蘭臺(tái)管理系統(tǒng)檔案數(shù)字化研究

摘要：如今的社會(huì)是以信息、文化和公共信息為主要生存軸心，建立數(shù)字化檔案館，實(shí)現(xiàn)“資源管理數(shù)字化、檔案管理信息化、服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化”已成為企事業(yè)單位發(fā)展的必然方向。蘭臺(tái)管理系統(tǒng)通過理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新等手段，及時(shí)調(diào)整一些不能滿足或阻礙航空工業(yè)發(fā)展的因素，實(shí)現(xiàn)航空檔案和航空工業(yè)全面共同發(fā)展的目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化檔案館；服務(wù)模式；蘭臺(tái)管理系統(tǒng)

中圖分類號：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1007-9599 （2012） 21-0000-02

1 現(xiàn)狀分析

傳統(tǒng)的檔案管理模式仍然被廣大的檔案工作者所采用，通過現(xiàn)場閱覽、借閱、提供復(fù)印件等方式為用戶提供檔案信息服務(wù)。這種服務(wù)模式受場所、設(shè)備、人員限制較大，其成本往往較高，并在提供個(gè)性化服務(wù)方面不盡人意?；谳d體的實(shí)體化服務(wù)模式長期以來形成了一定的服務(wù)特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在服務(wù)范圍比較狹窄，服務(wù)方式比較簡單等。而建立以數(shù)字檔案資源為主要管理對象、以現(xiàn)代化技術(shù)為管理手段、以網(wǎng)絡(luò)為依托、管理自動(dòng)化與檢索利用智能化為特色的數(shù)字檔案館已經(jīng)在整個(gè)檔案行業(yè)取得了認(rèn)可。通過大力建設(shè)有限物質(zhì)空間檔案館與虛擬數(shù)字資源相結(jié)合的復(fù)合型檔案館，滿足檔案館發(fā)展的特殊性。數(shù)字化是檔案館的發(fā)展趨勢和方向，在傳統(tǒng)檔案館的常規(guī)功能建設(shè)的同時(shí)，加快檔案館數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。以傳播手段的大改革、大創(chuàng)新增強(qiáng)文獻(xiàn)資源的控制力、影響力。隨著因特網(wǎng)和新媒體技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，文獻(xiàn)信息產(chǎn)品傳播手段越來越多樣化，加快構(gòu)建傳輸快捷、適應(yīng)個(gè)性化的傳播體系是檔案館建設(shè)的重要內(nèi)容。通過數(shù)字檔案館建設(shè)，為用戶提供公共服務(wù)的新平臺(tái)、創(chuàng)造廣闊的文獻(xiàn)信息空間。

2 檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。檔案檢索的全過程包括檔案信息的存貯和檢索兩個(gè)方面。檔案信息的存貯指編制檢索工具和建立檢索系統(tǒng)；檔案檢索指利用這些檢索工具和檢索系統(tǒng)來查找所需的檔案。當(dāng)存貯檔案信息時(shí)，檔案標(biāo)引人員要把檔案文件的主題內(nèi)容分析出來，使之形成代表文件主題的概念，并選擇主題詞，把這個(gè)概念標(biāo)識出來。然后，納入檢索工具和檢索系統(tǒng)。當(dāng)檢索檔案時(shí)，檔案檢索人員也應(yīng)首先對檢索的課題進(jìn)行主題分析，把它所涉及的檢索范圍確定下來，使之形成若干能代表檢索目的的概念，并把這些概念轉(zhuǎn)換成主題詞。隨后，從檢索工具和檢索系統(tǒng)中查找正是用該主題詞標(biāo)引的檔案文件，從而找到利用者所需的檔案文件。由此可見，主題詞是溝通存貯和檢索這些兩個(gè)過程以及標(biāo)引人員和檢索人員雙方思想的橋梁。

2.1 根據(jù)檔案的發(fā)展方向，對原有的蘭臺(tái)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。編制符合規(guī)定的編碼，來加快文書檔案、基建檔案、聲像檔案、科研檔案、質(zhì)量檔案、標(biāo)準(zhǔn)檔案由傳統(tǒng)的管理模式向信息管理模式的轉(zhuǎn)變。對于技術(shù)資料的動(dòng)態(tài)管理，在重點(diǎn)分廠、部、處也建議引進(jìn)“條碼管理”的思路。使個(gè)分廠、部、處內(nèi)部也具備基本的信息查詢功能。即形成“總館—分館”的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，由檔案部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一的信息管理，根據(jù)信息編碼標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，指定統(tǒng)一的編碼。2.2 引進(jìn)“一維條碼”管理。來完成底圖下發(fā)、外部調(diào)撥資料下發(fā)、設(shè)備檔案檢索工作，這樣會(huì)大大的減少資料管理員領(lǐng)取環(huán)節(jié)、員工查詢設(shè)備檔案的工作時(shí)間。而文書檔案、基建檔案、聲像檔案、科研檔案、質(zhì)量檔案則只在檔案處內(nèi)部實(shí)現(xiàn)管理，從而提高工作效率，實(shí)現(xiàn)向信息化的跨進(jìn)。2.3 對于借閱資料人員的管理。對于查詢資料的員工采取手工錄入胸卡后8位來進(jìn)行管理。而資料管理員可采取“條形碼”掃描和手工錄入胸卡后8位進(jìn)行管理。

3 根據(jù)檔案館的服務(wù)模式創(chuàng)新思想，結(jié)合檔案工作的特點(diǎn)，現(xiàn)給出幾個(gè)建議

以用戶為中心，是確定檔案服務(wù)的基礎(chǔ)和角度，檔案人員要急其所急，想起所想，但需要是無法確定的，同樣的工作需要可能會(huì)產(chǎn)生不同的檔案需求。檔案工作人員要解決公眾需求得不到滿足和大量信息資源限制并存的局面，激發(fā)用戶對檔案信息利用的積極性。3.1 建設(shè)高水平檔案工作隊(duì)伍。要根據(jù)檔案館發(fā)展規(guī)律，以企業(yè)文化理念為指導(dǎo)，著力培養(yǎng)造就一批熱愛檔案館事業(yè)、熱心為員工服務(wù)的專業(yè)隊(duì)伍，形成有利于激發(fā)檔案隊(duì)伍富有生機(jī)活力的體制。提倡檔案工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性；不斷地提高自身的綜合素質(zhì)，為員工提供全方位、多渠道、快捷的文獻(xiàn)信息服務(wù)。要引導(dǎo)館員把實(shí)現(xiàn)個(gè)人人生價(jià)值的追求與數(shù)字化檔案館事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)互動(dòng)發(fā)展和雙贏。3.2 設(shè)備檔案引進(jìn)一維條碼。對于存檔的資料，首先根據(jù)編碼規(guī)則編碼、打印條碼并貼到資料相應(yīng)位置。然后掃描資料條碼，輸入資料基本信息，確認(rèn)上賬，并將資料入庫，同時(shí)用帶有存儲(chǔ)介質(zhì)的手持式掃描槍掃描庫位號，最后存儲(chǔ)庫位信息。當(dāng)用戶提供要借用的資料信息給檔案員，檔案員進(jìn)行查詢，然后根據(jù)查詢結(jié)果所顯示的庫位號取資料。進(jìn)入借用管理后，掃描用戶工作證條碼，顯示用戶基本信息及已借用信息，掃描資料條碼，顯示將要借用資料信息。如果借用過程中用戶提出不借用某個(gè)資料，檔案員可以將其從將要借用的資料信息中取消。3.3 在技術(shù)資料動(dòng)態(tài)管理的基礎(chǔ)上引進(jìn)條碼管理的模式。對分發(fā)到各分廠，部，處的工藝規(guī)程、流水、工裝進(jìn)行統(tǒng)一的條碼規(guī)定。實(shí)現(xiàn)完整、統(tǒng)一的檔案信息管理。解決辦法：即把之前規(guī)定的派工單號進(jìn)行完善。各資料員在領(lǐng)取資料的同時(shí)，把已準(zhǔn)備好的條碼粘貼到資料上；回到各自單位后，直接采用條碼儀對所領(lǐng)取的資料進(jìn)行入庫管理。而在領(lǐng)取資料時(shí)檔案員則同樣用條碼儀掃描資料員的胸卡，再掃描資料員粘貼在資料上的條碼，完成資料的分發(fā)。然后參照設(shè)備檔案的管理思路進(jìn)行管理。為實(shí)現(xiàn)“總館---分館”的模型而鋪路。3.4 便于檔案執(zhí)法檢查，健全檔案監(jiān)管力度。每一份資料的借閱記錄能詳細(xì)的提供出工藝員所借閱資料的型號、借閱時(shí)間的詳細(xì)信息，便于管理員對其進(jìn)行管理。防止資料在借閱中時(shí)間上的浪費(fèi)。更加有利于檔案職能部門對于檔案系統(tǒng)的監(jiān)管。

4 實(shí)現(xiàn)預(yù)期的服務(wù)模式

這套系統(tǒng)在資料室采取的B/S管理模式。每份資料上都貼有已編制好的編碼，而員工的編碼則是以員工胸卡的后8位來識別。當(dāng)管理員用掃描儀把工藝員的編碼錄入時(shí)，若該員工借取了資料，則系統(tǒng)自動(dòng)顯示該員工借取資料的詳細(xì)信息，如資料的圖紙編號、名稱、版次、借圖日期、借還期限、歸還日期以及處理該工作的管理員姓名。若員工手中有未及時(shí)歸還的資料，管理員可根據(jù)實(shí)際情況決定是否繼續(xù)借出圖紙，強(qiáng)制該員工及時(shí)歸還資料。若該員工無未歸還資料，則可以直接掃描資料的條形碼，順利地完成借取資料。歸還時(shí)流程同上。當(dāng)然工藝員也可在自己的電腦上安裝該系統(tǒng)，根據(jù)自己需求檢索資料的具體存儲(chǔ)位置，是否有庫存，是否有未能及時(shí)歸還的資料，并根據(jù)需要決定是否續(xù)借還是歸還。

5 結(jié)束語

檔案館作為建設(shè)一流企業(yè)的重要文獻(xiàn)信息資源支撐，在建設(shè)企業(yè)文化、推進(jìn)科技創(chuàng)新中起到重要作用。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展和人們對文獻(xiàn)信息資源的需求的變化，數(shù)字檔案館的建設(shè)將成為新的趨勢。我們要更加自覺地用科學(xué)發(fā)展觀全面指導(dǎo)自身建設(shè)，深化改革，不斷創(chuàng)新，努力建設(shè)一個(gè)文獻(xiàn)信息資源多元化、數(shù)字技術(shù)先進(jìn)的現(xiàn)代化企業(yè)，為建設(shè)一流企業(yè)提供強(qiáng)有力的文獻(xiàn)信息資源保障體系。

參考文獻(xiàn)：

[1]加快信息化建設(shè)促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用，浙江檔案，2007第6期

[作者簡介]

艾陳（1985.2-），女，遼寧省沈陽市人，工程師，2007年畢業(yè)于沈陽航空工業(yè)大學(xué)計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專業(yè)，現(xiàn)從事信息化項(xiàng)目的開發(fā)實(shí)施和技術(shù)研究等工作。