PDCA循環(huán):讓工作更有成效

只有工作計劃還不夠，提高工作計劃的有效性和執(zhí)行的成效，才能提升我們的效率、業(yè)績和能力。

利用黃經(jīng)理傳授的“日清日結”工作方法，我和王斌擺脫了無所事事的狀態(tài)，工作變得更加充實有序（詳見上期《日清日結：合理安排自己的一天》）。我很喜歡自己現(xiàn)在的工作狀態(tài)，使用科學的工作方法，在給自己帶來工作快樂的同時，我的業(yè)績和能力也與日俱增。用黃經(jīng)理的話說，就是“面對工作，要有好的態(tài)度，結合科學的方法，這樣可以讓我們在工作中快樂地成長，在業(yè)績增長的同時提升自己的能力?！?/p>

現(xiàn)在，每天做《日清日結表》已經(jīng)成為我和王斌的工作習慣，這種習慣有效培養(yǎng)了我們的時間管理能力，提高了工作效率。我們每天上班的第一件事，就是思考當天的工作安排；下班時，再對當天的工作進行回顧和總結，我覺得自己對時間的管理已經(jīng)游刃有余了。

一個周日的上午，黃經(jīng)理約我和王斌到公司開會。我不知道因為何事，只好放棄懶覺，帶著黃經(jīng)理送給我的記事本趕去公司。走進會議室時，我看到公司的美女銷售王華已經(jīng)坐在那里了，王斌還沒有到。

和王華打過招呼后，我好奇地問她：“王華，你知道今天開會是什么內(nèi)容嗎？”“可能是培訓吧，黃經(jīng)理也沒有說?！蓖跞A回答說。一聽到培訓，我的心情放松了很多，只要不是老板訓話就行。

我笑著追問：“培訓什么內(nèi)容你知道嗎？”王華說：“不太清楚?！痹捯魟偮?，王斌就氣喘吁吁地跑進辦公室，一手拿著早餐，一手拿著手機說：“手機的鬧鈴早上沒響，杯具！杯具！”

黃經(jīng)理隨后拿著文件進了會議室，看到我和王斌在吃早餐，就說：“5分鐘后開會！”說完拿起水杯走了出去。我們從黃經(jīng)理的語氣上感覺有點不妙，趕緊狼吞虎咽地吃完早餐，等待開會。

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會議一開始，黃經(jīng)理將手里的文件交給我們，原來是我們每天上交的《日清日結表》，在每天的表格中，黃經(jīng)理都用紅筆做了一些標記。黃經(jīng)理說：“這是你們上個月的日清表，我用紅筆畫圈的地方，是你們有計劃但沒完成的工作內(nèi)容?！秉S經(jīng)理看著我，嚴肅地問：“小張，你的xxx超市開發(fā)，幾乎每天都出現(xiàn)在日清表中，已經(jīng)一個月了，你還沒有開發(fā)出來，寫在日清表里給誰看呀？寫和不寫有什么區(qū)別？”王斌正在幸災樂禍，黃經(jīng)理就轉頭看著他說：“還有你”

我看著自己的日清表，正如黃經(jīng)理所說，每天的工作計劃中都有“xxx超市開發(fā)”一項。黃經(jīng)理嚴厲地說：“你們的日清表，寫得越來越不認真了，每天都在應付，每天的工作計劃都一樣，那你們的工作和保潔阿姨有什么不同？應付我也就算了，應付你自己就等于浪費時間！如果你們認為日清表對你們沒有用，你們完全可以不用寫，不用應付我?！?/p>

我低著頭，偷偷看了看王華，心想：你不是說培訓嗎？怎么變成訓話批斗會了？正埋怨王華的時候，黃經(jīng)理又點我名說：“你說說為什么每天的工作內(nèi)容都一樣？”

我狡辯道：“黃經(jīng)理，xxx超市我?guī)缀趺刻於既?，但每次不是老板沒在，就是說要看樣品，所以就”

黃經(jīng)理問：“那你的解決方案是什么？”我一時沒有好的說辭，只好不回答。黃經(jīng)理也不追問，一臉嚴肅地說：“日清日結表，不是工作日報，寫寫就應付了事了，它是你的行動指南。”

黃經(jīng)理轉身在白板上寫下了“行動指南”四個字，又繼續(xù)說：“對于xxx超市開發(fā)的‘行動指南’，可以分為三步：（1）電話預約老板，明確時間、地點和溝通內(nèi)容；（2）帶上樣品拜訪老板，溝通產(chǎn)品合作事宜；（3）申請審批商務條款，簽合同，收款，出貨。就這三步，你用了一個月。你準備什么時候搞定xxx超市？”我正忙著在筆記上記這三步，抬頭回答說：“一周內(nèi)?！?/p>

黃經(jīng)理用筆在“行動指南”四個字上畫了個大大的圈，并再次重申：“日清表不是日報，是行動指南。”

黃經(jīng)理喝了口水，臉色已經(jīng)不再那么嚴肅了，他對我們說：“今天把大家叫來，就是想告訴各位，如何更有效地安排自己的工作日程?！笨礃幼诱媸且嘤柫?，我們緊張的情緒也緩和下來。

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黃經(jīng)理先總結了《日清日結表》使用中的問題，主要有：

1．工作計劃常常被別人給打亂；

2．日清表的連續(xù)性不強；

3．計劃10項工作，可能只完成兩項，由于低估工作量和工作難度，使計劃變成空話；

4．一項工作要做好幾天，每天的工作計劃都一樣。

黃經(jīng)理說：“對于日清表使用中的常見問題，我們可以通過‘PDCA循環(huán)方法’來解決?！?/p>

所謂“PDCA”，是英語單詞Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(行動)的第一個字母，“PDCA循環(huán)法”就是按照這樣的順序，對工作進行管理并循環(huán)的方法。詳細來講就是：

P：計劃，就是我們用的日清表，這是讓我們通過收集、思考，計劃出工作內(nèi)容或項目；

D：執(zhí)行，就是按照計劃去執(zhí)行；

C：檢查，在執(zhí)行過程中會遇到各種各樣的問題，我們通過檢查對工作進行校正，找到最佳的安排。比如：你原本計劃今天拜訪客戶，但事先打電話得知客戶出差了，那么你就要校正日清表中的日程安排；

A：行動，落實重新校正的工作計劃或方法，改善執(zhí)行情況。

“PDCA是一個循環(huán)，可以理解為：計劃——執(zhí)行出了問題——檢查和修改——再執(zhí)行。”黃經(jīng)理在白板上畫了一個循環(huán)的圈，問我們：“明白了？”我們點頭示意。黃經(jīng)理補充說：“PDCA循環(huán)最初主要應用在質(zhì)量管理上，但越來越多的人將它引入到時間管理、業(yè)績管理中。PDCA可以對執(zhí)行的結果進行檢查、總結并分類，一類是好的經(jīng)驗，肯定它們并將其標準化；另一類是失敗的教訓，總結它們并與大家共勉?！?/p>

黃經(jīng)理告訴我們：“PDCA的重點是再行動，也就是說PDCA循環(huán)不是運行一次就結束了。若只運行一個循環(huán)，是會解決一些問題，但也會漏掉一些問題，對于那些沒有解決的問題就要進入下一個循環(huán)，周而復始，才能提升我們的管理、效率和業(yè)績?！?/p>

黃經(jīng)理接著說：“我們每天的工作經(jīng)常會被打擾，有的是電話，有的是郵件或會議，所以在計劃之前先檢查和回顧，可以讓我們更好地執(zhí)行和行動。比如，你計劃下午去超市結款，到了超市后發(fā)現(xiàn)超市的會計沒來上班，計劃沒能完成，那么明天再去結款之前，你要先打電話確認預約，這就是PDCA的過程。再比如，上周日你們在超市做熱賣活動，但效果不佳，那么活動結束后，我們就要檢查活動效果不佳的原因，是時間不對、產(chǎn)品不對，還是天氣不好、位置不好等，這樣在下次熱賣活動時，我們就可以進行改善，這也是PDCA的過程。切記：不要應付你的《日清日結表》，要用PDCA循環(huán)將自己的日清表做得更合乎邏輯，并有效執(zhí)行?！?/p>

盡管會議上受到的批評讓我心里有些忐忑，但黃經(jīng)理講的“PDCA循環(huán)法”還是讓我受益頗深。此后，我開始培養(yǎng)使用“PDCA循環(huán)法”的習慣，在計劃時先進行檢查，在執(zhí)行中做回顧，這讓我很快告別了內(nèi)容重復的日清表，在時間分配上也更加合理，工作計劃的有效性和執(zhí)行成效大大提升，比如再也沒有出現(xiàn)在超市等一兩個小時才見到老板的情況，連加班的時間都減少了。

“PDCA循環(huán)法”的使用，讓我能夠更有效地安排自己的工作，讓自己開始成為“效率達人”。

（編輯：吳明 housy0116@ 126.com）

“日清日結”加上“PDCA\"，讓我們可以進入更有效率和成果的工作狀態(tài)。