淺議如何做好風(fēng)電基建工程檔案管理工作

摘要：目前，我國(guó)風(fēng)電建設(shè)進(jìn)入快速發(fā)展時(shí)期，各風(fēng)電開(kāi)發(fā)企業(yè)在加快風(fēng)電工程建設(shè)時(shí)，常常出現(xiàn)風(fēng)電工程建設(shè)與檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象，本文針對(duì)這一現(xiàn)象提出了改進(jìn)和提高的辦法與措施，充分發(fā)揮風(fēng)電基建檔案的潛力和價(jià)值。

關(guān)鍵詞：風(fēng)電工程；檔案管理；信息資源共享

近年來(lái)，我國(guó)風(fēng)電產(chǎn)業(yè)發(fā)展極為迅速，在大力發(fā)展風(fēng)力發(fā)電產(chǎn)業(yè)的同時(shí)，一些問(wèn)題也逐步暴露出來(lái)。由于風(fēng)電是近幾年發(fā)展起來(lái)的新能源產(chǎn)業(yè)，各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)不齊全，只能綜合參考火電、水電以及變電工程的質(zhì)量驗(yàn)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)、工程項(xiàng)目劃分標(biāo)準(zhǔn)等來(lái)制定相關(guān)的驗(yàn)評(píng)體系和管理體系。本文針對(duì)這一現(xiàn)象提出了改進(jìn)和提高的辦法與措施，以供參考。

一、 風(fēng)電工程建設(shè)檔案管理的特點(diǎn)

（一）數(shù)量大、種類(lèi)多

風(fēng)電工程建設(shè)是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，由一個(gè)個(gè)單項(xiàng)或?qū)ｍ?xiàng)工程項(xiàng)目組成。從項(xiàng)目立項(xiàng)、核準(zhǔn)到開(kāi)工、建設(shè)，再到項(xiàng)目施工、竣工達(dá)產(chǎn)，長(zhǎng)達(dá)兩三年時(shí)間，有的甚至更長(zhǎng)。主要資料包括勘測(cè)設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、輸配變電、道路、土建、設(shè)備安裝、隱蔽工程、裝飾裝修等方面，并經(jīng)文字、圖紙、圖表、聲像、圖片、照片、實(shí)物標(biāo)本等形式記載，形成數(shù)量巨大，種類(lèi)繁多的工程建設(shè)檔案。

（二）價(jià)值高

風(fēng)電工程建設(shè)檔案產(chǎn)生于風(fēng)電工程項(xiàng)目建設(shè)和參建各方，在工程建設(shè)工程中，涉及質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收，以及日常管理中不可替代的重要依據(jù)也是生產(chǎn)運(yùn)行、維護(hù)管理中不可缺少的參考資料。

（三）綜合性強(qiáng)

風(fēng)電基建檔案具有周期長(zhǎng)、參建單位眾多的特征，一個(gè)完整的工程項(xiàng)目本身便是一個(gè)系統(tǒng)工程，要經(jīng)過(guò)多個(gè)階段的實(shí)施；再者，涉及有關(guān)多個(gè)單位的管轄，如電力、規(guī)劃、發(fā)改委、環(huán)保、土地、消防、林業(yè)、通訊、政府等部門(mén)，使形成的風(fēng)電基建工程建設(shè)檔案專(zhuān)業(yè)性、綜合性強(qiáng)。

二、風(fēng)電工程基建建設(shè)檔案管理的常見(jiàn)問(wèn)題

近年來(lái)，由于風(fēng)電場(chǎng)的迅猛發(fā)展擴(kuò)張，借鑒火電、水電等其他電力企業(yè)的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，風(fēng)電在生產(chǎn)運(yùn)行、財(cái)務(wù)控制、綜合管理等方面已逐步走向成熟。在風(fēng)電開(kāi)發(fā)建設(shè)進(jìn)入施工建設(shè)時(shí)，風(fēng)力發(fā)電陸續(xù)推行項(xiàng)目法人制、招投標(biāo)制、合同管理制及建設(shè)監(jiān)理制，加強(qiáng)了對(duì)風(fēng)力發(fā)電建設(shè)等方面探索，檔案管理也取得了重大進(jìn)步，但風(fēng)力發(fā)電基建檔案管理目前還存在以下問(wèn)題[1]：

（一）重工程建設(shè)，輕檔案管理

為使工程項(xiàng)目盡快發(fā)揮效益，風(fēng)電場(chǎng)建設(shè)方和參建單位在工程建設(shè)過(guò)程中，往往只注重工程的有形建設(shè)，忽視檔案資料的作用，檔案管理意識(shí)淡薄，未將工程檔案管理納入日常建設(shè)管理中，特別是在施工階段面臨工期緊施工任務(wù)重等情況下，只重視建設(shè)項(xiàng)目的進(jìn)度、質(zhì)量和資金的控制，而忽視了工程檔案資料的收集、整編等工作，造成工程檔案管理與工程建設(shè)不能同步進(jìn)行。

（二）檔案管理規(guī)章制度不健全且執(zhí)行不到位

工程建設(shè)檔案管理規(guī)章制度不健全，實(shí)施細(xì)則未及時(shí)跟上，缺乏完善的約束機(jī)制，造成風(fēng)電場(chǎng)基建檔案存在資料不齊全、整理不規(guī)范、內(nèi)容不準(zhǔn)確、設(shè)計(jì)圖紙數(shù)量不足等諸多問(wèn)題，加之參建單位內(nèi)業(yè)管理人員參差不齊，在早期風(fēng)電建設(shè)建設(shè)中監(jiān)理公司無(wú)可借鑒經(jīng)驗(yàn)，對(duì)參建單位人員未進(jìn)行必要的指導(dǎo)，導(dǎo)致在基建工程期內(nèi)無(wú)法有效地進(jìn)行事前介入、事中控制、事后驗(yàn)收檢查的全面掌控，導(dǎo)致執(zhí)行不到位。

（三）檔案歸檔不及時(shí)且質(zhì)量不高

檔案文件的收集整理工作兼有持續(xù)性和時(shí)間性，受風(fēng)力發(fā)電建設(shè)參建單位多、工期長(zhǎng)、人員變動(dòng)大等因素影響，各單位對(duì)建設(shè)過(guò)程中形成的資料未及時(shí)收集和妥善保管，檔案資料不能按規(guī)定及時(shí)移交和定期整理歸檔，待工程項(xiàng)目完工需辦理竣工驗(yàn)收手續(xù)時(shí)再來(lái)組織大量的人力、物力，突擊補(bǔ)充檔案資料，導(dǎo)致工程竣工檔案“事后算總帳”的被動(dòng)局面，檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性難以控制。

（四）檔案管理人員配備不足且專(zhuān)業(yè)化不高

基建檔案具有技術(shù)含量高、難度大的特性，大部分工程存在結(jié)構(gòu)復(fù)雜、施工難度大，環(huán)節(jié)眾多，各個(gè)專(zhuān)業(yè)交叉作業(yè)等原因造成了基建檔案的復(fù)雜性。風(fēng)電場(chǎng)基建工程資料整理需要有一定的專(zhuān)業(yè)理論基礎(chǔ)，配置人員需熟悉電力企業(yè)的工作流程。然而，由于管理力量薄弱，建設(shè)單位或參建單位配備的檔案人員又多為兼職人員，對(duì)檔案工作精力投入不足，且未經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的崗位培訓(xùn)，對(duì)風(fēng)力發(fā)電工程檔案收集、整編、管理等要求不了解，對(duì)風(fēng)電場(chǎng)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)備不熟悉，對(duì)風(fēng)力發(fā)電基建工程資料的整理工作缺乏經(jīng)驗(yàn)，對(duì)基建工程檔案工作沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)與展望，造成工作劃分不清、工程資料無(wú)法真實(shí)反映施工過(guò)程與全貌，導(dǎo)致檔案管理普遍存在質(zhì)量不高的問(wèn)題。

（五）檔案現(xiàn)代化管理水平不高且信息資源未共享

在實(shí)際工作中，對(duì)風(fēng)力發(fā)電檔案管理沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，也未實(shí)現(xiàn)信息化軟件管理，加之各參建單位不同程度地存在著重視紙質(zhì)文件輕視電子文件的收集歸檔，紙質(zhì)檔案與電子文件檔案未同步管理，一些資料與記錄存在缺失漏項(xiàng)，導(dǎo)致工程檔案信息難以實(shí)現(xiàn)共享。其次，由于檔案工作長(zhǎng)期被忽視，檔案工作人員缺乏熱情，致使檔案資料不完整、不規(guī)范，無(wú)法為企業(yè)的發(fā)展提供決策服務(wù)，嚴(yán)重制約著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、 應(yīng)對(duì)風(fēng)電基建工程檔案管理問(wèn)題的措施

基建工程檔案既是展示風(fēng)電建設(shè)歷程的窗口，也是推進(jìn)風(fēng)電發(fā)展的重要基礎(chǔ)和依據(jù)[2][P.5]。為了更好地發(fā)揮基建檔案的作用，必須從檔案觀念、管理措施和制度建設(shè)等方面加強(qiáng)對(duì)基建工程檔案的規(guī)范化建設(shè)與管理。

第一，要在思想上重視檔案工作，更新觀念。在施工整個(gè)過(guò)程中，嚴(yán)抓工程質(zhì)量的同時(shí)，也要重視檔案工作。檔案的好壞，直接反映出一個(gè)企業(yè)的管理水平。風(fēng)電建設(shè)檔案不僅僅是風(fēng)電學(xué)習(xí)、工程建設(shè)管理重要的內(nèi)容，同時(shí)也是風(fēng)電工程達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核項(xiàng)目指標(biāo)之一。為此，必須做好風(fēng)電基建工程檔案的形成、收集、整理與歸檔等工作，提高對(duì)檔案管理的重視度。

第二，健全完善風(fēng)力發(fā)電基建檔案管理制度，制定符合風(fēng)電特征的檔案體制和保障對(duì)策，編制統(tǒng)一的分類(lèi)方案和規(guī)則，從工程建設(shè)啟動(dòng)與收集檔案工作同步進(jìn)行，做到過(guò)程受控，確保制度的落實(shí)。建設(shè)單位負(fù)責(zé)收集整理本單位工程管理的前期文件，并做好各參建單位移交檔案資料的接收，使參建單位能夠保質(zhì)保量地提供合格的竣工資料，使歸檔工作有章可循，檔案充分發(fā)揮其原本的作用[3]。

第三，建立有效的檔案管理責(zé)任制度。首先應(yīng)明確建設(shè)單位與參建單位領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，增強(qiáng)檔案意識(shí)與支持力度。在基建工程檔案立卷之前，要求對(duì)建設(shè)單位的檔案員進(jìn)行輔導(dǎo)和培訓(xùn)，學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)，了解風(fēng)力發(fā)電建設(shè)項(xiàng)目歸檔的范圍，向建設(shè)單位檔案人員提供完整細(xì)致的歸檔范圍，特別是針對(duì)立項(xiàng)材料、報(bào)批材料、工程圖紙、設(shè)計(jì)變動(dòng)等部分重要的文件熟悉掌握，以方便于對(duì)參建單位的兼職檔案員進(jìn)行檢查。

第四，檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的崗位培訓(xùn)工作，調(diào)動(dòng)檔案人員工作積極性，使檔案人員注重自身專(zhuān)業(yè)水平的提高，自覺(jué)增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)。對(duì)工程項(xiàng)目必要材料歸檔有充足的了解。檔案管理人員自立項(xiàng)開(kāi)始，就積極介入，深入現(xiàn)場(chǎng)，對(duì)參建各方所產(chǎn)生的檔案，檔案員需要作到心中有數(shù)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力、專(zhuān)業(yè)知識(shí)和學(xué)習(xí)能力。只有這樣，才能保證基建工程檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程的順利進(jìn)行。

第五，加大對(duì)檔案管理工作的投入，建立高效管理檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化進(jìn)程。并按照行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)配置專(zhuān)門(mén)的檔案室，配置相關(guān)的專(zhuān)業(yè)檔案設(shè)施和管理軟件，配備專(zhuān)業(yè)檔案人才，為實(shí)現(xiàn)檔案的信息化、數(shù)字化處理提供必要的物質(zhì)保證。利用現(xiàn)代化手段技術(shù)對(duì)風(fēng)力發(fā)電檔案信息進(jìn)行分類(lèi)整理和信息整編，加強(qiáng)對(duì)紙制檔案的電子檔案建立和轉(zhuǎn)化，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)技術(shù)提高檔案檢索能力，有效實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

四、結(jié)論

風(fēng)力發(fā)電基建工程檔案不同于一般的歷史資料，也不是簡(jiǎn)單的搜集整理工作，它是工程進(jìn)度管理、質(zhì)量管理、造價(jià)管理的控制手段之一，工程檔案在質(zhì)檢驗(yàn)收、安評(píng)、環(huán)評(píng)、達(dá)標(biāo)投產(chǎn)等工作中起著至關(guān)重要的作用。同時(shí)，檔案資料管理將對(duì)風(fēng)電場(chǎng)的運(yùn)行、安全、檢修產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。在日常工作中，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，重視對(duì)項(xiàng)目檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制，不斷總結(jié)完善建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使檔案資料能更好的為風(fēng)電工程服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]黃愛(ài)芹.電力基建檔案整理的常見(jiàn)問(wèn)題[J].檔案管理， 2010，（5）.

[2]陳秀菊.電力企業(yè)檔案管理規(guī)范操作指南[M].北京：中 國(guó)電力出版社，2010.

[3]何平.淺談如何做好電力企業(yè)檔案管理工作[J].企業(yè)技 術(shù)開(kāi)發(fā)(下)，2010，（11）.

[責(zé)任編輯：姜欣悅]