在地的各級政府人事檔案中心。預(yù)計在十二五期間，每年將有接近700萬的畢業(yè)生走向社會，而且高校有較好的人才技術(shù)優(yōu)勢，在人事檔案數(shù)字化方面積累了可供借鑒的經(jīng)驗，所以高校人事檔案網(wǎng)絡(luò)中心的設(shè)立是不可缺少的一環(huán)。各級政府人事檔案網(wǎng)絡(luò)中心以各地檔案館為依托，充分利用已有的技術(shù)和人才優(yōu)勢，建立一支專業(yè)化的檔案從業(yè)人員隊伍。各用人單位不再單獨設(shè)立人事檔案保管科室，由縣級及以上各地檔案館保管本級政府轄區(qū)內(nèi)行政事業(yè)及國企用人單位的人事檔案。各用人單位將需要入檔的信息定期送至當(dāng)?shù)卣耸聶n案中心，由中心人員將紙質(zhì)信息數(shù)字化并存入檔案。商業(yè)性人事檔案中心以各地現(xiàn)有的人才服務(wù)中心為依托，按照統(tǒng)一的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，在人事檔案相關(guān)法律法規(guī)的約束和監(jiān)督下，接收企業(yè)或個人委托的人事檔案代保管業(yè)務(wù)。

（二）加強連網(wǎng)建設(shè)。將三類數(shù)據(jù)庫接入因特網(wǎng)，當(dāng)發(fā)生人才流動時，提供電子檔案的網(wǎng)絡(luò)傳送與接收，同時在網(wǎng)絡(luò)下進行相應(yīng)的人事檔案實體的傳送。當(dāng)個人、用人單位、公檢法等機關(guān)因升學(xué)、就業(yè)、人才選拔、或其他工作緣由，需要通過網(wǎng)絡(luò)提出查閱申請時，各中心可按照檔案管理法律法規(guī)規(guī)定的查閱權(quán)限對查閱者提供與權(quán)限對應(yīng)的查閱內(nèi)容。

（三）加強集中管理。管理人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理應(yīng)該克服現(xiàn)行的分散多頭管理模式的弊端，將管理權(quán)限、檔案文件集中到專業(yè)的管理部門。這樣可以精簡管理隊伍，便于對人事檔案管理人員開展專業(yè)技能和保密知識與意識的培訓(xùn)，同時實現(xiàn)人事檔案信息的集約化管理，信息化處理，網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。

要做好人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，除了數(shù)據(jù)庫建設(shè)連網(wǎng)建設(shè)和集中管理管理外，還需要做好數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)的制定，法律法規(guī)的制定，信息安全制度的制定，以及專業(yè)隊伍的培養(yǎng)等方面的工作。

還要指出，在人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的起步階段，不能因為實現(xiàn)人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理就放棄紙質(zhì)檔案，在未來一段時期內(nèi)，二者應(yīng)該是并存的，因為紙質(zhì)檔案存儲的穩(wěn)定性和電子檔案處理的迅捷性可以互相補充，而且二者共存可以提高人事檔案信息的權(quán)威性，使造假者有所忌憚。

參考文獻

[1]代紅.高校人事檔案管理信息系統(tǒng)的建立與應(yīng)用[J].蘭 臺世界，2005，（6）.

[2]朱玉媛.市場經(jīng)濟中人事檔案管理體制改革的思考[J]. 檔案管理，1999，（3）.

[3]傅華.聚焦人事檔案[J].中國檔案，2003，（4）.

[責(zé)任編輯：趙興宇]