項目檔案整理執(zhí)行標準之間的差異探討

齊全、完整的工程項目檔案是工程項目的無形資產(chǎn)，在建設(shè)過程中起依據(jù)作用，項目交付使用后起憑證作用。及時有效地為項目建設(shè)和管理提供利用，是項目檔案整理的最基本屬性。國家從保證建設(shè)項目質(zhì)量的實際需要和保持項目檔案的存在價值出發(fā)，對項目檔案的形成、積累、整理、歸檔工作越來越重視。除了發(fā)文要求各級政府重視項目檔案工作外，還制定了一系列標準規(guī)范，嚴格項目檔案的形成過程和歸檔整理要求，以保證項目檔案的齊全、完整。

國家頒發(fā)的項目檔案整理標準有《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）（以下簡稱“50328”），本規(guī)范是在《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》（GB/T11822-2000）（以下簡稱“11822”）基礎(chǔ)上，對建設(shè)工程文件的形成、收集、整理進行規(guī)范，建設(shè)工程文件除了具有科學技術(shù)文件材料的基本屬性外，還具有建設(shè)工程文件所特有的本質(zhì)屬性。2002年，國家檔案局頒發(fā)了《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）（以下簡稱“T28”），對重點建設(shè)項目檔案的整理提出了具體要求。這一規(guī)范是對前兩個標準由一般到個別，由整體到局部的深化。為了適應(yīng)國家對工程建設(shè)科技文件材料形成、積累、收集、整理、歸檔工作的整體要求，保證石油化工建設(shè)項目達到質(zhì)量上的要求和建設(shè)項目檔案的齊全、完整，石油化工集團公司制定了《石油化工建設(shè)工程項目交工技術(shù)文件規(guī)定》，該規(guī)定重點對項目建設(shè)過程中文件的形成提出了要求。以上幾個規(guī)范和標準，形成了對建設(shè)項目文件材料形成、積累、收集、整理、歸檔進行整體控制的標準體系，是工程建設(shè)，特別是重點工程建設(shè)，乃至石油化工項目建設(shè)進行檔案整理的依據(jù)。后來，根據(jù)形勢的要求和對項目檔案整理工作的新認識，以及科學技術(shù)的發(fā)展，國家對幾個標準進行了修訂，使這些規(guī)范和標準可操作性更強，成了項目檔案工作人員進行檔案整理得力的有效工具。

項目檔案整理的一系列規(guī)范、標準的制定，提高了項目檔案整理的標準化、規(guī)范化程度。從整體上看，幾個規(guī)范標準所要達到的目標是一致的，中心思想也是統(tǒng)一的。但就個別內(nèi)容上，有提法不一的現(xiàn)象，有的條目量化標準上還出現(xiàn)差別（見下表），這就給標準的執(zhí)行上帶來一些困難，現(xiàn)把它列出來，與同行商榷，也請標準制定部門引起注意并能協(xié)調(diào)解決。

上表中，盡管列舉11822的內(nèi)容是2008版，先于后兩個標準，但實際內(nèi)容上，11822的2008版與2000版只有在按件管理上有所變化外，其他內(nèi)容變化不大。

從以上表中可以看出，三個標準之間的差別。歸納起來，基本上可分三個類型。

一種類型是，對有關(guān)的條文敘述上盡管有差別，但基本內(nèi)容是一致的。如，表序號中的1、2、5。表中的第一條內(nèi)容是檔案號的編制問題，項目檔案號主要由三部分組成，分類號、項目代號和案卷號。11822中，比其他兩個標準多了一個全宗號，全宗號的設(shè)置對于上級部門來說，也是必要的，所以，檔案號的編制上，三個標準的表述基本上是一致的；表中的第2條是“案卷題名”，三個標準對案卷題名的表述盡管詳簡不一，但最基本的一點是“簡明、準確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容”。這一條，在執(zhí)行上也不會存在大的問題；表中，第5條是“目錄與頁碼”的編制問題。三個標準的基本思想是“成套圖樣或印刷成冊文件，不必重新編寫頁號”。其基本思想是，既保證案卷整潔、規(guī)范，又減少不必要的重復(fù)勞動。

另一種類型是，對有關(guān)條目表述差別比較大，在可操作性方面，相對就比較差。如，表中的第3、4、6、7、10、11、12條。第3條講的是案卷“裝訂”問題，三個標準所講的都不盡相同。尤其是50328，后邊內(nèi)容把前面的內(nèi)容否定了，也就是說，本條的內(nèi)容本身也不一致。其中，一句“既有文字材料又有圖紙的案卷應(yīng)裝訂”表述，更難操作，哪有純圖紙的案卷？封面、目錄、說明幾乎每卷中都有，這樣一來，也就是說，所有的案卷都要裝訂了。11822對這個問題開始的表述是：成冊、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。這就是說，成冊的應(yīng)該是裝訂的；成套的，就不一定了，在實際工作中，成套的設(shè)計文件裝訂得就很少。既然保持原有形態(tài)，也就是說，允許不裝訂了。T28對此問題的表述(見表)就比較好，對問題直接表述，是什么就是什么，就是說，文字材料不論是整卷或是單件都要裝訂，圖紙可不裝訂。如果按T28執(zhí)行，前兩個標準作用就消失了，而且，前兩個標準是國標，后一個標準是行業(yè)標準，這樣一來，國標對行業(yè)標準的指導(dǎo)意義也消失了。

第4條講的蓋檔號章的位置問題，11822講的是在每件文件的空白處，T28講的是在右上角；第6條講的是蓋竣工圖章，50328的章與T28中竣工圖章樣式如下：

從兩個竣工圖章可以看出，從章的式樣，到章的內(nèi)容，從章的尺寸到簽署都有較大的差別。由于標準出現(xiàn)的差別，給竣工圖的編制造成了困難，也就是說，用哪一個標準制作的竣工圖章都是對的，這樣一來，標準化、規(guī)范化又怎么貫徹呢？

第7條是講檔案盒厚度的問題，其差別在表中一目了然。尤其不能讓人理解的是50328，前面說案卷厚度不宜超過40mm，而卷盒可以做到50mm，沒有那么厚的案卷，要做那么厚的盒子就沒有意義了。

第8條講的是立卷單位，在這個問題上，由于幾個標準在概念上沒有說清楚，具體操作者在理解上差別就比較大。文件材料從收集、積累到組卷，再形成案卷，有了封面、目錄和備考表，最后，才有檔案號。立卷過程應(yīng)該包括文件材料的形成到編制檔案號的全過程，這個過程可分為：形成積累、組卷、立檔幾個階段，所以，這個過程往往不是一個單位完成的。這樣，對一個案卷的立卷單位，就不好確定。T28中用“項目負責部門”概括性還強些，相對好操作一些。一般來說，形成積累和組卷的過程是由施工單位完成的，案卷的封面、目錄、備考表以及編制檔號是檔案館（室）完成的。施工單位負的是文件材料編制的責任，在案卷目錄中已經(jīng)體現(xiàn)了，檔案保管部門要對案卷最后的著錄項負責，也就是要對案卷最后成卷負責任。這里，不僅是一個立卷單位的問題，還牽涉?zhèn)淇急砹⒕砣说膯栴}，本文認為，備考表中立卷人改為立檔人為好，即要有人對案卷的最后成卷負責任。

第12條是講的卷內(nèi)目錄中頁數(shù)與頁號的問題，幾個標準中的表述也不一致?！?1822=2008”中是編制頁數(shù)，“50328”和“T28”中是頁號。本文認為，對于一個檔案館來說，文件材料的組成各式各樣，但不外乎卷內(nèi)文件材料“一套一卷”和“多件一卷”兩種形式。“一套一卷”使用頁號就比較方便，“多件一卷”的，用頁數(shù)就比較好。使用單一的形式，對另外一種形式的編制都不好處理。

第三種類型是有些問題在一個標準有規(guī)定，在另外兩個標準未提及，這種問題在實際工作中又會常遇到，如，表中第9條，編制單位問題。編制單位可以稱之為“責任者”，責任者在三個標準中也都有表述，也表現(xiàn)出了三個標準叫法不統(tǒng)一的問題。叫法不統(tǒng)一，也給實際操作造成“莫衷一是”的感覺。

表中還列舉了其他方面標準表述不一致的，本文不一一贅述了，只是對標準制定提幾點建議。

一、11822是國標，應(yīng)該是各類科技文件材料整理的基礎(chǔ)，其他類別的文件材料整理就應(yīng)該以11822為基礎(chǔ)，如果再制定整理標準，只能是對11822的細化，而不能相左。

二、本文認為，幾個標準的關(guān)系是：11822派生出50328，50328派生出T28，一旦在執(zhí)行過程中出現(xiàn)異議的話，應(yīng)該用11822去解釋，不能造成具體操作者無所適從的現(xiàn)象。

三、其他行業(yè)標準應(yīng)以上三個標準為基礎(chǔ)，制定適應(yīng)本行業(yè)科技文件的整理標準。11822對一些行業(yè)某些特殊問題顧及不到的，本行業(yè)可以根據(jù)本行業(yè)科技文件材料的特點進行充實，但要征得主管部門同意并備案，防止出現(xiàn)“相左”的現(xiàn)象發(fā)生。11822標準中十分明確的內(nèi)容，其他行業(yè)就不應(yīng)該出現(xiàn)相左的表述。

四、建設(shè)單位檔案部門在對項目檔案進行整理的實際工作中，如果要很好地執(zhí)行三個標準，使整理工作順利進行，本文認為，應(yīng)該把三個標準融合在一起，編制出適合本單位的整理細則，既符合了三個標準的要求，又提高了可操作性，無疑是對項目檔案整理標準化、規(guī)范化的一個貢獻。

（作者單位：中原油田檔案館 來稿日期：2012-06-11）