網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合探究

摘 要：文章探討了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的內(nèi)容（包括檔案實(shí)體及其管理、檔案信息及其數(shù)據(jù)、檔案信息技術(shù)及其標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息系統(tǒng)及其運(yùn)行、檔案信息人才及其服務(wù)的整合）與模式（在“實(shí)體整合”基礎(chǔ)上開(kāi)展“虛擬整合”），并對(duì)整合中存在的問(wèn)題（整合主體問(wèn)題、法規(guī)約束問(wèn)題、技術(shù)選擇問(wèn)題、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問(wèn)題）及相應(yīng)對(duì)策（創(chuàng)新管理機(jī)制、完善檔案立法、選用先進(jìn)技術(shù)、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系）進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息資源整合；內(nèi)容與模式；問(wèn)題與對(duì)策

20世紀(jì)50年代起，國(guó)外已有學(xué)者敏銳地洞察到，以開(kāi)發(fā)和利用信息資源為根本目的的信息活動(dòng)必將成為人類(lèi)一項(xiàng)主要社會(huì)活動(dòng)，并對(duì)檔案信息資源整合的理論基礎(chǔ)、整合方法和技術(shù)進(jìn)行了探索研究。

新世紀(jì)以來(lái)，信息技術(shù)條件下檔案信息資源整合問(wèn)題逐漸成為我國(guó)檔案學(xué)界津津樂(lè)道的熱點(diǎn)話(huà)題，各地也積極行動(dòng)起來(lái)，整合實(shí)踐取得了一定成效。

1 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的內(nèi)容與模式

1.1 內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合，是一項(xiàng)在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”檔案事業(yè)管理體制下，以現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)法律法規(guī)為依托，將相對(duì)分散的檔案實(shí)體、檔案信息及其相關(guān)技術(shù)、人員、設(shè)備等資源進(jìn)行融合、類(lèi)聚、重組，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源結(jié)構(gòu)合理、配置優(yōu)化、功能完善、保障到位、社會(huì)共享等目標(biāo)的系統(tǒng)工程。[1]涵蓋了以下幾方面內(nèi)容：

1.1.1 檔案實(shí)體及其管理的整合。實(shí)體檔案信息資源是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的最根本來(lái)源。然而，檔案形成于不同的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位，它們都是獨(dú)立的法人組織和立檔單位，彼此在檔案實(shí)體管理上并不構(gòu)成權(quán)利義務(wù)關(guān)系。為此，必須對(duì)分散的檔案實(shí)體實(shí)施全方位的采集、組織、加工、管理，從而把握檔案信息資源的整體布局。而完成這一系列工作，又需要一個(gè)高效協(xié)調(diào)的管理機(jī)制。只有實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體及其管理的有效性，才能保證檔案信息資源整合結(jié)果的“完整性”。

1.1.2 檔案信息及其數(shù)據(jù)的整合。信息是檔案信息資源整合的最基本元素，這些檔案信息的初始狀態(tài)表現(xiàn)為檔案異構(gòu)數(shù)據(jù)。如何整合分散數(shù)據(jù)、修復(fù)數(shù)據(jù)質(zhì)量、減少數(shù)據(jù)延遲、理清數(shù)據(jù)歸屬、提供數(shù)據(jù)的可視性和透明度，都是必須考慮的。在整合過(guò)程中，務(wù)必突出檔案信息及其數(shù)據(jù)之間的高度“聯(lián)結(jié)性”，即檔案信息必須彼此關(guān)聯(lián)、互為憑證，從而實(shí)現(xiàn)整合后檔案信息資源在內(nèi)容上的“多維性”，因此，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源整合應(yīng)堅(jiān)持“有秩序、有效用、有價(jià)值”等基本原則，[2]使檔案信息從混沌到有序、零亂到整齊，成為有規(guī)可循、效用持久的有機(jī)整體。

1.1.3 檔案信息技術(shù)及其標(biāo)準(zhǔn)的整合。隨著檔案信息資源內(nèi)容的日益海量化、形式更趨多樣化、服務(wù)講究現(xiàn)代化，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)成為檔案信息資源整合的關(guān)鍵性因素?？梢?jiàn)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息整合非常強(qiáng)調(diào)“技術(shù)模式”的改變。在檔案信息資源整合過(guò)程中，涉及信息數(shù)據(jù)組織、轉(zhuǎn)換、存儲(chǔ)、壓縮技術(shù)，信息分類(lèi)、檢索技術(shù)，用戶(hù)界面與系統(tǒng)集成技術(shù)等。[3]當(dāng)然，檔案信息資源整合僅僅擁有技術(shù)還不夠，標(biāo)準(zhǔn)化才是有效整合檔案信息資源的真正前提。沒(méi)有統(tǒng)一的信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，系統(tǒng)間信息的互通互聯(lián)就無(wú)從談起。

1.1.4 檔案信息系統(tǒng)及其運(yùn)行的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合，就是希圖借助網(wǎng)絡(luò)高效跨庫(kù)、無(wú)縫連接的服務(wù)，在現(xiàn)有配置與管理狀況下，建立統(tǒng)一的信息交換與共享平臺(tái)。這是一個(gè)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并且實(shí)現(xiàn)了資源數(shù)字化、管理一體化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息資源管理系統(tǒng)。在此系統(tǒng)中，各個(gè)實(shí)體信息機(jī)構(gòu)在網(wǎng)絡(luò)上結(jié)成“同盟”，彼此分工合作，共建共管。

1.1.5 檔案信息人才及其服務(wù)的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整合，需要強(qiáng)有力的人才隊(duì)伍保障。針對(duì)檔案隊(duì)伍技術(shù)人才緊缺的現(xiàn)狀，除了完善人才引進(jìn)體系，更要注意培育現(xiàn)有在崗人員。既可派員赴高校、科研院所學(xué)習(xí)深造，也可請(qǐng)專(zhuān)家、學(xué)者來(lái)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)。檔案部門(mén)工作人員務(wù)必更新工作理念，樹(shù)立科學(xué)發(fā)展觀，創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)，改善服務(wù)。

通過(guò)上述全方位的整合，必將帶來(lái)非同一般的“協(xié)同共振”與“整體優(yōu)化”，這種效果，是“非網(wǎng)絡(luò)環(huán)境”檔案信息資源整合所無(wú)法比擬的。

1.2 模式。檔案信息資源整合的模式，主要有兩種：一是“實(shí)體”檔案信息資源的整合，二是“虛擬”檔案信息資源的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源整合主要采用“虛擬整合”模式。

檔案“實(shí)體”整合模式，是相對(duì)獨(dú)立的個(gè)體層面的整合。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下“虛擬整合”模式，卻是錯(cuò)綜復(fù)雜的群體層面的整合，是一種強(qiáng)調(diào)邏輯關(guān)系、追求資源共享的“虛擬整合”模式。

“虛擬整合”模式，可實(shí)施“三步走”戰(zhàn)略：

第一步，各檔案館采取虛擬機(jī)、主機(jī)托管、聯(lián)通專(zhuān)線(xiàn)等技術(shù)方案，按照一定的“入網(wǎng)程序”，對(duì)館藏信息資源實(shí)施整合?，F(xiàn)今，已有大量檔案館邁出了可喜的第一步。

第二步，在各館檔案信息資源整合與集成的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)區(qū)域文獻(xiàn)信息機(jī)構(gòu)協(xié)作，[4]實(shí)施檔案信息資源的整體化組織與建設(shè)，形成“一站式”信息檢索和利用格局。目前，部分省市已在這方面做了有益的嘗試，但在信息內(nèi)容整合的廣度和面向用戶(hù)構(gòu)建信息呈現(xiàn)形式等方面，仍存在不盡如人意之處。

第三步，在“一站式”服務(wù)基礎(chǔ)上，開(kāi)展檔案信息資源的深層次開(kāi)發(fā)，重視知識(shí)挖掘，促進(jìn)檔案信息資源整合從形式組織、內(nèi)容組織向知識(shí)組織轉(zhuǎn)變。知識(shí)組織是信息資源管理的高級(jí)形式，“升級(jí)”之后，有利于更充分地展示檔案的知識(shí)內(nèi)涵。

采用“虛擬整合”模式構(gòu)筑而成的檔案信息資源，都將被置于統(tǒng)一的技術(shù)層面框架下，最終，納入“檔案信息資源管理系統(tǒng)”。換言之，這個(gè)具有技術(shù)先進(jìn)性、服務(wù)開(kāi)放性、廣泛兼容性等特點(diǎn)的檔案信息資源管理系統(tǒng)就是檔案信息資源整合的實(shí)現(xiàn)形式。

整合而成的檔案信息資源管理系統(tǒng)，可區(qū)分為“檔案館檔案信息資源管理系統(tǒng)”、“區(qū)域檔案信息資源管理系統(tǒng)”、“國(guó)家檔案信息資源管理系統(tǒng)”三個(gè)不同層級(jí)。這三個(gè)不同層級(jí)的信息資源管理系統(tǒng)，其實(shí)質(zhì)，是三個(gè)不同層級(jí)的信息資源整合而成的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，相當(dāng)于三個(gè)不同層級(jí)的虛擬信息體系。建設(shè)規(guī)模由小到大，服務(wù)內(nèi)涵逐漸拓展、延伸，最高層級(jí)的平臺(tái)必須真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合“橫向到邊，縱向到底”，成為一個(gè)綜合性信息資源開(kāi)發(fā)管理平臺(tái)。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合中存在問(wèn)題與相應(yīng)對(duì)策

2.1 存在問(wèn)題

2.1.1 整合主體問(wèn)題。我國(guó)檔案信息管理奉行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理”的體制，致使檔案信息資源高度分散?；蛟S，正是受到“條塊分割”等因素的制約，檔案信息管理機(jī)構(gòu)間的溝通協(xié)作也普遍缺失，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的管理規(guī)劃。以誰(shuí)為主體來(lái)負(fù)責(zé)檔案信息資源整合，這是爭(zhēng)論不休且莫衷一是的話(huà)題。

從現(xiàn)實(shí)來(lái)看，無(wú)論是檔案行政管理部門(mén)，還是各級(jí)檔案館，“合作互贏”仍只是停留在構(gòu)想或是磋商階段，真正付諸實(shí)踐的為數(shù)甚少、成效甚微。這便清楚地說(shuō)明，如果在檔案信息資源整合過(guò)程中缺乏一個(gè)明確整合主體的制度規(guī)定，必定對(duì)整合實(shí)踐產(chǎn)生影響。在檔案信息資源的整合過(guò)程中，不是存在著“工作割裂”，就是檔案信息資源的“重復(fù)積累”。明確檔案信息資源整合的主體，無(wú)疑是檔案信息資源整合首先需要考慮的問(wèn)題。

事實(shí)也表明，現(xiàn)已建立的許多檔案信息網(wǎng)站，僅設(shè)置了相關(guān)站點(diǎn)的簡(jiǎn)單鏈接，整體聯(lián)系并不緊密，難免呈現(xiàn)出“孤立無(wú)援”和“分散零亂”的尷尬境況，如此一來(lái)，檔案管理系統(tǒng)間的共享性、兼容性、可擴(kuò)展性自然大受限制。

2.1.2 法規(guī)約束問(wèn)題?，F(xiàn)有的檔案法律法規(guī)對(duì)檔案信息資源整合存在一定程度的“約束”：一方面，雖然規(guī)定了國(guó)家檔案館收集檔案的權(quán)利，但并沒(méi)有規(guī)定移交檔案的具體責(zé)任主體，這便容易使檔案館接收檔案的范圍及對(duì)于立檔單位移交檔案的要求顯得有些模糊；另一方面，根據(jù)檔案法律法規(guī)，立檔單位向檔案館移交檔案的時(shí)限為10年～20年，因此，檔案館就無(wú)法對(duì)“低齡”檔案進(jìn)行及時(shí)收集，嚴(yán)重制約了檔案信息資源整合的及時(shí)性、有效性，容易引發(fā)檔案用戶(hù)對(duì)所整合的檔案信息資源缺乏“時(shí)效性”而心存怨言。

2.1.3 技術(shù)選擇問(wèn)題。在整合過(guò)程中，一些單位對(duì)檔案信息資源整合所需技術(shù)的選用方面，存在著缺乏科學(xué)性、前瞻性、統(tǒng)籌性、通用性等問(wèn)題，常因找不到升級(jí)、轉(zhuǎn)換的辦法而不得不從頭再來(lái)。特別是在檔案信息資源整合初期，由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，各地自行其是，在技術(shù)選擇方面可謂“五花八門(mén)”。據(jù)悉，曾有不少檔案部門(mén)選用了“王安機(jī)”，后因王安公司倒閉，近百萬(wàn)條檔案條目無(wú)法導(dǎo)出。[5]這無(wú)疑是一個(gè)極其慘痛的教訓(xùn)，不但造成了極大的浪費(fèi)，而且，影響了檔案信息資源整合的進(jìn)程。

2.1.4 標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一問(wèn)題。在檔案信息資源整合工作中，“標(biāo)準(zhǔn)”問(wèn)題沒(méi)有受到足夠重視，缺乏制定標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一機(jī)構(gòu)。在軟硬件配置、信息存貯和著錄格式、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、信息處理界面等方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)尚未出臺(tái)。[6]正由于標(biāo)準(zhǔn)制定的滯后，“互聯(lián)互通”問(wèn)題已成為檔案信息資源整合的一個(gè)重要“瓶頸”。此外，在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，如何確保檔案信息資源安全地存儲(chǔ)和傳輸，最大限度地消除其不安全性，也是在技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定時(shí)應(yīng)該慎重考慮的?？梢?jiàn)，要建立一個(gè)比較完整的檔案信息資源整合標(biāo)準(zhǔn)體系仍需一個(gè)較長(zhǎng)時(shí)期的探索與實(shí)踐，但現(xiàn)實(shí)又希望這個(gè)過(guò)程盡可能短暫，彼此間“難以調(diào)和的矛盾”容易導(dǎo)致“有想法，無(wú)行動(dòng)”、“沒(méi)想法，不能亂行動(dòng)”、“亂行動(dòng)，不如不行動(dòng)”等各種弊病。

正是這些問(wèn)題的存在，決定了檔案信息資源整合是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，絕非一朝一夕可以完成，需要有持之以恒的信心和開(kāi)拓進(jìn)取的決心。

2.2 相應(yīng)對(duì)策

2.2.1 創(chuàng)新管理機(jī)制。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息資源整合的過(guò)程中，面對(duì)體制的剛性，非常需要在機(jī)制創(chuàng)新上尋求突破，尤其是借助信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源整合機(jī)制的創(chuàng)新。[7]通過(guò)機(jī)制創(chuàng)新，可以拓展檔案信息資源整合空間。

當(dāng)前，加快“實(shí)體”檔案信息資源數(shù)字轉(zhuǎn)換進(jìn)程，加快“虛擬”檔案信息資源廣泛積累，是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合的兩大“重頭戲”。雙管齊下，多頭并進(jìn)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案資源跨時(shí)空、跨類(lèi)型、跨載體的信息檢索與利用模式，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源徹底整合創(chuàng)造條件。

在創(chuàng)新管理機(jī)制的過(guò)程中，有必要進(jìn)一步強(qiáng)化國(guó)家綜合檔案館和檔案行政管理部門(mén)的職能以及兩者的良性互動(dòng)機(jī)制。國(guó)家綜合檔案館應(yīng)充分發(fā)揮在檔案信息資源整合工作的“龍頭”作用，強(qiáng)化“集聚”與“輻射”功能，大膽突破傳統(tǒng)定勢(shì)，變被動(dòng)為主動(dòng)，以此推動(dòng)檔案信息資源整合的進(jìn)程與實(shí)效。

2.2.2 完善檔案立法。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下整合檔案信息資源，非常需要明確不同主體在檔案資源整合中的權(quán)利和義務(wù)。例如，為了改進(jìn)檔案信息資源整合的“時(shí)效性”，越來(lái)越多的檔案館陸續(xù)開(kāi)展了提前收集電子文件、電子檔案入館等相關(guān)工作。然而，檔案館與立檔單位之間所開(kāi)啟的“整合綠色通道”大都建立在自行協(xié)商的基礎(chǔ)上，其間，難免帶有一定的隨意性、主觀性?；诖?，亟待通過(guò)完善檔案立法，讓立檔單位與檔案館之間交接電子文檔的“友好協(xié)商”行為上升為法定責(zé)任和義務(wù)，為檔案信息資源整合提供法制保障。

2.2.3 選用先進(jìn)技術(shù)。雖然，現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)為檔案信息資源整合提供了許多“可能”，不少檔案館通過(guò)開(kāi)發(fā)運(yùn)用合適的技術(shù)和方法，在檔案信息資源整合方面取得了可喜的進(jìn)展，但在構(gòu)建區(qū)域檔案信息資源整合、國(guó)家檔案信息資源整合等涵蓋廣、層級(jí)高的管理平臺(tái)時(shí)，必須精挑細(xì)選、優(yōu)中選優(yōu)。

例如，在實(shí)施檔案信息資源整合“第二步”戰(zhàn)略時(shí)，非常需要利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)接口技術(shù)，完成數(shù)據(jù)的匯總和轉(zhuǎn)換，以便對(duì)區(qū)域內(nèi)涉及多操作系統(tǒng)、多數(shù)據(jù)庫(kù)、多應(yīng)用軟件、分布式、多層次的檔案信息資源進(jìn)行有效整合，組建區(qū)域范圍內(nèi)方便、快捷、有效的網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源整合系統(tǒng)。整個(gè)系統(tǒng)建議采用先進(jìn)的Java B/S開(kāi)發(fā)技術(shù)，整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)自下而上可分為系統(tǒng)層、平臺(tái)層、應(yīng)用層、決策層、表示層等五層。系統(tǒng)層包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)和應(yīng)用服務(wù)器，是系統(tǒng)軟件支撐平臺(tái)；平臺(tái)層包括系統(tǒng)管理平臺(tái)、中文數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)、報(bào)表平臺(tái)和安全平臺(tái)，是整個(gè)應(yīng)用軟件系統(tǒng)的架構(gòu)基礎(chǔ)，強(qiáng)調(diào)應(yīng)用軟件的可管理性、可擴(kuò)展性、開(kāi)放性、安全性；應(yīng)用層包括數(shù)據(jù)采集與轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)報(bào)送與接收、數(shù)據(jù)管理、權(quán)限控制、系統(tǒng)維護(hù)、用戶(hù)注冊(cè)、信息查詢(xún)等功能模塊，完成檔案信息資源整合各項(xiàng)業(yè)務(wù)功能的處理；決策層重在為各類(lèi)用戶(hù)提供檔案信息的輔助決策與服務(wù)；表示層則是系統(tǒng)的頂層信息門(mén)戶(hù)。這種“一站式”管理的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)架構(gòu)，通過(guò)統(tǒng)一的信息門(mén)戶(hù)入口即可對(duì)各分布式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)進(jìn)行信息檢索與利用。

2.2.4 構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系。檔案信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)服務(wù)平臺(tái)必須建立在信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)值標(biāo)準(zhǔn)等各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)之上。當(dāng)前，我國(guó)檔案信息資源整合的重點(diǎn)便是盡快建立起一套相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，其中，尤以制定各種類(lèi)型的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)最為迫切。[8]檔案信息資源整合的標(biāo)準(zhǔn)制定應(yīng)該有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行，加強(qiáng)檔案界與信息產(chǎn)業(yè)界以及特定行業(yè)的合作，兼顧與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)和通用規(guī)范的銜接，注重前瞻性、先進(jìn)性、導(dǎo)向性、可行性，從技術(shù)與管理等不同層面出發(fā)，形成一整套適用對(duì)路、科學(xué)規(guī)范、具有現(xiàn)代特色的標(biāo)準(zhǔn)體系。

當(dāng)然，標(biāo)準(zhǔn)化還體現(xiàn)在檔案信息資源整合工作的業(yè)務(wù)流程，業(yè)務(wù)流程的設(shè)計(jì)應(yīng)該講究科學(xué)合理、緊湊有效。在施行檔案信息資源整合時(shí)，務(wù)必嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)推行各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作，并及時(shí)根據(jù)整合過(guò)程中遇到問(wèn)題的變化，相應(yīng)調(diào)整并逐步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。

相信在完善檔案立法、明確整合主體、構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)體系、選用先進(jìn)技術(shù)等多方面努力下，檔案信息資源整合必將實(shí)現(xiàn)從初級(jí)到高級(jí)發(fā)展，最終，形成一個(gè)信息涵蓋廣泛、知識(shí)挖掘充分的“檔案信息資源系統(tǒng)”。

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（作者單位：浙江麗水學(xué)院 來(lái)稿日期：2012-06-18）