人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案

摘 要：要將大量人事檔案材料歸入各人的人事檔案中，必須對材料進(jìn)行編排。人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案利用計(jì)算機(jī)完成全部或部分人工編排材料的環(huán)節(jié)，使材料歸檔更簡便高效。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。

關(guān)鍵詞：人事檔案材料；編排；歸檔；流程；計(jì)算機(jī)；優(yōu)化方案

學(xué)歷、職稱、執(zhí)業(yè)資格、考核、工資、任免、合同等各種新形成的人事檔案材料總會源源不斷地送到人事檔案室，須將其及時歸入各人的人事檔案，以便管理利用。這些材料來自不同部門甚至不同單位，大多雜亂無章且沒有標(biāo)注檔案編號，因此，要對材料進(jìn)行編排。以人事檔案排架采用員工號編排法為例，傳統(tǒng)的流程分三個環(huán)節(jié)：按材料上的姓名逐一在紙質(zhì)或電子版檔案名冊中查找→將序號（或檔案編號）數(shù)字標(biāo)注在材料上→給材料排序。這時，材料與檔案的排列順序相一致，才便于放入檔案卷夾。然而，在人員較多的單位，每次送交的材料少則數(shù)十份，多則數(shù)千份，編排的工作量是較大的，尤其是逐一“查找”材料序號（或編號）這個環(huán)節(jié)比較繁瑣，需要花費(fèi)一定的人力和時間。

怎樣精減流程、實(shí)現(xiàn)高效編排呢？本文為此提出人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案，利用計(jì)算機(jī)完成全部或部分人工編排材料的環(huán)節(jié)。其具體操作因人事檔案所采用的編排方法不同而有所差異。

1 已實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理的材料，其編排可由計(jì)算機(jī)自動完成

最有代表性的就是每年全體員工的工資變動表，目前，各單位勞資部門已基本配備計(jì)算機(jī)工資管理系統(tǒng)。

1.1 如果人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序的，準(zhǔn)備打印工資表前，只需在系統(tǒng)里的工資總表中選擇按姓名拼音排序即可。打印出來的工資表的排列順序已與人事檔案的排列順序一致，不需要人工查找、標(biāo)注序號、排序，可直接一一對應(yīng)，將工資表依次放入人事檔案卷夾。

1.2 人事檔案采用其他編排方法時，如四角號碼、員工號，等等，可以在工資管理系統(tǒng)中輸入每個人員的檔案編號，打印工資表前，選擇按檔案編號排序也可以達(dá)到同樣的效果。

2 人事檔案材料交接建立了電子文檔，這些材料的編排，計(jì)算機(jī)可完成部分人工操作的環(huán)節(jié)——瞬間“批量查找”材料序號（或編號）

人事檔案材料形成部門送交材料存檔時，會制作“存檔材料交接登記表”，登記表上的名單順序一般與材料的疊放順序是一致的，交接時，將登記表上的名單與材料逐一核對無誤，檔案管理人員再予以簽收。我院近年送存人事檔案室材料數(shù)量較多時，交接登記表基本為Word或Excel文檔打印件，可以復(fù)制“交接登記表”的電子版。有了電子文檔，就為利用計(jì)算機(jī)代替人工操作打下了一個良好的基礎(chǔ)。

2.1 當(dāng)人事檔案的編排是采用Excel按檔案姓名拼音自動排序時

2.1.1 將“材料交接登記表”電子版中的“交接號”和“材料姓名”復(fù)制粘貼到Excel工作表中（見圖1），

此時，A列中的“交接號”、B列中姓名的排列順序與送交來的材料順序是一致的。沒有“交接號”的，在工作表中添加一列即可。

2.1.2 選中A、B兩列→數(shù)據(jù)→排序→主要關(guān)鍵字選“材料姓名”→確定（見圖2），此時，B列的姓名已按其漢語拼音的先后順序排列，與人事檔案的編排順序相一致了，A列“交接號”數(shù)字的位置也相應(yīng)發(fā)生變化。

2.1.3 在C列加入一列“序號”（見圖3），這列數(shù)字即是為材料排序的順序號。

2.1.4 選中A、B、C三列→數(shù)據(jù)→排序→主要關(guān)鍵字選“交接號”→確定，這時，A列的“交接號”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們可以為C列序號數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色（見圖4）。

2.1.5 將C列的序號數(shù)字逐一對應(yīng)抄至材料上即可，省略了人工在人事檔案名冊中逐一地查找序號這一環(huán)節(jié)。序號數(shù)字所在的單元格填充了醒目的顏色，可以提示工作人員注意，在抄寫時，抄的是這一列的內(nèi)容。最后，將材料按序號數(shù)字順序排列，再依次“對名入冊”，放入檔案卷夾。

2.2 當(dāng)人事檔案采用其他編排方法時，又可分為兩種情況。

2.2.1 接收到所管檔案之中部分人員的材料時，可以利用Excel的“高級篩選”功能。

2.2.1.1 新建一個Excel工作簿。將人事檔案名冊（電子版）中的“檔案姓名”和“檔案編號”復(fù)制、粘貼到sheet1工作表中，形成一個“檔案編號名單”（圖5中A1～B11區(qū)域）；將A1單元格“檔案姓名”標(biāo)題復(fù)制、粘貼到名單的下方（圖5中A14單元格），

再將“材料交接登記表”（電子版）中的姓名復(fù)制、粘貼到A14單元格下方（圖5中A15～A20區(qū)域）。單擊A1單元格→數(shù)據(jù)→篩選→高級篩選→單擊“條件區(qū)域”輸入框→選中A14～A20→確定。此時，“檔案編號名單”區(qū)域少了幾行（見圖6），Excel已經(jīng)以A15～A20中的姓名為條件，在“檔案編號名單”中自動把它們篩選了出來，其余的姓名則被隱藏了。

2.2.1.2 擊打開sheet2工作表，如圖7所示，將“材料交接登記表”的“送交號”、“材料姓名”復(fù)制、粘貼到A、B兩列；將圖6中篩選出來的“檔案姓名”、“檔案編號”復(fù)制、粘貼到C、D兩列，并在E列加一列“序號”。

2.2.1.3 選中A、B兩列，以“材料姓名”為主要關(guān)鍵字排序；再選中C、D、E三列，以“檔案姓名”為主要關(guān)鍵字排序。如圖8所示，此時，B、C兩列中的姓名已一一對應(yīng)，計(jì)算機(jī)已經(jīng)為材料找到了它們的編號和序號。

2.2.1.4 全選表格，以“送交號”為主要關(guān)鍵字排序，如圖9所示，此時，A列的“交接號”數(shù)字和B列的姓名又回到最初的順序，仍與材料送交時的排列順序一致。我們?yōu)椤皺n案編號”、“序號”兩列數(shù)字所在的單元格填充醒目的顏色，將這兩列數(shù)字都抄寫在對應(yīng)的材料上。在給材料實(shí)體排序時，就按標(biāo)注的“序號”數(shù)字順序排列，相對更方便查看；之后，將材料放入檔案卷夾時，則可按材料上標(biāo)注的“檔案編號”來“對號入座”。

2.2.2 接收到所管檔案之中全部人員的材料時，圖10即為我們所需要的效果：A、B兩列為“材料名單”，選中并以“材料姓名”為主要關(guān)鍵字排序；C、D、E三列為“檔案名單”，選中并以“檔案姓名”為主要關(guān)鍵字排序；最后，全選表格，再以“交接號”為主要關(guān)鍵字排序。我們只需將E列的序號數(shù)字對應(yīng)抄寫在材料上，然后，按序號順序排列即可。

3 人事檔案材料編排歸檔流程的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案的特點(diǎn)

3.1 簡單易學(xué)。主要運(yùn)用到了Excel的“排序”和“高級篩選”功能。了解Word、Excel基本運(yùn)用的人事檔案管理人員可以較快掌握。

3.2 實(shí)用性強(qiáng)，材料數(shù)量越多，利用計(jì)算機(jī)編排材料的效率就越顯著。

3.3 人事檔案材料形成部門的辦公自動化程度越高，其形成的人事檔案材料的編排歸檔流程就越簡便。

3.4 人事檔案的編排方法不同，利用計(jì)算機(jī)編排材料的步驟也有所不同?？筛鶕?jù)實(shí)際情況，靈活地采取合適的計(jì)算機(jī)優(yōu)化方案。

參考文獻(xiàn)：

季姍，陳海燕.運(yùn)用計(jì)算機(jī)自動編碼簡化人事檔案歸檔程序[J].蘭臺世界，2006(05X):41～42.

（作者單位：廣西桂林醫(yī)學(xué)院人事處 來稿日期：2012-06-03）