電算化背景下的會(huì)計(jì)檔案管理

摘要：在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)工作中會(huì)計(jì)檔案具有重要的作用和價(jià)值，會(huì)計(jì)檔案不僅是重要的經(jīng)濟(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案也是國(guó)家檔案重要的組成部分。在電算化環(huán)境下，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，提高會(huì)計(jì)檔案管理的水平，充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案在各項(xiàng)工作中的重要作用是我們今天研究的問題。

關(guān)鍵詞：電算化；會(huì)計(jì)檔案；管理；措施

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)制度的改革，目前會(huì)計(jì)電算化已經(jīng)在各個(gè)單位中廣泛應(yīng)用，會(huì)計(jì)電算化不僅能夠提高會(huì)計(jì)工作效率，而且對(duì)減輕會(huì)計(jì)人員的工作強(qiáng)度具有重要的作用，會(huì)計(jì)電算化不僅能夠保留傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，而且對(duì)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、光盤存儲(chǔ)或者其他的磁性介質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的管理更加安全可靠。

一、電算化背景下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

會(huì)計(jì)電算化主要是指存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、報(bào)表、以及賬簿和程序的存儲(chǔ)介質(zhì)和程序以及系統(tǒng)開發(fā)編制的會(huì)計(jì)資料和文檔，并且能夠打印輸出各種會(huì)計(jì)憑證和報(bào)表。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及，在會(huì)計(jì)電算化的環(huán)境下，財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料以及日常工作等都在計(jì)算機(jī)上完成，從而形成很多新的特點(diǎn)：

1.傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀性和可視性，而存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)檔案需要通過計(jì)算機(jī)硬件和相關(guān)的軟件相結(jié)合才能使用，會(huì)計(jì)檔案的調(diào)用有一定的難度，但是在使用的過程中比較快捷、方便，并且很容易產(chǎn)生分析結(jié)果。

2.會(huì)計(jì)電算化檔案比傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理更具有內(nèi)涵，電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案除了打印輸出會(huì)計(jì)賬不留痕跡，并且對(duì)會(huì)計(jì)檔案的安全性和穩(wěn)定性具有更高的要求。

3.電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案由于存儲(chǔ)在光盤以及磁性的介質(zhì)中，因此對(duì)數(shù)據(jù)的更改不會(huì)留下痕跡，很容易遭受到破壞，并且還容易受到存放環(huán)境、載體的質(zhì)量以及存儲(chǔ)信息等外界條件的影響。

4.會(huì)計(jì)電算化檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件版本具有密切的聯(lián)系，所以在企業(yè)或者單位中實(shí)施電算化時(shí)間越長(zhǎng)，則財(cái)務(wù)以及會(huì)計(jì)的軟件版本就越多，所以在電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)版本需要更加科學(xué)合理的管理措施。

二、電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問題

1.電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善

很多單位在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，其會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容和環(huán)境有所變化，并且會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容也擴(kuò)大，但是很多單位沒有認(rèn)識(shí)到這些變化，認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化只是一種工具而已，沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的職責(zé)有相關(guān)的規(guī)定，并且也沒有對(duì)會(huì)計(jì)檔案的環(huán)境變化采取相關(guān)的措施。

2.很多單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后，由于操作人員的時(shí)間觀念不強(qiáng)，重視意識(shí)不夠，將會(huì)計(jì)資料以及重要的信息和資料存儲(chǔ)在磁盤或者電子文檔后，就不予管理，并且對(duì)磁盤或者電子文檔中會(huì)計(jì)資料和數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行備份，從而很容易造成會(huì)計(jì)資料、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的破壞或者丟失，將會(huì)造成會(huì)計(jì)資料以及數(shù)據(jù)的泄露，影響會(huì)計(jì)工作的開展。

3.會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)不高

會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)的高低直接影響電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的開展，在電算化環(huán)境下，如果會(huì)計(jì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)不強(qiáng)，或者計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力差，從而也將會(huì)造成電算化檔案管理工作的有效的開展，影響會(huì)計(jì)檔案管理水平的提高。

三、如何做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作

1.完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度

在電算化背景下，建立完善的會(huì)計(jì)檔案管理制度是提高會(huì)計(jì)電算化管理水平的重要保障，比如在電算化環(huán)境下可以制定《電算化會(huì)計(jì)檔案崗位責(zé)任制》、《電算化會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)的措施》、《電算化會(huì)計(jì)檔案操作管理制度》以及《計(jì)算機(jī)硬件軟件和數(shù)據(jù)管理制度》等相關(guān)的規(guī)定對(duì)提高電算化會(huì)計(jì)檔案的管理水平和保障會(huì)計(jì)檔案管理具有重要的作用。

2.加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案的管理

在電算化背景下，電算化會(huì)計(jì)檔案主要存儲(chǔ)在光盤上或者磁性介質(zhì)上，所以應(yīng)該注意對(duì)這些會(huì)計(jì)資料和檔案的備份，并且還應(yīng)該注意會(huì)計(jì)檔案的形成時(shí)間和會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)的操作人員的姓名，注意對(duì)會(huì)計(jì)檔案的備份，這樣能夠減少系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失或者會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)修改等對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作造成的麻煩。在對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保存時(shí)，應(yīng)該注意防塵、防潮、遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，從而保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)以及會(huì)計(jì)檔案的完整性。在電算化背景下對(duì)于會(huì)計(jì)檔案或者系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采用磁性介質(zhì)保存的檔案應(yīng)該注意定期檢查、定期進(jìn)行復(fù)制、防止由于磁性介質(zhì)干擾或者破壞造成會(huì)計(jì)檔案的破壞或者數(shù)據(jù)的丟失。還應(yīng)該注意電算化會(huì)計(jì)檔案與財(cái)務(wù)軟件保持一致性，由于不同的電算化會(huì)計(jì)軟件對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)以及會(huì)計(jì)檔案的管理也會(huì)不同，因此就會(huì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)資料或者檔案不能被調(diào)用或者出現(xiàn)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤等情況。因此在電算化背景下，不僅應(yīng)該對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及會(huì)計(jì)檔案采取備份的保存形式，而且還應(yīng)該注意會(huì)計(jì)軟件版本的一致性，從而才能保證會(huì)計(jì)檔案管理的準(zhǔn)確性和可靠性。

3.加強(qiáng)電算化背景下會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

在電算化背景下，很多的會(huì)計(jì)檔案管理人員依然采用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理方法和傳統(tǒng)的工作方式，對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)所形成的新的會(huì)計(jì)檔案管理模式不能適應(yīng)，所以在電算化環(huán)境下，轉(zhuǎn)變電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員的思想觀念，樹立現(xiàn)代化管理意識(shí)，并且加強(qiáng)電算化知識(shí)的培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，采取科學(xué)的會(huì)計(jì)檔案管理措施，對(duì)促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理水平，提高工作效率具有重要的作用和價(jià)值。

在電算化背景下，不僅要求會(huì)計(jì)檔案管理人員具有非常高的政治素質(zhì)，而且還應(yīng)該具有較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要求會(huì)計(jì)檔案管理人員在完成本職工作后，還應(yīng)該不斷對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)，采用請(qǐng)進(jìn)來走出去的措施，系統(tǒng)學(xué)習(xí)和崗位教育相結(jié)合，不斷加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高創(chuàng)新能力和業(yè)務(wù)知識(shí)水平，樹立綜合素質(zhì)水平高的會(huì)計(jì)檔案管理人員的形象，從而不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，提高會(huì)計(jì)電算化檔案管理的現(xiàn)代化技術(shù)，促進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效開展。

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