高校學生檔案管理存在的問題及對策

摘要：學生檔案的管理是多年來困惑高校的一大難題。學生檔案可以從一個側面反映學校管理學生、培養(yǎng)學生的水平，加強學生檔案的科學管理，是提高學校總體管理水平的需要。但是隨著近年來高等教育大眾化和高校擴招，高校學生人數(shù)不斷增多，高校學生檔案工作面臨諸多新的問題，需要高校學生檔案工作者不斷研究新形勢、分析新問題、迎接新挑戰(zhàn)。

關鍵詞：高校學生檔案管理；問題；對策；

[中圖分類號]：G271 [文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2012)-04-0233-01

高校學生檔案記載了學生的學習經歷、學習成績、政治思想、品德作風、實踐能力及個人特長愛好等信息，是反映學生綜合素質的重要依據(jù)。加強高校學生檔案管理，反映了高校對檔案管理工作的重視與支持，同時也充分展現(xiàn)了一所合格大學所應有的內涵。

一、高校學生檔案工作存在的主要問題

1、學生檔案不受重視，管理體制不完善。學生檔案是學校檔案的一個分支，但是學生檔案管理工作缺乏領導重視，高校往往只重視教學和其它管理的檔案工作，對于學生檔案工作的重要性沒有認識到位，沒有將學生檔案管理工作配備專職人員，沒有進行有關的制度建設，管理體制明顯不完善。

2、學生檔案管理方法滯后。檔案信息化管理是檔案管理工作的發(fā)展方向和趨勢，但是很多學校檔案管理方法仍十分落后，依然停留在傳統(tǒng)的手工操作管理模式，沒有完整的學生檔案信息化系統(tǒng)，也沒有建立相應的學生檔案數(shù)據(jù)庫，這樣既不利于老師因材施教，也不利于用人單位詳細地了解學生。

3、檔案管理制度規(guī)范性的缺失。大部分高校沒有建立完整、規(guī)范的學生檔案管理制度，有的學校雖然建立了制度但并不完善，導致學生檔案材料不完整、不符合歸檔要求。有的學校雖然相關的制度完善，但卻沒有嚴格的執(zhí)行，也沒有必要的檢查監(jiān)督，使得學生檔案管理制度形同虛設，這種情況下，出現(xiàn)學生檔案管理不規(guī)范的情況也就在所難免。

4、檔案管理人員水平不高。檔案工作人員缺乏專業(yè)素質與職業(yè)素養(yǎng)，許多學生檔案管理工作人員，并不具備檔案專業(yè)學歷，缺乏必備的專業(yè)素養(yǎng)和技能，不利于學生檔案管理工作的長期有序科學進行。

二、完善高校學生檔案管理的幾點建議

1、強化全員檔案意識

高校學生檔案是學生在學習、實踐活動中形成、歸檔保存起來的各種人事材料，是反映學生在大學期間學習生活的重要依據(jù)，是學校培養(yǎng)考察學生的第一手材料，也是國家和社會選拔、錄用人才的重要依據(jù)。因此，高校應努力提高全體教師的檔案意識，在全校范圍內進行廣泛的檔案意識的宣傳教育，營造有利于大學生檔案收集管理的氛圍。同時，要加強《檔案法》、《保密法》和《高等學校檔案管理辦法》的學習，充分認識學生檔案管理工作的重要性，同時在現(xiàn)實工作中應重視高校學生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔等工作，做好學生檔案管理工作，并進一步開發(fā)和利用學生檔案，以適應新時期學生檔案工作的新要求。而且，要加大宣傳力度，提高學生對檔案管理科學性的認識，增強學生的檔案意識，比如可以通過舉辦檔案知識競賽、報告會、講座、開設公選課等多種方式進行。

2、建立健全學生檔案管理的規(guī)章制度

建立健全學生檔案管理的規(guī)章制度并嚴格照章辦事，這是學生檔案管理走向規(guī)范化、制度化的有力保證，也是確保學生檔案真實、準確、齊全、完整的有效舉措。檔案管理制度是做好檔案管理工作的基礎，各級主管部門應當采取一系列的措施，建立健全高校學生檔案的各類規(guī)章制度。要明確學生檔案的接受、管理、收集、歸口、歸檔等方面的規(guī)章制度，從材料收集、歸檔、轉遞等各個環(huán)節(jié)規(guī)范操作，保障學生檔案的系統(tǒng)性和完整性。此外，要建立定時檢查評比制度，切實抓好平時檔案材料的收集考核評價工作。而且學生檔案管理部門應把學生檔案建檔工作作為對各院、系學生工作好壞的一項評價內容，促進學生檔案工作整體水平的提高。

3、對學生檔案進行及時收集、有效整理

高校學生檔案記錄的是他們大學期間的成長歷程，當前，大學生積極參加各種課外活動與社會實踐，同時也參加各種技能、等級(英語四、六級、計算機)、資格考試，這些活動、考試等層出不窮，檔案管理者應該憑借敏銳的嗅覺，不失時機地向有關人員或部門索取、征集，努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準。同時檔案保存要進行分類，案卷擺放要系統(tǒng)有序，從而更好地為學生檔案管理做好鋪墊。在此基礎上，要特別加強畢業(yè)生檔案的轉移、交接管理，確保整個流程檔案材料的安全與完整。

4、加強學生檔案信息化建設

由于高校學生人數(shù)的劇增，必然導致學生檔案的快速增長，因此，充分利用以電子計算機為核心的現(xiàn)代技術手段，有計劃、有步驟地推進學生檔案信息化建設已是勢在必行。一定要逐步實現(xiàn)學生檔案的信息化管理，運用現(xiàn)代化的手段管理學生檔案，將每個學生可以規(guī)范化的檔案材料錄入到學生檔案信息庫中，這樣一來，在日常工作中可運用信息庫對學生個人信息進行查詢、統(tǒng)計、服務?？傊?，學生檔案管理人員要與時俱進，不斷改變觀念。更新管理意識，充分利用新技術、新設備，有計劃、有步驟地實現(xiàn)學生檔案管理工作標準化、信息化，這樣既能夠節(jié)省大量的人力資源，提高工作效率，又能方便學生檔案的查閱，提高檔案的利用率，為學生就業(yè)創(chuàng)造有利條件。

5、加強檔案管理隊伍建設

高校檔案管理人員是檔案工作的業(yè)務主干，其素質的高低直接影響到檔案工作能否順利開展，建立一支強有力的高素質學生檔案管理專兼職隊伍，是提高檔案管理質量的重要保證。首先，學校要成立學生檔案管理的職能部門，配備專職檔案管理人員和招聘兼職的檔案員。專職人員應盡量聘用有檔案工作經驗的人員，兼職檔案人員可從學校有關部門、學生教育管理工作者或優(yōu)秀學生中聘任，負責學生檔案材料的收集、整理、審查、移交等工作；另一方面要加強學生檔案管理人員的專業(yè)培訓，定期組織人員進行相關知識的學習，交流經驗，提高檔案管理人員業(yè)務水平。

總之，高校學生檔案則是學校檔案中一項重要的組成部分。針對高校學生檔案管理工作面臨的諸多問題，作為高校檔案工作者，有必要對學生檔案管理工作進行重新審視，進一步增強檔案管理人員的責任感、使命感，進一步完善學生檔案管理制度，真正做到學生檔案服務于學生、服務干企業(yè)、服務于社會。

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