中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)微觀結(jié)構(gòu)及其功能比較研究

摘 要：針對檔案著錄工作的實踐需要，系統(tǒng)比較了2000年9月發(fā)布的《國際檔案著錄規(guī)則(總則)》修訂版與1999年12月實施的我國《檔案著錄規(guī)則》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)微觀結(jié)構(gòu)及其功能，著重分析了其存在的缺陷，從理論上作了有益探索并撰寫了啟示，以期為我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的修訂提供參考。

關(guān)鍵詞：檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)；微觀結(jié)構(gòu)比較；微觀功能比較

Abstract：The professional standard of Chinese archival description released in 1999. The second edition of General International Standard Archival Description issued in 2000. Having made a systemic comparison of their microstructures and functions， this paper puts forward the optimal measures for our national standard.

Keywords：the Republic of China；Archival Work；the standard of archival description; the comparison of microstructure; the comparison of micro function

我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（1999年12月實施的我國《檔案著錄規(guī)則》行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)）與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)（2000年9月發(fā)布的《國際檔案著錄規(guī)則(總則)》修訂版）相比，除了在宏觀結(jié)構(gòu)上缺乏反映檔案背景信息、結(jié)構(gòu)信息、相關(guān)檔案信息和著錄控制信息的項以及沒有從全宗至文件的完整層級結(jié)構(gòu)外（筆者曾就此發(fā)表專文論述），在微觀結(jié)構(gòu)上，也具有明顯的差異。對兩者微觀結(jié)構(gòu)和微觀功能進(jìn)行比較，有利于發(fā)現(xiàn)當(dāng)前我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)微觀結(jié)構(gòu)和功能上的缺陷。結(jié)合檔案著錄工作的理論與實踐，為檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的發(fā)展提供科學(xué)思路，并進(jìn)而促使檔案著錄工作邁向更高臺階，為“以建設(shè)社會主義文化強國為目標(biāo)，努力建設(shè)與之相匹配的檔案強國”[1]提供強有力的支撐。

1 中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的微觀結(jié)構(gòu)比較

國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)分為7大項、26小項，如圖所示。26個小項具有時間維和空間維的立體視角，系統(tǒng)地涵蓋了檔案的來源、內(nèi)容和形式特征、保管情況、利用條件、相關(guān)材料和著錄控制等信息。

我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)分為7大項、22小項，如圖所示。22個小項從檔案本身的內(nèi)容和形式特征出發(fā)，主要對應(yīng)于國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的特征說明項以及內(nèi)容與結(jié)構(gòu)項。有一些項是我國著錄標(biāo)準(zhǔn)所獨有的，例如，題名與責(zé)任說明項中的并列題名、副題名及說明題名文字，排檢與編號項的分類號、電子文檔號、縮微號、主題詞或關(guān)鍵詞，認(rèn)真分析可知，這些小項也無一例外是對檔案本身內(nèi)容和形式特征的描述。下面的微觀結(jié)構(gòu)比較，旨在從結(jié)構(gòu)完備性出發(fā)，查找我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)微觀結(jié)構(gòu)的弱點。

由微觀結(jié)構(gòu)圖可以看出，我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)缺少著錄級別、行政管理沿革/生平傳記、檔案歷史沿革、直接收集來源或移交情況、新增接收文件、整理體系、查閱/復(fù)制管理條件、檔案語種/文字、物理特征與技術(shù)要求、檢索工具、原件/復(fù)制件的留存及收藏地、相關(guān)著錄對象、出版附注、檔案工作人員附注、著錄條例或規(guī)則以及著錄時間等小項。此外，在兩者共有的小項當(dāng)中，也存在著結(jié)構(gòu)差異（圖中虛線部分所示）。

1.1 檔號項比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中的檔號由國家代碼、收藏機構(gòu)代碼和當(dāng)?shù)貙Ｓ脵n號（或其他控制號、標(biāo)識符）三部分構(gòu)成。我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中，檔號構(gòu)成沒有進(jìn)行明確，實踐中，基本默認(rèn)由全宗號、類別號、案卷號和件號構(gòu)成，缺少國家代碼，檔號與檔案館代碼是孤立的。

1.2 著錄單位的載體及形態(tài)項比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中，載體形態(tài)項可著錄載體形態(tài)及邏輯數(shù)量，可著錄既定時間內(nèi)的已知數(shù)量和處于收藏保管中的數(shù)量。我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中，載體形態(tài)項只能著錄當(dāng)前所保管的檔案實體數(shù)量，不可著錄邏輯數(shù)量、在既定時間內(nèi)的預(yù)知數(shù)量。

1.3 形成者名稱項與責(zé)任者項比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)形成者項遵循規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)，詳細(xì)地著錄形成者及其檔案信息，包括形成者歷史沿革或個人生平、所形成檔案的基本情況；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)只著錄責(zé)任者名稱，即文件作者（是指對檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體或個人）名稱，未采用規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 鑒定、銷毀及保管期限的劃分項與保管期限項比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中鑒定、銷毀及保管期限的劃分項可著錄已進(jìn)行或計劃進(jìn)行的鑒定、銷毀及保管期限劃分方面的信息；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中保管期限項只著錄保管期限值，不能著錄此方面的詳細(xì)信息，沒有反映鑒定和銷毀工作信息。

1.5 查閱管理條件項與密級項比較。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中，查閱管理條件項可規(guī)范地著錄與利用具體對象相關(guān)的法律情況或規(guī)章制度，以及檔案本身的可利用狀態(tài)；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)中，涉及利用條件的只有密級項，且只能著錄密級值，不能著錄具體約束條件。

國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)微觀結(jié)構(gòu)比較

注：圖中，實線表示著錄項之間有明確對應(yīng)關(guān)系（如中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的“載體形態(tài)項”對應(yīng)于國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)“特征說明項”的“載體形態(tài)”），虛線則表示兩者之間只存在不完整對應(yīng)關(guān)系（如，中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)“題名與責(zé)任說明項”的“責(zé)任者”關(guān)聯(lián)于國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)“背景信息項”的“形成者”）。

2 中國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)與國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的微觀功能比較

檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)微觀結(jié)構(gòu)決定了其微觀功能，兩者在微觀結(jié)構(gòu)上的差異，必然會導(dǎo)致微觀功能上的區(qū)分。國際檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)從檔案基本原則出發(fā)，基于多維控制的視角，比較科學(xué)地、系統(tǒng)地設(shè)置了26個著錄小項，對檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行確認(rèn)和說明，以便管理和利用。實現(xiàn)了對文件整個生命周期的動態(tài)、全程著錄，進(jìn)而保障所著錄對象的真實性、可靠性、可理解性和可被利用性[2]。比較完善的微觀結(jié)構(gòu)有利于提高檢索效率和實現(xiàn)檔案信息的共享；我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)旨在編目，22個小項是基于孤立地對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行的分析，無法實現(xiàn)對著錄對象的管控作用。不能實現(xiàn)相關(guān)檔案的關(guān)聯(lián)查閱，不利于信息共享和提高檢索效率。我國檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的微觀功能缺陷主要有以下方面。

2.1 難以形成一致的、準(zhǔn)確的和具有自我說明能力的著錄條目。檔號的構(gòu)成要素不齊全，在國際或國家層面共享環(huán)境下，著錄條目與著錄對象之間的映射關(guān)系的唯一性得不到保障；無法反映原件/復(fù)制件的留存、收藏地，著錄條目的自我說明能力不強；責(zé)任者項沒有遵循規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)，難以唯一地識別和確認(rèn)，不利于把來源于不同保管機構(gòu)的著錄條目集成至統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)。

2.2 無法保障著錄對象的真實性、完整性和可理解性。沒有行政管理沿革/生平傳記項，不能提供形成者的行政管理沿革或生平傳記詳情，缺少檔案歷史沿革項，不能提供重要的歷史信息，無法保障著錄對象的真實性、完整性和可理解性；著錄對象的載體及形態(tài)項不能反映邏輯歸檔或計劃歸檔的相關(guān)信息，容易造成檔案尤其是電子文件的失控現(xiàn)象；鑒定、銷毀及保管期限劃分項，只有保管期限值，容易導(dǎo)致管理責(zé)任的不明晰，影響到動態(tài)管理；缺少新增收文件項，則無法告知管理者和用戶關(guān)于著錄對象預(yù)期接收文件的數(shù)量，削弱了管理和利用工作的計劃性。

2.3 不能很好地體現(xiàn)尊重全宗原則。缺少著錄級別，不能確定著錄對象的整理級別，無法反映層級結(jié)構(gòu)；范圍與內(nèi)容項的信息不全面，使用戶難以判斷著錄對象中的潛在相關(guān)性；缺少整理體系項，則不能提供著錄對象的內(nèi)部結(jié)構(gòu)、排序和分類體系等有關(guān)信息，不利于檔案工作的連續(xù)性；缺少相關(guān)檔案著錄對象項，則無法著錄在同一收藏機構(gòu)或其他收藏機構(gòu)中根據(jù)來源或其他聯(lián)系相關(guān)的檔案信息，不能實現(xiàn)關(guān)聯(lián)查閱，削弱了檔案間的有機聯(lián)系，不能很好地體現(xiàn)檔案管理基本原則——尊重全宗原則。

2.4 不利于檔案信息檢索和交換。查閱/復(fù)制管理條件項，只有密級值，給利用雙方帶來不便，影響到利用效益；缺少物理特征與技術(shù)要求項，則無法提供影響著錄對象使用的重要物理特征或技術(shù)要求信息，不利于保管和利用工作的開展；原件和復(fù)制件的可利用性及其毀壞情況沒有提示，有可能影響利用工作的效率；缺少檢索工具項，則容易丟失檢索途徑。此外，著錄信息規(guī)范程度不高帶來了數(shù)據(jù)交換障礙。

2.5 著錄信息維護(hù)不便和責(zé)任模糊。檔案工作人員附注項的功能是說明條目是如何著錄的及由誰著錄的。著錄條例或規(guī)則確認(rèn)條目著錄所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)，著錄時間表明該條目著錄或修改的時間，缺少描述著錄工作相關(guān)信息的這些小項，容易造成著錄信息維護(hù)不便和責(zé)任模糊等現(xiàn)象。

3 啟示

檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的制定和實施是一項艱巨的工程，不僅需要檔案部門的努力，更需要相關(guān)機構(gòu)的協(xié)作和支持。唯有如此，才能加速檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)化、科學(xué)化和動態(tài)化，以及檔案著錄工作實踐的健康發(fā)展。

3.1 置于檔案信息共享的大環(huán)境和長遠(yuǎn)發(fā)展目標(biāo)下完善檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)。一些著錄信息如檔號、檔案背景信息在局部環(huán)境下，可以簡化甚至省略，但是，從信息共享的大環(huán)境和長遠(yuǎn)發(fā)展看，必須著錄，而且，應(yīng)明確其構(gòu)成要素。不僅要確保在當(dāng)今時代背景下，檔案的理解不會產(chǎn)生歧義，還要確保若干年后對檔案的正確理解。檔案信息共享并不是一個遙遠(yuǎn)的目標(biāo)，檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的制定和修訂應(yīng)有足夠的前瞻性，否則，將來會造成大量重復(fù)勞動。同時，將檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)作為一個系統(tǒng)來對待，完善相應(yīng)的明細(xì)規(guī)則，如，電子文件著錄細(xì)則、規(guī)范記錄標(biāo)準(zhǔn)等[3]。

3.2 堅持遵循檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)構(gòu)建原則。遵循動態(tài)性原則，在確保著錄規(guī)則的擴展性和兼容性的同時，注重著錄信息的動態(tài)性。科學(xué)應(yīng)用前端控制、文件連續(xù)體等理論，實現(xiàn)對文件生命周期的全程管控。尊重全宗和來源原則，在著錄條目內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的組織時，注重維持檔案的有機聯(lián)系和完整性。

3.3 采用需求牽引和模型構(gòu)建的方法，優(yōu)化檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的微觀結(jié)構(gòu)。準(zhǔn)確把握現(xiàn)實需求，是檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的出發(fā)點和落腳點。這個需求主要來自三個方面：一是檔案本身的保管需求（如電子文件）；二是用戶的利用需求；三是檔案工作者的管理需要。這三個方面有時是一致的，有時又是矛盾的，應(yīng)采用調(diào)研和分析的方法，科學(xué)建立總體需求方案，并借此建設(shè)檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)微觀架構(gòu)。為減少主觀因素的不利影響，應(yīng)努力明確最底層的微觀結(jié)構(gòu)。例如，內(nèi)容提要在撰寫時，往往帶有隨意性，可明確規(guī)定內(nèi)容提要的擬寫格式和要素：時間、地點、人物、主題、事件和過程等。同時，將著錄結(jié)果作為輸出，通過評估輸出和檢索效率的辦法，優(yōu)化著錄標(biāo)準(zhǔn)的微觀結(jié)構(gòu)。

3.4 面向普通用戶的思維模式?；诋?dāng)前著錄規(guī)則而產(chǎn)生的檔案信息檢索系統(tǒng)，要求用戶具備檔案信息分類基本知識，如全宗、專題等，削弱了用戶利用的便捷性，有的用戶甚至無從著手。在檔案著錄和檢索系統(tǒng)建設(shè)時，應(yīng)考慮用戶文化層次、知識結(jié)構(gòu)、信息素養(yǎng)等方面的差異性，從普通用戶的視角，構(gòu)建利用體系，快捷而方便地引導(dǎo)和幫助用戶實現(xiàn)檔案信息利用。

3.5 專家隊伍的常態(tài)化建設(shè)。檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的制定、修訂和貫徹落實，需要一支高素質(zhì)的專家隊伍，對學(xué)歷層次、能力水平、知識結(jié)構(gòu)、實踐工作經(jīng)驗、職業(yè)精神等都有具體的要求。應(yīng)注重隊伍建設(shè)的常態(tài)化，采取一定的形式，引導(dǎo)此領(lǐng)域研究工作的深化，在理論探索和實踐發(fā)展兩個方面，共同推動檔案著錄工作的前進(jìn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊冬權(quán).在2012年全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議上講話[N].中國檔案報，2012-03-02(1).

[2]張正強.知識組織與標(biāo)準(zhǔn)化研究[M].北京：解放軍出版社，2007.

[3]李春艷.從電子文件管理的角度研究《檔案著錄規(guī)則》[J].檔案與建設(shè)，2005（11）:18～20.

(作者單位：南京政治學(xué)院上海分院軍事信息管理系 來稿日期：2012-06-11）