房屋產(chǎn)權(quán)檔案分類法之比較研究

摘 要：近幾年，隨著中國房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)檔案的數(shù)量也出現(xiàn)了激增，各地檔案館都出現(xiàn)了館藏空間不足或不合理的現(xiàn)象，如何有效地利用檔案館空間，提高檔案館的相對(duì)存儲(chǔ)量，成為檔案館工作的重點(diǎn)，對(duì)房地產(chǎn)檔案分類法進(jìn)行分析比較，可以確認(rèn)哪種分類法更符合當(dāng)前房產(chǎn)檔案發(fā)展的新特點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：房屋產(chǎn)權(quán)檔案；分類法；比較研究

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的繁榮，城市建設(shè)節(jié)奏的加快，特別是房地產(chǎn)業(yè)和住房商品化的迅猛發(fā)展，房產(chǎn)交易行為日漸活躍，產(chǎn)權(quán)檔案的數(shù)量及其利用率也與日俱增。如何在浩如煙海的檔案中準(zhǔn)確、快速地定位目標(biāo)檔案，成為檔案工作的重中之重，由此，產(chǎn)權(quán)檔案分類的重要性也日益突出。本文就當(dāng)下通用的幾種產(chǎn)權(quán)檔案的分類方案進(jìn)行了分析和比較。

1 產(chǎn)權(quán)檔案是在房地產(chǎn)管理活動(dòng)中形成的，具有保存、參考價(jià)值的文字、圖表等不同形式的歷史記錄，是房屋權(quán)屬確權(quán)的原始依據(jù)

近幾年，產(chǎn)權(quán)檔案主要呈現(xiàn)以下特點(diǎn)：

1.1 增速快。以A市房地產(chǎn)檔案館為例，從2006年開始，產(chǎn)權(quán)檔案接收量總體呈現(xiàn)遞增趨勢(shì)。

1.2 同一房屋形成的產(chǎn)權(quán)檔案數(shù)量劇增。近幾年，商品房、二手房市場(chǎng)持續(xù)火熱，交易量穩(wěn)步攀升，個(gè)別房屋甚至在幾年內(nèi)出現(xiàn)了十幾次交易記錄。

1.3 利用率高。作為一類專門性檔案，房產(chǎn)檔案與民生聯(lián)系甚密，因此，利用率也非常之高，尤其是隨著國家和地方某項(xiàng)房產(chǎn)政策的出臺(tái)，更會(huì)迎來房產(chǎn)檔案利用的高潮。

2 產(chǎn)權(quán)檔案的分類，是根據(jù)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間和形式特征，運(yùn)用邏輯的方法加以分門別類的過程，并最終使其構(gòu)成一類有機(jī)體系

我國幅員遼闊、城市眾多，各地房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案整理的基礎(chǔ)和認(rèn)識(shí)不同，所采取的分類建檔方法也不盡相同，目前，通用的分類方法歸納起來主要有以下幾種：

2.1 依據(jù)產(chǎn)權(quán)人姓名進(jìn)行分類。按照產(chǎn)權(quán)人姓名進(jìn)行分類，主要是根據(jù)產(chǎn)權(quán)人姓氏的首字母，按照26個(gè)字母的先后順序，來對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行分類排列。此類方法操作簡單，能根據(jù)產(chǎn)權(quán)人姓名迅速定位產(chǎn)權(quán)檔案的排放區(qū)域。缺點(diǎn)是當(dāng)所屬轄區(qū)范圍比較大，庫存產(chǎn)權(quán)檔案比較多的時(shí)候，出現(xiàn)“同名同姓”的概率非常高，無形中，增加了產(chǎn)權(quán)檔案調(diào)閱的難度，降低了檔案利用的效率。此外，由于中國姓氏的分布存在覆蓋面廣、相對(duì)集中的不均衡現(xiàn)象，所以，隨著房屋產(chǎn)權(quán)人的變更，某些姓氏下所包括的產(chǎn)權(quán)檔案越來越多，而某些姓氏下的檔案一直較少，導(dǎo)致檔案存放的“馬太效應(yīng)”。為了協(xié)調(diào)館藏，檔案館不得不耗費(fèi)大量的人力、物力來進(jìn)行倒架，而這正是檔案工作開展的“大忌”。以南通市房產(chǎn)檔案館為例，目前，館內(nèi)產(chǎn)權(quán)檔案約計(jì)60萬冊(cè)（卷），如果對(duì)某一類目下的檔案進(jìn)行倒架，勢(shì)必對(duì)館內(nèi)檔案排放的整體布局進(jìn)行重新規(guī)劃，工程量非常之大。而且，隨著產(chǎn)權(quán)檔案的快速增長，倒架也隨之更加頻繁，嚴(yán)重影響了產(chǎn)權(quán)檔案的保管利用及檔案館日常工作的正常開展。

2.2 按照行政區(qū)域、街道、門牌號(hào)碼分類。按照行政區(qū)域、街道、門牌號(hào)碼分類，主要是根據(jù)行政區(qū)域?qū)a(chǎn)權(quán)檔案分類，每一區(qū)域的檔案分別存放于該區(qū)名的位類之下，然后，再將各區(qū)名下的產(chǎn)權(quán)檔案按照街道名、門牌號(hào)進(jìn)行細(xì)分。該類方法要求相對(duì)較高，需要工作人員熟練掌握產(chǎn)權(quán)檔案的相關(guān)信息，如，所屬區(qū)域名稱、街道位置等，些許的偏差都有可能造成死檔。此外，隨著城市建設(shè)步伐的加快，各行政區(qū)域范圍、街道名稱及門牌號(hào)碼都在發(fā)生著變化，而這些變化，勢(shì)必影響檔案館館藏的整體格局，每一次的變更都需要檔案館對(duì)館藏進(jìn)行調(diào)整，極為不便。

2.3 按照丘地號(hào)進(jìn)行分類。丘地號(hào)是指以圖幅為單位，從左至右，自上而下用數(shù)字“1，2，……”順序編號(hào)。此分類方法的主要特點(diǎn)是將同一區(qū)域、同一樓盤內(nèi)所有產(chǎn)權(quán)檔案集中到一起，能直觀看出某一房屋的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移情況，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的動(dòng)態(tài)管理。

和上述兩種產(chǎn)權(quán)檔案分類方法相比，按丘地號(hào)對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行劃分排架的方法運(yùn)用范圍相對(duì)廣泛。1990年，我國頒布了《城市房屋產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理暫行辦法》，該辦法對(duì)房屋產(chǎn)權(quán)檔案的分類進(jìn)行了分析，認(rèn)為采用丘地號(hào)編制分類方案較為科學(xué)。所以，在我國范圍內(nèi)，按照丘地號(hào)對(duì)房產(chǎn)檔案進(jìn)行分類的房產(chǎn)檔案館相對(duì)比較多。

按照丘地號(hào)進(jìn)行分類主要有以下優(yōu)點(diǎn)：

①穩(wěn)定性。每一幢樓房都有自身的丘地號(hào)，它既不隨行政區(qū)域、街道名稱的改變而改變，也不因產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、權(quán)證號(hào)碼的變更而發(fā)生變動(dòng)，能在一定程度上實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)檔案的動(dòng)態(tài)管理。

②排他性。按照丘地號(hào)進(jìn)行產(chǎn)權(quán)檔案的分類，房屋與地號(hào)之間呈現(xiàn)一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，各房屋之間互不交叉、互不相容，專指性比較強(qiáng)，能極大地方便檔案的查詢及利用工作。

③關(guān)聯(lián)性強(qiáng)。這主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面，一方面，是同一樓盤內(nèi)幾幢房屋地號(hào)相近，產(chǎn)權(quán)檔案在分類、排架時(shí)比較集中，這樣，可以很好地把握樓盤的整體情況；另一方面，是指隨著房屋的多次交易，產(chǎn)權(quán)人也會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變更。如果采用丘地號(hào)來排列產(chǎn)權(quán)檔案，歷次的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移產(chǎn)生的檔案不會(huì)因時(shí)間的間隔而被人為隔離。各產(chǎn)權(quán)檔案依舊排列在預(yù)設(shè)的丘地號(hào)之下，能清楚地看出某一幢樓內(nèi)每一個(gè)房屋的產(chǎn)權(quán)變更情況。

但是，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，尤其是近幾年房地產(chǎn)市場(chǎng)的持續(xù)火爆，房屋產(chǎn)權(quán)檔案也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在商品房和存量房交易愈見頻繁。對(duì)于前者而言，隨著商品房數(shù)量的增加，檔案館需要添置大量的櫥柜來存放新增地號(hào)類目下的檔案，但是，地號(hào)的生成并不是依據(jù)大流水號(hào)，依大小、時(shí)間先后順序等排列。所以，在實(shí)際工作中，經(jīng)常需要在原有兩個(gè)地號(hào)之間安插新的地號(hào)類目下的檔案，如果預(yù)留空間不足，必須對(duì)原有館藏檔案進(jìn)行倒架。對(duì)于后者而言，近幾年，存量房交易日益火爆，以筆者所在南通市房地產(chǎn)檔案館館藏為例，某套房屋在2001年到2010年期間，共計(jì)交易14次。房屋交易次數(shù)的增加，意味著產(chǎn)權(quán)檔案的增加，檔案館一方面要為新增的檔案編制新的卷內(nèi)目錄，制作新的檔案盒；另一方面，也要進(jìn)行倒架，確保上述檔案有相應(yīng)的存儲(chǔ)空間。

此外，房屋產(chǎn)權(quán)檔案的滅籍工作也隨著城市建設(shè)的加快而日漸頻繁，在確定某處房屋已被拆除之后，需要對(duì)該處房屋所屬地號(hào)內(nèi)的產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行滅籍，即將產(chǎn)權(quán)檔案移送至產(chǎn)權(quán)檔案滅籍庫房，從而空置出很多無法利用的空間。最后，導(dǎo)致檔案館整體呈現(xiàn)出部分空間過于擁擠，部分空間空置不用的局面，浪費(fèi)了大量的資源，而且，隨著房屋交易量的上升，這種狀態(tài)還會(huì)越來越明顯。所以，采用丘地號(hào)對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行分類排架，最致命的缺點(diǎn)就是其伸縮性不夠好，無法方便處理庫房檔案的增減。

2.4 依據(jù)流水號(hào)對(duì)檔案進(jìn)行分類排架。流水號(hào)檔案分類法主要是指依據(jù)檔案進(jìn)館的先后順序，賦予每份檔案一個(gè)編號(hào)，編號(hào)規(guī)則是從阿拉伯?dāng)?shù)字“1”開始，順序向后排列，無限延伸。流水號(hào)檔案分類排列法有如下特點(diǎn)：

①統(tǒng)一性。流水號(hào)檔案分類排放的唯一準(zhǔn)則就是按照流水號(hào)順序排列，和房產(chǎn)檔案自身的屬性不相聯(lián)系，所以對(duì)于動(dòng)態(tài)變化相對(duì)頻繁的房產(chǎn)檔案而言，流水號(hào)分類法能夠更好地予以駕馭，在管理上不至出現(xiàn)混亂。

②排他性。和丘地號(hào)檔案分類法相比，流水號(hào)檔案分類法的排他性表現(xiàn)得更直觀、更具體，每一份檔案的分類號(hào)都以簡單的阿拉伯?dāng)?shù)字順序排列，自成個(gè)體，互不干擾。

③延展性。隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，產(chǎn)權(quán)檔案的數(shù)量在近幾年出現(xiàn)激增，就全國范圍而言，各房地產(chǎn)檔案館當(dāng)前的主要矛盾集中表現(xiàn)在庫房空間不足與產(chǎn)權(quán)檔案劇增之間。所以，如何有效合理地利用庫房空間成為檔案館工作的重點(diǎn)。流水號(hào)檔案分類排列法的最大優(yōu)點(diǎn)是延展性非常好，和前幾種分類法相比，它無需為某一類屬下的產(chǎn)權(quán)檔案預(yù)置存儲(chǔ)空間，產(chǎn)權(quán)檔案按照先后順序依次向后排列，空間利用更加充分。此外，由于該分類法分類號(hào)為阿拉伯?dāng)?shù)字，所以，產(chǎn)權(quán)檔案可以無限向后延展排列，容量無限大。延展性是流水號(hào)檔案分類法最顯著的優(yōu)點(diǎn)，而且，隨著房地產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，產(chǎn)權(quán)檔案的增多，這種優(yōu)點(diǎn)的優(yōu)越性會(huì)更加明顯。

缺點(diǎn)方面，和丘地號(hào)檔案分類排序法相比，流水號(hào)檔案分類法最明顯的不足，表現(xiàn)在檔案排放的關(guān)聯(lián)性方面，從本質(zhì)上來講，流水號(hào)檔案排序法是以時(shí)間的先后順序來對(duì)產(chǎn)權(quán)檔案進(jìn)行管理的，所以，當(dāng)某房屋的產(chǎn)權(quán)被二次、三次轉(zhuǎn)移之后，各次轉(zhuǎn)移之間形成的時(shí)間差會(huì)導(dǎo)致該套房屋下包含的各產(chǎn)權(quán)檔案在排列上被隔離間斷。在手工操作時(shí)代，這種分類排序法會(huì)給檔案的查找、利用帶來很多的不便。但是，隨著檔案信息化的快速發(fā)展，房產(chǎn)檔案的分類、利用也發(fā)生了質(zhì)的變化，日常的檔案利用主要以電子檔案為主，無需對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行調(diào)閱，從而使得流水號(hào)檔案分類法的上述缺點(diǎn)被弱化。

綜上所述，隨著房地產(chǎn)業(yè)的快速發(fā)展，目前，國內(nèi)各房地產(chǎn)檔案館的主要矛盾主要集中在館藏不足與產(chǎn)權(quán)檔案激增之間，如何有效利用檔案館空間成為各館工作的重中之重。流水號(hào)檔案分類排架法的運(yùn)用，可以很好地解決這一矛盾。充分利用檔案庫房空間，為檔案館的整體建設(shè)提供有力保障，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供強(qiáng)勁動(dòng)力。

參考文獻(xiàn)

國測(cè)．房地產(chǎn)檔案的分類方法研究[J]．蘭臺(tái)世界，2010年（2）：1～3

（作者單位：南通市房產(chǎn)檔案館 來稿日期：2012-6-29）