軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理問題解析及對策

[摘 要] 項目檔案管理是軍工固定資產(chǎn)投資項目管理的一個重要組成部分。文章結(jié)合實際工作經(jīng)驗，分析軍工固定資產(chǎn)投資活動中項目檔案管理的重要性，總結(jié)項目檔案管理工作中普遍存在的問題，并提出加強項目檔案管理，解決實際工作中存在問題的具體措施。

[關(guān)鍵詞] 軍工固定資產(chǎn)投資；項目檔案管理；項目檔案驗收

[作者簡介] 賈守斌，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G273 [文獻標識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）11-0045-0003

隨著軍工固定資產(chǎn)投資工作的發(fā)展和國家對檔案工作重視程度的加強，項目檔案管理已成為軍工固定資產(chǎn)投資項目管理的重要組成部分，既是推進項目開展，保證項目質(zhì)量，追溯責(zé)任的有力抓手，又是確保項目順利竣工驗收的有力保障。然而，在實際工作中，項目檔案管理工作還存在著不可忽視的問題。以下，筆者結(jié)合實際工作經(jīng)驗談?wù)勥@些問題產(chǎn)生的原因及其對策。

一、軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的重要性

（一）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是提升項目管理水平的必要手段

軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理，不僅是對項目開展過程中產(chǎn)生的文件資料的收集、整理和利用，更是通過對這些文件資料的系統(tǒng)化和規(guī)范化，從文件的角度，對項目的推進實施有效的監(jiān)管和控制。項目的文件資料，是項目從立項申請到最終項目驗收全過程全部行為的原始記錄，是驗證效果，追溯責(zé)任的有效憑證。所以，建設(shè)項目的推進，離不開對文件資料的全程管控。

（二）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是項目檔案工作本身的要求

根據(jù)國防科工局有關(guān)軍工項目建設(shè)和檔案管理的文件精神，軍工固定資產(chǎn)投資項目應(yīng)建立配套的檔案管理機制，確保軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案完整、準確和系統(tǒng)。從項目的立項申請到項目竣工驗收各環(huán)節(jié)的文件資料，都要嚴格按照《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號文）的要求收集、整理、歸檔。從檔案管理的角度，項目實施過程中產(chǎn)生的能夠反映項目建設(shè)全貌的具有保存價值的文件資料都應(yīng)按項目的計劃進度適時歸檔，作為國家的財富，長期或永久保存，以方便后人查詢和利用。項目檔案工作，既是項目管理的要求，又是一種社會責(zé)任，它不僅關(guān)系到這個項目的管理水平和項目實施效果，更重要的是它為建設(shè)單位乃至國家留下了寶貴的文件資料和精神財富，同時也為其他項目的開展提供了珍貴的第一手資料。

（三）搞好軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理是確保項目竣工驗收順利通過的有力保障

《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號文）中明確規(guī)定：“項目檔案驗收是項目竣工驗收的必備條件之一。未經(jīng)項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的，不得進行或者通過項目竣工驗收”。把項目檔案列為專項驗收，并具有一票否決權(quán)，可見國家對項目檔案的重視程度。把項目檔案列為專項驗收，既是從項目管理的角度對檔案管理提出了更高的要求，也是從檔案管理的角度，為項目的順利推進提供了有利的信息支持，是一項既有利于項目順利實施，又有利于提高檔案管理水平的“雙好”舉措。

二、軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理中存在的問題

在項目開展過程中，從管理體制和管理方法上，項目檔案管理仍然存在一些問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）管控乏力

由于項目檔案是整個項目建設(shè)過程的原始記錄，在項目建設(shè)過程中，應(yīng)及時收集項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件資料，并根據(jù)歸檔范圍表將有保存價值，能反映項目建設(shè)全貌的文件資料加以整理、歸檔，否則將會影響項目檔案的系統(tǒng)性和齊套性。在實際工作中，由于缺乏管理層的重視，在項目推進的各個環(huán)節(jié)上，沒有能夠有效地管控項目文件的流轉(zhuǎn)與歸檔，項目文件資料的流轉(zhuǎn)游離在項目管理的邊緣，經(jīng)常造成項目文件資料的缺失，給項目的開展帶來阻礙。

（二）制度缺位

雖然國家出臺了軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的相關(guān)規(guī)定，但部分單位項目檔案的規(guī)章制度建設(shè)仍處于缺位狀態(tài)，沒有根據(jù)本系統(tǒng)和本單位的實際情況及時制定相應(yīng)的檔案管理制度。項目檔案的收集、整理方面，缺乏具有針對性的指導(dǎo)手冊或操作細則。有些單位雖然建立了相應(yīng)的管理制度，但缺乏推進制度有效執(zhí)行的保障措施，使得制度成為一紙空文，不能切實指導(dǎo)實際檔案工作。

（三）缺少制約

由于沒有合同條款的制約，再加上參建單位較多，容易造成大量應(yīng)該歸檔保存的項目文件資料散失在外。在實際工作中，一些項目建設(shè)周期長，時間跨度大，項目檔案人員工作崗位變動頻繁，文件資料的交接缺乏有效監(jiān)管，直接導(dǎo)致項目文件資料的缺失；同時又沒有相應(yīng)的處罰與制約措施，這就給項目后期工作的開展造成阻力，影響到項目檔案專項驗收的順利通過。

（四）人才匱乏

一方面，由于對項目檔案的管理工作重視不夠，項目檔案工作人員的流動性較為頻繁，這就從人才管理的層面導(dǎo)致了項目檔案管理的不連續(xù)性，形成管理斷層，直接的后果就是造成檔案的遺失。另一方面，一些單位雖然設(shè)置了專職的檔案工作人員，但由于缺乏相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，檔案管理水平有限，導(dǎo)致檔案資料整理不規(guī)范，達不到項目檔案驗收的要求。

三、加強軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理的措施

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提高意識

要做好軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案管理工作，必須加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳，提高全員檔案意識。加強領(lǐng)導(dǎo)，即是通過領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制加強對項目檔案工作的管理，從管理的角度強化項目檔案工作在項目推進過程中的重要地位，進一步發(fā)揮項目檔案在項目建設(shè)過程中的重要作用。項目主管部門應(yīng)通過各種方式宣傳項目檔案工作的重要意義，并通過檔案意識的提升，把國家對項目檔案管理的要求轉(zhuǎn)化為實際的工作流程，從每一份文件資料做起，切實做好項目檔案的管理工作。

（二）建章立制，細化標準

項目檔案管理制度，從某種意義上說，既是對項目檔案工作的一種約束，也是對項目檔案工作在項目建設(shè)過程中順利開展的有力保證。項目建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)本單位的實際情況，建立項目檔案工作的各項規(guī)章制度，明確相關(guān)部門的職責(zé)，完善歸檔流程，并根據(jù)項目具體情況，制定包括項目文件歸檔范圍、歸檔要求在內(nèi)的一系列標準和操作細則，作為項目管理人員和項目檔案人員的業(yè)務(wù)指南，提升項目檔案員的業(yè)務(wù)敏感度和操作水平。

（三）明確崗位職責(zé)，加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)

建設(shè)單位內(nèi)部各相關(guān)部門在項目推進過程中承擔(dān)著不同的職責(zé)，發(fā)揮著不同的作用。建設(shè)單位應(yīng)梳理內(nèi)部管理流程，明確相關(guān)部門在項目推進過程中的具體職責(zé)，并根據(jù)其職責(zé)在項目文件資料流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)上設(shè)置第一責(zé)任人，負責(zé)該部門職責(zé)內(nèi)文件資料的管理；同時，建設(shè)單位還應(yīng)根據(jù)項目參與人員所在崗位，加強檔案相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，并積極開展與其他兄弟單位的業(yè)務(wù)交流，拓寬業(yè)務(wù)視野，提高檔案業(yè)務(wù)能力，從“人才”和“職責(zé)”兩個角度控制好項目文件資料的流轉(zhuǎn)，確保項目歸檔文件資料的完整、準確和系統(tǒng)。

（四）納入合同管理，明確歸檔要求

建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時，應(yīng)增設(shè)專門條款，明確項目檔案工作的具體要求，確保項目檔案齊套與完整。納入合同管理，不僅是行之有效的具體控制措施，也是國家相關(guān)文件的明確要求?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案驗收辦法》（科工辦[2007]161號文）規(guī)定：“項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理，要求明確，控制措施有力”。 建設(shè)單位在與參建單位簽訂合同時，應(yīng)將項目檔案管理的要求列出專門條款，納入合同之中，或列出“應(yīng)提交文件資料清單”，作為合同附件，進一步明確歸檔要求，從法律上對參建單位的項目檔案管理工作形成有效約束，確保項目檔案的完整、準確和系統(tǒng)。

（五）認真自檢自查，做好驗收準備

在項目檔案專項驗收前，應(yīng)開展項目檔案自查工作。檔案自查工作是推動軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案工作，做好項目檔案驗收準備的有力抓手。檔案自查工作，應(yīng)嚴格按照項目檔案驗收的標準，逐條檢查項目檔案的歸檔情況，并形成自查報告，作為整改依據(jù)，推動軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案工作的進一步開展，為正式項目檔案專項驗收和竣工驗收做好準備。

軍工固定資產(chǎn)投資項目檔案工作，既擔(dān)負著守護國防核心信息，為黨和國家保存重要檔案資料的光榮使命，又是為建設(shè)單位做好項目文件資料的管理，從信息記錄的角度為建設(shè)單位管控項目建設(shè)質(zhì)量，保存項目全部信息的重要管理行為，是軍工固定資產(chǎn)投資項目管理工作不可或缺的重要組成部分。

[參考文獻]

[1]周艷.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理質(zhì)量控制策略[J]機電兵船檔案，2007，（1）.

[2]李亞娥.固定資產(chǎn)投資項目檔案管理策略[J].機電兵船檔案，2011，（1）.