企業(yè)人事檔案管理工作中的問題及對策研究

摘要：企業(yè)人事檔案管理工作對企業(yè)和員工自身的發(fā)展具有重要意義。文章在分析企業(yè)人事檔案特點的基礎上，研究人事檔案管理工作中存在的問題，針對問題提出完善人事檔案管理工作的對策建議。

關鍵詞：企業(yè)；從事檔案管理；問題

中圖分類號：F272.92 文獻標識碼：A 文章編號：1006—8937（2012）23—0072—02

隨著社會的不斷進步、經濟的迅速發(fā)展，人力資源在企業(yè)競爭中的地位越來越重要。企業(yè)人事檔案是企業(yè)在人事管理活動中產生的，記錄員工個人信息，反映員工客觀面貌，是考察員工的重要依據(jù)，是企業(yè)員工績效考核、提高工資待遇的重要憑證，在人力資源管理與開發(fā)中具有十分重要的意義，因此，有必要探究出當前企業(yè)人事檔案管理存在的諸多問題，并提出解決問題的策略，發(fā)揮企業(yè)人事檔案在企業(yè)發(fā)展中的真正效用。

1 企業(yè)人事檔案的特點

1.1 特定性

企業(yè)人事檔案的對象具有特定性，主要體現(xiàn)在特定個人、特定崗位、特定時期三個方面。企業(yè)人事檔案屬于特定個人、有特定工作崗位、在特定時期真實的歷史記錄，反映其業(yè)務、思想等方面的情況，離開特定個人、特定工作崗位、特定時期的人事檔案是不存在的。

1.2 客觀性

企業(yè)人事檔案最顯著的特征是客觀記錄企業(yè)員工的個人經歷、工作表現(xiàn)、政治思想等情況，人事檔案就像是一面鏡子，是對一個人的客觀反映。用人就要先看檔案，已成為必要的工作程序。組織對一個人的使用，人事檔案起著非常重要的作用，使其在合適的工作崗位上，發(fā)揮其最大的才智，為企業(yè)創(chuàng)造更多的價值。并且企業(yè)人事檔案是反映現(xiàn)實的，每一份檔案材料來源、內容必須是真實可靠的。

1.3 動態(tài)性

人事檔案建立后并不是不變的，是動態(tài)變化的，因為一個人的情況是在不斷變化的，企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工的客觀反映，也是隨著個人成長不斷變化的，需要不斷的增加新內容，補充新材料，反映個人的經歷及成長情況。另外，個人各檔案是一體的，人在哪里，檔案也需要在那里，是隨著個人流動，不斷變化的。

2 企業(yè)人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 人事檔案管理意識薄弱

人事檔案管理意識薄弱主要體現(xiàn)在三個方面：

①領導不重視。現(xiàn)在很多企業(yè)領導注重短期的經濟效益，認為檔案管理工作耗費大量人力、物力、財力反而不能快速實現(xiàn)經濟效益，大多沒有給檔案管理工作設置足夠的經費、配備先進的檔案管理設備。

②檔案管理部門責任意識差。檔案管理部門認為自己所從事的工作對企業(yè)及社會的貢獻較小，對自己的責任性認識。由于領導的不重視，許多民營企業(yè)、中小企業(yè)沒有設置專門的檔案管理部門，或者有但也是其他部門的員工兼職的，使人事檔案的權威性大大下降。

③員工檔案意識差。員工對檔案的認識比較模糊，認為是可有可無的東西。在填寫自己的檔案時為了一些眼前的利益，弄虛作假。加之有些企業(yè)不重視檔案，公然宣稱不需要檔案或承諾重新建檔，更加劇了人們檔案意識的淡化。

2.2 封閉式的管理模式

封閉式的管理模式適合本企業(yè)內部人事檔案來源比較單一的情況。雖然說封閉式的檔案管理模式利于人事檔案的保密工作，但現(xiàn)在隨著經濟的發(fā)展，企業(yè)類型不斷發(fā)展，企業(yè)員工層次的多樣性不斷的發(fā)展，這種單一封閉性的檔案管理模式已經不能與企業(yè)的發(fā)展、員工的發(fā)展、員工的多樣性相適應了。另外，企業(yè)檔案保存在內部企業(yè)人事部門，過分強調保密，一般不對外開放，且手續(xù)十分復雜，不能實現(xiàn)各部門之間的人事信息交流，阻礙了人事檔案的利用。

2.3 檔案內容質量不高

目前部分企業(yè)人事檔案存在以下問題許多不規(guī)范的地方，使人事檔案價值大打折扣。一是檔案材料內容不完備。很多企業(yè)人事檔案的內容不符合國家檔案局發(fā)布的《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》，能夠正確反映出一個人的個人經歷、德才情況等內容。二是檔案材料內容質量不高。企業(yè)的人事檔案材料多內容空洞，反應個人經歷的多，而缺少細致的，講述員工道德品質、能力專長的少。人事檔案造假現(xiàn)象使得人事檔案在對人們職業(yè)信譽維持方面的作用大大降低。三是檔案材料用紙規(guī)格不符合要求，書寫不規(guī)范，字跡不耐久。很多企業(yè)現(xiàn)存的人事檔案材料規(guī)格大小不一，材料用筆不規(guī)范，使得檔案材料不利于保存，有的檔案材料書寫字跡潦草，難以辨認，不利于檔案的利用。

2.4 企業(yè)人事檔案管理人員素質有待提高

良好的綜合素質和業(yè)務能力的管理人員是做好企業(yè)人事檔案工作的基礎和保證。由于檔案管理專業(yè)較冷門，全國高校設此專業(yè)較少，所以很多企業(yè)的檔案管理人員是“半路出家”，對檔案管理工作缺乏系統(tǒng)的認識，也沒有受過專業(yè)的訓練，工作以后，參加檔案管理工作的學習交流機會少，再加之企業(yè)人事檔案管理工作人員很多位兼職，經常變動，造成了人事檔案管理工作基礎薄弱，不利于檔案管理水平的提高，不能保證檔案管理的質量 。

3 完善企業(yè)人事檔案管理工作的對策建議

3.1 加強檔案管理意識

檔案意識已成為制約企業(yè)人事檔案管理工作的關鍵，強化相關領導的檔案意識。加大資金投入、完善檔案管理設施、定期檢查指導檔案管理工作，正確認識人事檔案工作的特點、地位和作用，只有領導加強檔案意識，員工才能重視檔案管理工作。檔案管理部門要認識到自己工作的重要性，樹立責任感，及時、完整地收集檔案材料，把握好人事檔案的質量。普通員工也要有良好的檔案意識，明白檔案與自身利益息息相關，自覺遵守檔案管理制度。

3.2 建立社會化開放式的企業(yè)檔案管理模式

傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，一定程度上降低了人力資源的開發(fā)度，限制了人才的流動。建立社會化開放式的企業(yè)檔案管理模式應加強對企業(yè)流動人員人事檔案的管理，建立健全人才流動服務機構。應該倡導人事檔案知情權，檔案管理部門要加強對檔案宣傳工作，使員工正確認識自己的檔案，提高對自己檔案的關注度，使人事檔案工作向更高水平發(fā)展，提高檔案利用率，實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。建立社會化開放式的企業(yè)檔案管理模式，可以使各類人才更清楚的認識自身的價值，企業(yè)也能有機會獲得企業(yè)所需要的各類人才，個人和企業(yè)之間實現(xiàn)雙贏，促進企業(yè)的迅速發(fā)展。

3.3 更新手段，完善內容

企業(yè)人事檔案管理工作應與時俱進，引入科學的管理理念，采用新的管理手段，建立企業(yè)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，提高人事檔案管理工作的效率，實現(xiàn)企業(yè)人事檔案科學管理。完善企業(yè)人事檔案的內容，應摒棄傳統(tǒng)的人事檔案內容單一重復、政治性強、不具有個性化記錄；應有所側重地收集人事檔案的內容材料，既要反映過去，更要說明現(xiàn)在；應遵循“適應社會需要”和“精煉有效”的原則，擯除冗余內容；應與時俱進，增加能真實反映人才的能力、特長的內容，體現(xiàn)個人信用記錄的內容。

3.4 提高人事檔案管理人員的素質

企業(yè)應注重人事檔案管理人才的培養(yǎng)，注重管理隊伍的建設，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識，所以應該加強人事檔案管理人員的思想學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的企業(yè)人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業(yè)務能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業(yè)務培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發(fā)展。

4 結 語

社會在不斷的發(fā)展，人類在不斷的進步，人事檔案也應與時俱進。但對長期以來形成的企業(yè)管理工作，存在一定難度，但好在經過大批檔案管理工作者的努力之后，人事檔案改革已取得較大進步。做好人事檔案管理工作，利于發(fā)揮發(fā)揮人事檔案的重要作用，促進企業(yè)發(fā)展，使企業(yè)在激烈的競爭中立于不敗之地。

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