高等學(xué)校優(yōu)化報賬方式提高報賬效率的研究

李萍 陳曉梅 石艷萍

【摘要】 隨著高等教育的快速發(fā)展，高校的財務(wù)報賬工作面臨著新的挑戰(zhàn)。文章從高校報賬存在的問題入手，分析報賬難的根源及報賬方式存在的弊端，提出了優(yōu)化高校財務(wù)報賬方式提高報賬效率的方法和建議。

【關(guān)鍵詞】 高校財務(wù)管理； 網(wǎng)上預(yù)約報賬； 效率

從20世紀90年代開始，我國的高等教育不斷擴招，在校生人數(shù)不斷增長，高校的辦學(xué)形式、資金來源等多方面都趨于多樣化，作為高校管理重要組成部分的財務(wù)管理同樣面臨著新的挑戰(zhàn)。在高校大量的經(jīng)濟活動中，財務(wù)報賬是最基礎(chǔ)性的工作之一。財務(wù)報賬就是指經(jīng)辦人從相關(guān)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動中取得真實、合法的票據(jù)，通過具有審批權(quán)限人審批后，到財務(wù)部門辦理報銷手續(xù)的行為。財務(wù)報賬是會計信息準確的基礎(chǔ)，更影響到財務(wù)管理職能的發(fā)揮，更是學(xué)校相關(guān)經(jīng)濟決策的重要依據(jù)。

一、高校財務(wù)報賬存在的問題

（一）報賬信息不對稱

報賬信息是指財務(wù)報賬過程必須遵循和依據(jù)的法律、高校的財務(wù)規(guī)章制度、財務(wù)處內(nèi)部的有關(guān)報賬簽字等的管理規(guī)定。財務(wù)報賬需要按照現(xiàn)行的法律、法規(guī)和高校的規(guī)章制度等進行嚴格把關(guān)，但是師生對報賬信息的了解有限，這導(dǎo)致了師生在辦理報賬業(yè)務(wù)時往往需要多次往返財務(wù)處，降低了辦事效率，使師生對財務(wù)人員產(chǎn)生不滿情緒，甚至認為財務(wù)部門是在故意刁難。同時，財務(wù)部門對財務(wù)信息也難以做到實時更新，師生有關(guān)財務(wù)方面的疑問無法得到方便快捷的答復(fù)。

（二）財務(wù)報賬等候時間較長

雖然高校財務(wù)實行了電算化管理，然而業(yè)務(wù)量的急劇增長使得報賬排隊問題日益嚴峻。經(jīng)辦人對原始憑證的分類不得當(dāng)，憑證粘貼不符合規(guī)范等問題也極大地影響了報賬速度。特別是每個學(xué)期的期初和期末，因為教學(xué)計劃、科研項目結(jié)題、學(xué)生實習(xí)等因素，報賬的業(yè)務(wù)十分集中，短期業(yè)務(wù)量的急劇增長，使得財務(wù)人員高負荷工作，勢必對服務(wù)的質(zhì)量和效率有所影響。

（三）財務(wù)人員偏少，工作能力參差不齊

近年來高校普遍開始施行定編定崗的人事制度改革，對各單位的人員編制有明確的限制，加之高校的不斷擴招，人才的引進工作也偏重于專業(yè)教師的引進，有的高校對引進人才有比較高的硬性要求，如本科、研究生均畢業(yè)于211高校等，這些對財務(wù)人員的引進造成了諸多影響，是目前高校財務(wù)人員偏少的主要原因，也由此造成了財務(wù)人員的工作壓力越來越大。另外，高校的財務(wù)人員來源渠道多樣，財務(wù)人員的素質(zhì)、工作能力等良莠不齊，對高校的財務(wù)報賬工作產(chǎn)生了一定的影響。

雖然高校的財務(wù)報賬過程中存在著以上制約報賬效率及質(zhì)量的問題，但制約報賬效率的關(guān)鍵性因素是報賬流程本身。一般高校的財務(wù)報賬流程是經(jīng)辦人分類整理取得的票據(jù)，單位領(lǐng)導(dǎo)審批后到財務(wù)處經(jīng)財務(wù)人員核算、報銷。整個財務(wù)報賬流程是“串聯(lián)”的關(guān)系，一定要按照流程的先后順序才能完成整個財務(wù)報賬過程。因此各類票據(jù)也重復(fù)地在經(jīng)辦人、審批人、財務(wù)核算人員和資金支付人員之間反復(fù)核算、復(fù)核。整個報賬流程最耗費時間的會計核算環(huán)節(jié)一方面是財務(wù)人員繁重的工作，另一方面是報賬人漫長的排隊等待及由此產(chǎn)生的抱怨。這種“串聯(lián)”的報賬流程注定是一種耗時且低效的報賬流程，必須改變這種報賬流程，才能從根本上解決報賬難的問題。

二、優(yōu)化高校財務(wù)報賬方式的建議

（一）建立網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)

目前高校報賬難的關(guān)鍵在于現(xiàn)有報賬流程的串行性，只有對這一流程進行重組，才能從根本上解決報賬難的問題。流程重組的基本思路是：將在財務(wù)核算中最耗時的單據(jù)錄入工作分離出來，將單據(jù)的錄入工作交由報賬人員提前完成，在現(xiàn)有的財務(wù)管理系統(tǒng)中引入網(wǎng)絡(luò)預(yù)約報賬系統(tǒng)，報賬人員可以在任意時間、任意地點以B/S方式向預(yù)處理服務(wù)器進行報賬業(yè)務(wù)的單據(jù)錄入，報賬系統(tǒng)按照系統(tǒng)預(yù)設(shè)的規(guī)則將報賬人員錄入的數(shù)據(jù)填寫到預(yù)設(shè)的相關(guān)業(yè)務(wù)模板中，自動生成記賬憑證。由此最為費時的會計核算簡化為對原始單據(jù)的審核和接受預(yù)處理服務(wù)器的數(shù)據(jù)進行簡單的修改。重組后的報賬流程如圖1。

以上的報賬流程從以下幾個方面轉(zhuǎn)變了報賬方式，提高了核算效率。

1.網(wǎng)上預(yù)約報賬

網(wǎng)上預(yù)約報賬系統(tǒng)通過校園網(wǎng)實現(xiàn)，不受時間和空間的限制，教職工可在校園網(wǎng)終端進行申請、預(yù)約；財務(wù)核算人員根據(jù)教職工提交的內(nèi)容提前了解、安排報銷，對原始憑證審核后，自動生成記賬憑證。這樣首先保證了財務(wù)信息的及時性和完整性。其次系統(tǒng)按照高校財務(wù)制度的要求對記賬的科目進行了預(yù)設(shè)，大大提高了財務(wù)記賬的規(guī)范性，加強了會計基礎(chǔ)工作。財務(wù)人員工作由原來的原始憑證的審核、計算及記賬憑證的錄入、復(fù)核簡化為簡單的復(fù)核工作，大大減少了財務(wù)人員的工作量，提高了工作效率。下面以X大學(xué)2010年的會計資料進行統(tǒng)計分析。2010年X大學(xué)會計核算共計錄入記賬憑證11 318筆，編制記賬分錄49 484筆，其中屬于撥款、學(xué)生辦理的繳費、退費等業(yè)務(wù)的只有1 114筆，報賬支付業(yè)務(wù)占到90.2%。實行網(wǎng)上預(yù)約報賬后，90.2%的記賬憑證錄入工作分散到廣大的教職工，減少了財務(wù)人員的工作量和教職工到財務(wù)報賬的等候時間，財務(wù)工作逐步從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，以期為教職工和領(lǐng)導(dǎo)提供更多更好的財務(wù)信息分析，為決策提供信息支持。

2.構(gòu)建無現(xiàn)金報賬模式，實行銀校直聯(lián)支付

無現(xiàn)金報賬模式是指在賬務(wù)處理過程中利用網(wǎng)絡(luò)信息傳遞技術(shù)，將傳統(tǒng)的現(xiàn)金收付方式轉(zhuǎn)變?yōu)殂y行卡轉(zhuǎn)賬方式，報銷人員無須到出納窗口繳、領(lǐng)現(xiàn)金就可以完成報銷任務(wù)的一種方式。無現(xiàn)金報賬模式借助工資卡來實現(xiàn)，減少了財務(wù)現(xiàn)金交易量，降低了財務(wù)的安全隱患，優(yōu)化了崗位設(shè)置，減少了崗位間的流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。工資卡數(shù)據(jù)從工資發(fā)放系統(tǒng)直接調(diào)用，避免了手工錄入的差錯，提高了工作效率。為了最大程度地減少財務(wù)人員的工作量，無現(xiàn)金報賬采用“T+0”模式，通過銀校直聯(lián)方式實時發(fā)放到教職工的銀行卡。同時為了對賬的方便，在銀行設(shè)立專戶用于支付每天的報賬款項，這樣既減少了與銀行對賬的壓力，又提高了工作的效率。無現(xiàn)金報賬的實施，避免了財務(wù)報賬受銀行上班時間、銀行取款提前預(yù)約等因素的限制，減少了師生在財務(wù)處等待的時間，節(jié)約了師生的報賬時間，提高了報賬人員的效率。以X大學(xué)為例，2010年全年的報賬現(xiàn)金支付情況如表1。

從表1中可以看出X大學(xué)2010年3月至9月日均現(xiàn)金支付達到了167 565元。該校從10月份開始實行無現(xiàn)金報賬模式，10—12月份現(xiàn)金支付額分別為71 416.92元、56 933.5元、218 269.09元，日均現(xiàn)金支付減低到3 851元，現(xiàn)金支付量減少97.7%，而無現(xiàn)金報賬方式在10—12月共計支付款項13 518 512.44元，無現(xiàn)金報賬方式付款量占到業(yè)務(wù)總量的97.5%，無現(xiàn)金報賬方式極大地提高了工作效率。

3.實現(xiàn)財務(wù)核算系統(tǒng)與資金支付系統(tǒng)的對接

傳統(tǒng)的財務(wù)核算模式，通過匯款方式支付款項需要經(jīng)辦人填寫匯款通知單送達財務(wù)核算窗口，核算科財務(wù)人員登陸網(wǎng)上銀行進行匯款錄入，匯總后將匯款明細送至資金科進行復(fù)核，復(fù)核通過后核算科、資金科分別進行賬務(wù)處理。通過支票方式付款的，經(jīng)辦人將發(fā)票或支票領(lǐng)用單送至核算科，核算科開具內(nèi)部轉(zhuǎn)賬支票送資金科復(fù)核后開具外部轉(zhuǎn)賬支票，一筆轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)核算科與資金科進行了大量的重復(fù)性勞動。以X大學(xué)為例，資金科2010年的銀行業(yè)務(wù)達到了6 080筆，其中資金支付業(yè)務(wù)為4 092筆；核算科2010年資金支付業(yè)務(wù)為3 007筆，占資金科支付業(yè)務(wù)的73.5%。轉(zhuǎn)變報賬流程后，匯款業(yè)務(wù)由經(jīng)辦人網(wǎng)上預(yù)約報賬，錄入收款單位的詳細信息（包括收款單位名稱、賬號、開戶銀行等），經(jīng)財務(wù)核算人員導(dǎo)入財務(wù)核算系統(tǒng)復(fù)核后，轉(zhuǎn)化為資金核算及支付系統(tǒng)的付款信息；采用支票付款的直接打印支票，采用匯款方式付款的啟用銀校直聯(lián)的“T+0”模式，匯款實時到賬，這樣資金科73.5%的資金支付業(yè)務(wù)借助計算機技術(shù)進行了高度集約，減少了財務(wù)人員的工作量，提高了整個財務(wù)部門的工作效率。

（二）實行報賬員制度，提供預(yù)審票據(jù)等事前服務(wù)

在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中管理”財務(wù)管理模式下，設(shè)立報賬員。報賬員負責(zé)做好財務(wù)規(guī)章制度的宣傳和解釋工作，對教職工提供的原始票據(jù)進行歸集、整理，檢查手續(xù)是否完備，項目經(jīng)費是否允許列支，有無經(jīng)費預(yù)算，項目經(jīng)費支付進度等。實行報賬員制度，可使高校財務(wù)報賬工作前移，使得各類收支項目做到收入規(guī)范、支出合理、憑證真實、核算準確，方便了教師，提高了工作效率，保證了各部門核算的準確性和支出的合理性。

（三）建立健全財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)

首先，充分利用校園網(wǎng)平臺，積極宣傳國家的法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度，建立暢通的溝通渠道。其次，在財務(wù)信息網(wǎng)上公布各類報銷結(jié)算的規(guī)范化流程，讓教職員工了解報賬規(guī)定，最大程度地減少因信息不對稱出現(xiàn)的差錯。再次，加快高校財務(wù)信息化建設(shè)，為校內(nèi)各單位提供項目經(jīng)費的查詢，突破時間、空間的限制，最大限度地提高財務(wù)信息共享，實行透明化管理。最后，以開通互動信箱等多種形式搭建與師生溝通的平臺，方便快捷地答復(fù)師生提出的有關(guān)財務(wù)報賬等方面的問題，切實有效地提高溝通效率，借助于現(xiàn)代化的信息工具，最大限度地提高財務(wù)工作的效率和服務(wù)質(zhì)量。

（四）重視財會人員隊伍建設(shè)

財務(wù)工作是一項政策性極強的工作，財務(wù)人員的工作能力和素質(zhì)直接關(guān)系到會計核算的質(zhì)量。因此高校加強財會人員隊伍建設(shè)尤為重要。一要不斷加強財務(wù)人員的思想道德教育和職業(yè)道德教育，建設(shè)一支思想過硬、業(yè)務(wù)全面的會計隊伍。二要有組織、有計劃地進行會計人員的繼續(xù)教育和最新的法律法規(guī)和有關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，不斷地拓展現(xiàn)有人員業(yè)務(wù)知識的廣度和深度。三要建立相關(guān)的內(nèi)部激勵機制。激勵機制應(yīng)根據(jù)不同的崗位，明確職責(zé)確定考核目標，參考財務(wù)核算系統(tǒng)統(tǒng)計的工作量公平、公正地評估財會人員的工作業(yè)績，業(yè)績突出的應(yīng)該給予不同形式的獎勵，并大力推進和加強黨員先鋒崗等的示范效應(yīng)。四要有計劃地引進財務(wù)管理相關(guān)專業(yè)的應(yīng)屆畢業(yè)生，不斷地改善會計隊伍的年齡結(jié)構(gòu)。為了適應(yīng)會計電算化后對計算機系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)等硬件設(shè)備維護的需要，也要適當(dāng)?shù)匾M一些計算機方面的專門人才，以改善隊伍的知識結(jié)構(gòu)。同時財務(wù)人員應(yīng)樹立強烈的服務(wù)意識，全身心地投入工作，加強與報賬人員的溝通和交流，為高校發(fā)展貢獻力量?！?/p>

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