2002年～2011年大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f信息數(shù)據(jù)計(jì)量分析

大學(xué)畢業(yè)生檔案是大學(xué)生成長(zhǎng)的原始記錄，包括人事檔案和組織檔案兩大部分內(nèi)容，它的轉(zhuǎn)移緊隨畢業(yè)生就業(yè)崗位落實(shí)而運(yùn)行，從一定程度上反映了大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)的基本情況。大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f直接的記錄是《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移登記表》，該表一式三聯(lián)，發(fā)檔學(xué)校留存根聯(lián)，收檔單位留接收聯(lián)。回執(zhí)聯(lián)由收檔單位填寫(xiě)清楚接收情況后返回發(fā)檔學(xué)校，整個(gè)流程設(shè)計(jì)形成一個(gè)完整嚴(yán)密的循環(huán)系統(tǒng)。

本文對(duì)2002年～2011年10年間河南師范大學(xué)積累的《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移登記表》相關(guān)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，得出當(dāng)前大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f的特點(diǎn)，希望引起我們高度的關(guān)注。

1 資料與方法

《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移登記表》是大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f最基礎(chǔ)、原始的記錄，是分析了解大學(xué)生就業(yè)狀況的第一手資料。“各種分析都是以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的，分析的準(zhǔn)確性取決于所收集數(shù)據(jù)的可靠性。”基于數(shù)據(jù)的可靠性，我們對(duì)我校檔案館存檔的2002年～2011年10年間《學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移登記表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，共計(jì)185本，其中，2002年10本，2003年13本，2004年、2005年、2006年、2007年、2008年各16本，2009年29本，2010年26本，2011年27本。每個(gè)登記本一般100頁(yè)，部分登記本頁(yè)數(shù)略有增減。每頁(yè)登記發(fā)檔數(shù)大部分為1份，少量為1份～5份，個(gè)別為批量份數(shù)，批量發(fā)檔一般在5月～7月10日時(shí)間區(qū)間。按年區(qū)分，對(duì)每個(gè)登記本，以每本的頁(yè)數(shù)為單位，從調(diào)檔種類(lèi)入手，劃分派遣證、考研升本、工作調(diào)檔函三類(lèi)確定收檔單位，個(gè)別轉(zhuǎn)學(xué)、證明信調(diào)檔分別歸入考研升本、工作調(diào)檔函兩類(lèi)，同時(shí)，對(duì)反饋回執(zhí)、調(diào)檔時(shí)間、檔案自帶等相關(guān)信息數(shù)據(jù)逐年統(tǒng)計(jì)匯總，并進(jìn)行分析對(duì)比得出結(jié)論，以期能揭示當(dāng)前大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f的規(guī)律及特點(diǎn)。

2 數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析

2.1 調(diào)檔時(shí)間工作量分布。根據(jù)普通高等學(xué)校工作性質(zhì)、特點(diǎn)以及我國(guó)人事調(diào)配錄用的一般情況，我們將調(diào)檔時(shí)間劃分為四個(gè)區(qū)間，1月～4月為第一區(qū)間，5月～7月10日為第二區(qū)間，7月中旬～8月為第三區(qū)間（暑假期間），9月～12月為第四區(qū)間。2002年～2011年，調(diào)檔時(shí)間工作量分布情況具體如表1所示：

從表1可知，2002年～2011年調(diào)檔時(shí)間工作量分布呈“馬鞍”形，兩端低，中間高。1月～4月第一區(qū)間，年平均量發(fā)檔百分比8.2﹪，為最小，主要受寒假、春節(jié)、考研等國(guó)內(nèi)重要活動(dòng)影響；5月～7月10日第二區(qū)間，年平均量發(fā)檔百分比54.8﹪，為最大，占全年發(fā)檔量半數(shù)強(qiáng)，主要受錄取研究生調(diào)檔和政府、社會(huì)人事調(diào)配錄用高峰左右；7月中旬～8月第三區(qū)間，盡管是高校處于暑假期間，年平均量發(fā)檔百分比20﹪，僅次于峰值段，主要受制于錄取研究生調(diào)檔余波及政府、社會(huì)人事調(diào)配錄用工作正?；?；9月～12月第四區(qū)間，年平均量發(fā)檔百分比17﹪，小幅回落，仍明顯強(qiáng)于第一區(qū)間量，主要是政府、社會(huì)人事調(diào)配錄用工作正常開(kāi)展階段。

2.2 調(diào)檔種類(lèi)分布。根據(jù)國(guó)家文件規(guī)定以及傳統(tǒng)發(fā)檔操作規(guī)程要求，享有獨(dú)立人事管轄權(quán)的單位才具備接收大學(xué)畢業(yè)生檔案資格，因此，就業(yè)報(bào)到證和考錄研究生調(diào)檔函是發(fā)檔的傳統(tǒng)種類(lèi)，收檔單位限于地市級(jí)以上政府機(jī)關(guān)人事部門(mén)、國(guó)家地方大中型二級(jí)以上企業(yè)的人事主管部門(mén)以及高校的研究生招收錄取部門(mén)。2002年～2011年調(diào)檔種類(lèi)分布情況具體如表2所示：

從表2所示，2002年～2011年調(diào)檔種類(lèi)分布情況呈兩個(gè)主要趨勢(shì)，一是報(bào)到證和考研調(diào)檔量百分比呈逐年下滑態(tài)勢(shì)；二是工作調(diào)檔函調(diào)檔量百分比呈逐年上升勢(shì)頭，兩者呈負(fù)相關(guān)的關(guān)系。前者收檔單位是傳統(tǒng)的部門(mén)，后者是新生代眾多收檔單位。如，縣區(qū)政府人事主管部門(mén)、縣區(qū)選聘高校畢業(yè)生到村任職工作小組、縣區(qū)教育局委、人才交流服務(wù)中心、武裝部、財(cái)政局、公安局、工商局、人民武裝警察省消防總隊(duì)、區(qū)縣農(nóng)村信用合作聯(lián)社等部門(mén)，他們往往開(kāi)具調(diào)檔函提取畢業(yè)生檔案。調(diào)檔種類(lèi)在明顯增多，這預(yù)示著收檔單位正在向多元化、分散化和小型化發(fā)展。而2005年是一個(gè)明顯的分水嶺，這與2005年大學(xué)生就業(yè)趨勢(shì)發(fā)生的轉(zhuǎn)變有異曲同工之妙，即就業(yè)方向由大中城市向小城市、縣城分布，國(guó)有企業(yè)、學(xué)校和私營(yíng)企業(yè)成為學(xué)生最主要選擇。這與大學(xué)畢業(yè)生數(shù)量劇增、就業(yè)環(huán)境日趨嚴(yán)峻和人才需求社會(huì)化相吻合。

2.3 回執(zhí)回收率情況?；貓?zhí)回收是大學(xué)畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)移的重要環(huán)節(jié)，它決定著檔案發(fā)送質(zhì)量高低，也標(biāo)志著檔案接收單位對(duì)檔案轉(zhuǎn)移工作的重視程度。2002年～2011年，回執(zhí)回收率情況具體如表3所示：

從表3可知，2002年～2011年回執(zhí)回收率顯示呈逐年劇烈下滑態(tài)勢(shì)，十年間，由一半快速下降到2.9﹪，到了“名存實(shí)亡”的境地。這表明，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移循環(huán)系統(tǒng)的回路正在面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，就是說(shuō)，檔案發(fā)出后，收檔方是否收到、收到狀況、收到時(shí)間，發(fā)出方未收到任何信息反饋，判斷收檔方的收檔情況只能“跟著感覺(jué)走”，對(duì)方只要不再次索要，就應(yīng)視為收到。

2.4 檔案?jìng)鬟f形式。根據(jù)國(guó)家文件規(guī)定以及傳統(tǒng)發(fā)檔操作規(guī)程要求，原則上，檔案?jìng)鬟f應(yīng)通過(guò)收檔單位來(lái)人、發(fā)檔單位專(zhuān)人送達(dá)或通過(guò)機(jī)要交通寄送三種形式傳遞，不準(zhǔn)自帶。但是，隨著大學(xué)生就業(yè)形勢(shì)日趨嚴(yán)峻、社會(huì)招錄人才效率提速以及機(jī)要交通形式自身遲緩現(xiàn)象等綜合因素作用，進(jìn)入21世紀(jì)后，檔案?jìng)鬟f形式發(fā)生了微妙變化，檔案相對(duì)人逐漸介入檔案?jìng)鬟f工作。我們通過(guò)檔案相對(duì)人自帶率來(lái)反映傳遞形式的變化，2002年～2011年自帶率情況具體如表4所示：

從表4可知，2002年～2011年自帶率顯示呈逐年強(qiáng)烈上升態(tài)勢(shì)，這表明，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)移不僅僅是依靠報(bào)到證、考研調(diào)檔函通過(guò)機(jī)要交通的形式，畢業(yè)生個(gè)人即檔案相對(duì)人通過(guò)調(diào)檔函要求自帶檔案趨勢(shì)明顯走強(qiáng)。

3 結(jié)論與啟示

首先，大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f工作量在逐年增大，工作量在暑假前夕達(dá)到“峰頂”。高校學(xué)生檔案管理部門(mén)要科學(xué)合理調(diào)劑分配工作人員，尤其在第二區(qū)間應(yīng)該集中力量打“攻堅(jiān)戰(zhàn)”，保質(zhì)保量完成調(diào)檔任務(wù)。同時(shí)，暑假、寒假也要兼顧畢業(yè)生調(diào)檔工作，調(diào)整好心態(tài)，合理分配調(diào)休，杜絕“空城”現(xiàn)象，完成特殊時(shí)間段的工作。

其次，調(diào)檔種類(lèi)在逐年豐富，收檔單位在向多元化、分散化和小型化方向發(fā)展。針對(duì)這一發(fā)展趨勢(shì)，畢業(yè)生手持調(diào)檔函要求調(diào)檔的越來(lái)越多，我們應(yīng)從維護(hù)畢業(yè)生合法權(quán)益和保證順利就業(yè)出發(fā)，分“輕重緩急”予以區(qū)別對(duì)待。經(jīng)核實(shí)調(diào)檔“十萬(wàn)火急”的，完善手續(xù)后，畢業(yè)生相對(duì)人允許自帶，同時(shí)，告知畢業(yè)生自己抓緊辦理就業(yè)報(bào)到證；不是十分緊急的，還是做好說(shuō)服開(kāi)導(dǎo)工作，讓畢業(yè)生辦好就業(yè)報(bào)到證后，通過(guò)機(jī)要交通郵寄。

再次，檔案回執(zhí)回收率逐年下降。發(fā)檔部門(mén)不必大驚小怪，沒(méi)有必要發(fā)催問(wèn)單索取回執(zhí)單，如果檔案相對(duì)人反饋未收到，下查詢(xún)單即可。解決回執(zhí)回收率下降問(wèn)題的根本出路還是需要從軟件開(kāi)發(fā)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新等方面著手。

最后，檔案相對(duì)人自帶檔案現(xiàn)象愈演愈烈。我們應(yīng)該對(duì)此有個(gè)新的認(rèn)識(shí)，自帶是大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f方式的有益補(bǔ)充，應(yīng)該允許學(xué)生自帶。為了做好此項(xiàng)工作，我們應(yīng)該加以規(guī)范引導(dǎo)，減少自帶有可能引發(fā)的弊端，即確保是學(xué)生本人，應(yīng)有調(diào)檔函，本人應(yīng)保證自愿自帶責(zé)任自負(fù)，滿(mǎn)足這些條件后，畢業(yè)生自帶是穩(wěn)妥的。

上述種種現(xiàn)象，正在對(duì)既有的大學(xué)畢業(yè)生檔案?jìng)鬟f工作理念、體制、方式形成日趨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。這些變化應(yīng)該引起我們足夠的重視。

（作者單位：河南師范大學(xué)檔案館 來(lái)稿日期：2012-06-18）