甘特圖:清晰把握工作進(jìn)程

好不容易爭(zhēng)取到的活動(dòng)或項(xiàng)目，本想靠此掙得一些業(yè)績(jī)，但實(shí)施中卻丟三落四。如何才能避免遺漏細(xì)節(jié)，如何方便快速地明確活動(dòng)分工、有效協(xié)同落實(shí)？其實(shí)，一張表格就能搞定。

月初，我陪同黃經(jīng)理走訪了我負(fù)責(zé)區(qū)域中的物佳美超市，黃經(jīng)理要求我提交一份將營(yíng)業(yè)額提升至10萬(wàn)元的計(jì)劃書。我和王斌根據(jù)黃經(jīng)理教給我們的“5W1H”的方法（詳見(jiàn)上期《5W1H：簡(jiǎn)單、快速解決問(wèn)題》）進(jìn)行了分析，并總結(jié)提交了一份詳細(xì)的提升計(jì)劃。黃經(jīng)理對(duì)我們的提升計(jì)劃非常滿意，吩咐我們務(wù)必在月底之前與市場(chǎng)部、銷售部、物流部和人力資源部一起推進(jìn)提升計(jì)劃的執(zhí)行。

按照黃經(jīng)理的吩咐，我和王斌及其他部門的負(fù)責(zé)人對(duì)提升計(jì)劃中的熱賣活動(dòng)進(jìn)行了溝通，我們花了一上午的時(shí)間討論了詳細(xì)的活動(dòng)安排和分工。具體的活動(dòng)分工是：HR部門負(fù)責(zé)招募和培訓(xùn)臨時(shí)促銷員；市場(chǎng)部負(fù)責(zé)制作條幅、海報(bào)及展區(qū)所需物品和促銷贈(zèng)品等；銷售部負(fù)責(zé)與物佳美超市溝通備貨、展區(qū)的時(shí)間和地點(diǎn)等；物流部負(fù)責(zé)備貨。溝通會(huì)議進(jìn)展地非常順利，各部門的同事也積極配合，這讓我和王斌都松了一口氣，希望下周末的活動(dòng)能順順利利。

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接下來(lái)的幾天，我都在為熱賣活動(dòng)做準(zhǔn)備，并與物佳美超市確定了展區(qū)的時(shí)間、地點(diǎn)和貨品的需求等。轉(zhuǎn)眼一周就過(guò)去了，明天就是首次熱賣活動(dòng)，我特別讓王斌來(lái)協(xié)助我，可誰(shuí)知，活動(dòng)還沒(méi)有開(kāi)始，問(wèn)題就層出不窮了。

原本計(jì)劃上午給臨時(shí)促銷員進(jìn)行培訓(xùn)，可偏偏在關(guān)鍵時(shí)刻掉了鏈子。HR說(shuō)是招募了6名促銷員，但實(shí)際只到了3個(gè)人，這讓我和王斌有點(diǎn)措手不及，不過(guò)幸好，王斌的妹妹和同學(xué)愿意幫忙趕來(lái)救場(chǎng)。

剛解決完臨促的問(wèn)題，我們本想喘口氣，可誰(shuí)知問(wèn)題一波接著一波。物流部的人來(lái)電話說(shuō)物流車壞在路上了，一時(shí)修理不好，今天的貨恐怕只能明天配送了。我在電話中大怒說(shuō)：“本來(lái)說(shuō)好周四送貨的，后來(lái)推遲到了周五。推遲到周五就算了，還找了輛壞車，其他車就不能幫忙配送一下嗎？”物流部的師傅解釋說(shuō)：“其他車都有自己的任務(wù)，沒(méi)有多余的車了?！毕仁谴黉N員沒(méi)到位，現(xiàn)在貨又運(yùn)送不到，這些突發(fā)情況搞得我頭都大了。最后實(shí)在沒(méi)有辦法了，我只好自己出錢租小貨車把貨送到超市。

下午3點(diǎn)，我和王斌到市場(chǎng)部取熱賣現(xiàn)場(chǎng)需要的物品，市場(chǎng)部同事說(shuō)東西都已經(jīng)準(zhǔn)備好了，放在一個(gè)箱子里。我和王斌非常高興，總算有一件順心的事了。

從市場(chǎng)部領(lǐng)完?yáng)|西，我和王斌立馬帶著東西去超市布置熱賣活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)。支展臺(tái)、貼海報(bào)，將促銷贈(zèng)品存放妥當(dāng)，經(jīng)過(guò)一番努力，熱賣現(xiàn)場(chǎng)總算布置好了。這時(shí)，黃經(jīng)理來(lái)電話了。

“喂，黃老大，有何吩咐？”我半開(kāi)完笑地說(shuō)，心想著我們這樣努力，黃經(jīng)理應(yīng)該會(huì)給予肯定的。

黃經(jīng)理問(wèn)：“你們?cè)诂F(xiàn)場(chǎng)呀？”

“是呀，剛剛布置完展區(qū)。很漂亮，明天效果應(yīng)該會(huì)不錯(cuò)?！?/p>

黃經(jīng)理又問(wèn)：“條幅和海報(bào)都貼了？”

我信心十足地回答說(shuō)：“都已經(jīng)ok了！”

黃經(jīng)理又問(wèn)：“易拉寶帶了嗎？超市的廣播稿準(zhǔn)備了嗎？還有超市的DM單印上我們的促銷活動(dòng)了嗎？臨促的上崗證辦好了嗎？”

黃經(jīng)理一連串的問(wèn)題，把我給問(wèn)傻了。他提的這些事情，早就被一個(gè)又一個(gè)突如其來(lái)的問(wèn)題給折騰忘了。我草草地掛了電話，和王斌商量應(yīng)該如何彌補(bǔ)以上沒(méi)有完成的工作。

我打電話問(wèn)市場(chǎng)部有沒(méi)有易拉寶，市場(chǎng)部的人說(shuō)只有產(chǎn)品介紹的易拉寶，沒(méi)有專門針對(duì)我們促銷活動(dòng)制作易拉寶。我問(wèn)他們?yōu)槭裁礇](méi)有給我們制作，市場(chǎng)部解釋說(shuō)因?yàn)闆](méi)有人要求他們做。他們這么一說(shuō)，我也啞口無(wú)言，哭的心都有了。

易拉寶沒(méi)有了著落，我趕緊讓王華幫助把廣播稿傳真過(guò)來(lái)。我拿著廣播稿匆匆忙忙去找超市的店面經(jīng)理，經(jīng)理表示明天早上就開(kāi)始播出。我又問(wèn)他們的DM上有沒(méi)有印我們的促銷活動(dòng)，店面經(jīng)理說(shuō)這期DM上沒(méi)有，要印促銷活動(dòng)需要提前兩周確認(rèn)內(nèi)容，還要提供產(chǎn)品圖片，所以這期的DM是錯(cuò)過(guò)了，下次一定要提前準(zhǔn)備。我又追問(wèn)臨促的上崗證在哪里辦，店面經(jīng)理問(wèn)我?guī)](méi)帶臨時(shí)促銷員的照片和押金？一聽(tīng)這我又傻眼了，我手里根本沒(méi)有臨促的照片。店面經(jīng)理無(wú)語(yǔ)地拍拍我的肩膀安慰說(shuō)：“明天早上早點(diǎn)來(lái)辦吧?！?/p>

我和王斌滿身疲憊，疲憊的不是身體，而是心里。我問(wèn)王斌：“我們是不是太笨了，準(zhǔn)備工作都做不好。”王斌安慰我說(shuō)：“第一次難免會(huì)出問(wèn)題，第二次就會(huì)好了?！蔽夷卦谛睦锲矶\著：希望明天一切都順利。

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電話又響了，我一看是黃經(jīng)理的來(lái)電，我都不想接了，怕他訓(xùn)話，但又不能不接，只好硬著頭皮接聽(tīng)了。黃經(jīng)理問(wèn)我們有沒(méi)有忙完，說(shuō)晚上請(qǐng)我和王斌吃飯，慰勞慰勞我們。我和王斌推托著說(shuō)：“準(zhǔn)備工作做得不到位，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)，還是等到熱賣活動(dòng)結(jié)束后再慰勞吧。”可黃經(jīng)理執(zhí)意要請(qǐng)，說(shuō)是吃個(gè)便飯，順便聊聊。掛了電話，我和王斌的心情真是悲喜交加。

晚上8點(diǎn)多，黃老大帶著王華一起來(lái)了，王華很自然地和我們打招呼。我和王斌都有點(diǎn)尷尬，心想他們倆是不是已經(jīng)確定男女關(guān)系了？黃老大看出了我們的尷尬，對(duì)我倆說(shuō)：“我專程把王華叫來(lái)的，她在活動(dòng)方面比較有經(jīng)驗(yàn)，讓她和你們分享分享?！蔽液屯醣髮?duì)視了一下，王斌是東北人，直爽地說(shuō)：“先吃完飯?jiān)俜窒戆?，我太餓了?！蔽覀冐矶急凰盒α?。

飯后，王華從包里拿出了兩張A4紙遞給我和王斌。紙上打印的是一個(gè)Excel表格，表頭是：活動(dòng)任務(wù)分配和進(jìn)度跟進(jìn)表（表1）。

王華介紹說(shuō)：“今天聽(tīng)黃經(jīng)理說(shuō)，你們?cè)诨顒?dòng)準(zhǔn)備過(guò)程中遺忘了一些細(xì)節(jié)小事，并且準(zhǔn)備過(guò)程中需要很多部門的配合，這些部門可能也難免出現(xiàn)差錯(cuò)，這些都會(huì)影響活動(dòng)的整體推進(jìn)。為避免遺忘細(xì)節(jié)，同時(shí)督促其他部門有效地配合工作，我們可以通過(guò)這張表格一目了然地了解工作進(jìn)度、工作內(nèi)容和需要與其相關(guān)部門配合的事項(xiàng)等，同時(shí)，還可以了解到哪些內(nèi)容已經(jīng)完成，哪些還沒(méi)有完成。這張表格簡(jiǎn)單而且實(shí)用?！?/p>

王斌問(wèn)王華：“這叫什么表格呀？進(jìn)度表？上面涂黑的是什么意思？”

王華笑了笑說(shuō)：“它不叫進(jìn)度表，它叫甘特圖。它的發(fā)明者叫甘特，發(fā)明于第一次世界大戰(zhàn)時(shí)期。”

王斌興奮地說(shuō)：“哦，這是打仗用的呀！厲害，厲害?！彼忠淮伟盐覀?nèi)齻€(gè)給逗笑了。

黃經(jīng)理看我不說(shuō)話，便將表格放在桌子上，指著表格說(shuō)：“你們看，這個(gè)表格是以時(shí)間為軸向后推進(jìn)的。每個(gè)時(shí)間段所要作的工作內(nèi)容，在左邊都有記錄，這樣就可以非常清楚了解到具體時(shí)間內(nèi)我們要完成的工作內(nèi)容，有助于推進(jìn)項(xiàng)目和活動(dòng)的順利完成。甘特圖，也是用于管理活動(dòng)進(jìn)程的工具，也可以叫作進(jìn)度表?！?/p>

王斌說(shuō)：“太棒了，有了這個(gè)表格，我們就不會(huì)忘了細(xì)節(jié)和小事，也可以用它督促其他部門在預(yù)定時(shí)間內(nèi)完成工作。下周我的熱賣活動(dòng)就靠它了?！?/p>

王華說(shuō)：“有一種情況你還會(huì)忘了一些事情?！甭?tīng)到這話，我和王斌都奇怪地盯著她，王華笑著說(shuō)：“那就是你沒(méi)有寫在甘特圖上的事情?！蔽液屯醣螽惪谕暤睾傲艘宦暎骸芭?”，王斌嬉皮笑臉地說(shuō)：“華姐，你很幽默呀！”

我們?nèi)齻€(gè)談話時(shí)，黃老大已經(jīng)偷偷結(jié)了賬。他回到座位上，看著我們?nèi)齻€(gè)有說(shuō)有笑的，便問(wèn)：“怎么樣，這個(gè)表格有用吧？”我和王斌急忙點(diǎn)點(diǎn)頭。

黃經(jīng)理做總結(jié)陳述說(shuō)：“甘特圖，是項(xiàng)目管理中很常用的工具，它用時(shí)間進(jìn)度標(biāo)出工作內(nèi)容，可以提高工作效率和效果。它能讓管理者極為方便地弄清楚活動(dòng)分工，同時(shí)監(jiān)管活動(dòng)進(jìn)度，對(duì)于你們新人來(lái)說(shuō)，也非常實(shí)用。制作甘特圖非常簡(jiǎn)單，用Office軟件中Excel工具就可以完成，完成之后你可以群發(fā)給相關(guān)負(fù)責(zé)人，以提示他們及時(shí)按照活動(dòng)進(jìn)程完成工作。”

黃經(jīng)理請(qǐng)服務(wù)員加了茶水，然后繼續(xù)說(shuō)：“甘特圖使用很廣泛，像王菲演唱會(huì)前期的準(zhǔn)備、新品的開(kāi)發(fā)、軟件開(kāi)發(fā)項(xiàng)目、圖書出版等，都會(huì)用到甘特圖。我有個(gè)老朋友結(jié)婚都用甘特圖進(jìn)行的前期準(zhǔn)備?！?/p>

聽(tīng)了黃經(jīng)理的介紹，我和王斌都信心滿滿地點(diǎn)頭稱是。

王華補(bǔ)充說(shuō)：“其實(shí)甘特圖還可以用微軟推出的Project軟件來(lái)制作，功能非常強(qiáng)大的項(xiàng)目管理軟件?！?/p>

我和王斌就像兩名小學(xué)生，都聽(tīng)傻眼了。我好奇地看著王華問(wèn)：“華姐，你是怎么學(xué)會(huì)用甘特圖的？”

王華說(shuō)：“秘密！”

王斌看著我說(shuō)：“你嫉妒呀，黃老大教的唄！”

回到家里，我看著甘特圖，心里有著說(shuō)不出來(lái)的感覺(jué)。王華入職比我晚，可成長(zhǎng)比我快，這讓我倍感壓力，這樣的壓力讓我感到了不快和不安。

第二天的熱賣活動(dòng)中，黃經(jīng)理和王華也去了現(xiàn)場(chǎng)幫忙督戰(zhàn)。在公司的配合協(xié)助下，我們公司的熱賣活動(dòng)效果非常好，兩天的熱賣活動(dòng)人氣很旺，銷量也不錯(cuò)。

（編輯：吳明 housy0116@ 126.com）