論“You Attitude” 在外貿(mào)函電中的應(yīng)用

摘 要：外貿(mào)函電是當(dāng)今國(guó)際貿(mào)易重要的交際手段，在國(guó)際貿(mào)易中起著至關(guān)重要的作用。作為外貿(mào)函電寫作重要的禮貌原則“You Attitude”，即寫信人不能以自我為中心，而應(yīng)站在對(duì)方的立場(chǎng)，設(shè)身處地為對(duì)方考慮。本文將對(duì)外貿(mào)函電中“You Attitude” 的具體應(yīng)用以及表現(xiàn)方式作探討。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)函電 You Attitude 應(yīng)用

[中圖分類號(hào)]：H315 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]：A

[文章編號(hào)]：1002-2139(2012)-02-0162-01

“You Attitude” 是相對(duì)于“We Attitude”，也就是從收信人的角度和立場(chǎng)來(lái)考慮問題，使語(yǔ)句顯得平和、友好，表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的尊重和禮讓，在國(guó)際貿(mào)易中就要體諒對(duì)方的感受和處境。有人還說過：“remember that the word b-u-s-i-n-e-s-s contains both U and I， but the U comes before the I. This is the sequence for you to remember.”(要記住 b-u-s-i-n-e-s-s 這個(gè)詞里有u 和i ，但u （與“you”同音）在i 之前，這是你要記住的次序。)

一、使用第二人稱

“You Attitude” 體現(xiàn)在外貿(mào)函電中經(jīng)常使用第二人稱，顯示寫信人的真誠(chéng)、謙虛、合作的態(tài)度，避免使用第一人稱，給人居高臨下，人情冷漠之感。試比較下列句子：

1. We are pleased to announce that ……

2. You will be pleased to know that ……

以上句子1采用了第一人稱，語(yǔ)氣生硬，給人以耳提命的感覺。句子2 使用了第二人稱，顯得客氣而得體。

二、語(yǔ)氣

“You Attitude” 還體現(xiàn)在外貿(mào)函電寫作的語(yǔ)氣，態(tài)度委婉、含蓄，體諒對(duì)方的心情和處境。無(wú)論是肯定還是否定，贊揚(yáng)還是批評(píng)，語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)要避免粗魯冒犯，主觀武斷，要具有商榷的余地。即使是寫信抱怨或回復(fù)抱怨也要表現(xiàn)出技巧策略，語(yǔ)氣語(yǔ)調(diào)要把握好度，這樣才能達(dá)到預(yù)期的效果。

1、使用請(qǐng)求語(yǔ)氣

請(qǐng)求語(yǔ)氣能充分體現(xiàn)說話人對(duì)對(duì)方的尊重，且避免了語(yǔ)氣的生硬和給對(duì)方造成的強(qiáng)迫感。外貿(mào)函電中經(jīng)常用疑問句表示請(qǐng)求語(yǔ)氣，可避免語(yǔ)氣生硬刻板，給對(duì)方留有更大余地，更有禮貌。如下列句子3）比祈使句1）和陳述句2）更客氣，讓人感覺更舒服，更有利于雙方友好的貿(mào)易關(guān)系。

1）Ship us your goods in July.

2) Please ship us your goods in July.

3) Would you please ship us your goods in July?

2、使用虛擬語(yǔ)氣

虛擬語(yǔ)氣可以表示主觀愿望和假想虛擬的情景，并可以使語(yǔ)氣委婉。外貿(mào)函電中虛擬語(yǔ)氣的運(yùn)用會(huì)給對(duì)方留出更多面子，有利于業(yè)務(wù)的開展和貿(mào)易關(guān)系的確立。如：

1）Would you compare our sample with the goods of other firms?

2) We would ask you to ship the goods by the first available vessel.

3、使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

在外貿(mào)函電中，交易雙方為了表明各自的立場(chǎng)和觀點(diǎn)，常使用主動(dòng)結(jié)構(gòu)的句式。在表達(dá)否定意義時(shí)，若使用主動(dòng)結(jié)構(gòu)，語(yǔ)氣就會(huì)顯得尖銳，加重責(zé)備的語(yǔ)氣，使對(duì)方的面子受損，對(duì)營(yíng)造融洽的合作關(guān)系極為不利。此時(shí)，宜采用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)的履行情況，淡化動(dòng)作的對(duì)象，使陳述顯得客觀委婉。如下列句子中2）比1）要溫和禮貌得多，也就有利于雙方問題的最終解決。

1）You damaged the case.

2) The case was found to be damaged.

4、使用婉轉(zhuǎn)語(yǔ)句

在表示拒絕、抱怨或提出索賠時(shí)，不能居高臨下，盛氣凌人，對(duì)對(duì)方要尊重，要盡可能使用婉轉(zhuǎn)語(yǔ)句，恰如其分地表達(dá)自己的意圖。常用的婉轉(zhuǎn)句型有：

We are afraid…/We would say…/it seems to us…/we (would) suggest…/we regret等，如：

1) We are afraid we can’t comply with your request.

2) We would say that it was unwise of you to have done that.

3) We regret that we haven’t heard from you in reply to our two letters.

上述例中加上“we are afraid”，“we would say”和“we regret”后，語(yǔ)氣緩和了很多，顯得禮貌、客氣。

三、多為對(duì)方著想

寫信時(shí)不能一味從自己的立場(chǎng)著想，而應(yīng)設(shè)身處地地為對(duì)方考慮。具體而言，在外貿(mào)函電中盡可能使用“You”，“Your business”，“Your needs”等，令對(duì)方對(duì)方感到是以收信人為核心，把對(duì)方的利益放在首位。如：“Your close cooperation in this respect will be highly appreciated.”比“We will highly appreciate your close cooperation in this respect.”更能體現(xiàn)為對(duì)方考慮。而“As you are usually very prompt setting your accounts……”比“As we usually receive your prompt payment of the accounts……”更能體現(xiàn)對(duì)收信人良好商業(yè)信譽(yù)度的贊揚(yáng)。

總之，在撰寫外貿(mào)函電時(shí)，要充分考慮如何站在對(duì)方的立場(chǎng)上，信函所用詞匯會(huì)給對(duì)方留下什么樣的印象，產(chǎn)生什么樣的影響。只有通過“You Attitude”的恰到運(yùn)用，才能讓我們所要傳達(dá)的信息被對(duì)方欣然接受，促成交易的順利實(shí)現(xiàn)。

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