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    建立健全會(huì)計(jì)更正檔案 確保會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性

    2012-04-29 00:00:00楊自升
    中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2012年7期

    摘要:近年來,資金監(jiān)管部門及上級(jí)業(yè)務(wù)主管單位對(duì)資金使用情況加大了工作檢查力度,被檢查單位需要根據(jù)檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行會(huì)計(jì)核算整改。整改工作包括修改、補(bǔ)充、撤換會(huì)計(jì)資料,為確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、連續(xù)性,全面、客觀地反映單位的會(huì)計(jì)核算,需要建立健全會(huì)計(jì)更正檔案。

    關(guān)健詞:會(huì)計(jì)資料;更正;檔案

    一、建立會(huì)計(jì)更正檔案的必要性

    近年來,為充分發(fā)揮資金使用效益,確保資金款專用,審計(jì)、財(cái)政、監(jiān)察等相關(guān)部門加強(qiáng)了資金監(jiān)管工作,同時(shí),上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門也對(duì)資金使用情況進(jìn)行多次督導(dǎo)和檢查,如果是國(guó)際援助項(xiàng)目,國(guó)內(nèi)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)和國(guó)際組織會(huì)按要求對(duì)資金使用情況進(jìn)行反復(fù)檢查,資金使用要求更嚴(yán)格。在每次檢查結(jié)束后,被檢查單位會(huì)根據(jù)檢查組提出的問題進(jìn)行不同程度的會(huì)計(jì)核算整改。會(huì)計(jì)核算工作的整改措施有3個(gè)方面:一是補(bǔ)充、完善和撤換原始憑證,二是撤換和重新編制記帳憑證,三是撤換和重新編制財(cái)務(wù)報(bào)告。

    以上整改措施存在以下問題:一是整改后的會(huì)計(jì)核算已經(jīng)不能夠真實(shí)、完整的反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生,與實(shí)際情況相去甚遠(yuǎn),嚴(yán)重違背了會(huì)計(jì)核算的客觀性原則;二是涉及以前會(huì)計(jì)年度的整改工作難度比較大,需要拆散已裝訂的會(huì)計(jì)檔案,容易造成會(huì)計(jì)資料的丟失。同時(shí),整改工作完成以后,相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)發(fā)生變化,整改后的報(bào)表數(shù)據(jù)與已上報(bào)數(shù)據(jù)不一致;三是相關(guān)人員的責(zé)任不清晰;四是挖補(bǔ)、涂改,尤其是撤換會(huì)計(jì)資料已違反了《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》等對(duì)會(huì)計(jì)資料的管理規(guī)定,其行為已構(gòu)成違法違紀(jì)行為。

    綜上所述,我們需要建立健全會(huì)計(jì)更正檔案。

    二、建立會(huì)計(jì)更正檔案的依據(jù)

    會(huì)計(jì)更正檔案就是指所有涉及會(huì)計(jì)核算整改工作中的會(huì)計(jì)資料,包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,“會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”,《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求,“原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)”,“如果在填制記帳憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤,應(yīng)當(dāng)重新填制”,《會(huì)計(jì)法》規(guī)定,“各單位必須依法設(shè)置會(huì)計(jì)帳簿,并保證其真實(shí)、完整”。會(huì)計(jì)更正檔案是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的補(bǔ)充說明,也是記錄和反映單位會(huì)計(jì)核算工作的原始史料和證據(jù)。因此,會(huì)計(jì)更正檔案也必須按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定妥善保管。

    三、建立會(huì)計(jì)更正檔案的具體做法

    在不改變?cè)瓡?huì)計(jì)檔案資料真實(shí)性、完整性的前提下,針對(duì)檢查組指出的問題,制定單位整改方案,對(duì)不同類型的問題采取不同的處理方法。

    1.原始憑證錯(cuò)誤。第一步,發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)誤的,積極協(xié)調(diào)開出單位重開或者更正,更正處要加蓋開出單位公章,且需要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。值得注意的是,不能夠撤換、挖補(bǔ)或涂改已編制記帳憑證的原始憑證。第二步,將重新取得的原始憑證附在相應(yīng)的整改前記帳憑證復(fù)印件后單獨(dú)裝訂成冊(cè)。

    2.記帳憑證錯(cuò)誤。第一步,不論是會(huì)計(jì)年度內(nèi)還是以前會(huì)計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證,會(huì)計(jì)科目或金額同時(shí)有錯(cuò),先用紅字填制一張與原內(nèi)容相同的記帳憑證,在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣,再用藍(lán)字重新填制一張正確的記帳憑證,注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。不論是會(huì)計(jì)年度內(nèi)還是以前會(huì)計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證,記帳憑證的會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤,只是金額錯(cuò)誤,也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額,另編一張調(diào)整的記帳憑證,在摘要欄注明“調(diào)增或調(diào)減某月某日某號(hào)憑證”字樣,調(diào)增金額用藍(lán)字,調(diào)減金額用紅字。第二步,將原始憑證復(fù)印件附在重新編制的記帳憑證后單獨(dú)裝訂成冊(cè)。

    3.其他相關(guān)資料。會(huì)計(jì)核算工作整改結(jié)束后,財(cái)會(huì)人員要主動(dòng)收集相關(guān)資料,一是工作檢查督導(dǎo)通知,二是檢查反饋材料,或反饋會(huì)議記錄。如果有必要,可以做一份會(huì)計(jì)核算更正說明,主要內(nèi)容包括督導(dǎo)組檢查的時(shí)間,發(fā)現(xiàn)問題,工作建議,整改情況等。收集整理后裝單獨(dú)訂成冊(cè),納入財(cái)務(wù)報(bào)告類加以保存。

    年未,嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,按“會(huì)計(jì)憑證類15年、財(cái)務(wù)報(bào)告類3年”的規(guī)定立卷歸檔。同時(shí),在檔案封面標(biāo)明“會(huì)計(jì)更正檔案”字樣。

    參考文獻(xiàn):

    [1]《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》1999年10月31日.

    [2]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》1998年8月.

    [3]《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社.

    [4]《會(huì)計(jì)員實(shí)務(wù)》中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.

    [5]《助理會(huì)計(jì)師會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.

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