建立健全會(huì)計(jì)更正檔案 確保會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性

摘要：近年來，資金監(jiān)管部門及上級(jí)業(yè)務(wù)主管單位對(duì)資金使用情況加大了工作檢查力度，被檢查單位需要根據(jù)檢查發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行會(huì)計(jì)核算整改。整改工作包括修改、補(bǔ)充、撤換會(huì)計(jì)資料，為確保會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性、連續(xù)性，全面、客觀地反映單位的會(huì)計(jì)核算，需要建立健全會(huì)計(jì)更正檔案。

關(guān)健詞：會(huì)計(jì)資料；更正；檔案

一、建立會(huì)計(jì)更正檔案的必要性

近年來，為充分發(fā)揮資金使用效益，確保資金款專用，審計(jì)、財(cái)政、監(jiān)察等相關(guān)部門加強(qiáng)了資金監(jiān)管工作，同時(shí)，上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門也對(duì)資金使用情況進(jìn)行多次督導(dǎo)和檢查，如果是國(guó)際援助項(xiàng)目，國(guó)內(nèi)項(xiàng)目執(zhí)行機(jī)構(gòu)和國(guó)際組織會(huì)按要求對(duì)資金使用情況進(jìn)行反復(fù)檢查，資金使用要求更嚴(yán)格。在每次檢查結(jié)束后，被檢查單位會(huì)根據(jù)檢查組提出的問題進(jìn)行不同程度的會(huì)計(jì)核算整改。會(huì)計(jì)核算工作的整改措施有3個(gè)方面：一是補(bǔ)充、完善和撤換原始憑證，二是撤換和重新編制記帳憑證，三是撤換和重新編制財(cái)務(wù)報(bào)告。

以上整改措施存在以下問題：一是整改后的會(huì)計(jì)核算已經(jīng)不能夠真實(shí)、完整的反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生，與實(shí)際情況相去甚遠(yuǎn)，嚴(yán)重違背了會(huì)計(jì)核算的客觀性原則；二是涉及以前會(huì)計(jì)年度的整改工作難度比較大，需要拆散已裝訂的會(huì)計(jì)檔案，容易造成會(huì)計(jì)資料的丟失。同時(shí)，整改工作完成以后，相關(guān)數(shù)據(jù)會(huì)發(fā)生變化，整改后的報(bào)表數(shù)據(jù)與已上報(bào)數(shù)據(jù)不一致；三是相關(guān)人員的責(zé)任不清晰；四是挖補(bǔ)、涂改，尤其是撤換會(huì)計(jì)資料已違反了《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》等對(duì)會(huì)計(jì)資料的管理規(guī)定，其行為已構(gòu)成違法違紀(jì)行為。

綜上所述，我們需要建立健全會(huì)計(jì)更正檔案。

二、建立會(huì)計(jì)更正檔案的依據(jù)

會(huì)計(jì)更正檔案就是指所有涉及會(huì)計(jì)核算整改工作中的會(huì)計(jì)資料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、財(cái)務(wù)報(bào)告以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，“會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)”，《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》要求，“原始憑證不得涂改、挖補(bǔ)”，“如果在填制記帳憑證時(shí)發(fā)生錯(cuò)誤，應(yīng)當(dāng)重新填制”，《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，“各單位必須依法設(shè)置會(huì)計(jì)帳簿，并保證其真實(shí)、完整”。會(huì)計(jì)更正檔案是對(duì)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的補(bǔ)充說明，也是記錄和反映單位會(huì)計(jì)核算工作的原始史料和證據(jù)。因此，會(huì)計(jì)更正檔案也必須按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定妥善保管。

三、建立會(huì)計(jì)更正檔案的具體做法

在不改變?cè)瓡?huì)計(jì)檔案資料真實(shí)性、完整性的前提下，針對(duì)檢查組指出的問題，制定單位整改方案，對(duì)不同類型的問題采取不同的處理方法。

1.原始憑證錯(cuò)誤。第一步，發(fā)現(xiàn)原始憑證有錯(cuò)誤的，積極協(xié)調(diào)開出單位重開或者更正，更正處要加蓋開出單位公章，且需要經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可。值得注意的是，不能夠撤換、挖補(bǔ)或涂改已編制記帳憑證的原始憑證。第二步，將重新取得的原始憑證附在相應(yīng)的整改前記帳憑證復(fù)印件后單獨(dú)裝訂成冊(cè)。

2.記帳憑證錯(cuò)誤。第一步，不論是會(huì)計(jì)年度內(nèi)還是以前會(huì)計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證，會(huì)計(jì)科目或金額同時(shí)有錯(cuò)，先用紅字填制一張與原內(nèi)容相同的記帳憑證，在摘要欄注明“注銷某月某日某號(hào)憑證”字樣，再用藍(lán)字重新填制一張正確的記帳憑證，注明“訂正某月某日某號(hào)憑證”字樣。不論是會(huì)計(jì)年度內(nèi)還是以前會(huì)計(jì)年度已經(jīng)登記入帳的記帳憑證，記帳憑證的會(huì)計(jì)科目沒有錯(cuò)誤，只是金額錯(cuò)誤，也可以將正確數(shù)字與錯(cuò)誤數(shù)字之間的差額，另編一張調(diào)整的記帳憑證，在摘要欄注明“調(diào)增或調(diào)減某月某日某號(hào)憑證”字樣，調(diào)增金額用藍(lán)字，調(diào)減金額用紅字。第二步，將原始憑證復(fù)印件附在重新編制的記帳憑證后單獨(dú)裝訂成冊(cè)。

3.其他相關(guān)資料。會(huì)計(jì)核算工作整改結(jié)束后，財(cái)會(huì)人員要主動(dòng)收集相關(guān)資料，一是工作檢查督導(dǎo)通知，二是檢查反饋材料，或反饋會(huì)議記錄。如果有必要，可以做一份會(huì)計(jì)核算更正說明，主要內(nèi)容包括督導(dǎo)組檢查的時(shí)間，發(fā)現(xiàn)問題，工作建議，整改情況等。收集整理后裝單獨(dú)訂成冊(cè)，納入財(cái)務(wù)報(bào)告類加以保存。

年未，嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，按“會(huì)計(jì)憑證類15年、財(cái)務(wù)報(bào)告類3年”的規(guī)定立卷歸檔。同時(shí)，在檔案封面標(biāo)明“會(huì)計(jì)更正檔案”字樣。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》1999年10月31日.

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[5]《助理會(huì)計(jì)師會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)》中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社.